Rutina: Significado, características e importancia.

Lea este artículo para aprender sobre la rutina. Después de leer este artículo para aprender sobre: 1. Significado de la rutina 2. Características de una rutina 3. Importancia de una rutina 4. Algunos trabajos de rutina típicos de un secretario.

Significado de la rutina:

La planificación es necesaria para todo tipo de trabajo. Planificación significa pre-pensamiento.

Análisis de planificación:

¿Lo que se debe hacer?

¿Por qué hacer?

¿Cómo se hace?

¿Por quién hacerse?

¿Cuándo hacer?

¿Dónde estar hecho?

La respuesta a cada consulta debe obtenerse primero y luego debe intentarse una acción. Después del plan viene el procedimiento.

Cada pieza de trabajo tiene su propio procedimiento para hacer. Una rutina es un curso regular de procedimiento. La palabra "curso" incluye un sentido de serie de acción. Una rutina, por lo tanto, tiene en ella una serie de acciones.

Una rutina tiene dos aspectos:

(a) Acciones, una tras otra en orden de prioridad y

(b) Un factor de tiempo para cada una de las acciones.

Un número de rutinas hace que un sistema proporcione una imagen total de alguna actividad. Si nos fijamos en algún trabajo de oficina encontramos ambos aspectos. Por ejemplo, el manejo del correo entrante. Las acciones del componente son: recibir los correos, abrirlos, realizar un escrutinio de los contenidos, sellar la fecha, clasificar, distribuir y mantener la pista.

Cada paso tiene su propio método y si el método es correcto, entonces el tiempo consumido se vuelve mínimo. Esta rutina es parte del sistema total de correspondencia. No solo un trabajo se debe hacer simplemente, sino que debe hacerse de manera correcta, oportuna y eficiente. Esto es posible si hay una rutina adecuada. En una oficina donde las condiciones de trabajo son favorables, el equipo está disponible, la supervisión y el control están presentes y el personal adecuado es empleado, una rutina se vuelve efectiva. La preparación de una rutina para cada trabajo en una oficina es una función de la organización de la oficina.

Características de una rutina:

(1) Un trabajo de rutina consiste en varios o una serie de pasos. Una vez que se conoce un paso, debe repetirse de la misma manera en todo momento y por cada persona que haga ese trabajo.

(2) Una rutina tiene que ser formulada o preparada. Se necesita más tiempo para preparar una rutina cuando se configura una nueva oficina. La experiencia de otras organizaciones similares tiene un gran valor.

(3) Una rutina tiene un propósito y cada paso contribuirá al cumplimiento de ese propósito.

(4) Todos los pasos deben tener correlación y secuencia temporal definida.

(5) No habrá duplicación de trabajo ni habrá solapamiento o espacio.

(6) Las reglas deben estar enmarcadas para lograr una rutina.

Importancia de una rutina:

La importancia de la rutina de la oficina es grande.

Si una rutina se prepara y sigue adecuadamente, se disfrutan las siguientes ventajas:

(1) El rendimiento es de acuerdo a un estándar fijo:

La norma tiene cuatro aspectos:

(a) Cantidad: se debe realizar alguna calidad de trabajo deseable,

(b) Calidad: el rendimiento debe tener una calidad esperada,

(d) Costo: el costo no debe exceder los beneficios.

(2) Hay un mejor control:

Si hay una rutina, es más fácil para el personal de supervisión ejercer el control. Un supervisor tiene que verificar si la rutina se está siguiendo o no.

(3) Mejor flujo de trabajo:

Una administración de oficina eficiente significa ver que hay un flujo de trabajo sin problemas y un rendimiento máximo. Si todos siguen la rutina, habrá un mejor flujo de trabajo, siempre que no haya obstáculos u obstáculos que se interpongan en el camino (ver más abajo).

¿Cómo se obstaculiza el trabajo de rutina?

Hay cuatro elementos en el proceso de llevar a cabo un trabajo de rutina que son:

(a) El método de hacer un trabajo,

(b) El equipo a utilizar,

(d) Las condiciones de trabajo.

Si hay algún fallo en alguno de los elementos, se obstruye el trabajo de rutina.

Las obstrucciones o fallas ocurren de la siguiente manera:

(a) El mejor método para hacer un trabajo puede no ser conocido o puede no ser conocido por el personal,

(b) Es posible que haya pocos suministros de papel, papelería, cualquier máquina o aparato, etc., necesarios para el trabajo. La máquina puede salir fuera de servicio. Puede haber ausencia de mantenimiento adecuado de la máquina. El material particular o una pieza de repuesto de una máquina no está disponible,

(c) Puede haber falta de personal adecuado. El defecto está en el sistema de reclutamiento. Puede haber falta de capacitación del personal. El personal no puede ser serio o atento. Pueden ser irregulares o pueden estar perdiendo el tiempo en los chismes. Indirectamente significa falta de supervisión y control adecuados,

(d) Las condiciones de trabajo pueden no ser propicias o favorables para el trabajo. La falta de luz, falta de energía, perturbaciones externas, etc., son algunas de las causas,

(e) Puede haber una distribución defectuosa.

¿Cómo se pueden superar las obstrucciones?

Las obstrucciones para facilitar el flujo del trabajo de rutina se pueden superar mediante una planificación y control adecuados del trabajo de oficina. El secretario como jefe ejecutivo tiene grandes responsabilidades al respecto. Para este propósito, se preparan diferentes tipos de 'tablas de rutina' o 'tablas de flujo' o 'tablas de operación'. Estos no son más que diagramas mediante los cuales se puede entender fácilmente qué pasos se deben seguir sucesivamente para hacer un trabajo.

Existen diferentes técnicas para hacer tales gráficos como 'el gráfico de cuello', 'el gráfico isométrico', etc. Lo principal es que debe haber un estudio exhaustivo e investigación sobre los métodos de oficina. Una gran organización puede permitirse tener un departamento separado para el estudio de O&M. O & M significa Organización y Métodos.

Cada parte del trabajo pasa por algunas etapas sucesivas y éstas se expresan mediante algunos símbolos en un Diagrama de flujo. Por ejemplo:

Hay que señalar, sin embargo, que todo tipo de trabajo no puede ser reutilizado. Las rutinas están preparadas para aquellas funciones que son de naturaleza repetitiva. En el momento de la rutina de emergencia no funciona.

Algunos trabajos típicos de rutina de un secretario:

Hay algunos trabajos de rutina típicos que una secretaria tiene que realizar regularmente en la oficina. Tales trabajos, como se describe a continuación, generalmente los realiza un secretario privado o incluso un secretario de la oficina y no un secretario de tipo general. Sin embargo, un secretario puede hacer estos trabajos por su secretario privado o por el secretario de la oficina.

(A) Manejo del teléfono o llamadas :

El uso del teléfono es una característica común en una oficina, tanto para la comunicación interna como externa. Una oficina grande tiene su propio sistema telefónico interno, ya sea por PBX o conexión PAX o intercom. sistema. En el teclado de la central telefónica interna hay un operador si existe un sistema de intercambio manual, que maneja la centralita. Esa es una parte mecánica de toda la operación.

Manejar el teléfono en realidad significa establecer contactos y tener la conversación. Numerosas llamadas provienen del exterior y una gran cantidad de llamadas también se envían a personas externas. Al mismo tiempo, se requiere una gran cantidad de conexiones internas de departamento a departamento. Es un trabajo tremendo para una oficina ocupada proporcionar las máximas oportunidades de tales conexiones externas e internas.

Hay llamadas personales entrantes y salientes de los miembros del personal. Estos deben ser minimizados porque puede obstaculizar las llamadas oficiales. Una oficina grande puede tener varias líneas externas y también líneas directas de las cámaras de los ejecutivos importantes. Hay una línea especial a la que se atiende incluso después del horario de oficina para emergencias.

Deberes del secretario privado:

Una secretaria privada atiende las llamadas telefónicas en nombre de su jefe primero. Él debe tener pleno conocimiento sobre el funcionamiento del teléfono. Debe conocer los diferentes tipos de servicios prestados por el departamento de telefonía, así como las reglas y procedimientos para los diferentes tipos de llamadas: local, de llamada, troncal, fonograma, etc. Servicio de impresora (TPM o Mensaje de Tele-impresora) dentro de la organización.

Una secretaria privada debe mantener una guía telefónica para registrar los mensajes recibidos o enviados por el jefe. La guía telefónica contiene columnas para una descripción completa de las partes de quién y a quién se recibieron o enviaron los mensajes.

Una secretaria privada también debe saber el arte de hablar por teléfono. Su enfoque debe ser educado, su voz debe ser clara y debe observar todas las etiquetas, por ejemplo, desear un buen día o 'namaskar' al principio o un adiós o 'namaskar' al final.

Puede que tenga que hacer frente a numerosas llamadas telefónicas, ya sea entrantes o salientes, pero no debe perturbarse ni irritarse. Debe darse cuenta de que su comportamiento en última instancia tiene un impacto en el jefe. Una secretaria privada generalmente mantiene lista una lista de números de teléfono que su jefe frecuentemente solicita conexiones.

(B) Manejo de las personas que llaman :

Una secretaria es un oficial de enlace y por eso una gran cantidad de personas lo visitan todos los días. Una oficina grande mantiene una recepcionista que recibe a las personas que llaman primero y luego las envía a los respectivos departamentos o personas. A veces, se requieren permisos de los ejecutivos particulares antes de permitir que las personas que llaman ingresen dentro de la oficina. En una pequeña oficina las personas que llaman pueden acercarse directamente a la secretaria. Las personas que llaman que acuden a un gran ejecutivo o un director deben dirigirse a su secretario privado.

Hay cuatro tipos de personas que llaman y vienen a una oficina todos los días:

(1) Los que tengan citas previas. No es difícil atender a estas personas siempre que lleguen a tiempo. El secretario privado solo le permite reunirse con el jefe o puede pedirle que espere un poco si el jefe está ocupado.

(2) Quienes llamen sin cita previa. Pero si una persona así es conocida en la oficina e incluso puede ser de gran importancia para la organización, es bienvenido y la secretaria trata de ponerse en contacto con el jefe.

(3) Aquellos que vienen con frecuencia pero no por asuntos definidos. Por ejemplo, representantes de ventas de diferentes proveedores. El secretario los manejará como lo desee el jefe. El secretario hablará con su jefe por teléfono para pedirle orientación.

(4) Personas desconocidas que vienen casualmente o por alguna consulta. El secretario lo manejará personalmente y le pedirá que venga después con cita previa. Cualquiera que sea la naturaleza de la persona que llama y la técnica de su manejo, la secretaria será muy educada y nunca herirá el sentimiento del visitante.

(C) Hacer citas :

Otro trabajo rutinario de una secretaria privada es hacer citas entre su jefe y otros. Los otros incluyen tanto a forasteros como a miembros de la organización o del personal. Las citas son de nuevo de dos tipos: un extraño que desea hacer una cita o el jefe que desea hacerlo.

Las citas locales se realizan por teléfono, pero para las personas de otros lugares, las citas se fijan generalmente por correspondencia o incluso por teléfono o télex. La secretaria tiene que mantener un diario para todas las citas y tiene que recordarle a su jefe todos los días sobre las citas.