Tipos de planes: planes permanentes y de un solo uso (con diagrama)

Un plan es un compromiso con un curso de acción particular para lograr resultados específicos. De esto se deduce que hay una serie de planes para lograr diferentes objetivos. Los gerentes, normalmente, cometen el error de tomar los programas principales solo como planes. Pero una serie de futuros cursos de acción también son planes. Por ejemplo, comenzar la producción de un nuevo producto o configurar una nueva fábrica se considera un plan. Los planes pueden clasificarse según su origen, uso, propósito, tipo, etc.

Algunos de los planes son en forma de planes permanentes mientras que otros son planes de un solo uso. Los planes de un solo uso se usan solo una vez y no una y otra vez, mientras que los planes de uso repetido se usan una y otra vez. Por ejemplo, los objetivos, políticas, estrategias, reglas, procedimientos, etc., son planes permanentes porque, una vez formulados, se utilizarán durante un período prolongado y repetidamente. Por otro lado, los programas y presupuestos son planes de un solo uso porque una vez que se logran, se deben formular nuevamente.

El siguiente diagrama ilustra varios planes:

La planificación es un compromiso con un curso de acción particular emprendido para lograr resultados específicos. Consiste en varios componentes o planes derivados que generalmente están unidos entre sí. Estos componentes son conocidos como planes. Puede haber varios tipos de planes. Es fácil ver un plan importante, como el establecimiento de una nueva empresa, pero algunos planes de acción futuros también son planes. Cualquier curso de acción futura es un plan.

Varios planes pueden ser clasificados en:

(1) Planes permanentes y

(2) Planes de un solo uso.

1. Planes permanentes:

Los planes permanentes están hechos para ser usados una y otra vez. Estos planes están formulados para guiar decisiones y acciones administrativas sobre problemas que son recurrentes en su naturaleza. Los planes permanentes también se denominan planes de 'uso repetido' porque proporcionan pautas para las acciones que se tomarán en el futuro. Estos planes brindan unidad y uniformidad de esfuerzos para enfrentar situaciones repetitivas que surgen en varios niveles de la empresa. Estos planes proporcionan pautas listas para enfrentar situaciones de naturaleza recurrente. Estos planes no solo ayudan en la coordinación, sino también en una gestión eficaz. Los planes permanentes incluyen políticas de objetivos, procedimientos, métodos, reglas y estrategias.

Los planes permanentes ayudan a una empresa de las siguientes maneras:

(i) Los planes permanentes ayudan a lograr la coordinación en la empresa. Estos planes traen consistencia, uniformidad y unidad en los esfuerzos.

(ii) Los altos ejecutivos pueden delegar su trabajo a los subordinados ya que se han establecido procedimientos, normas, reglamentos, etc. para tomar las decisiones necesarias.

(iii) Estos planes ayudan a alcanzar los objetivos, incluso si son vagos, complejos o multidimensionales. Las políticas, métodos, reglas, procedimientos, etc. proporcionan marcos de referencia listos siempre que surja alguna dificultad en la toma de decisiones.

(iv) Los planes permanentes se forman después de muchos pensamientos, discusiones y argumentos. Cuando es necesario tomar decisiones, estos planes ayudan a tomar decisiones rápidamente. Estos planes son excelentes dispositivos que ahorran mano de obra, ya que proporcionan marcos de referencia para enfrentar situaciones recurrentes.

(v) Estos planes ayudan a un mejor control administrativo. Proporcionan bases racionales para evaluar los resultados de diversos esfuerzos realizados por diferentes personas que trabajan en distintos niveles de la empresa.

2. Planes de un solo uso:

Estos planes están hechos para manejar problemas no recurrentes. Los planes de un solo uso también se conocen como "planes específicos", ya que están destinados a resolver un problema en particular. Estos planes están formulados para manejar problemas únicos y no repetitivos. Estos planes no pueden ser usados una y otra vez; Estos se vuelven obsoletos después de lograr su propósito. Los ejemplos de estos planes son: proyectos, presupuestos, programas.

Propósito o Misión:

La misión o propósito identifica la función o tarea básica de una empresa. Cada organización tiene o debería tener un propósito para que su trabajo tenga sentido. El propósito o misión es asignado a cada organización por la sociedad. El propósito de un negocio es producir y distribuir bienes o servicios, el propósito del departamento de obras públicas es construir y mantener carreteras, el propósito de los tribunales es interpretar y aplicar leyes, etc. El propósito es un plan permanente en una organización empresarial que define su propósito básico a la luz de los cuales se diseñan otras acciones.

El propósito de una organización consiste en una visión a largo plazo de lo que busca hacer y las razones por las que existe. La misión de la organización indica exactamente en qué actividades pretende la organización participar ahora y en el futuro.

Las preguntas básicas a ser respondidas por una organización son:

(i) ¿En qué negocio estamos?

(ii) ¿Cuál es el muro de nuestro negocio?

(iii) ¿Quiénes son nuestros clientes?

(iv) ¿Cuáles son nuestros valores y creencias?

(v) ¿Cuál será nuestra utilidad para la sociedad? y así.

Objetivos:

Los objetivos o metas son los fines hacia los que se dirige cada actividad, son los resultados que deben alcanzarse. Los objetivos son un requisito previo para la planificación. No es posible planificar sin establecer objetivos. Si bien los objetivos empresariales son el plan básico de la empresa, un departamento también puede tener sus propios objetivos. Aunque los objetivos departamentales contribuirán al logro de los objetivos de la empresa, los dos conjuntos de objetivos pueden ser completamente diferentes. Por ejemplo, el objetivo de la empresa puede ser obtener una cierta cantidad de ganancias mientras vende sus productos.

Los objetivos empresariales influyen en la filosofía y práctica de la gestión. Los objetivos tienen mayor influencia en el funcionamiento de una organización. Todos los demás tipos de planes, como políticas, estrategias, procedimientos, reglas, presupuestos, etc. ayudan a alcanzar los objetivos empresariales establecidos de una manera económica y eficiente. Los objetivos están relacionados con el futuro y son una parte esencial del proceso de planificación.

Políticas:

Las políticas son declaraciones o entendimientos generales que brindan orientación en la toma de decisiones a varios gerentes. Estos son planes permanentes que brindan orientación a la gerencia en la conducción de las operaciones gerenciales. Las políticas definen los límites dentro de los cuales se pueden tomar decisiones y las decisiones se dirigen hacia el logro de los objetivos. Las políticas también ayudan a decidir los problemas antes de que se conviertan en problemas y hacen que sea innecesario analizar la misma situación cada vez que se presenta. Los gerentes pueden delegar autoridad dentro de los parámetros dados y aún pueden mantener el control sobre lo que hacen sus subordinados. En las palabras de Koontz y Weihrich. "La política es un medio para fomentar la discreción y la iniciativa, pero dentro de los límites".

Estrategias:

La palabra "estrategia" se ha utilizado durante mucho tiempo en el contenido de los planes de acción militar. Se usó para establecer los grandes planes hechos a la luz de lo que se cree que un adverso podría o no podría hacer. Los gerentes ahora usan estrategias en las áreas más amplias de las operaciones comerciales. Una estrategia es un plan integral e integrado diseñado para asegurar que se cumplan los objetivos de negocios. Los objetivos a largo plazo de la empresa están determinados y los recursos necesarios se asignan y se implementan para lograr los resultados deseados. El propósito de las estrategias es determinar una imagen del tipo de empresa que se prevé. Las estrategias no intentan delinear los programas para lograr objetivos, sino que proporcionan un marco para guiar el pensamiento y la acción.

Procedimientos:

Los procedimientos son detalles de la acción o las pautas para el logro de los objetivos del negocio. Los procedimientos dan detalles de cómo se deben hacer las cosas. No queda espacio para el juicio. Estos deberían ayudar en la implementación de las políticas. Los procedimientos también determinan la política de responsabilidad y responsabilidad. Según Terry, "Un procedimiento es una serie de tareas relacionadas que conforman la secuencia cronológica y la forma establecida de realizar el trabajo a realizar".

Los procedimientos deben distinguirse de las políticas. Un procedimiento es una guía para la acción, mientras que una política es una guía para pensar. Las políticas son pautas para tomar decisiones y los procedimientos consisten en varios métodos para llevar a cabo cada fase del trabajo. Las políticas ofrecen un margen de interpretación para ver si encajan en una situación particular, mientras que los procedimientos están hechos a medida y no ofrecen ningún margen de interpretación.

Se explica un procedimiento con la ayuda de tomar el caso de comprar materias primas para una preocupación:

(i) Todo departamento que necesite materias primas enviará una solicitud de pedido al departamento de compras con las especificaciones de cantidad, el tipo y los materiales de calidad requeridos.

(ii) El departamento de compras consolidará los requerimientos de varios departamentos. Se prepara un pedido combinado y se envía a los proveedores. El departamento de compras mantiene la lista de proveedores y recolecta regularmente cotizaciones de ellos. La copia de la orden de compra también se envía al departamento de recepción e inspección.

(iii) El departamento de recepción compara las mercancías recibidas con el pedido realizado. Cualquier discrepancia en cantidad, calidad, etc. se reporta al departamento de compras.

Si los productos son correctos y de acuerdo con el pedido, se envía un informe al departamento de compras.

(iv) Después de recibir un informe satisfactorio del departamento de recepción e inspección, el departamento de compras reenvía la factura al departamento de contabilidad para su pago.

(v) El departamento de contabilidad verifica la factura y luego realiza el pago al proveedor.

Cuando se necesita una compra de material, se sigue el mismo procedimiento. Diferentes tareas requieren diferentes procedimientos y se siguen de la misma manera.

Ventajas de los procedimientos:

1. Bases de control:

Los procedimientos proporcionan un detalle de las secuencias a seguir para completar una tarea. Se puede ver si el trabajo está avanzando de acuerdo con el plan o no. Los procedimientos se utilizan como un mecanismo de control porque cualquier discrepancia para completar el trabajo se puede determinar de una vez.

2. Consistencia:

Los procedimientos ayudan a asegurar la consistencia y uniformidad de desempeño. Una vez que se establecen los procedimientos, se pueden utilizar de manera similar una y otra vez.

3. Estandarización:

La estandarización de los procedimientos reduce la necesidad de tomar decisiones en situaciones similares. Dondequiera que se realice una tarea, se seguirá el mismo procedimiento para realizarla. Esto aumenta la eficiencia en hacer un trabajo.

4. Coordinación:

Los procedimientos establecen una secuencia a seguir para cada trabajo. Esto ayuda a coordinar las actividades de los diferentes departamentos o secciones porque todos ellos seguirán los mismos procedimientos.

Limitaciones:

1. Rigidez:

Se sigue la rigidez en los siguientes procedimientos. Se utilizan continuamente una y otra vez. Esto desalienta la iniciativa y los descubrimientos.

2. Revisión constante:

No se pueden seguir los mismos procedimientos a largo plazo. Las situaciones cambiantes requieren la revisión de los procedimientos. Para mantenerlos efectivos se deben actualizar constantemente. Deben ajustarse adecuadamente para adaptarse a la situación actual.

Reglas:

Una regla es un plan que establece un curso de acción requerido con respecto a una situación. Una regla es la naturaleza de una decisión tomada por la gerencia con respecto a lo que se debe hacer y lo que no se debe hacer en una situación particular. Una regla es definida y rígida y no permite ninguna desviación o discreción a los subordinados. Al igual que los procedimientos, las reglas no prescriben una secuencia cronológica de pasos a seguir para lograr un objetivo dado. Una regla puede o no ser parte del procedimiento. Una regla como 'No fumar en la fábrica' no formará parte del procedimiento. Por otro lado, una regla para realizar el pago dentro de los 21 días será parte de un procedimiento.

“Las reglas prescriben los límites del comportamiento aceptable de los miembros de la organización. Las reglas permitirán a los gerentes predecir el comportamiento de sus subordinados, cómo actuarán en una situación determinada. Las reglas canalizan el comportamiento de los trabajadores en una dirección deseada. Los trabajadores a veces resienten las reglas para sofocar sus acciones. El problema no reside en las reglas, sino en la forma en que se ponen a los trabajadores. La gerencia debe tratar de enmarcar solo las reglas que son necesarias y esas también deben explicarse adecuadamente a los empleados.

Programas

Un programa es una secuencia de actividades diseñadas para implementar políticas y lograr objetivos. Está ideado para afrontar una situación particular. El programa puede tomarse como una combinación de políticas, procedimientos, reglas, presupuestos, tareas asignadas, etc., desarrollado con el propósito específico de llevar a cabo un curso de acción en particular. Se preparan programas separados para realizar diferentes tareas. El mismo programa no puede ser utilizado para lograr otros objetivos. Es un plan de uso único establecido para actividades nuevas y no repetitivas.

En palabras de Koontz y O'Donnell, “los programas son complejos de objetivos, políticas, procedimientos, reglas, tareas asignadas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado”. cita a George Terry, "Un programa puede definirse como un plan integral que incluye el uso futuro de diferentes recursos en un patrón integrado y establece una secuencia de acciones requeridas y cronogramas para cada uno de ellos con el fin de alcanzar los objetivos estándar".

Características de los programas:

Las siguientes son las características de los programas:

1. Un programa es un plan integral de un solo uso. Se forma para lograr un propósito particular solamente. Una vez que se haya logrado el objetivo, el programa no se volverá a utilizar.

2. Se preparan varios planes pequeños para formular un programa. El programa para aumentar las ventas en un 20 por ciento puede requerir que se formen varios planes pequeños.

3. Un programa está preparado para alcanzar los objetivos de la organización.

4. Da un límite de tiempo hasta el cual se implementará el programa. Una tabla de tiempo estricta es fija para hacer una tarea particular.

5. Un programa debe asegurar esfuerzos coordinados de planificación.

Ventajas de los programas:

Las siguientes son las ventajas de los programas:

1. Los programas establecen un curso de acción a seguir para alcanzar los objetivos de la organización. Los detalles de las acciones a tomar y el calendario a seguir se deciden por adelantado. Esto permite una implementación fluida de los planes.

2. Los programas son útiles para crear una mejor coordinación en la organización. Las políticas, procedimientos, reglas, presupuestos, etc. son para proporcionar una coordinación adecuada.

3. Los programas son planes orientados a la acción y proporcionan motivación a los empleados.

Limitaciones de los programas:

1. Si los programas no están cuidadosamente enmarcados, existe el peligro de que fallen. Las acciones a tomar y los procedimientos a seguir pueden seleccionarse adecuadamente. Dichos lapsos en la etapa inicial harán que los programas no sean efectivos.

2. Siempre existe el riesgo de una coordinación inadecuada. En caso de que varios elementos de programas como políticas, procedimientos, reglas, etc. no se equilibren adecuadamente, los programas no se coordinarán adecuadamente.

3. Los programas principales tienen varios subprogramas. Todos los subprogramas deben llevarse a cabo con éxito para completar el programa principal. Cualquier lapso en la implementación de un pequeño programa puede poner en peligro todo el ejercicio.

Presupuestos:

Un presupuesto es la expresión monetaria y / o cuantitativa de los planes y políticas de negocios que se perseguirán en el futuro. El término presupuesto se utiliza para preparar presupuestos y otros procedimientos para la planificación, coordinación y control de la empresa comercial.

De acuerdo con el Instituto de Contadores de Costos y Obras, Londres, “Un presupuesto es un estado financiero y / o un estado cuantitativo preparado antes de un período de tiempo definido, de la política a seguir durante ese período con el fin de alcanzar un objetivo determinado. "En palabras de George R. Terry, " Un presupuesto es una estimación de las necesidades futuras, organizadas de acuerdo con bases ordenadas, que cubren algunas o todas las actividades de una empresa por un período de tiempo definido ". En palabras de Crown y Howard, un presupuesto se ha definido como "Una declaración de política de gestión predeterminada durante un período determinado que proporciona un estándar para la comparación con los resultados realmente logrados".

Características del presupuesto:

1. Un presupuesto debe basarse en cifras pasadas. Las posibilidades en el futuro también deben tenerse en cuenta.

2. Un presupuesto debe ser flexible para que se modifique de acuerdo con los requisitos de la situación. La rigidez en los presupuestos a veces crea dificultades.

3. Las personas de varios niveles deben participar en la preparación de un presupuesto. Esto ayudará a obtener la cooperación voluntaria de todos al implementar los presupuestos.

4. Un presupuesto debe ser una declaración específica. Las cantidades o información monetaria deben mencionarse claramente en un presupuesto.

5. Debe haber una participación activa de la alta dirección al preparar un presupuesto.

Necesidad de preparar presupuestos:

El presupuesto es esencial para la planificación y control de políticas. Los presupuestos son esenciales por las siguientes razones:

1. Se requieren presupuestos para formular futuras políticas.

2. Son necesarios para garantizar la coordinación entre varios departamentos o segmentos de una empresa.

3. Los presupuestos actúan como una herramienta de control en manos de la gerencia. Los presupuestos fijados para varias personas serán el criterio fijado para evaluar el desempeño.

4. Los presupuestos actúan como motivación para varios empleados. Cuando los objetivos de rendimiento se fijan, las personas intentarán alcanzarlos lo antes posible. Se les ha dado una meta por la cual deberían trabajar.

Clasificación y tipos de presupuestos:

Los presupuestos suelen ser clasificados de acuerdo a su naturaleza. Los siguientes son los tipos de presupuestos que se utilizan comúnmente.

A. Clasificación en base al tiempo:

1. Presupuestos a largo plazo.

2. Presupuestos a corto plazo.

3. Presupuestos actuales.

B. Clasificación sobre la base de las funciones:

1. Presupuesto funcional o subsidiario.

2. Presupuesto Maestro.

C. Clasificación en base a la flexibilidad:

1. Presupuesto fijo.

2. Presupuesto flexible.

A. Clasificación según el tiempo:

1. Presupuestos a largo plazo:

Los presupuestos están preparados para representar una planificación a largo plazo del negocio. El período de los presupuestos a largo plazo varía entre cinco y diez años. La planificación a largo plazo es realizada por la gerencia de alto nivel; no se conoce generalmente a un nivel de gestión inferior. Los presupuestos a largo plazo se preparan para algunos sectores de la preocupación, tales como gastos de capital, investigación y desarrollo, finanzas a largo plazo, etc. Estos presupuestos son útiles para aquellas industrias donde el período de gestación es largo, es decir, maquinaria, electricidad, ingeniería, etc.

2. Presupuestos a corto plazo:

Estos presupuestos son generalmente para uno o dos años y están en forma de términos monetarios. Las industrias de bienes de consumo como el azúcar, el algodón, los textiles, etc. utilizan presupuestos a corto plazo.

3. Presupuestos actuales:

El período de presupuestos actuales es generalmente de meses y semanas. Estos presupuestos se relacionan con las actividades actuales del negocio. Según ICWA, Londres. "El presupuesto actual es un presupuesto que se establece para su uso en un período corto de tiempo y está relacionado con las condiciones actuales".

B. Clasificación sobre la base de las funciones:

1. Presupuestos funcionales:

Estos presupuestos están relacionados con diferentes funciones, el número de estos presupuestos depende del tamaño y la naturaleza del negocio.

Los presupuestos funcionales más utilizados son:

(a) Presupuesto de ventas.

(b) Presupuesto de producción que incluye:

(i) Presupuesto de materia prima

(ii) Presupuesto laboral

(iii) Presupuesto de utilización de la planta.

(d) Presupuesto en efectivo.

(e) Presupuesto financiero.

2. Presupuesto Maestro:

Varios presupuestos funcionales están integrados en el presupuesto maestro. Este presupuesto se prepara mediante la integración definitiva de presupuestos funcionales separados. Según ICWA, Londres, “El presupuesto maestro es el presupuesto resumido que incorpora su presupuesto funcional”. El presupuesto maestro está preparado por la oficina de presupuesto y se mantiene en la gerencia de nivel superior. Este presupuesto se utiliza para coordinar las actividades de varios departamentos funcionales y también ayuda como dispositivo de control.

C. Clasificación en base a la flexibilidad:

1. Presupuesto fijo:

Los presupuestos fijos se preparan para un determinado nivel de actividad, el presupuesto se prepara antes del comienzo del ejercicio. Si el año financiero comienza en enero, entonces el presupuesto se preparará uno o dos meses antes, es decir, noviembre o diciembre. Los cambios en los gastos que surjan de los cambios anticipados no se ajustarán en el presupuesto. Hay una diferencia de aproximadamente doce meses en las cifras presupuestadas y reales.

Según ICWA, Londres, "El presupuesto fijo es un presupuesto diseñado para permanecer sin cambios independientemente del nivel de actividad alcanzado". Los presupuestos fijos son adecuados en condiciones estáticas. Si las ventas, los gastos y los costos se pueden pronosticar con mayor precisión, este presupuesto se puede utilizar de manera ventajosa.

2. Presupuesto flexible:

Un presupuesto flexible consiste en una serie de presupuestos para diferentes niveles de actividad. Por lo tanto, varía con los niveles de actividad alcanzados. Se prepara un presupuesto flexible después de tener en cuenta cambios imprevistos en las condiciones de la empresa. Un presupuesto fijo se define como un presupuesto que, al reconocer la diferencia entre los costos fijos, semi- fijos y variables, está diseñado para cambiar en relación con el nivel de actividad.

Los presupuestos flexibles serán útiles cuando el nivel de actividad cambie de vez en cuando. Cuando la previsión de la demanda es incierta y la empresa opera en condiciones de escasez de materiales, mano de obra, etc., el presupuesto será más adecuado.

Ventajas del presupuesto:

Los presupuestos actúan como una herramienta en manos de la gerencia. Ayudan a mejorar la eficiencia del negocio.

Las siguientes son algunas de las ventajas del presupuesto:

1. Mejora la eficiencia:

El presupuesto ayuda a mejorar la eficiencia en la organización. Cada persona tiene un objetivo para el logro. Dado que el desempeño se evalúa en función de los objetivos dados, los empleados intentan mejorar su eficiencia.

2. Coordinación:

El trabajo de los diferentes departamentos y sectores se coordina adecuadamente con la ayuda de la elaboración de presupuestos. Los presupuestos de los diferentes departamentos están relacionados entre sí. La cooperación de varios ejecutivos y subordinados es necesaria para lograr los objetivos presupuestados.

3. Economía:

La planificación del gasto será sistemática y habrá una economía en el gasto. Las finanzas se pondrán a un uso óptimo. Los beneficios derivados de la preocupación se extenderán finalmente a la industria y luego a la economía nacional.

4. Conciencia entre los empleados:

El presupuesto crea conciencia entre los empleados. Al fijar objetivos para los empleados, se les hace conscientes de su responsabilidad. Todo el mundo sabe lo que se espera que haga y continúa con el trabajo sin interrupciones.

5. Tiempo límite:

Los presupuestos se preparan para períodos específicos y el rendimiento se juzga al final de estos períodos. Los resultados del trabajo de los empleados se pueden conocer después de un tiempo específico.