Control de Costos de Oficina: Reducción, Problema e Implementación.
Lea este artículo para obtener información sobre la reducción, el problema y la implementación del control de costos de la oficina.
Reducción de gastos de oficina por control de costos:
El control de costos se puede definir como el control de todas las partidas de gastos mediante comparaciones frecuentes y regulares de los gastos reales con un estándar predeterminado de presupuestos, de modo que las tendencias indeseables que se alejan del estándar se puedan detectar y corregir en una etapa temprana.
El control de costos por lo tanto implica los siguientes pasos:
1. Determinación del costo estándar para cada elemento o elemento.
2. Averiguar la variación en el costo del conjunto estándar.
3. Tomar los pasos correctivos para garantizar que los costos reales sean los mismos que los costos estándar en el futuro.
Cada aspecto de la administración de la oficina se relaciona directa o indirectamente con el control de costos. Sin embargo, la gestión eficaz del funcionamiento de la oficina necesita un programa planificado de control de costos. Dicho programa incluye la determinación del costo unitario para todos los aspectos posibles de la operación de la oficina.
Intenta determinar cuánto cuesta cada unidad de operación y cuánto debería costar cada una. Identifica las diferentes unidades de operación para que estos costos se puedan cargar a las funciones de producción que realmente usan estas oficinas específicas que prestan servicios en lugar de a los gastos generales.
Problema de control de costos de oficina:
El control de costos en la oficina es una propuesta desconcertante, aunque es muy esencial. Los datos de costos de la operación de la oficina son necesarios para fijar los precios del producto de la compañía y analizar la línea de productos de la compañía para determinar cuándo los productos no son beneficiosos para la operación general.
El control de costos de la oficina plantea una serie de problemas, los más importantes de los cuales son:
1. Problemas de Variedad y Calidad del Costo de Oficina:
La oficina tiene una gran variedad de actividades y, por lo tanto, no es fácil establecer clasificaciones rígidas y costos unitarios. Estas actividades se componen de muchos factores, algunos de los cuales no son importantes. Muchas personas en la oficina trabajan en diferentes niveles de responsabilidad. Estos detalles y variaciones hacen que el costo de los costos sea un problema muy complejo porque no se puede hacer sobre la base de una unidad de operación de oficina específicamente identificable.
2. Problemas de practicabilidad del sistema:
Aunque es posible un sistema detallado de costos de oficina, es un gran problema determinar si el sistema es práctico. Un hecho que debe recordarse es que el análisis de costos en la oficina es un gran problema ya que los costos de las oficinas son pequeños artículos y un análisis detallado a menudo es más costoso que los ahorros realizados y, por lo tanto, no es factible.
3. Problemas de la operación a costar etc.
Dado que los costos pueden obtenerse en todo tipo de operaciones de oficina, es difícil decidir qué operación debe ser responsable. ¿Cuál debería ser el nivel de precisión? La decisión depende del costo del análisis, las posibles economías debido al análisis y el uso de los datos.
Implementación de Control de Costos de Oficina:
Para implementar el control de costos en la oficina, se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
Clasificación de Costos:
Los costos de oficina se obtienen de los registros de nómina, registros laborales, facturas de compra y venta y registros contables y otros.
En algunos de los principales países como Reino Unido, Francia, Alemania y Estados Unidos, la clasificación utilizada comúnmente es:
(a) Salarios, cuentas de beneficios y gastos de empleados de oficina y supervisores 60% -70%
(b) Materiales como suministros, papelería, franqueo, teléfonos, telegramas, télex y servicio de masajeadores 15% -20%
(c) Gastos generales tales como mantenimiento y amortización de máquinas de oficina, electrodomésticos, iluminación, impuestos, seguros 15% -20%
En el contexto de la India o, de hecho, en el contexto de cualquier país en desarrollo, estos porcentajes deben modificarse para adaptarse a las condiciones en que operan las empresas. Estos porcentajes deben determinarse sobre la base del registro pasado. En el caso de la mayoría de las empresas de la India, el porcentaje de salario, salarios, beneficios está destinado a cubrir del 50% al 60%.
El costo de la oficina se puede dividir en un sistema típico de contabilidad de costos y clasificación, que es:
(a) Material directo:
Es una parte del producto de oficina, es decir, formularios, membretes y franqueo.
(b) Materiales indirectos:
Que no es parte del producto de oficina, pero que es necesario para hacer el trabajo, por ejemplo, borrador, lápiz, goma, sellos, cinta de máquina de escribir, etc.
(c) Trabajo directo:
Que se aplica al producto de oficina por mecanógrafos, empleados, taquígrafos y operadores de máquinas.
(d) Trabajo indirecto:
Lo que no se aplica directamente al producto de la oficina, por ejemplo, el trabajo realizado por el personal de mantenimiento o el departamento de OM.
(e) Gastos generales:
No se aplica específicamente a ninguna parte de los productos y servicios de la oficina, por ejemplo, luz, calefacción, renta e impuestos, teléfono, supervisor, etc.
