Organización y Métodos (O & M): Significado y Aceptación

Lea este artículo para aprender sobre el significado, aceptación, necesidad, objetivos, principios y pasos de Organización y Métodos (O&M).

Significado de Organización y Método (O & M):

O&M ha sido reconocida por mucho tiempo como una parte importante de la administración de oficinas en muchos países, incluyendo India.

El término "O & M" se puede describir como las actividades del grupo de personas en el gobierno u otros organismos públicos o en empresas privadas, a quienes se les pide que asesoren a los administradores o gerentes sobre cuestiones de organización y método para aumentar la eficiencia. del trabajador, del trabajo del cual el gerente es responsable, ya sea brindando un mejor servicio, o más barato, o ambos.

Aceptación de O & M:

El trabajo de O&M es un consejo. Por lo tanto, el éxito de O&M dependerá de la medida en que un gerente de oficina acepte o no un consejo.

La aceptación del consejo depende de tres factores:

1. El trabajo intrínseco del consejo.

2. La habilidad del personal de O&M para formular el consejo y lograr que se acepte.

3. El valor que la gestión atribuye al trabajo de O&M.

Necesidad de O & M:

Se plantearía una pregunta sobre por qué O & M debe ser adoptado en la oficina.

Habiendo entendido qué es O&M, se explican las razones por las que debería adoptarse:

1. El trabajador de oficina de O&M aporta una frescura e independencia de visión que, junto con el conocimiento del administrador, puede arrojar una nueva luz a los problemas.

2. Se ha formado en técnicas especializadas de investigación.

3. Tiene más oportunidades para probar ideas contra la experiencia del trabajo SIMILIAR realizado en otros lugares.

4. Por lo general, se concentra en un trabajo y se toma el tiempo suficiente para indagar y reflexionar, mientras que el administrador tiene que DESARROLLAR su atención entre muchos temas, la mayoría de los cuales tienden a parecer más urgentes que el problema de organización o método.

5. Al ser independiente en la acción, está en posición de seguir una línea de investigación fructífera y, al ser parte de la organización, no necesita tener ningún prejuicio a favor de la práctica establecida o ser influenciado por la relación personal.

6. No está confinado dentro de una sección o división, sino que cubre a toda la organización, en su totalidad.

Objetivos de O&M:

Los fines u objetivos de O&M son:

1. Dar conciencia al personal.

2. La eliminación de residuos en todas las actividades es el objetivo principal de O&M.

3. Mejora del servicio prestado por el trabajo de oficina.

4. Codificación del procedimiento de trabajo.

5. Mejora en la precisión.

6. Mejora en el flujo de trabajo.

7. Mejora del rendimiento de las obras existentes.

Principios de O & M:

Los siguientes son los principios rectores de O & M:

1. Principio del Trabajo de Flujo:

Es necesario que el trabajo fluya al empleado de manera regular. Los flujos irregulares de trabajo a veces son muy pesados y otras veces insignificantes, lo que tiende a dar una sensación de abatimiento a los empleados. Él nunca tiene la sensación de "estar en la cima del mundo". Un flujo de trabajo uniforme es, por lo tanto, deseable.

2. Principios de "promoción" de la participación de todos los empleados:

Esto es lo básico para el éxito de cualquier actividad en cualquier organización, más aún en el caso de O&M, que implica cambios, innovaciones, mejoras que pueden ser presentadas por muchos empleados. Es necesario promover un sentido de participación de todos los empleados.

3. Principio de reducción de la distancia :

Los papeles y las personas en la oficina deben seguir la ruta más corta. Las rutas largas y sinuosas son un desperdicio en términos de esfuerzo, dinero y eficiencia. El oficial de O&M debe estudiar las rutas tomadas por los hombres y los papeles y reorganizarlos de manera que viajen a la distancia más corta.

4. Principio de dominación de las actividades de trabajo:

Siempre que sea posible, se debe evitar la copia y se deben combinar las actividades del trabajo. En ciertos tipos de trabajo, la copia se llevará a cabo, pero el oficial de O&M debe estudiar todos y cada uno de los sistemas y tipos de trabajo, y debe hacerse la combinación del trabajo.

5. Principio de esencialidad:

Cada actividad debe estar justificada por su esencialidad y las innecesarias deben ser eliminadas. El principio de esencialidad tiene como objetivo minimizar los elementos no productivos que deben reducirse a un mínimo absoluto y los llamados elementos productivos de un procedimiento deben maximizarse.

Pasos involucrados en el trabajo de O & M:

El trabajo de O&M ha llegado a significar una actividad importante en una organización y se han escrito muchos libros sobre el tema.

Nos limitaremos a los pasos básicos:

1. Selección de la Obra o Asignaciones:

Puede haber muchas áreas que pueden ser aptas para el O y el M. Sin embargo, todo el trabajo no se puede hacer al mismo tiempo, solo un limitado puede ser sometido a la investigación del O y el M. Sería adecuado consultar al gerente de la oficina, a la sucursal o al jefe del departamento antes de que se considere la asignación.

2. La forma de consulta :

Los siguientes factores se tienen en cuenta en referencia a la consulta:

(a) Verificación de la finalidad.

(b) Especificación de responsabilidades y deberes.

(d) El sistema y el método utilizado.

(e) La medición del trabajo.

(f) Coste del trabajo.

(g) Empleo de máquinas y equipos de oficina.

(h) El movimiento y el esfuerzo físico.

(i) Condiciones de trabajo

(j) Diseño de formularios.

Discutiremos cada punto brevemente:

(a) Verificación de Propósito:

La forma de indagación solo puede decidirse con un fin. El oficial de OCM debe obtener de los interesados una declaración del propósito de cada parte separada de la actividad o procedimiento que se está revisando.

(b) Especificación de Deberes y Responsabilidades:

Es necesario preparar una correcta especificación de los deberes y responsabilidades de las personas. Esto, por supuesto, es una tarea muy difícil ya que no siempre es fácil dar una imagen clara y una definición de los deberes y responsabilidades de las personas.

(c) Necesidad del Usuario o Cliente:

Los procedimientos y acciones de la oficina deben estudiarse no solo desde el punto de vista de aquellos que participan en ellos, sino también desde el punto de vista de los clientes, ya sea un miembro del público en general, una sección particular de la gente o un Grupo de una organización empresarial.

(d) Sistema y el método utilizado:

Los sistemas de oficina y los métodos utilizados deben estudiarse en el contexto del objeto para el que se han adoptado. Se debe hacer un esfuerzo para descubrir la forma más sencilla de hacer un trabajo.

(e) Medición del trabajo:

Al medir el trabajo, es decir, al medir la cantidad de trabajo realizado en un período de tiempo seleccionado, se puede obtener información precisa sobre el volumen, la incidencia, la frecuencia y el trabajo y la velocidad a la que se realiza.

(f) Costeo del trabajo:

El costo del trabajo es una indicación muy útil de la eficiencia. El estudio O y M debe hacer uso de este concepto para facilitar la comparación.

(g) Empleo de máquinas y equipos de oficina:

Se debe hacer una consulta de las máquinas de oficina y del equipo utilizado para examinar los procedimientos involucrados.

(h) Movimiento y esfuerzo físico:

Aunque la mayoría de los empleados que trabajan en una oficina usan cerebro en lugar de fuerza muscular, también implica una cantidad mínima de esfuerzo físico, por ejemplo, para el manejo de papeles, movimientos de archivos, usos de máquinas, movimientos ocasionales de los muebles, etc.

La forma de investigación implica la reducción de la fatiga, debido al esfuerzo físico, al flujo suave del trabajo, a la creación de las rutas más cortas posibles para el flujo de papeles y el movimiento de personas, etc.

(i) Condiciones de trabajo:

Es bien sabido que las condiciones de trabajo adecuadas son propicias para el trabajo. La oficina de O y M debe averiguar las situaciones y los trabajos en los cuales se debe observar que promueve la eficiencia a niveles de condiciones de trabajo más altos que los normalmente establecidos para el trabajo. Es necesario prestar mayor atención a las unidades de la máquina para minimizar su efecto en los trabajadores que participan en ellas y los que trabajan en las unidades cercanas.

(j) Diseño de formularios:

Las formas son parte muy importante del trabajo de oficina. El oficial de O y M debe estudiar los procedimientos para los cuales se diseñaron los formularios para que se puedan hacer las sugerencias adecuadas.

3. Examen de cómo se organiza el trabajo:

En este método los siguientes factores juegan un papel importante:

(a) La estructura de la organización.

(b) La planificación y el control de la organización.

(d) Calificación de los empleados, es decir, promociones, transferencias, etc.

(e) Gestión de personal.

El oficial O y M debe realizar estudios inmensos sobre los puntos sugeridos anteriormente.

4. Recopilación de datos y cifras:

Este trabajo debe hacerse de forma económica y selectiva. Es inútil recurrir a la búsqueda de datos a ciegas, lo que da como resultado la recopilación de datos que no se pueden utilizar correctamente. Solo deben recopilarse aquellos hechos que sean relevantes para el propósito. El oficial O y M tendrá que emplear sus juicios y experiencia para determinar los hechos que se recopilarán. Para conocer los hechos, no es suficiente tomar nota de lo sucedido.

Los siguientes factores están involucrados en el proceso:

(a) Método de obtención de la información.

(b) Registro de la información.

(d) La naturaleza, cantidad, propósito y las personas que hacen el trabajo.

5. El estudio de los datos y formando la conclusión:

El siguiente paso en O y M se relaciona con el estudio de datos y la formación de conclusiones. El pensamiento y el razonamiento no deben limitarse a ninguna etapa particular de asignación.

Los siguientes pasos están involucrados para estudiar los datos:

(a) Estudio de los datos.

(b) Aprovechar la experiencia y el conocimiento.

Las herramientas estadísticas como el análisis de regresión, el análisis de co-relación, el análisis factorial, etc., también se utilizan para extraer las interpretaciones, etc., y para llegar a una conclusión.

6. Formulando propuesta y buscando arreglos:

Una propuesta, para ser aceptable, debe poseer las siguientes características:

(a) Debe ser práctico.

(b) La propuesta debe estar bien probada. Si no es así, el departamento que debe implementar la propuesta debe hacerlo voluntariamente y sin ninguna dificultad.

7. Escribiendo el Informe O y M:

La redacción del informe O y M es la culminación de la investigación O y M.

Mientras escribe el informe O y M, sería útil tener en cuenta los siguientes puntos:

(a) Discusiones

(b) Destinatarios

(d) Decidir sobre la naturaleza y la forma del informe

(e) La estructura del informe.

8. Presentación de un informe formal:

Una vez que un informe se ha finalizado de manera adecuada y formal, debe enviarse sin demora porque los hechos están desactualizados. Al presentar el informe, sería esencial averiguar el número de copias que se deben preparar para este fin. El informe debe ser presentado a los ejecutivos que lo encargaron.

9. Implementaciones:

La tarea de los oficiales O y M no necesariamente termina con el informe.

Tiene que asociarse con la implementación del informe y es posible que se requiera una acción adicional sobre lo siguiente:

(a) En el informe se dan cambios simples de procedimiento, pero cuando se necesita más información, el oficial O y M debe acudir en ayuda de la persona interesada.

(b) Cuando se trata de cambios sustanciales de los procedimientos, las recomendaciones deben formularse en detalle. El oficial de O y M debe prestar toda la ayuda posible en la implementación de cambios importantes en los procedimientos relacionados con la maquinaria y el equipo, los formularios y el material de escritorio, el diseño, la capacitación y la información, y los programas y horarios.

(c) Cuando se trata de procedimientos especializados, sería prudente que la administración adjunte al personal de O y M para su implementación.

(d) Para aclarar malentendidos acerca de las otras recomendaciones, puede ser conveniente que el personal de O y M aclare los puntos de recomendación.

10. Revisión:

El trabajo de O y M requiere una revisión y un seguimiento constantes del resultado de las tareas, lo que ayudará a todos los interesados a formarse un juicio amplio sobre el fracaso o el éxito del trabajo de O y M. Al tomar la decisión, los factores de la oficina deben ser tomados en cuenta y O y M revisan la administración y el personal para que analicen su trabajo de manera más cercana y objetiva.

Puede prevenir y reducir las reclamaciones de personal adicional, las máquinas y algunas recomendaciones, aunque no se aceptan de inmediato, más tarde pueden tener una influencia valiosa en la organización del trabajo.