Comunicación en la oficina: significado, importancia y tipos

Lee este artículo para aprender sobre Office Communication. Después de leer este artículo, aprenderá sobre: 1. Significado de la comunicación de Office 2. Importancia de la comunicación de Office 3. Tipos de comunicación de Office.

Significado de la comunicación de oficina:

Comuna significa hacer conversación. Esta es una función ordinaria en nuestra vida diaria. Esto es necesario para hacer contactos, explicar cosas, intercambiar ideas, transmitir información, dar instrucciones y eliminar malentendidos. La comunicación es indispensable para la existencia. La comunicación, sin embargo, tiene un significado más específico en la ciencia de la gestión.

Según el profesor Allen, “es un puente de significado. Consiste en contar, escuchar y comprender de manera sistemática y continua ”. Está claro que la comunicación se completa cuando el mensaje enviado por el comunicador es comprendido por la comunicación. Es un puente de significado, es decir, el significado de un mensaje se entiende en el mismo sentido por el comunicador y la comunicación.

Importancia de la comunicación de la oficina:

Su importancia es grande y está creciendo. El éxito de una organización depende de cuán extensiva e intensamente se esté llevando a cabo la comunicación. Se describe como una herramienta de gestión. Es la última palabra en la gestión. Cada vez que más de una persona se reúne, hay comunicación entre ellos.

En una oficina las personas se reúnen y trabajan juntas. Por lo tanto, debe haber comunicación entre ellos. La función principal de una oficina es la comunicación interna y externa. Una organización necesita una oficina porque toda la comunicación saldrá y entrará en ella. El mayor número de máquinas de oficina están destinadas a la comunicación.

Tipos de comunicación en la oficina:

En términos generales, la comunicación puede ser interna y externa. La comunicación interna se lleva a cabo entre las personas que trabajan en el interior, la oficina. También significa comunicación entre el empleador y los empleados o entre los miembros de una asociación o entre una empresa y sus accionistas.

La comunicación externa es con los forasteros, como los clientes, los proveedores, los deudores, los acreedores, las otras organizaciones, el gobierno y sus diferentes agencias, y finalmente el público en general. El secretario tiene el deber principal de supervisar y controlar ambos tipos de comunicación.

De acuerdo con los métodos, la comunicación puede subdividirse en tres partes: oral, escrita (correspondencia) y gestual.

Comunicación interna:

A través de la comunicación se puede mantener la relación empleador-empleado, así como la relación superior-subordinada. Las decisiones tomadas en el nivel de administración superior fluyen hacia abajo en los niveles de ejecución y operación a través de la cadena de relaciones superior-subordinadas dentro de una estructura organizativa.

A menos que los objetivos y las políticas de la organización se comuniquen al personal, ni ellos pueden identificarse con la organización ni pueden realizar sus funciones respectivas.

Cada vez que se introduce un cambio en la organización, se debe hacer una comunicación previa con los miembros del personal para que se preparen mentalmente. De lo contrario puede haber un shock. Los empleados también deben poder comunicar sus quejas, quejas o dificultades al empleador.

Por esto, se establece una mejor relación empleador-empleado y se eliminan los malentendidos, si los hubiera. La comunicación se describe como un tráfico de dos vías. La comunicación interna puede ser oral, escrita, visual y gestual. La celebración de reuniones, conferencias, etc., la consulta conjunta o la discusión grupal, etc., el envío de informes, las copias de actas, etc. son algunos de los métodos efectivos de comunicación interna.

Con respecto a la comunicación, hay seis tipos de consultas y las consultas tienen respuestas definidas. Son:

¿Por qué?

Sin comunicación, tanto interna como externa, ninguna organización se puede construir y ejecutar.

¿Cuando?

Antes de que el mensaje se filtre a través de otras fuentes.

¿Qué?

No se debe ocultar nada sobre asuntos de interés común. Ningún secreto, realmente, puede ser preservado en última instancia. Es mejor, por lo tanto, no ocultar nada a los miembros del personal, sujeto a, sin embargo, algunas excepciones.

¿Dónde?

La comunicación puede realizarse de manera confidencial entre dos en un grupo muy pequeño en una cámara, o abiertamente en una reunión o conferencia entre $ gran número de personas o en una reunión pública.

¿Cómo?

Debe hacerse utilizando un medio que sea comprensible para el comunicador y para ambos. La comunicación visual mediante imágenes es muy adecuada para personas analfabetas. Existen muchas barreras para la comunicación efectiva, como el idioma, el ruido, el estado, etc.

¿Quién?

Los objetivos comunes de la organización deben comunicarse a todos dentro de la organización para que todos puedan identificarse con la organización.

Dispositivos mecánicos:

Existen diferentes máquinas o dispositivos de ahorro de mano de obra utilizados para la comunicación interna:

(a) Oral: sistema de teléfono intercomunicador, dictáfono, tubos neumáticos, etc.

(b) Escrito: Máquina de escribir, máquinas duplicadoras, etc.

(d) Señalización: timbres de llamada, timbres, luces rojas, etc.

Comunicacion externa:

La comunicación externa es esencial para llevar a cabo las actividades y para el desarrollo de cualquier organización, comercial o no comercial. Esto es necesario para ampliar y mejorar las relaciones públicas y también para mejorar la buena voluntad y el prestigio. Diferentes métodos de publicidad están destinados a la comunicación. La publicación de informes, revistas, etc. es también otra técnica. La comunicación externa puede ser oral, escrita y visual.

Dispositivos mecánicos:

Existen diferentes máquinas o dispositivos de ahorro de trabajo utilizados para la comunicación externa:

(a) Oral: teléfono con sistema troncal, cables, etc.

(b) Escrito: máquina de escribir, máquinas duplicadoras, tele-impresora (el sistema de télex), etc.

De hecho, la televisión es una técnica audiovisual.