Importancia del sistema de automatización de oficinas para empresas.
¡Importancia del sistema de automatización de oficinas para empresas comerciales!
Con la creciente proporción de trabajadores del conocimiento en las empresas comerciales, existe una creciente preocupación por mejorar el entorno laboral. La productividad de los trabajadores del conocimiento puede mejorarse proporcionando ayuda de secretaría y mejores instalaciones de comunicación. Esto se puede lograr con la ayuda de la automatización de los sistemas de oficina.
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Los sistemas de oficina, en general, facilitan las siguientes actividades:
a) Producir documentos salientes (utilizando procesadores de texto)
b) Almacenamiento y recuperación de documentos (utilizando sistemas de gestión de documentos)
c) Transmisión de mensajes (utilizando sistemas de comunicación de mensajes).
d) Programación y gestión de reuniones (mediante sistemas de videoconferencia).
Una variedad de dispositivos de automatización de oficinas están en uso en las oficinas modernas. Estos productos incluyen máquinas de fax, copiadoras, EPBX, etc. Sin embargo, la mayoría de estos dispositivos son máquinas independientes que cumplen con sus propósitos designados. No están vinculados con otros dispositivos ni pueden compartirse de forma remota.
Esto resulta en una gran cantidad de tiempo perdido por parte de los ejecutivos en la recopilación de documentos e información, llevándolos al lugar en la oficina donde se encuentra el dispositivo y esperan en la cola para el uso del equipo. Debido a que estos equipos no deben compartirse automáticamente, están subutilizados durante la mayor parte de las horas de trabajo y están superpoblados durante las horas pico.
La automatización de la oficina basada en computadora está ganando popularidad entre los gerentes, porque dicha automatización ofrece soluciones integradas que pueden compartirse automáticamente. Son más eficientes y manejan una variedad de actividades y datos de automatización de oficinas.
Estos sistemas de automatización de oficinas utilizan hardware, software y recursos humanos para recopilar, procesar, almacenar, recuperar y comunicar mensajes entre individuos, grupos de trabajo y organizaciones. Estos mensajes pueden ser en forma de documentos o palabras habladas o expresados en otras formas, como imágenes, imágenes fijas o de video, etc.
Los sistemas de automatización de oficinas basados en computadora no solo satisfacen las necesidades de comunicación de los gerentes de oficina dentro de la empresa, sino también con entidades externas como clientes, proveedores, inversores, etc.
Los bloques de construcción de un sistema típico de automatización de oficinas están representados en la Figura 10.7.
Sistemas de procesamiento de texto:
Los sistemas de procesamiento de texto son los componentes más utilizados de los sistemas de automatización de oficinas. Esto es así porque una gran parte de la comunicación de la oficina se realiza por escrito utilizando palabras de un lenguaje natural. La proporción de comunicación escrita es mayor en caso de comunicación externa.
Los sistemas de procesamiento de texto automatizan el proceso de desarrollo de documentos como cartas, informes, notas, etc. Permiten el uso de información almacenada estándar para producir documentos personalizados. Dicha automatización reduce el esfuerzo de codificación y minimiza las posibilidades de errores en el documento. En general, los procesadores de texto pueden obtener información directamente de las bases de datos y las hojas de cálculo e incorporarlos a un documento.
Los sistemas de procesamiento de texto pueden ser asistidos por los sistemas de dictado. Estos sistemas consisten en sistemas de reconocimiento de voz 'entrenados' para reconocer la voz del ejecutivo. Después de la "capacitación", estos sistemas escuchan el dictado del ejecutivo y desarrollan texto en el procesador de texto. Dichos sistemas ayudan a reducir el tiempo dedicado a teclear el texto por parte de la secretaria después de que el texto haya sido dictado en el dictáfono.
También permiten que el ejecutivo prepare el documento en cualquier momento, eliminando la dependencia de la secretaria. Por lo tanto, los documentos se pueden producir en cualquier momento del día y no necesariamente durante el horario de oficina.
El procesador de texto puede ser simple sistemas de procesamiento de textos o sistemas de publicación de escritorio. Los sistemas de publicación de escritorio ayudan en la producción rápida de varias copias del documento con una impresión de calidad. Dichos requisitos son bastante comunes en caso de preparación de la agenda y documentos de antecedentes para las reuniones.
También es posible que se necesiten varias copias para documentar varios planes, como presupuestos, políticas, reglas, procedimientos, etc. Los sistemas de publicación de escritorio a menudo son compatibles con impresoras láser, impresoras de inyección de tinta, escáneres y otros dispositivos similares para producir documentos de buena calidad. Con la fuerte caída en los precios de estos dispositivos, el uso de sistemas de publicación de escritorio en las oficinas está destinado a aumentar.
Sistemas de gestión documental:
Los sistemas de gestión de documentos basados en computadora apuntan a capturar la información contenida en los documentos, almacenados para futuras referencias y comunicar las partes relevantes a los usuarios cuando sea necesario. Estos sistemas están vinculados a otros sistemas de automatización de oficinas, como procesadores de texto, sistemas de comunicación de mensajes electrónicos, etc.
Estos sistemas son muy útiles para el acceso remoto de documentos que es casi imposible con los sistemas manuales de administración de documentos. Por ejemplo, un cliente puede tener una queja relacionada con la entrega de productos que no está de acuerdo con las instrucciones de entrega en el pedido.
El ejecutivo viajero requeriría acceso al documento de pedido para establecer que el cliente no había dado instrucciones especiales para la entrega de bienes. El sistema de gestión de documentos basado en computadora le permitiría al ejecutivo acceder al documento a través de su computadora de cuaderno conectado a cualquier línea telefónica y mostrarlo al cliente, el documento de pedido en su oficina.
Incluso en el caso de la comunicación interna, los sistemas de gestión de documentos pueden resultar muy útiles. Por ejemplo, el funcionario sancionador puede acceder al formulario de solicitud de préstamo presentado en una sucursal de un banco para su escrutinio en la oficina central o en cualquier oficina para el escrutinio de las propuestas de préstamo.
El acceso electrónico a los documentos no solo facilita un acceso más rápido a los documentos, sino que también reduce el papeleo, ya que se elimina la necesidad de copias múltiples. El almacenamiento de documentos se realiza en medios magnéticos y, por lo tanto, se reduce el espacio de almacenamiento requerido para este fin. Con los sistemas de administración de documentos basados en computadora, la ubicación del ejecutivo se vuelve irrelevante para el acceso a los documentos.
Por lo tanto, estos sistemas pueden ser muy útiles en un entorno de oficina donde los ejecutivos que viajan comparten espacio de trabajo en la oficina. Con el aumento del costo del espacio de oficina, es probable que los sistemas de acceso a documentos basados en computadora ganen más popularidad.
La disponibilidad del software de lectores de caracteres ópticos (OCR) ha hecho que los sistemas de administración de documentos basados en computadoras sean aún más populares. Estos paquetes de software convierten las imágenes de los documentos en texto que se puede utilizar para un procesamiento posterior con cualquier procesador de textos.
Sistemas de comunicación de mensajes:
Las empresas comerciales han estado utilizando una variedad de sistemas de comunicación para enviar y recibir mensajes. Incluyen teléfono, correo, fax (fax), etc. Los sistemas de comunicación de mensajes basados en computadora ofrecen una gran economía no solo en términos de tiempo reducido para enviar o recibir mensajes, sino también en términos de confiabilidad del mensaje y costo de comunicación. .
Los tres componentes básicos de los sistemas de comunicación de mensajes basados en computadora son:
yo. Correo electrónico
ii. Mensaje de voz
iii. Facsímil
Correo electrónico:
La diferencia entre el correo normal, la comunicación interpersonal de información en forma de texto e imágenes en comparación con otras formas de comunicación interpersonal, como el teléfono-correo electrónico, es su comunicación no simultánea, en la que la presencia del receptor no es esencial en El tiempo de transmisión.
El correo ha sido utilizado por empresas comerciales durante mucho tiempo y sigue siendo uno de los medios de comunicación no simultáneos más populares. Sin embargo, el correo electrónico ha cambiado sustancialmente la forma en que se intercambian los mensajes entre individuos y empresas comerciales.
El correo electrónico, popularmente llamado correo electrónico, es un sistema de correo electrónico basado en computadora para la transmisión electrónica de información, incluidos mensajes, documentos e imágenes entre dos o más personas.
Las principales características del correo electrónico son:
a) Transmisión electrónica:
La transmisión de mensajes con correo electrónico es electrónica y la entrega de mensajes es muy rápida, casi instantánea. La confirmación de la transmisión también es rápida y la fiabilidad es muy alta.
b) Desarrollo y edición en línea:
El mensaje de correo electrónico se puede desarrollar y editar en línea antes de la transmisión. El desarrollo y edición en línea elimina la necesidad de utilizar papel en la comunicación. También facilita el almacenamiento de mensajes en medios magnéticos, reduciendo así el espacio requerido para almacenar los mensajes.
c) Difusión y reencaminamiento:
El correo electrónico permite enviar un mensaje a un gran número de destinatarios. Por lo tanto, es fácil enviar una circular a todas las sucursales de un banco utilizando el correo electrónico, lo que resulta en un gran ahorro de papel. El correo electrónico podría ser redirigido a personas que tengan un interés directo en el mensaje con o sin cambiar o adjuntar información relacionada al mensaje.
Por ejemplo, el correo electrónico recibido por el ejecutivo de mercadotecnia de un cliente que registra una queja con respecto a la calidad del producto puede ser redirigido al departamento de control de calidad para comentarios y acciones al respecto.
d) Integración con otros sistemas de información:
El correo electrónico tiene la ventaja de estar integrado con los otros sistemas de información. Dicha integración ayuda a garantizar que el mensaje sea preciso y que se acceda rápidamente a la información requerida para el mensaje.
e) Portabilidad:
El correo electrónico hace que la ubicación física del destinatario y el remitente sea irrelevante. Se puede acceder al correo electrónico desde cualquier computadora personal equipada con el hardware de comunicación, el software y las instalaciones de enlace pertinentes. Un gerente en la oficina central puede acceder a sus mensajes de correo electrónico mientras se encuentra en la sucursal ubicada en un área remota o incluso en un lugar de vacaciones, mediante enlaces como líneas telefónicas.
f) Económico:
Los avances en las tecnologías de comunicación y la competencia entre los proveedores de servicios de comunicación han hecho del correo electrónico el modo más económico de enviar mensajes. Dado que la velocidad de transmisión está aumentando, el costo de tiempo en los medios de comunicación por página está disminuyendo aún más, aumentando la popularidad del correo electrónico.
El correo electrónico está demostrando ser muy útil no solo para la comunicación formal sino también para la comunicación informal dentro de la empresa comercial. La información de mercado y las opiniones personales de los ejecutivos ahora encuentran huellas en los mensajes de correo electrónico a sus jefes y grupos de pares.
La comunicación en grupos de trabajo puede mejorarse sustancialmente mediante el uso adecuado de las instalaciones de correo electrónico. Sin embargo, el éxito del correo electrónico para mejorar la comunicación dentro de la organización dependerá, en gran medida, de la cultura de trabajo en la organización.
Facsímil:
El fax (fax) es una comunicación electrónica de imágenes de documentos a través de líneas telefónicas. La tecnología de fax basada en computadora automatiza la comunicación por fax y permite compartir las instalaciones de fax. Utiliza software especial y servidores de fax para enviar y recibir mensajes de fax utilizando recursos de comunicación comunes.
Estos servidores tienen la capacidad de recibir mensajes de fax y redirigirlos automáticamente al destinatario deseado después de verlos en la computadora central. Del mismo modo, los administradores de una empresa pueden dejar el mensaje de fax al servidor, que lo enviará automáticamente al destinatario deseado.
Los sistemas de fax basados en computadora ahorran tiempo ejecutivo, de lo contrario, pasan en colas en la instalación de fax común, marcando y conectando con la máquina de fax del destinatario deseado. Estos sistemas también ayudan a reducir el costo de enviar el mensaje, ya que es posible que los servidores marquen automáticamente durante las horas de baja tarifa.
La facilidad de visualización también ayuda a controlar el problema del correo no deseado proveniente de diferentes proveedores. Eliminar el correo ayuda mucho a reducir el tiempo requerido para revisar los mensajes de fax y ayuda a concentrarse solo en mensajes importantes, desviando los menos importantes para que se manejen en los niveles más bajos. Por supuesto, el uso de papel también se reduce con la ayuda de estos sistemas.
Mensaje de voz:
El correo de voz es una variación del correo electrónico. El correo de voz transmite mensajes como voz digitalizada. El destinatario del correo de voz tiene que marcar un servicio de correo de voz o acceder al buzón de correo electrónico utilizando el equipo especificado y puede escuchar el mensaje hablado en la voz del remitente.
El tipo de servicio de correo de voz seguro puede requerir que el destinatario ingrese un código de identificación antes de que se otorgue el acceso a la información almacenada. El correo de voz es muy útil en sistemas de información que atienden las necesidades de información de entidades externas.
Por ejemplo, los clientes pueden realizar consultas sobre el estado de ejecución de sus pedidos utilizando el servicio de correo de voz conectado al sistema de información de producción de la empresa comercial.
Sistemas de teleconferencia y videoconferencia:
La teleconferencia está llevando a cabo una reunión de negocios en la que participan más de dos personas ubicadas en dos o más lugares diferentes. La teleconferencia ayuda a reducir el tiempo y el costo de la reunión, ya que los participantes no tienen que viajar para asistir a la reunión. Las teleconferencias pueden ser conferencias de audio o video con o sin uso de sistemas informáticos.
La teleconferencia basada en computadora tiene la ventaja de la flexibilidad en términos de presentaciones pregrabadas e integración con otros sistemas de información. Con los avances en las tecnologías multimedia, los sistemas de teleconferencia de escritorio están ahora disponibles a precios asequibles.
Estos sistemas se basan en computadoras personales con cámara digital y se ejecutan en software de comunicación visual. Los enlaces de comunicación siguen siendo bastante caros, lo que hace que la videoconferencia de escritorio sea útil solo para las aplicaciones seleccionadas. Las reuniones más adecuadas para la teleconferencia / videoconferencia son aquellas que tienen poco conflicto ya que no son tan efectivas como las reuniones de contacto personales.
Sin embargo, la eficacia puede mejorarse si se brinda una capacitación adecuada a los usuarios sobre los sistemas y los gestos que forman parte del lenguaje corporal. Las aplicaciones más comunes de teleconferencias basadas en computadora incluyen comunicaciones de gestión y capacitación, reuniones presupuestarias, consultas técnicas, revisiones de proyectos, negociaciones de contratos, etc.
Beneficios de los sistemas de automatización de oficina:
Los sistemas de automatización de oficinas, en un momento considerado trivial, son ahora el foco de atención debido al aumento del costo de la mano de obra calificada.
Con la mejora en las tecnologías de comunicación y multimedia, los sistemas de automatización de oficinas ayudarían a:
yo. Mejorar la comunicación dentro de una organización y entre organizaciones.
ii. Reduzca el tiempo de ciclo entre la preparación de mensajes y la recepción de mensajes al final del destinatario.
iii. Reduzca los costos de la comunicación de la oficina tanto en términos de tiempo invertido por los ejecutivos como en el costo de los enlaces de comunicación.
iv. Asegurar la exactitud de los flujos de comunicación.
Por supuesto, los sistemas de automatización de oficinas, como cualquier otro sistema de información, deben estar sujetos a los controles adecuados. Los problemas de correo electrónico no deseado, correo ofensivo, participación de ejecutivos en comunicaciones no relacionadas con su naturaleza de trabajo, seguridad y privacidad de la información son bastante comunes. Los sistemas de control para abordar estos problemas deben desarrollarse para obtener todos los beneficios de los sistemas de automatización de oficinas.
Necesidad de coincidencia de recursos:
Cada tipo de sistema de información tiene su propia área de aplicación y ha demostrado ser beneficioso para las empresas comerciales. Sin embargo, es probable que los costos y el impacto de cada tipo de sistema de información difieran de una organización a otra.
Por lo tanto, es imperativo que un gerente estudie el costo y el posible impacto del BIS en la organización antes de seleccionar un tipo determinado de sistema de información para la implementación.
Los siguientes aspectos deben considerarse al decidir sobre la cartera de sistemas de información en una empresa comercial:
Línea delgada de demarcación:
Cabe señalar que la línea de demarcación entre diferentes tipos de sistemas de información es muy delgada y borrosa. Puede ser difícil en ciertos casos clasificar un sistema de información dado como DSS o EIS. Algunos EIS también pueden usar herramientas BES.
Los diversos tipos de sistemas de información pueden tener funciones comunes. Representa la relación y la superposición de algunos de los sistemas de información. Como se puede observar, las diversas características distintivas de cualquier sistema de información también pueden ser significativas en otro sistema de información.
Estructuras de costos:
Las estructuras de costos varían para cada tipo de sistema de información. Por ejemplo, el Sistema de Planificación de Recursos Empresariales costaría entre Rs 10 y Rs 50 lac, mientras que cualquier Sistema de Procesamiento de Transacciones puede implicar un gasto cercano al uno por ciento del costo de un sistema ERP. La selección de un sistema de información para la empresa comercial se verá muy influenciada por las consideraciones de costo.
Beneficios que varían:
Los beneficios de un sistema de información dado serían diferentes para diferentes tipos de negocios y empresas comerciales. Por ejemplo, el EIS puede ser más útil en organizaciones que están involucradas en nuevos tipos de negocios y el DSS ofrecería más beneficios en los que la gerencia de nivel medio a alto tenga mucha libertad con respecto a la toma de decisiones. Los ERP serían más útiles en organizaciones comparativamente más grandes que son más disciplinadas en el cumplimiento de instrucciones, etc.
Escalabilidad
Muchos sistemas de información ofrecen una gran flexibilidad en términos de diversos componentes de software y la profundidad del análisis de la información. Por ejemplo, los ERP son generalmente altamente escalables y, como tales, diversos procesos de negocios y herramientas de análisis pueden ser excluidos en la etapa inicial de implementación. Como resultado, el costo del sistema de información se puede determinar con un grado razonable de precisión solo después de que el alcance del sistema de información esté claramente definido.
La mayoría de los sistemas de información ofrecen mucha flexibilidad en términos de su alcance y factores de costo. Por lo tanto, es esencial identificar las necesidades de información de la empresa comercial y relacionar los recursos del sistema de información con las necesidades de información teniendo en cuenta los factores de costo.
