Información: 5 atributos importantes que agregan valor a la calidad de la información
Algunos de los atributos importantes que agregan valor a la calidad de la información son los siguientes:
Hay muchos atributos que están asociados con información de buena calidad. Cada uno de estos atributos agrega valor a la información.
El proceso de generación de información debe centrarse en la calidad de la información con el objetivo de mejorar el grado de cada uno de estos atributos. Cualquier compromiso hecho con respecto a la información de calidad debido a las limitaciones técnicas, físicas o económicas debe ser informado al usuario de la información, al momento de comunicar la información.
Los siguientes atributos agregan valor a la calidad de la información:
(a) Puntualidad en la disponibilidad y actualización:
La decisión debe tomarse dentro de un período de tiempo y, por lo tanto, la información debe estar disponible dentro del período de tiempo deseado. Está bien dicho: 'La información retrasada es información negada'. Algunos tipos de información se requieren periódicamente y deben ponerse a disposición del usuario de manera regular y oportuna para evitar demoras en la toma de decisiones.
Los otros tipos de necesidades de información son repentinas e irregulares. Tales necesidades surgen a medida que se percibe una oportunidad o amenaza de negocios. Dicha información, si se proporciona de inmediato, puede ayudar al gerente a tomar una decisión más rápida para minimizar la pérdida de oportunidad o mitigar la posible pérdida debido a la amenaza comercial.
La actualización de la información es, por lo tanto, una actividad regular en cualquier buen sistema de información. De hecho, algunos de los sistemas de información están diseñados de tal manera que el stock de información se actualiza automáticamente, inmediatamente después de que se registra un evento. Tales sistemas de información también se denominan sistemas en tiempo real.
(b) Exactitud:
La precisión es el grado de ausencia de error en el proceso de generación de información. Es un atributo importante de la buena información. Sin embargo, aumentar la precisión puede tener un costo. Por lo tanto, es necesario determinar los niveles aceptables de precisión para cada tipo de información.
Por ejemplo, las estimaciones de costos para el producto deben ser lo más precisas posible, ya que una inexactitud menor puede tener un impacto significativo en el rendimiento de la empresa. Sin embargo, la estimación del tamaño total del mercado y la participación de la compañía en el mismo con un grado de error comparativamente más alto aún puede ser de gran valor para quien toma las decisiones.
(c) Precisión:
La precisión es una virtud importante de la información de buena calidad. Demasiada información a veces resulta en el vertido de información importante en el montón de detalles que pueden no ser necesarios en un momento determinado.
Los detalles excesivos de la información dan como resultado una sobrecarga de información que causa lo que ahora se denomina Síndrome de fatiga de la información. Sólo la información precisa es respetada y utilizada por los gerentes. Detalles innecesarios se acaban de archivar.
(d) Integridad:
La información comunicada a un gerente debe estar completa y satisfacer todas sus necesidades. La información incompleta puede ser engañosa y puede resultar en decisiones erróneas. Por eso, un gerente debe insistir en su participación en la definición de la información que se le pondrá a disposición.
En caso de que no sea factible proporcionar información completa por una u otra razón, se debe informar al gerente sobre este hecho, de modo que la información incompleta se use con precaución.
(e) Unambiguity:
La claridad de la información es un atributo importante de la buena información. La información debe ser inequívoca y debe comunicarse de tal manera que transmita el mismo significado a diferentes usuarios. Las bases de datos modernas mantienen diccionarios de datos que definen claramente la variable utilizada en la información para estandarizar la terminología utilizada en los informes.
Además, existen otros atributos, como cuantificabilidad, verificabilidad, imparcialidad, etc., que se pueden incorporar para mejorar la calidad de la información. Hasta qué punto se puede mantener la calidad de la información, dependerá de las consideraciones de costo, la naturaleza y la fuente de información, el tiempo disponible para generar información y otros factores.
