Diseño de oficinas y gestión de espacio
Para comenzar con una imagen clara de los objetivos, para referirse libremente a los principios generales de planificación de diseño disponibles para considerar cuidadosamente las necesidades de espacio particulares de la empresa, y seguir un enfoque sólido paso a paso para planificar realmente el diseño.
El diseño de la oficina se puede definir como la disposición del equipo dentro del espacio disponible. La gestión del espacio puede considerarse como un espacio que proporcionará la máxima productividad y efectividad a un costo mínimo.
El diseño de la oficina es importante debido a sus efectos en el flujo de trabajo, en la economía del espacio y el equipo, en la comodidad y satisfacción de los empleados, y en las impresiones que reciben los visitantes. La planificación del diseño se puede llevar a cabo con mayor eficacia si se incorpora en la planificación de un nuevo edificio.
Se brindan oportunidades en un momento así para un estudio cuidadoso de los requisitos de espacio. La estrecha cooperación entre el arquitecto de construcción y los ejecutivos de la firma puede asegurar la disponibilidad de espacio en tipos y cantidades que faciliten el desempeño del trabajo de la organización. Sin embargo, el problema más común es el de tener que disponer las instalaciones de oficina en un edificio que no fue diseñado para satisfacer las necesidades de las empresas en particular. El espacio es a menudo limitado, y las unidades deben encajarse en el espacio disponible.
En ambas situaciones, el enfoque básico para planificar el diseño es muy similar. Es sabio comenzar con una imagen clara de los objetivos, referirse libremente a los principios generales de planificación de diseño disponibles para considerar cuidadosamente las necesidades de espacio particulares de la empresa y seguir un enfoque sólido paso a paso para planificar realmente la diseño. Estas fases ahora serán consideradas en la secuencia presentada.
Objetivos del diseño de la oficina:
Los objetivos generales del diseño de la oficina incluyen:
1. Flujo de trabajo efectivo.
2. Espacio amplio y bien utilizado.
3. Comodidad y satisfacción de los empleados.
4. Facilidad de supervisión.
5. Impresión favorable en clientes y visitantes.
6. Amplia flexibilidad para diferentes necesidades.
7. Capacidad equilibrada de equipos y personal en cada etapa del flujo de trabajo
La gestión de una empresa determinada debe determinar cuál de estos objetivos, u otros, es el más importante para el éxito de la operación. De especial importancia es el objetivo del buen flujo de trabajo. El equipo debe organizarse de modo que el trabajo siga un flujo en línea recta lo más cerca posible para que los retrasos se mantengan al mínimo. En ausencia de un flujo de trabajo planificado, no es raro encontrar trabajo que fluya en todas las direcciones hacia adelante, hacia atrás y entrelazando rutas anteriores, con el resultado de que los papeles se manejan excesivamente y que el personal debe realizar viajes innecesarios.
Un ejemplo típico es en el manejo de pedidos. Si el flujo de trabajo es efectivo, el pedido se originará en la sala de correo y luego pasará directamente a la oficina de control de inventario, a la unidad de precios, al departamento de tipificación de pedidos, ya las otras unidades que deban tratar con el pedido antes de que se complete. Si el flujo de trabajo es ineficaz, el orden puede viajar innecesariamente grandes distancias, retroceder en el camino, cruzar rutas anteriores e interrumpirse en varios puntos.
Las siguientes pruebas de flujo de trabajo se han encontrado efectivas para la mayoría de las organizaciones:
1. Compruebe el retroceso y el entrecruzamiento mediante el diseño de gráficos y el flujo de trabajo de rastreo.
2. Haga tablas de proceso de los procedimientos dominantes involucrados en el área de piso bajo estudio, verificando particularmente las distancias recorridas y el tiempo de demora entre las operaciones. Un enfoque alternativo puede ser cronometrar pasos productivos en el procedimiento y encontrar la diferencia.
3. Revise los cuellos de botella midiendo la capacidad productiva total de los trabajadores y equipos asignados a cada operación en un procedimiento, luego compare Un simple "gráfico de cuello", puede mostrar las condiciones fuera de balance y demuestre que la velocidad general está limitada por la operación Con la menor capacidad.
4. Observe si algunos trabajadores son presionados constantemente, mientras que otros frecuentemente se quedan sin trabajo.
5. Observe si un porcentaje muy grande de trabajadores está constantemente en pie. Un promedio de 10 por ciento se considera un máximo adecuado para la eficiencia en muchas oficinas.
El espacio debe ser adecuado y adecuado para las necesidades laborales y de los empleados. Las consideraciones de costo y flujo de trabajo dictan que el espacio disponible debe ser bien utilizado. La comodidad y la satisfacción de los empleados pueden verse fuertemente influenciadas por el diseño, las condiciones de poca gente, la comodidad de las instalaciones de servicio de los empleados y la ubicación adecuada con referencia a las fuentes de luz son algunas de las necesidades en esta categoría.
La facilidad de supervisión puede verse afectada por la colocación del supervisor con referencia a los empleados, por la concentración o dispersión de los empleados, por la accesibilidad a los departamentos relacionados y por otros factores de diseño.
Una impresión favorable en los clientes y visitantes es de suma importancia cuando los extranjeros ven parte o toda el área de la oficina. Un diseño y uso efectivo de equipos y muebles modernos puede hacer mucho para crear una oficina eficiente y atractiva, mejorando así la imagen pública de la empresa. La flexibilidad debe ser suficiente para permitir alterar fácilmente el diseño cuando esté justificado por las necesidades de trabajo, Fluctuaciones en el volumen; los cambios en el énfasis en el servicio al cliente y el crecimiento normal son algunas de las razones por las que se necesita flexibilidad.
Principios esenciales del diseño de la oficina:
Los ejecutivos de oficina pueden hacer una importante contribución a la eficiencia operativa. De mucha ayuda pueden ser declaraciones más detalladas de los principios de diseño; Estos resumen las experiencias de muchas empresas y proporcionan guías específicas para el planificador de diseño.
El valor principal de tal declaración de principios radica en su uso como lista de verificación en relación con una situación real.
Una declaración de los principios seleccionados sigue:
1. El trabajo debe fluir continuamente hacia adelante, lo más cerca posible en línea recta.
2. Los departamentos y las divisiones que tienen funciones similares y relacionadas deben colocarse cerca unas de otras para reducir el tiempo de viaje.
3. Los grupos de servicios centrales, como las piscinas estenográficas, las salas de archivos y las unidades de procesamiento de datos, deben ubicarse convenientemente cerca de los departamentos y los empleados que los usan.
4. Los muebles y el equipo deben estar dispuestos en línea recta, con cualquier colocación angular de escritorios y sillas reservada para el personal de supervisión.
5. Las asignaciones de espacio deben ser adecuadas para las necesidades de trabajo y la comodidad de los empleados,
6. Los muebles y equipos de tamaño uniforme permiten una mayor flexibilidad y una apariencia más uniforme.
7. Los pasillos deben ser lo suficientemente anchos para que las personas que caminen no se rocen contra los escritorios de los empleados. Debe haber un pasillo sin obstrucciones desde el área del escritorio hasta el bebedero, los baños, etc. Se debe proporcionar acceso claro a las salidas y escapes de incendios por razones de seguridad.
8. Los empleados normalmente deben mirar en la misma dirección, con los supervisores colocados en la parte posterior de los grupos de trabajo.
9. Los escritorios deben estar dispuestos de manera que ningún empleado se vea obligado a enfrentar una fuente de luz objetable. Donde sea posible, la iluminación debe golpear el área de trabajo del empleado desde arriba y 'ligeramente detrás del empleado.
10. Las unidades que utilizan equipos ruidosos, como las máquinas de procesamiento de datos, pueden necesitar ser divididas para evitar molestar a otras unidades.
11. Los empleados cuyo trabajo requiere una concentración cercana pueden justificar particiones de longitud total o parcial.
12. Las unidades que tienen mucho contacto con el público deben estar ubicadas de manera que sean de fácil acceso para el público sin molestar a otros departamentos.
13. Los grandes bloques rectangulares de espacio facilitan el flujo de trabajo y proporcionan una mayor flexibilidad.
14. Mantener alejado de los departamentos de la vista pública en los cuales el trabajo es necesariamente desordenado.
15. Proporcionar luz adecuada y aire acondicionado para todos los empleados.
16. Localizar las oficinas privadas necesarias donde interfieran menos.
17. Considere las necesidades de personal y equipo, tanto presentes como futuras.
Diseñar la oficina ¿Quién y cuándo?
¿Quién debe encargarse del trabajo de disposición de la oficina? Si la empresa tiene un gerente administrativo, probablemente coordinará los planes de diseño de la organización y puede hacer una gran parte de la planificación detallada. Si hay un departamento de planificación o métodos, el trabajo detallado de la planificación del diseño probablemente quedará relegado a uno o más especialistas del personal que estén disponibles para ayudar a los ejecutivos generales y jefes de departamento cuando sea necesario.
Si no hay especialistas, entonces el trabajo de planificación del diseño puede delegarse a una persona que tenga el interés y el tiempo necesarios para hacer justicia a esta importante tarea. En cualquier caso, es una buena idea discutir los planes actuales y propuestos con el jefe de departamento y los empleados involucrados. Esto puede producir algunas sugerencias excelentes y es casi seguro que resultará en un mayor grado de cooperación del que sería posible de otra manera.
¿Cuándo debería estudiarse el diseño de la oficina? Cada vez que se ve una situación que requiere un cambio en el diseño. Específicamente, el plan de diseño debe estudiarse cuando hay cambios en los procedimientos, aumentos o disminuciones en el número de personal requerido o deficiencias en el espacio actual.
Los cambios en el procedimiento son una señal para revisar el diseño de la oficina debido a la interdependencia de los procedimientos y la disposición de la oficina. Por ejemplo, si se decide instalar una máquina de contabilidad que cambiará varios procedimientos de facturación y publicación en la oficina, será necesario reorganizar la oficina para ubicar la máquina correctamente y para encargarse de los cambios en la asignación de trabajo de los empleados. afectados por la instalación de la máquina, .
Los aumentos y disminuciones en el personal en unidades determinadas son una señal para revisar el diseño de la oficina, ya que el plan de diseño se rige principalmente por la cantidad de personal en la oficina. Por ejemplo, si se decide transferir las funciones de reproducción de la oficina a una organización central, será necesario reorganizar la oficina para absorber el espacio que antes ocupaba el equipo y el personal de re producción.
La inadecuación del espacio actual también es una indicación para revisar el diseño de la oficina. Se puede encontrar que la insuficiencia se debe a un mal arreglo, que se puede cambiar fácilmente, o se puede encontrar que simplemente no hay suficiente espacio para la oficina y que se debe hacer un pedido de espacio adicional a la gerencia.
Además, cada oficina debe seguir un plan de revisión periódica del diseño de la oficina. Esta revisión, que debe hacerse cada dos o tres años, es importante. De hecho, es una creencia generalizada de que un diseño de oficina que no ha sido revisado durante tres años es probablemente incorrecto, la oficina es una entidad dinámica y cambiante; la oficina progresiva realiza cambios periódicamente y según sean necesarios para cumplir con los requisitos cambiantes.
Antes de emprender un importante programa de diseño, el gerente administrativo debe consultar con la alta gerencia y llegar a un acuerdo sobre los estándares que se deben observar al asignar espacio a diferentes niveles de empleados. Dichos estándares resultarán ser una guía útil en la planificación y proporcionarán una base para la uniformidad en las asignaciones de espacio a través de la organización. También es una buena idea aprender de la alta gerencia qué planes existen para expandir o contratar el tamaño de la oficina. Por ejemplo, es bueno saber si hay algún plan bajo consideración para descentralizar cualquiera de las funciones actuales que se están realizando.
Además, es bueno saber lo más que pueda, aprender sobre el volumen de ventas anticipadas y las operaciones de servicio, ya que el volumen de trabajo determinará la cantidad de empleados necesarios y el tamaño del espacio requerido. Si, por ejemplo, una empresa está realizando una campaña publicitaria vigorosa que se espera que aumente las ventas en un tercio, se debe intentar convertir las ventas anticipadas en requisitos de espacio equivalentes para el nuevo personal que será necesario para manejar estos pedidos.
También se debe llegar a un acuerdo con respecto a cuestiones como el tamaño de los escritorios que se proporcionarán a los empleados; tipos y tamaños de archivadores; si se deben usar particiones parciales y móviles en lugar de particiones completas y permanentes en la configuración de corredores y oficinas privadas; y si los muebles modulares y seccionales deben usarse en lugar de los estilos estándar de muebles de oficina.
Herramientas para la planificación:
En muchas organizaciones, la herramienta de diseño principal es un croquis que muestra la forma y el tamaño del espacio de piso disponible. Si bien el boceto en bruto puede ser suficiente en algunos casos, las herramientas adicionales permitirán una planificación más precisa del diseño. En muchos casos, será útil tener un plano del área disponible, un dibujo a escala del espacio y plantillas o modelos. de propiedades físicas tales como escritorios, sillas y archivos. Estas herramientas para planificar el diseño de la oficina se tratan brevemente en los párrafos siguientes.
Plano del área disponible:
Esto será útil para proporcionar mediciones precisas y para determinar la ubicación exacta de las instalaciones en el espacio en cuestión. El plan también proporcionará información que será necesaria en relación con la ubicación de los enchufes eléctricos y el cableado eléctrico y telefónico.
Un dibujo a escala del espacio del piso:
El diseño debe trazarse en este dibujo, preferiblemente sobre la base de un cuarto de pulgada al pie. Además, se debe mostrar la ubicación de los baños, escaleras, pasillos, ventanas, enchufes eléctricos, columpios de puertas, unidades de calefacción y todas las particiones permanentes. Se debe hacer referencia al plano para asegurar la precisión en todas las mediciones. Este dibujo proporciona una vista gráfica del área de la oficina y sus instalaciones y permite un estudio tan efectivo de las áreas completas como si uno caminara a través del espacio en sí.
Plantillas o Modelos de Elementos Físicos para ser utilizados en el Espacio:
Las plantillas son formas de papel, cortadas a escala, que representan el espacio requerido por cada elemento de mobiliario y equipo en la oficina. Las plantillas se pueden comprar en paquetes o se pueden hacer a mano. Los modelos son simplemente figuras tridimensionales de madera o plástico que representan escritorios, archivos y otros equipos. Estos modelos, que pueden comprarse en tamaño a escala, son valiosos para agilizar la planificación del diseño. El uso de "modelos y plantillas" permite visualizar exactamente cómo aparecerá un plan de diseño de oficina determinado.
Diagramas de flujo de proceso y diagramas de flujo:
Son extremadamente útiles para la planificación del diseño, especialmente para centrar la atención en la distancia recorrida, los tiempos de demora y los flujos de trabajo irregulares, como el entrecruzamiento y el retroceso.
Pasos en el diseño de la oficina:
Es importante que la persona designada para manejar la disposición de una oficina se familiarice con el plan de organización y los procedimientos principales. También debe asegurarse de que se hayan explorado las posibilidades de simplificación del trabajo para que los procedimientos actuales sean lo más planificados y eficientes posible.
A partir de entonces, reunirá las herramientas de diseño necesarias y seguirá estos pasos para planificar el diseño de la oficina:
1. Discuta con cada supervisor y jefe de departamento las necesidades de espacio presentes y futuras, y la dirección y el plan de trabajo en todas las operaciones en la oficina. Esto es importante no solo para proporcionarle al individuo una visión más cercana de las operaciones de trabajo, sino también para cumplir con el requisito de que se consulte a los supervisores y al personal directivo cada vez que se contemplan cambios o innovaciones.
2. Consulte el plano, y luego prepare un dibujo a escala del espacio en cuestión, mostrando la ubicación de elementos tales como ventanas, puertas y columnas.
3. Formule un plan tentativo de diseño de oficina organizando plantillas o modelos en el dibujo a escala que se ha realizado. Observe los principios del buen trazado. Cualquier compromiso con ciertos principios debe depender de la importancia relativa para la empresa de los diferentes objetivos. Puede llevar una cantidad considerable de ingenio y tiempo organizar y reorganizar las plantillas o modelos hasta que se encuentre el plan de diseño correcto. Obtenga la aprobación final de todo el personal directamente afectado.
4. Identifique todos los elementos del equipo en el plan de diseño, luego etiquete las piezas del equipo que correspondan y realice el movimiento real en un momento en que se minimice la confusión.
Requisitos de espacio en el diseño de la oficina:
Los requisitos de espacio varían considerablemente, dependiendo de factores tales como el tamaño de los muebles y elementos de equipo que se usarán en el espacio, la forma del espacio disponible en el piso y la ubicación de las instalaciones permanentes, como ascensores, escaleras, ventanas, baños y salidas. . La siguiente lista de asignaciones de espacio sugeridas será útil en la mayoría de las situaciones:
Estas figuras, por supuesto, son meramente guías; Lo que será mejor para cualquier oficina dependerá de las circunstancias. Como es evidente, un factor importante en cualquier programa de utilización del espacio tiene que ver con el tamaño de los escritorios que se utilizan y la forma en que se organizan los escritorios y los archivos. Los escritorios vienen en muchos tamaños diferentes.
En su mayor parte, se proporcionan escritorios de 54 por 32 pulgadas para los empleados administrativos, los escritorios de 60 por 34 pulgadas se proporcionan para los empleados de nivel superior, y los escritorios de 66 por 36 pulgadas y 76 por 36 pulgadas se proporcionan para ejecutivos de alto nivel. Es esencial en la planificación de una nueva oficina para tomar una decisión sobre el tamaño del escritorio que se utilizará en toda la organización para los diferentes niveles de empleados.
La disposición del escritorio es un factor importante en los requisitos de espacio de computación. Se requiere mucho más espacio si cada escritorio está centrado y rodeado por un espacio en el pasillo que si se agrupan de extremo a extremo en unidades de dos y tres escritorios.
Oficinas privadas:
La medida en que se proporcionen oficinas privadas a los empleados dependerá de los deseos y el criterio de la gerencia. Cada caso debe ser tratado por separado. En algunas organizaciones, se crea cierto grado de privacidad al dar al personal administrativo una barandilla baja alrededor de sus escritorios. Sin embargo, tal acuerdo no proporciona al individuo la libertad de distracción y ruido, que es un objetivo principal de una oficina privada.
Entre las preguntas que se pueden hacer para decidir si otorgarle o no a un empleado una oficina privada, se encuentran las siguientes:
1. ¿Tiene un puesto de prestigio suficiente para justificar su cargo, una oficina privada?
2. ¿Su trabajo requiere un nivel de concentración que pueda ser mejor provisto por una oficina privada?
3. ¿Interferiría su trabajo con el trabajo de otros?
4. ¿Su trabajo implica actividades, de naturaleza confidencial o es, con frecuencia consulta con otros, sobre asuntos que se pueden manejar mejor, en la privacidad de una oficina privada?
Parece que hay pocas dudas de que deberían proporcionarse oficinas privadas para la mayoría de los ejecutivos de alto nivel.
Sin embargo, es bueno sopesar cuidadosamente las desventajas de las oficinas privadas:
1. El personal de supervisión no tiene el contacto cercano posible, en un área abierta.
2. Se consume más espacio.
3. Es más difícil lograr un flujo de trabajo suave e ininterrumpido.
4. Los problemas de climatización e iluminación son complicados.
5. Las oficinas privadas son más caras de construir y mantener.
Por razones como estas, existe una tendencia generalizada a proporcionar áreas grandes y abiertas para las operaciones de la oficina y para colocar supervisores de primera línea y, en ocasiones, ejecutivos de alto nivel, como superintendentes y jefes de departamento, con los empleados supervisados. La necesidad ocasional de privacidad completa se puede satisfacer satisfactoriamente mediante la provisión de una o más salas de conferencias. También es evidente una tendencia hacia oficinas privadas más pequeñas.
Donde se desea privacidad limitada para el personal de supervisión o para los empleados cuyo trabajo requiere una concentración cercana, las particiones enanas o las unidades modulares pueden hacer un excelente trabajo de combinación de privacidad con economía de espacio. Los equipos de este tipo se describirán en la siguiente sección.
Máxima utilización del espacio de oficina:
La utilización máxima del espacio de oficina se ha convertido en un criterio cada vez más importante para la gestión, en vista del aumento de los costos de espacio. En la producción de oficina aumentada se compensa en parte el aumento de los costos de oficina; por lo tanto, cualquier contribución que una mejor gestión del espacio pueda hacer a la productividad administrativa se reflejará directamente.
Las tasas promedio de espacio de oficinas han aumentado rápidamente durante los últimos años. Los factores que afectan a estos costos aumentados son una mayor demanda de espacio de oficina, mejores condiciones de trabajo (iluminación, aire acondicionado y decoración) y mayores costos de construcción. El aumento de los costos estructurales es necesario en parte por las máquinas más grandes y pesadas que se usan en muchas oficinas hoy en día.
La mayoría de las instalaciones de procesamiento de datos requieren pisos especialmente reforzados, aire acondicionado especial y conductos para cables. Como regla general, la planificación del diseño de la oficina es aritmética mitad simple y mitad juicio por parte de la administración. La parte aritmética proviene de multiplicar las asignaciones de espacio sugeridas por el número de personas en cada categoría.
El juicio viene en la disposición física de los accesorios y muebles, y en el diseño del entorno del diseño de la oficina. JJ Murphy ha desarrollado cinco principios básicos para la máxima utilización del espacio de oficina para guiar la parte de juicio del diseño de la oficina. Estos principios se combinan a continuación con algunos principios desarrollados por Duffy, Inc., una organización de diseño y planificación del espacio de Nueva York.
1. Proporcionar una iluminación adecuada. Se sugiere entre cincuenta y ochenta candelas de iluminación para reducir la prima colocada en el espacio adyacente a las ventanas. La Illuminating Engineering Society está promoviendo más luz en la oficina, con un promedio de aproximadamente tres veces más que los estándares aceptables actuales. La sociedad sostiene que el aumento de la iluminación reduce significativamente la fatiga de los empleados.
2. Proporcionar insonorización acústica. Esto es esencial para mantener el nivel de ruido dentro de límites aceptables, particularmente en vista del mayor uso de las máquinas de oficina. Una gran compañía de seguros instaló materiales acústicos en su oficina principal, y el nivel de ruido se redujo en un 15 por ciento. Se produjeron, disminuciones en el número de errores de escritura y en el volumen de negocios y el absentismo.
3. Proporcionar ventilación adecuada. Con demasiada frecuencia, el aire acondicionado y el tratamiento del aire se vuelven inadecuados a medida que aumenta el tamaño de la fuerza laboral. Se requieren esfuerzos especiales para mantener un tratamiento de aire suficiente para la máxima eficiencia de los empleados.
4. Aprovechar al mínimo las particiones permanentes y semipermanentes. Esto permite la máxima flexibilidad en el diseño, no ocupa mucho espacio en el piso y no obstaculiza el diseño de la iluminación y el aire acondicionado. De hecho, se deben eliminar tantas paredes y puertas como sea posible, ya que una puerta utiliza aproximadamente dieciocho pies cuadrados de espacio de oficina, y una pared ocupa aproximadamente seis pulgadas de espacio de Ace.
5. Maximizar el uso de unidades modulares de mobiliario. Esto ayuda a minimizar el pasillo y el espacio de trabajo y, al mismo tiempo, proporciona privacidad a muchos empleados.
6. Utilice el "espacio superior". Esto implica el uso de las áreas sobre los gabinetes de archivos para los estantes de almacenamiento. Este espacio puede, en muchos casos, eliminar una o más habitaciones privadas que se utilizan para almacenamiento y actividades diversas. Algunas estimaciones muestran que más de $ 1, 000 por año se ahorran en alquiler solo para una oficina privada de 12 por 15 pies.
7. Utilice el espacio cerca de los ascensores y entradas para la recepción y exhibición. El servicio de recepción puede ser igual de efectivo si se establece junto a la entrada en lugar de regresar dentro del área de trabajo de la oficina.
8. Eliminar salas privadas para secretarias. Los secretarios pueden ubicarse de manera conveniente y cómoda, ya sea individualmente o en grupos pequeños, en vestíbulos o pasillos fuera de las oficinas ejecutivas, con ahorros sustanciales en espacio de piso.
9. Enviar archivos muertos o inactivos a un almacén privado para su almacenamiento. Los almacenes operados y operados por la compañía son bastante caros, con un promedio de más de $ 5 por pie cuadrado.
10. Enfatizar la flexibilidad. Quizás el factor más importante en la utilización de espacio de oficina es la flexibilidad. La naturaleza y estructura cambiantes de la oficina (su personal ampliado, sus mayores actividades comerciales), además del desarrollo continuo en automatización y electrónica, y el aumento en el número de arrendamientos a largo plazo, han requerido instalaciones flexibles que pueden adaptarse a estos cambios. Los nuevos diseños modulares permiten cambios de diseño casi infinitos simplemente cambiando una partición: enana o de tamaño completo. La flexibilidad también se puede lograr a través del alquiler de oficinas con provisiones para crecimiento o disminución, según sea la necesidad.
No hay panaceas para el diseño de la oficina. Sin embargo, la consideración de las guías simples mencionadas anteriormente debe proporcionar la máxima productividad con el espacio de oficina existente. Uno nunca sabe hasta que se intentan los cambios necesarios y los diseños revisados, pero en vista del aumento de los costos de espacio, se enfatiza la necesidad de prestar atención a la eficiencia del espacio. Se necesita una cantidad considerable de juicios simples para lograr un uso efectivo y máximo del espacio de oficina.
Nuevos desarrollos en Layout:
Particiones móviles:
Muchos edificios de oficinas modernos utilizan particiones móviles casi exclusivamente para establecer oficinas privadas de punta. Estas particiones, hechas de metal, madera, plástico o vidrio, proporcionan separaciones atractivas entre oficinas y brindan a los ejecutivos el prestigio y la privacidad que requieren. Estas particiones se pueden mover de manera fácil y económica según sea necesario. Se pueden obtener particiones móviles que están condicionadas por el sonido y que proporcionan a los ocupantes una total privacidad. El costo es mucho menor que el de las particiones permanentes habituales.
Las particiones móviles, enanas, de 4 a 6 pies y más, brindan a los empleados la mayoría de los beneficios de privacidad y prestigio sin las desventajas de las particiones completas. Cuando se usan particiones bajas, las oficinas pueden ser calentadas, ventiladas e iluminadas, usando equipo estándar; Accesorios de iluminación separados y conductos de calefacción son innecesarios.
Unidades Modulares:
Uno de los desarrollos recientes más significativos en el campo del diseño de oficinas es el de las unidades modulares; estas unidades generalmente consisten en un escritorio y un archivador combinados con una superficie de trabajo encima de cada una, y particiones móviles enanas. Estas unidades combinan efectivamente la privacidad, el fácil acceso a los materiales de trabajo y la economía del espacio. Unificar también es un dispositivo popular para ahorrar espacio y, al mismo tiempo, brindar a los empleados un elemento de privacidad.
Un enfoque de sistemas para el diseño de la oficina:
Lo que puede resultar ser un enfoque revolucionario para el diseño de la oficina es el procedimiento de "sistemas" o "paisaje de la oficina" desarrollado en 1960 por el Quickborner Team for Planning and Organization, una firma de consultoría de gestión alemana. Utilizado en varios edificios de oficinas nuevos en Europa en los últimos años, este enfoque está comenzando a atraer la atención generalizada en los Estados Unidos.
De acuerdo con los defensores del enfoque de sistemas para el diseño de oficinas, la oficina tradicional está diseñada al revés: se basa en la jerarquía organizacional como se refleja en el organigrama, no en el flujo de información y papel a través de la oficina. Al igual que una planta de fabricación está organizada alrededor del flujo de material, la oficina debe diseñarse de acuerdo con el flujo de información.
Por lo tanto, el enfoque de sistemas para el diseño de la oficina comienza con un análisis del flujo de documentos y el flujo de comunicaciones orales en una organización. Una vez que estos dos flujos de comunicaciones se han identificado y descrito, se puede determinar un diseño de oficina que permita una eficiencia óptima en el Cómo de la información.
Una oficina típica diseñada de acuerdo con el flujo de comunicaciones que tiene lugar dentro del área de trabajo. Tenga en cuenta que los módulos de oficina cuadrados o rectangulares normales se eliminaron y reemplazaron con disposiciones curvilíneas.
Teóricamente, un diseño de este tipo, aunque parezca desorganizado y caótico para el observador casual, permite una eficiencia óptima en el flujo de información y, por lo tanto, aumenta la efectividad organizacional general. Una de las características distintivas del enfoque de sistemas o paisaje de oficina es el uso de espacios abiertos; Las áreas de oficinas están divididas por la menor cantidad posible de paredes fijas; El ambiente es de espacios abiertos y libertad.
De acuerdo con los desarrolladores de este enfoque, la facilitación de las comunicaciones y el flujo de trabajo requiere que todas las unidades, secciones y departamentos que trabajen juntos estén ubicados lo más cerca posible y separados por la menor cantidad de muros permanentes posible.
Para dar privacidad o para separar las áreas de la oficina entre sí, se utilizan archivadores, unidades de almacenamiento, maceteros y pantallas en lugar de paredes; por lo tanto, no solo se mejora el flujo de comunicación al eliminar los impedimentos, el libre intercambio de información, sino también la flexibilidad extrema en la disposición de la oficina está casi instantáneamente disponible para corresponder a los cambios en el flujo de trabajo. Sin embargo, para lograr tal flexibilidad, la uniformidad en la iluminación, el aire acondicionado y la acústica es absolutamente esencial.
Errores en el diseño:
Ciertos tipos de errores en el diseño de la oficina parecen tan comunes que justifican una mención especial:
1. Existe una tendencia a venerar el diseño original. A pesar de que los requisitos de trabajo pueden cambiar drásticamente e incluso cuando la oficina se haya mudado a nuevos locales, el viejo plan de diseño puede continuar simplemente debido a un precedente.
2. Todavía hay una tendencia a planificar oficinas en forma más o menos permanente, segregando las distintas oficinas y corredores con particiones pesadas e integradas. Como consecuencia, es difícil y costoso realizar cambios, incluso si la administración quiere hacerlos.
3. Existe una tendencia a que los ejecutivos más vocales obtengan más espacio para sus departamentos y empleados que el que se otorga a otros departamentos. Las decisiones finales con respecto a las asignaciones de espacio y el diseño deben ser tomadas por alguien que tenga un punto de vista general y autoridad suficiente para asegurar asignaciones de espacio justas y equitativas.
4. Existe una tendencia a permitir que los gerentes y supervisores departamentales planifiquen sus propios diseños sin la asistencia técnica del grupo de métodos o procedimientos. Donde los diseños son planeados por aquellos que no tienen un conocimiento especializado de los fundamentos involucrados, el resultado general es un desperdicio de espacio, ineficiencia, etc.
Mover la oficina:
La mayoría de las organizaciones de oficinas se mueven en algún momento durante su existencia. Esta puede ser una experiencia dolorosa e inquietante, pero no tiene por qué serlo si se planifica correctamente. Un movimiento de oficina bien planificado tiene varios elementos significativos.
Estos se discuten brevemente a continuación:
1. Informar a los empleados y clientes mucho antes de la mudanza. Los empleados naturalmente resisten el cambio, y están particularmente inclinados a tener dudas acerca de mudarse a una nueva ubicación. Las preguntas que deben responderse son: en qué piso estarán trabajando; qué tipo de decoración y mobiliario; si hay ventanas en la nueva ubicación; qué tipo de instalaciones para comer, estacionamiento para autos privados y transporte público; donde otros departamentos estarán ubicados en el nuevo diseño, y muchos otros.
Los empleados deben estar lo más familiarizados posible con la nueva ubicación antes de la mudanza. Las reuniones de grupos pequeños son un medio excelente para que los ejecutivos respondan estas preguntas y expliquen personalmente el cambio. El interés del empleado con respecto a la mudanza debe desarrollarse y mantenerse mediante el uso efectivo de las publicaciones de la empresa y las cartas personales. Los clientes también deben ser incluidos en el programa educativo e invitados a visitar las nuevas instalaciones. Durante la mudanza reinará cierta confusión, pero los esfuerzos de información adecuados la minimizarán.
2. Los detalles del nuevo, diseño deben ser estudiados cuidadosamente. Las asignaciones departamentales deben estar firmemente establecidas, así como las ubicaciones de las unidades, los escritorios individuales y el equipo diverso. Si es posible, a los empleados se les debe mostrar el nuevo diseño, con todas las ubicaciones individuales indicadas. Los planes detallados deben incluir la ubicación del teléfono y los enchufes eléctricos.
La asignación para los requisitos de espacio en el futuro es un porcentaje generalmente aceptado; sin embargo, la asignación debe hacerse a la luz del crecimiento o expansión anticipado de la empresa individual. En la planificación del diseño, el equipo pesado y los archivos deben colocarse a lo largo de las paredes exteriores o sobre miembros transversales estructurales para evitar sobrecargar el piso.
3. Programe la mudanza durante un fin de semana o durante un período de inactividad en el volumen de trabajo. Productivity will be low for a short time after the move while the employees become adjusted to their new surroundings and to altered requirements of work flow imposed by the new and different arrangements of organisational units, but it will improve as employees become adjusted to the more modern or spacious environment.
4. Tag and number all items of furniture, fixtures, and equipment. Each piece of property should be tagged to identify the unit and department to which it belongs and its exact location in the new layout. Different coloured tags can be used for each room, department, or floor.
The schedule of the move can then be planned around the identification tags; that is, first to be moved is department A 1, red tags, floor—, room—, going to the— floor, room—. This allows an orderly move in planned, controlled sequence. The equipment going to the most distant corner should be moved first, and that going next to the entrance, last.
5. Certain employees should be assigned definite responsibilities at both the old and new locations. These employees can provide valuable assistance in coordinating the move, helping to direct traffic, and answering numerous questions.
6. Obtain the necessary support and help from the local traffic department to facilitate loading and unloading the moving vans.
