Procedimientos para el funcionamiento efectivo del departamento de compras.

Procedimientos para el funcionamiento eficaz del departamento de compras (con muestra)!

(a) Solicitudes de compra o sangrado de materiales :

El oficial de compras no inicia ninguna acción para la compra de materiales por su propia cuenta. Con la ayuda de las solicitudes de compra, el oficial de compras llega a conocer los tipos de materiales necesarios en la organización.

Una solicitud de compra es un formulario que se utiliza como una solicitud formal al departamento de compras para comprar materiales. Este formulario es preparado por el almacenista para los materiales de existencias normales y por el jefe del departamento para los materiales especiales que no se almacenan como artículos regulares. La solicitud es aprobada por un ejecutivo, como el superintendente de planta o el gerente de obras, además de la persona que originó las solicitudes.

La solicitud de pedido generalmente se prepara por triplicado. La copia original se envía al departamento de compras, el dueño de la tienda o el departamento que inicia la solicitud se queda con el duplicado y el triplicado se envía al ejecutivo de autorización.

La solicitud de compra iniciada por el almacenista para artículos regulares de materiales se denomina solicitud de compra "regular" y la solicitud de compra preparada por el jefe del departamento para materiales especiales se conoce como solicitud de compra "especial" u "ocasional". Las solicitudes de compra regulares se preparan cuando los artículos de los materiales alcanzan los niveles de pedido, es decir, el nivel en el que se debe colocar el pedido de reposición.

Esto se hace con el fin de evitar la escasez de materiales y hacer disponible el suministro ininterrumpido de materiales a los puestos de trabajo o departamentos. La forma de muestra de una solicitud de pedido se da a continuación.

De la muestra anterior de la solicitud de pedido se desprende claramente que proporciona tres datos básicos que ayudan en el trabajo del Departamento de Compras.

Estos son:

(a) ¿Qué tipo de material se va a comprar? La descripción de los artículos y el número de código de las tiendas debe aparecer claramente en la solicitud de compra para que se pueda comprar la calidad correcta de los materiales.

(b) ¿Cuándo se va a comprar? Los materiales deben comprarse en el momento adecuado para que no haya escasez de materiales ni una inversión excesiva en las existencias.

(b) Exploración de las fuentes de suministro y elección del proveedor:

Una fuente de suministro de materiales debe seleccionarse después de la recepción de la solicitud de pedido. El departamento de compras generalmente mantiene para cada grupo de materiales una lista de los nombres y direcciones de los proveedores. Las ofertas pueden ser invitadas de estos proveedores mediante la emisión de ofertas a ellos. Al recibir las cotizaciones de los proveedores, se debe preparar una declaración comparativa de varias cotizaciones recibidas y se deben seleccionar los proveedores deseables.

Al seleccionar el proveedor a quien se debe entregar el pedido para la compra de materiales, el departamento de compras debe tener en cuenta lo siguiente:

(i) capacidades de fabricación,

(ii) Confiabilidad del proveedor,

(iii) condición financiera del proveedor,

(iv) La gestión de la empresa proveedora,

(v) Precio cotizado,

(vi) Cantidad por la cual se aplica el precio cotizado,

(vii) condiciones de pago,

(viii) Condiciones de entrega, y

(ix) Especificaciones a las que se fabrican los productos.

Todo otro factor; siendo el mismo, el precio de compra debe ser el precio más bajo al que se debe comprar un material en particular. Por lo tanto, el proveedor al que se compra el material debe ser confiable y capaz de suministrar materiales de calidad uniforme en el momento adecuado a precios razonables.

El oficial de compras debe tener en cuenta todos los criterios mencionados anteriormente al elegir un proveedor; sin embargo, él no debe volverse de un centavo y ser un tonto. No debe tener miedo de gastar, a veces más del dinero de la empresa para cumplir con los plazos de entrega requeridos, los estándares de calidad y los términos de pago.

El Gerente de Compras obtendrá la información necesaria del calendario de cotizaciones, registros anteriores, catálogos, guías de compra y otros libros. En resumen, debe mantener todos los registros necesarios teniendo en cuenta el objetivo más importante del Departamento de Compras, es decir, comprar la cantidad y la calidad correctas de los materiales a la tarifa más barata en el momento adecuado para ayudar a que la función de producción funcione correctamente.

El ejemplo de un formulario de licitación que se emite a los distintos proveedores para invitar a Cotizaciones es el siguiente:

Debe haber una evaluación periódica de los proveedores y aquellos cuyos resultados se consideran malos en lo que respecta a la calidad, el tiempo de entrega, las políticas de ventas y los precios competitivos, deben eliminarse de la lista de proveedores. En el futuro, las cotizaciones de dichos proveedores no deben ser invitadas hasta que su desempeño sea bueno.

Los materiales se pueden comprar por el método de licitación abierta, el método de licitación limitada y el método de licitación única. El método de licitación abierta ayuda a invitar a citas de muchas partes al dar publicidad en la prensa y se sigue cuando la compra implica una cantidad y un valor considerables.

Este método aumentará el stock de materiales porque las ofertas anunciadas demoran más tiempo para la liquidación de ofertas y la colocación de pedidos. En el método de licitación limitada, se invita a cotizaciones de un número limitado de proveedores. En las ofertas limitadas, los proveedores suelen estar familiarizados con los materiales y pueden presentar cotizaciones realistas.

Los proveedores son proveedores probados en el pasado. En consecuencia, los suministros continuos pueden garantizarse de acuerdo con los términos citados. En un sistema de licitación de este tipo, la competitividad también es posible porque el precio anterior puede compararse con el precio cotizado y, si el precio de la oferta es mayor, se puede solicitar la licitación para justificar el aumento. Este método es más popular debido a sus ventajas. Se recurre al método de licitación única cuando el proveedor es un proveedor único.

(c) Orden de compra:

Después de elegir el proveedor, el departamento de compras prepara una orden de compra para el suministro de tiendas. El pedido es la autorización por escrito al proveedor para suministrar el material o materiales en particular. Es la evidencia del contrato entre el comprador y el proveedor lo que vincula tanto al comprador como al proveedor a los términos bajo los cuales se coloca el pedido.

El proveedor está obligado a suministrar materiales de acuerdo con los términos y condiciones de la orden de compra y el comprador debe aceptar la entrega y el pago de los materiales según lo acordado. Además, es el documento que otorga la autoridad al departamento de recepción para recibir los materiales solicitados y al departamento de cuentas para aceptar la factura del proveedor para el pago.

El número de copias de la orden de compra que se preparará varía de una organización a otra. Se preparan de tres a cinco copias dependiendo del tamaño de la organización.

Si se preparan cinco copias, el uso posible puede ser el siguiente:

(i) La copia original se envía al proveedor.

(ii) Se envía una copia al departamento de recepción.

(iii) Se envía una copia a la persona que inició la solicitud de pedido.

(iv) Se envía una copia al departamento de contabilidad.

(v) El departamento de compras retiene la última copia para futuras referencias.

A continuación se muestra una forma de muestra de la orden de compra:

Debe haber un seguimiento regular de los pedidos de compra realizados para que los materiales se puedan recibir a tiempo. Las consultas deben hacerse a intervalos regulares en las fechas de entrega acordadas. Se pueden tomar las medidas correctivas adecuadas o se pueden recurrir a fuentes alternativas de suministro si enfrentan alguna dificultad para suministrar los materiales en las fechas de entrega prometidas.

Cuando las fechas de entrega hayan expirado, se debe pedir a los proveedores que indiquen las fechas en las cuales esperan suministrar los materiales. La extensión en las entregas se debe otorgar solo sujeta a penalizaciones en los contratos. Por lo tanto, el seguimiento de los pedidos garantiza la compra sin problemas de materiales y también protege contra el cierre de la fábrica debido a la no recepción de materiales.

(d) Recepción e inspección de materiales :

En grandes preocupaciones, se debe configurar un Departamento de Recepción e Inspección independiente de las ubicaciones de almacenamiento para recibir e inspeccionar los materiales. Pero en las pequeñas preocupaciones, el trabajo de recibir las mercancías puede confiarse al almacenista.

Las funciones del departamento de recepción e inspección son:

1. Mantenimiento de archivos de órdenes de compra.

2. Recibir, descargar y desempacar el material entregado por los proveedores bajo los chalets de entrega. Estos challans están firmados por un empleado del departamento de recepción y una copia del challan se devuelve al proveedor como prueba del recibo de los materiales entregados por el proveedor bajo el challan.

3. Verificación de cantidad y condición física de los materiales recibidos. Esto se hace comparando la orden de compra con la entrega de challan. Cualquier falta o rotura debe ser intimada al proveedor.

4. Comprobación de la calidad de los materiales recibidos. Se puede llamar al ingeniero o al químico para verificar la calidad de los materiales. Él es para garantizar que la calidad es de acuerdo a la orden de compra. Después de verificar la calidad de los materiales, el departamento presentará un informe sobre la calidad y, si se rechazan algunos materiales, la razón de ello.

5. Al finalizar la inspección, el empleado que recibe la mercadería debe ingresar los detalles de los materiales recibidos en la Tienda o en la nota de Mercancía recibida. Se deben preparar cinco copias de la nota. El Departamento de Recepción conservará una copia y cuatro copias junto con los materiales se enviarán al almacenista.

Verificará nuevamente la cantidad de materiales y la comparará con la cantidad indicada en la nota. Firmará las cuatro copias.

El almacenista conservará una copia para su registro y las otras tres copias se enviarán a los siguientes departamentos (una copia a cada departamento):

(i) El Departamento de Compras,

(ii) El Departamento de Cuentas,

(iii) El departamento que inició la requisición.

La forma de las Tiendas (o Mercancías) de la Nota Recibida se presenta a continuación:

Se debe tener en cuenta que las columnas de tarifas y montos serán completadas por el Departamento de Costes.

La nota de los bienes recibidos es un documento en base al cual las compras se verifican y el pago se realiza al proveedor. También es útil para presentar cualquier reclamo por suministros cortos. Proporciona un registro completo de todos los materiales recibidos.

(e) Comprobación y aprobación de facturas para el pago :

Cuando se recibe la factura del proveedor, se envía a la sección de contabilidad de las tiendas para verificar tanto la autenticidad como la precisión aritmética. La cantidad mencionada en la factura se verifica con referencia a las tiendas recibidas, mientras que el precio en la factura se verifica en la orden de compra. El precio del material debe ajustarse en función de los descuentos, los gastos de transporte, los derechos de aduana, los impuestos especiales, el costo de los contenedores, etc.

Antes de verificar la factura final, los siguientes puntos necesitan atención:

1. El descuento comercial, si lo hubiera, se debe deducir del precio de compra del material.

2. El descuento de cantidad dado por el proveedor para compras a granel también se debe deducir del precio del material.

3. El descuento en efectivo se reclama solo si el pago se realiza en efectivo. Sin embargo, algunos expertos defienden que el descuento en efectivo es un elemento de naturaleza financiera pura, por lo tanto, no debe incluirse en las cuentas de costos.

4. Los costos de transporte incurridos para llevar el material a la organización son parte del costo del material. Si el proveedor cubre tales gastos en nombre del comprador, la factura del material debe incrementarse con el monto de los gastos de transporte.

5. Cualquier cargo de seguro pagado por el proveedor también se debe agregar al precio del material.

6. También se agregarán el impuesto a las ventas, los impuestos especiales, etc.

7. Se debe agregar cualquier interés adeudado sobre el saldo adeudado al proveedor.

8. El costo de los contenedores se agrega al precio de compra del material si no se devuelven al proveedor. El precio de compra, sin embargo, no incluirá ningún costo para los contenedores si son retornables a su valor total. En el caso de los contenedores retornables a valor reducido, el alquiler, es decir, la diferencia entre el precio cobrado por el proveedor y el precio retornable se agrega al precio del material.

Después de verificar la autenticidad de la factura, también se debe verificar la precisión aritmética. La sección de contabilidad de las tiendas finalmente aprueba, certifica y aprueba la factura de pago y, sobre esta base, el cajero puede realizar el pago. El pago se realiza de acuerdo con los términos acordados en cualquier orden particular.

Ilustración 1:

Cuando se invitó a las ofertas para una tienda, las citas se recibieron de la siguiente manera:

Proveedor A:

(a) Valorar Rs 2 cada uno; (b) Descuento comercial del 10%; (c) Descuento en efectivo del 5% si las facturas se pagan dentro de los quince días posteriores a la recepción; (d) Los gastos de transporte de Rs 1 por 100 unidades.

Proveedor B:

(a) Clasifique Rs 1.80 cada uno (hasta 1, 000 unidades), Rs 1.60 cada uno (para pedidos superiores a 1, 000 unidades); (b) Se agregará un 6% de interés anual si las facturas no se pagan dentro de quince días después de recibir los materiales; (c) Los gastos de transporte Rs 3 por 100 unidades.

Suponiendo que se requieren aproximadamente 5, 000 unidades cada mes y que la calidad y otras condiciones de suministro son las mismas, ofrezca sus comentarios sobre a quién se puede emitir la orden de compra. La fábrica paga el 50% del total de sus facturas mensuales cada quince días.

Solución:

La orden de compra debe ser emitida al proveedor B debido al menor costo de los materiales.

Ilustración 2:

Después de invitar a las ofertas, se reciben dos citas de la siguiente manera:

(a) Rs. 4.20 por unidad.

(b) Rs. 4.00 por unidad más Rs. 2, 000 cargos fijos que se agregarán independientemente de las unidades ordenadas.

Aconseje con sus argumentos con quién debe colocarse el pedido y qué cantidad debe solicitarse.

Ilustración 3:

Se compró una carga de camión de material de mercancías mixtas por Rs. 9, 000. Estos se clasificaron en los siguientes grados, cuyas tasas de mercado se muestran para cada uno: