Manual de Office: Significado, Importancia y Contenidos

Manual de oficina: significado, importancia y contenido!

Sentido:

Una oficina, que es esencial para todo tipo de organización, es un lugar donde se llevan a cabo diversas actividades como la comunicación, la computación y la grabación. Cada trabajo tiene su propio método para un mejor rendimiento y consta de varios pasos que debe seguir el personal y con la ayuda de diferentes tipos de equipos. El término 'manual' significa un manual que consiste en algunos 'movimientos prescritos'. Cualquier persona que desee hacer un trabajo de manera eficiente debe conocer los pasos o los movimientos prescritos para su mejor desempeño.

Un manual de oficina es un tipo de manual que contiene las prácticas estándar así como las políticas de la organización para poner en práctica las prácticas destinadas a una oficina. Es una guía para los miembros del personal. Establece las pautas a lo largo de las cuales se deben realizar los trabajos. Es una fuente constante de información mediante la cual el personal de la oficina recibe instrucciones de forma conveniente y automática.

Importancia:

En una oficina se realizan varios tipos de trabajos. Es responsabilidad de la administración de la oficina asegurarse de que el trabajo máximo se realice con eficiencia durante el horario de oficina. Para eso el personal de oficina necesita instrucciones así como supervisión. No es ni deseable ni factible que se emitan instrucciones en cada paso y en todo momento.

El trabajo de oficina consiste en trabajo rutinario o programado y trabajo no programado. Es bastante cierto que para el trabajo no programado se deben emitir instrucciones específicas, pero para el trabajo de rutina o programado se debe seguir alguna práctica estándar.

Para tal trabajo, se prepara un manual de oficina que contiene las instrucciones para las prácticas estándar y se entrega una copia del manual a cada miembro del personal como guía. Por tal práctica, se ahorra tiempo y se evita el desperdicio de todo tipo. Conduce al flujo continuo de trabajo y a la economía. La importancia del manual de oficina por lo tanto es muy grande. Aparte de esto, la importancia del manual de oficina también se puede sentir desde otros lados.

En primer lugar, cada vez que a una persona se le asigna un trabajo, también puede comprender la naturaleza de su autoridad y responsabilidad a través de los detalles del trabajo dado en el manual de la oficina.

En segundo lugar, ofrece una comprobación automática. Una vez que una persona conoce bien su trabajo, se convierte en su responsabilidad realizar el trabajo de la manera más perfecta posible. Un manual de oficina por lo tanto asegura el autocontrol.

En general, se forma un comité con los jefes de los diferentes departamentos funcionales de la oficina, para preparar el manual de la oficina de modo que se mantenga una perfecta coordinación entre las diferentes actividades descritas en el manual. Se puede decir que la importancia de un manual de oficina se justifica aún más ya que fomenta la coordinación.

Contenido:

Un manual oficial contiene variedades de información sobre la organización, el lugar de trabajo (es decir, la oficina), el trabajo y los trabajadores. Todo esto debe organizarse de manera sistemática y clasificada para que sean claramente comprensibles.

El arreglo será el siguiente:

(A) Sobre la Organización:

En general, al principio se proporciona una breve descripción de la organización en su conjunto con sus principales objetivos y políticas generales. Se debe dar una cuenta detallada sobre sus productos o servicios porque mucho depende de la naturaleza de los productos o servicios. Al revisarlos, cada empleado puede darse cuenta de qué papel debe desempeñar en todo el marco.

(B) Sobre la Oficina :

Una oficina en sí tiene su ubicación, alojamiento, estructura organizativa y relación de autoridad. La estructura organizativa con divisiones verticales y horizontales es una característica esencial, las divisiones verticales se basan en los niveles de autoridad y las divisiones horizontales son funcionales o departamentales. Tal estructura nunca será rígida, pero cambia con el crecimiento y la expansión de la organización y de su oficina. Por lo tanto, un manual de oficina estará sujeto a modificaciones con las situaciones cambiantes.

Incluso la disposición de la oficina en su conjunto debe ser conocida por el personal para una mejor comunicación interna. Un empleado debe tener conocimiento sobre la ubicación de algunos departamentos funcionales comunes como el departamento de efectivo, el departamento de despacho, etc. e incluso el comedor o la sala médica

(C) Sobre el trabajo :

(1) Trabajo estándar:

La mayoría de las instrucciones o pautas están relacionadas con el trabajo estándar o de rutina que puede seguirse convenientemente en cualquier circunstancia. El trabajo estándar implica el manejo del correo, la presentación, etc. El manual debe indicar los pasos a seguir y el equipo que se utilizará para este propósito. Aquí viene la importancia del uso de máquinas y formas.

Un empleado debe tener un conocimiento profundo de las máquinas y aparatos, si los hay, que deben ser utilizados por él, así como los formularios que están estrechamente relacionados con las máquinas. Es una cuestión de política general de una organización si y en qué medida se utilizarán las máquinas y los dispositivos. Una oficina grande tiene un departamento separado de O&M para mejorar el método y la práctica de la oficina. Si es así, el manual indicará que debe haber una orden permanente que debe seguirse cualquier innovación adoptada.

(2) Trabajo no estándar :

El trabajo no estándar en una oficina no es menos importante, aunque puede no ser común o practicado repetidamente, por ejemplo, el manejo de correspondencia extranjera. A menos que sea una casa de importación y exportación, la correspondencia extranjera no es común. El manual debe indicar qué pasos se deben seguir, a quién se debe acercar para recibir instrucciones, etc. en tal situación.

(D) Sobre los empleados:

Básicamente, hay dos tipos de personas en una oficina: ejecutiva y operativa. El primer tipo tiene mayor autoridad en la toma de decisiones y la dirección, así como el control que la de este último grupo. Pero para cada tipo hay reglas y regulaciones.

Las reglas de la oficina se refieren a:

(a) El modo de reclutamiento;

(b) Los términos y condiciones de nombramiento con respecto a la compensación, incentivos, beneficios complementarios, permisos, etc .;

(d) Horas de oficina y asistencia; etc.

Cada miembro del personal debe estar al tanto de estas complicaciones que de otra manera serían innecesarias o se produciría un malentendido que conduzca a la insatisfacción y al descontento, lo que es perjudicial para la administración y para la gerencia. Cada miembro del personal, al menos por su propio interés, debe conocer las reglas.

El personal de la oficina también se puede clasificar en: miembros existentes y nuevos participantes. Para esta última categoría, puede haber disposiciones especiales para la capacitación, aunque la capacitación del personal existente no es infrecuente. El manual mencionará qué instalaciones de capacitación, si las hay, están disponibles, ya sea en el trabajo o fuera del mismo. La capacitación de nuevos participantes se convierte en inevitable cuando una oficina utiliza máquinas y máquinas especialmente sofisticadas. Es el deber de un supervisor o el jefe inmediato de un nuevo participante informarle del manual.

(E) Otros :

Hay varias otras instrucciones que se pueden obtener de un manual de oficina. Por ejemplo, qué acciones se deben tomar en caso de una emergencia física como incendio, accidente, etc .; conocimiento general sobre las máquinas de oficina comunes y su mantenimiento; La constitución y funciones de los sindicatos de empleados, instalaciones recreativas, etc.