Manejo de correo entrante o entrante en una oficina

Este artículo arroja luz sobre los siete pasos principales necesarios para el manejo del correo entrante o entrante en una oficina. Los pasos son: 1. Recibir y abrir el correo 2. Examen de contenido 3. Estampado de fecha 4. Grabación 5. Clasificación 6. Distribuir 7. Mantener la pista.

Paso # 1. Recibiendo y abriendo el correo:

En una pequeña oficina, el secretario o el gerente de la oficina reciben y abren el correo directamente.

El correo puede ser recibido de cualquiera de las siguientes maneras:

(a) Correo entregado por el cartero directamente desde la oficina postal a intervalos regulares de tiempo;

(b) Correo recolectado directamente por la oficina de la oficina postal una o dos veces al día en una Bolsa de correos o suelto cuando se mantiene un Buzón de correos en la oficina postal;

(d) Correo recibido a través del sistema de 'mensajería'.

El correo generalmente se abre a mano, pero se puede usar una máquina de apertura de letras cuando el número de cartas recibidas es muy grande. La máquina corta cada sobre muy fino en su borde sin dañar ningún material cerrado. Una máquina puede abrir unos cientos de letras en un minuto si se opera eléctricamente. Las letras marcadas como "confidencial" o "personal" no se abren y se envían directamente a los destinatarios correspondientes.

Cualquier telegrama recibido se enviará inmediatamente al departamento o persona en cuestión. Después de abrir un sobre hay que ver que todos los contenidos son sacados. A veces, el sobre se conserva y se fija con el contenido como una prueba de la fecha y el lugar de publicación según lo indica el sello postal.

Paso # 2. Escrutinio de los contenidos:

El contenido de los sobres debe ser examinado o verificado para los siguientes fines:

(a) Para saber a qué departamento se enviará la carta;

(b) Para verificar si los recintos mencionados en una carta realmente existen o corresponden a la descripción. Los anexos pueden incluir cheques, giros, etc. El secretario, al momento de la verificación, colocará una nota de recibo en la carta correspondiente e inmediatamente enviará los cheques o giros al departamento de efectivo para que tomen las medidas necesarias.

A veces, una gran cantidad de cheques, giros y giros postales se reciben por correo. En ese caso, es preferible que el empleado de apertura de correo prepare una lista de todos los recibos, haga un total y luego envíe la lista después de firmarla al cajero. Esto se hace como una protección contra el robo y para la seguridad del cajero. Esta lista también se puede verificar con los comprobantes de pago del banco.

Paso # 3. Estampación de la fecha:

En cada artículo de correo recibido se fija un sello de goma que contiene lo siguiente:

(a) Un número de serie para el artículo recibido,

(b) La fecha de recepción,

(d) La inicial del abridor de correos.

El sellado se puede realizar mediante el uso de máquinas 'Dating', 'Numbering' y 'Time-Recording'. Tales máquinas tienen dispositivos para el cambio automático de figuras con cada golpe. Algunas oficinas hacen que el sello de fecha sea más detallado y tiene disposiciones para entradas adicionales como la fecha de envío del acuse de recibo o la respuesta, la fecha de presentación, etc.

O bien, se puede usar un sello de goma separado para este propósito, para ser utilizado por el departamento correspondiente.

Se requiere un tratamiento separado para las "letras compuestas":

Una letra compuesta es la que afecta a más de un departamento o individuo y debe circular a cada uno de dichos departamentos o individuos. Se utilizará un tipo diferente de sello de goma con cuartos para nombrar a los departamentos o individuos a través de los cuales la carta se pasará sucesivamente y la persona correspondiente deberá ponerle sus iniciales.

Finalmente, se envía la carta para su archivo. O bien, las copias se preparan (preferiblemente copias de Xerox) y se distribuyen a los departamentos aliados.

En algunas oficinas, cada parte del correo entrante se envía una vez al secretario para su lectura e inicialización.

Paso # 4. Grabación:

En algunas oficinas se mantiene un registro llamado Inwards Mail Register o Letters Received Book donde se registran los detalles de todos los artículos recibidos por correo. Esto tiene un gran valor como fuente de evidencia siempre que surja cualquier duda o disputa con respecto a algún artículo entrante.

Es un asunto costoso y que consume mucho tiempo, por lo que algunas oficinas no lo consideran así. Alternativamente, se puede seguir un sistema de lista de salas de correo. Se prepara una lista para todas las cartas y otros artículos enviados a un departamento en particular en un día y la lista está firmada por el departamento a cargo en cuestión. Estas listas se preparan después de clasificar el correo.

Paso # 5. Clasificación:

Después del sellado y la grabación de la fecha, el correo debe ser resuelto para enviarlos a los respectivos departamentos o individuos. Con el fin de clasificar las bandejas o cestas destinadas a diferentes departamentos se colocan sobre la mesa. En caso de que el número de departamentos sea grande, se utiliza un casillero (una caja que contiene departamentos divididos como un casillero).

Esto es útil cuando se debe realizar una gran cantidad de clasificaciones individuales. La clasificación se debe hacer con mucho cuidado para que no haya una colocación incorrecta y no se pierdan los recintos. A veces es difícil determinar a qué departamento debe ir una carta. El supervisor de la sección tomará la decisión o puede ser enviado a la secretaria o al gerente de la oficina.

Paso # 6. Distribuyendo:

El siguiente paso u operación es distribuir el correo a los departamentos o individuos respectivos. Los peones o portadores de la oficina harán este trabajo. El oficial de recepción o el empleado del Registro entregará el correo contra la inicialización. Se puede preparar una lista de salas de correo en esta etapa. Los mensajes recibidos por teléfono deben distribuirse, por lo que no es necesario clasificarlos.

Paso # 7. Manteniendo la pista:

En realidad, el procedimiento de manejo del correo interno se completará cuando se tomen las medidas necesarias en el correo recibido respectivo. Una carta tiene que ser contestada o reconocida. Una orden debe ser reconocida y ejecutada o rechazada.

Si el asunto no tiene importancia, el artículo se archiva directamente o incluso se coloca en la canasta de papel de desecho o se destruye. Después de que se hayan tomado medidas, cada pieza de la comunicación escrita interna debe enviarse para su archivo.

Una oficina debe tener una rutina definida para el manejo del correo interno y el supervisor de la sección de recepción será responsable de llevar a cabo la rutina. Si alguna parte del correo entrante permanece desatendida o se pierde o es engañada, se debe tomar una acción seria contra la persona en incumplimiento.