Oficina: Significado, importancia, organización de una oficina y sus principios
Lea este artículo para conocer el significado, la importancia, la organización de una oficina y los principios relacionados con el proceso de la oficina.
Significado de la oficina:
Ha habido muchas definiciones para definir una oficina. Sin embargo, en un lenguaje simple, se puede describir como 'un lugar donde se llevan a cabo negocios'. Sin embargo, esta es una definición inadecuada porque esta definición no tiene en cuenta el trabajo de oficina, que es el corazón de la actividad de la oficina.
El significado de una oficina debe entenderse claramente en el lenguaje común. En el momento en que se escribe "oficina", se entiende que la actividad comercial, la responsabilidad y su función, y las actividades de oficina entran en acción de lado a lado.
Por lo tanto, teniendo en cuenta todas estas funciones, se puede enmarcar una definición adecuada de oficina. Una oficina puede definirse como "cualquier lugar donde la información en papel converge y se documente, se conserve y se use para el funcionamiento actual y futuro de la empresa".
La información puede estar relacionada con la producción, la comercialización y otras actividades de una empresa. Los registros adecuados de recepción y ejecución de pedidos, registros de compras, almacenamiento y compras, y el pago que se debe a la organización y que debe realizar la organización son algunos de los registros que la oficina debe mantener.
Importancia de una oficina:
La importancia de una oficina radica en el hecho de que no solo funciona para el mantenimiento de su negocio, su marca y su capital en el mercado, sino que tiene que ser responsable, durante mucho tiempo, de mantener a sus empleados y a retenerlos por un tiempo muy largo, no sobre una base de retención, sino de manera permanente.
La importancia radica en dos hechos. La primera es la tasa de no rotación de los empleados, o una tasa muy baja, la tasa de rotación decimal de los empleados es lo que uno debe buscar. El segundo y el hecho más importante es que su volumen de negocios del negocio se debe renovar de manera constante, todos los años, en lugar de ser demasiado turbulento y palpitante durante un año y aburrido y drástico otro año.
Tomemos el ejemplo de AMUL [ANAND MILK UNION LIMITED]; basado en Anand, Gujarat. Desde los últimos veinte años, su volumen de negocios interno en su beneficio neto siguió aumentando a una tasa del 4 por ciento cada año, como resultado, para fines de 1998, su negocio valía Rs. 156 crores. Este es un claro ejemplo de un aumento constante en el volumen de negocios de oficina de Amul, y ahí radica la importancia de las oficinas.
Además, durante los últimos 20 años, excepto los empleados que alcanzaron la edad de jubilación, ningún empleado abandonó esta organización, por ninguna razón. Esto también habla sobre la importancia de la oficina para retener a sus empleados.
La importancia del cargo y el éxito radica en los siguientes factores:
(a) Planificación,
(b) Organizar,
(c) Dirigir,
(d) Dotación de personal,
(e) Control y coordinación,
(f) correspondencia de la oficina,
(g) Reclutamiento,
(h) Presupuesto
Sin embargo, en el caso de cada empresa comercial, cada evento tiene que ser planeado. La planificación tiene que ser ejecutada. Las ejecuciones necesitan instrucciones, supervisiones, controles y coordinaciones. Si cada uno de estos elementos está sincronizado correctamente, entonces se cumplen los objetivos establecidos y la importancia de la oficina obtiene una imagen al lado de una dirección propia.
Por lo tanto esta es la importancia del cargo. Hay ciertos factores por los cuales una oficina recibe su parte y la importancia que le corresponde.
Estos se enumeran como:
1. Centro de información :
Office es un centro de información o un banco de datos de toda la información sobre la cual se realiza el negocio que realiza. Todas las cifras de negocios actuales y pasadas que se realicen deben estar en la oficina. Con base en esta información, la oficina planifica, pronostica y controla su operación, su área de operación.
2. La oficina sirve como un canal de comunicación:
Es evidente que sin ninguna comunicación, la oficina simplemente no puede funcionar y no puede cumplir su propósito. Cada comunicación, especialmente la comunicación escrita fluye de arriba a abajo, y el informe debe fluir de abajo a arriba. La oficina caería si las comunicaciones no fluyen con frecuencia y los informes no están disponibles, o se presentan a las autoridades superiores dentro del tiempo estipulado.
3. Ayudas en la coordinación:
Los objetivos de cualquier oficina no se cumplirán si no hay una coordinación adecuada entre el empleado. La relación empleador-empleado y la relación empleado-empleado deben ser buenas si se necesita construir una coordinación efectiva.
Una coordinación efectiva aumenta el espíritu de trabajo, refuerza la unidad y fortalece la moral de todos los empleados que trabajan en la organización. La ayuda, la información necesaria y el respaldo del nivel superior son necesarios para promover la coordinación.
4. Importancia en relación con el gobierno y el público en general:
Hoy en día, para que cada negocio exista, tiene que seguir ciertas pautas, reglas y regulaciones según lo formula el gobierno. Hoy en día, todas las unidades de negocios son consideradas generadoras de ingresos y también un instituto social. Cada oficina tiene un ala, y es un vínculo entre la sociedad y el gobierno.
También es un vínculo entre las personas y el gobierno. Por lo tanto, una oficina debe crear un tipo adecuado de imagen en la mente de las personas para crear una imagen de marca adecuada y una imagen corporativa.
5. Ayudas en el Control Gerencial:
El control es una combinación de técnicas correctivas y de medición del desempeño de las subordenadas para asegurar que se cumpla y logre el objetivo de una empresa. El control requiere establecer “estándares” y luego medir los estándares dentro del tiempo estipulado y dentro de los recursos.
En realidad mide:
(i) Si se cumplen los estándares establecidos, y
(ii) Si no se logra, entonces cuál fue la desviación y cuál fue el porcentaje de desviación. Una vez que se determinan, se diseñan los diversos medios de control para poner a la oficina o empresa en el camino correcto.
6. Importancia en relación a los clientes:
La importancia real de cualquier oficina es su relación con su cliente. Es el cliente quien lleva el negocio a la oficina y, por lo tanto, un cliente es el rey. A excepción de la oficina del gobierno, cada otra organización empresarial depende de su cliente para que su negocio genere los ingresos. Por lo tanto, la importancia de la oficina en relación con su cliente es de gran importancia: "cliente", ahora, es el "emperador".
Teniendo esto en cuenta, los pedidos recibidos por el cliente, sus consultas y sus quejas son atendidos por la oficina a través de contactos directos y personales. Hoy en día, la oficina moderna tiene una persona muy importante: el Oficial de atención al huésped [GAO] que atiende a todos los clientes y les informa todo de forma directa, personal o telefónica, sobre la compañía, sus actividades y sobre su negocio.
7. Importancia para el accionista:
Cada oficina sirve un vínculo importante entre el accionista por un lado y la empresa por el otro. La emisión de dividendos sobre las acciones, la transferencia de las acciones, la emisión de la notificación de las reuniones de la empresa y la respuesta a todas las consultas al accionista son de gran importancia y no pueden lograrse ni obtenerse sin establecer una oficina adecuada. .
8. Importancia del trabajador :
Para mantener una buena fuerza laboral, un buen ambiente, libre de políticas oficiales, libre de parcialidad y una relación efectiva, en la forma de empleado-empleador y empleador-empleado; Se necesita una relación.
Algunas de las funciones importantes que debe realizar la oficina son el pago del salario a tiempo, el pago de salarios a tiempo, la preparación de la hoja de sueldos, el mantenimiento de la asistencia y la posibilidad de que los trabajadores aprovechen los permisos en su momento de emergencia. Por lo tanto, estos son los pocos puntos que se deben tener en cuenta, practicar y generalizar en cada oficina para que la oficina funcione de manera suave y brillante.
Organizando una oficina:
Organizar se refiere a la creación de una estructura de deberes y funciones para lograr los objetivos de la empresa.
Urwick ha definido la organización como "actividades que son necesarias para cualquier propósito o plan y organizarlas en grupos que pueden asignarse a individuos".
La oficina se organizará y los deberes y las funciones se definirán para determinar la relación actividad-autoridad para que la oficina funcione sin problemas.
La estructura de la organización debe tener incorporadas las siguientes características:
1. Debe retratar y reflejar los planos y las características de la oficina.
2. Debe reflejar la autoridad disponible para la gestión empresarial.
3. Debe reflejar su entorno.
4. Debe ser atendido por personal capacitado.
El proceso de organización debe aplicarse a todos los departamentos de la empresa, incluida la oficina. Hay ciertos pasos que la oficina tiene que tomar, o uno tiene que cuidar, si uno tiene que estructurar la organización.
Los pasos que están involucrados en el proceso son:
1. Establecimiento de objetivos empresariales.
2. Formulación de derivados, objetos, planos y políticas.
3. Determinación de las actividades necesarias para lograr estos objetivos, planes y políticas.
4. Agrupar estas actividades a la luz de los recursos humanos y materiales disponibles y la mejor manera de usarlos.
5. Agrupar estas actividades y delegarlas a los jefes respectivos de cada grupo con la autoridad necesaria para realizar la actividad.
6. Vincular estas agrupaciones vertical y horizontalmente a través del sistema de información y relación de autoridad.
Estos principios se enumeran como:
1. Principios de unidad de objetivos:
Cada parte de la organización, incluida la oficina, está trabajando para lograr los objetivos de la empresa.
2. Principios de eficiencia :
La eficiencia es un principio básico. El objetivo debe alcanzarse al costo mínimo para la organización y para la sociedad.
Principios relativos al proceso de organización en una oficina:
1. Principio de equilibrio:
La aplicación del principio o de las técnicas debe equilibrarse a la luz de la eficacia general de la estructura para alcanzar el objetivo de la empresa.
2. Principio de flexibilidad:
La organización debe ser flexible para cumplir con las condiciones cambiantes.
3. Principio de facilitación del liderazgo:
La calidad del liderazgo debe fomentarse en la organización para alcanzar los objetivos.
Estas son las formas en que una oficina debe ser levantada y organizada, lentamente, paso a paso.
La última parte de la organización de una oficina es la disposición de un sistema de jerarquía y luego discutiremos el mismo.
