Operaciones de oficina: significado, importancia y clasificación
Lea este artículo para obtener información sobre las operaciones de Office. Después de leer este artículo, aprenderá sobre: 1. Significado de las operaciones de Office 2. Importancia de la operación de Office 3. Clasificación de las operaciones de Office.
Significado de las operaciones de oficina:
Un procedimiento de oficina consta de varios pasos o acciones y el paso más pequeño en todo el procedimiento se denomina operación. 'Operación' tiene un sentido práctico. El diccionario Webster da el significado de la palabra como "hacer o realizar un trabajo práctico o algo relacionado con la aplicación práctica de principios o procesos".
Una operación de oficina, por lo tanto, está haciendo algún trabajo práctico como parte de algún procedimiento de oficina. Las operaciones de oficina también se conocen como servicios de oficina.
Importancia de las operaciones de oficina:
Ningún trabajo se puede hacer en su totalidad a la vez. También existe una división del trabajo, por lo que es posible que no se requiera que una persona haga todo el trabajo con una sola mano. Cada parte de un trabajo o cada operación puede ser realizada por una persona separada. Por lo tanto, lo que deben ser las operaciones para completar un procedimiento debe determinarse primero y luego será posible la asignación de tareas.
El mejor método para realizar una operación debe ser conocido. Uno debe aprender el método y luego intentar la operación. Taylor, el padre de la gestión científica, escribió sobre el estudio del trabajo. Cada trabajo tiene el mejor método de desempeño que debe ser conocido por un trabajador.
Su seguidor, Gilbreth, agregó que cada trabajo tiene sus pequeñas partes operativas llamadas 'therbligs' y que el mejor método para realizar cada pequeña parte debe ser conocido y luego el rendimiento será el mejor. (De hecho, 'therblig' no es más que deletrear a Gilbreth a la inversa. Este es un nombre pegadizo y no es una palabra en el sentido verdadero). La idea de Taylor estaba relacionada con los trabajos de fábrica, pero esto también es aplicable a la oficina.
Clasificación de las operaciones de oficina:
Las operaciones de oficina se pueden clasificar de diferentes maneras. Las operaciones pueden ser para algún servicio centralizado o general como, archivo o para algún servicio descentralizado o privado como contabilidad. Algunas operaciones deben realizarse manualmente, como firmar un cheque, y para algunas operaciones, las máquinas pueden usarse como escribir una carta con copias.
Las personas en el nivel superior realizan algunas operaciones como firmar una carta de nombramiento, mientras que las personas en el nivel inferior realizan algunas operaciones similares (despachando correos. Las operaciones pueden ser rutinarias, como el manejo del correo. Hay operaciones no rutinarias, como el manejo de una notificación del gobierno al proveedor). Reglas del fondo.
Diferentes tipos de operaciones requieren diferentes grados de habilidad.
Según el grado se mencionan a continuación algunos tipos de operaciones:
(1) Procesamiento de datos:
Requiere una habilidad altamente especializada y un entrenamiento a largo plazo. Incluye el conocimiento de operar una máquina complicada como una computadora, perforar tarjetas, etc.
(2) Redacción de cartas:
Este es un trabajo de alto grado. Hay empleados de correspondencia capacitados y experimentados que pueden hacer una redacción impresionante y efectiva de cartas. El comando en el idioma (inglés) es esencial.
(3) Mantenimiento de libros de contabilidad:
Esto requiere el conocimiento de la contabilidad, que es una habilidad. Es necesaria alguna titulación académica relacionada con la contabilidad.
(4) Manejo del correo:
Esta operación (o más bien una serie de operaciones) no requiere ninguna habilidad de alto orden. Esto es más o menos mecánico y se basa únicamente en la práctica.
(5) Manejo de efectivo:
Esta es una operación simple que no requiere ninguna habilidad en el verdadero sentido. El conteo rápido de notas, sin embargo, es un arte que tiene alguna técnica. Requiere un temperamento fresco y confiabilidad.
