Top 8 tipos de documentos utilizados en contabilidad

Algunos de los tipos importantes de documentos utilizados en contabilidad son los siguientes:

1. Memo de efectivo:

Las ventas y compras son las características principales de cualquier empresa comercial. Para registrar ventas en efectivo y compras en efectivo, los memos en efectivo sirven como documentos de origen. La nota de efectivo es un documento de origen en el que se deben registrar todas las transacciones relacionadas con ventas en efectivo o compras.

Cuando los bienes son comprados por una empresa comercial en efectivo, la empresa recibe una nota en efectivo y cuando una empresa comercial vende productos, entrega una nota en efectivo, en la que se detallan todos los detalles de la transacción relacionados con la compra o las ventas. se proporciona el número o la cantidad comprada / vendida, el precio, el descuento recibido o permitido y el impuesto a las ventas recaudado o depositado. Sobre la base de notas en efectivo, estas transacciones se registran en el libro de cuentas. En la auditoría, el principal deber del auditor es verificar el libro de caja con referencia a los comprobantes de efectivo.

El ejemplar de memo en efectivo es el siguiente:

2. Factura y factura:

Factura o factura registra las transacciones de crédito relacionadas con la venta o compra. Esto se prepara cuando una empresa compra o vende los productos a crédito. En el momento, cuando los bienes son vendidos a crédito por la empresa comercial, se prepara una factura de ventas en la que se detallan todos los detalles de las ventas a crédito. Se mencionan la cantidad, tarifa y cantidad total, etc.

Por lo general, las facturas se realizan por duplicado, la copia principal (original) se envía al comprador y la empresa comercial la guarda para su registro y referencia futura. De manera similar, cuando los bienes se compran a crédito, el proveedor prepara la factura por duplicado. Cuando el comprador recibe la copia principal, se convierte en una factura.

Una muestra de una factura o una factura se da a continuación:

3. Recibo:

El recibo es una prueba de haber realizado el pago a cuenta de cualquier transacción comercial. Este documento de origen está preparado para mostrar la prueba de haber dado efectivo a la parte (que recibe el efectivo) a cuenta de cualquier transacción comercial. Al menos dos copias están hechas de cualquier recibo.

La copia original está preparada para entregarla a la parte que realiza el pago y se conserva otra copia para el registro. Los detalles sobre la transacción comercial a cuenta de la cual se recibe el efectivo a saber. la fecha, el monto, el nombre de la parte y la naturaleza del pago, etc. se proporcionan en este documento fuente.

A continuación se muestra un ejemplar del recibo:

4. Pagar en resbalón:

Este documento tiene el propósito de proporcionar evidencia de que, en una fecha en particular, se ha depositado una cantidad específica en el banco. Cuando un depositante deposita dinero en la cuenta bancaria, llena un formulario proporcionado por el banco que contiene la información sobre la fecha, el monto a depositar y el nombre del depositante, etc.

El empleado bancario firma, sella la matriz de la boleta de pago y la devuelve al depositante. Por lo general, las grandes empresas comerciales obtienen el paquete completo de recibos de pago y los encuadernan en un libro. La matriz del recibo de pago se convierte en un documento de origen, que actúa como una prueba para que el cliente registre esta transacción en los libros de cuentas.

5. Compruebe:

Un cheque en una orden incondicional, basado en un anhelo específico, firmado por el fabricante, que le indica al banquero que pague a pedido una cierta suma de dinero solo a la orden de una persona o del portador del instrumento. Ley de Instrumentos Negociables, 1881.

Un cheque es un instrumento extraído de un banquero y pagadero a la vista. El banco emite un folleto con formularios de cheques para los titulares de sus cuentas. Los dígitos mencionados en la parte inferior de los cheques indican el código de 'Estado', 'Banco', 'Sucursal', 'Cheque' y 'Tipo de cuenta' respectivamente.

A través de los cheques, se puede hacer el pago a una persona específica escribiendo el nombre de la parte después de las palabras "Pagar" y tachando la palabra "portador" con una línea impresa en el cheque. En este caso el cheque se llama cheque de orden. Para evitar cualquier fraude, los cheques se cruzan dibujando dos líneas transversales paralelas a través del cheque. A veces, las palabras '& Co', 'Solo para el beneficiario de A / C', 'No negociable' o 'Nombre del banco' están escritas dentro de estas líneas.

En ese caso, el cheque se convierte en un cheque cruzado. El pago contra cheque cruzado no puede ser recibido simplemente por la producción del cheque. El cheque cruzado debe depositarse primero en la cuenta bancaria del titular de la cuenta en cuyo favor se extrae el cheque y solo a través de su cuenta, el pago puede ser retirado.

El pago también se puede realizar a cualquier persona que lleve y presente el cheque. En ese caso, el cheque se llama cheque al portador. El cajón firma un cheque en el que se menciona la cantidad y el nombre de la parte a la que se realizará el pago. La persona interesada puede conseguirlo enredado directamente. El titular de la cuenta también puede retirar el dinero de su cuenta escribiendo la palabra "Yo".

La muestra de un cheque al portador y un cheque cruzado se dan a continuación:

6. Nota de débito:

Una nota de débito es un documento que muestra que la empresa comercial ha realizado un débito contra la parte a quien se envía este documento con respecto a cualquier transacción comercial que no sea la venta a crédito. La empresa comercial puede emitir una nota de débito contra el proveedor por una cantidad que debe recuperarse de él, cuando la empresa comercial devuelve algunos bienes que son defectuosos en su naturaleza o no según las especificaciones.

También se puede preparar una nota de débito en caso de sobrepago a cualquiera de las partes. En este documento, se mencionan todos los detalles sobre la fecha y el monto de la transacción, el nombre de la parte cuya cuenta se debita junto con el motivo para cargar su cuenta.

El ejemplar de nota de débito es el siguiente:

7. Nota de crédito:

Una nota de crédito es un documento que muestra que la empresa comercial ha otorgado el crédito a la parte a quien se envía este documento con respecto a cualquier transacción comercial que no sea la compra a crédito. Cuando una empresa comercial recibe de vuelta las mercancías vendidas antes, hace una nota de crédito a favor del comprador que muestra que su cuenta ha sido acreditada en los libros de la empresa comercial.

También se puede preparar una nota de crédito en caso de un pago menor a cualquier parte. En este documento, se mencionan todos los detalles sobre la fecha y el monto de la transacción, el nombre de la parte cuya cuenta se acredita junto con el motivo para acreditar su cuenta. Para distinguirlo de una nota de débito, comúnmente se prepara con tinta roja.

El ejemplar de nota de crédito es el siguiente:

8. Vales:

Los documentos preparados con el fin de registrar las transacciones comerciales en los libros de cuentas se conocen como vales. El cupón se prepara sobre la base de documentos fuente. Para registrar las transacciones comerciales en los libros de cuentas, los documentos de origen se analizan más a fondo y se extrae una conclusión sobre qué cuenta se debe cargar y qué cuenta se debe acreditar. El documento en el que se escribe esta conclusión se conoce como comprobante o comprobante contable.

Características del bono:

(i) Es un documento.

(ii) Se prepara analizando los documentos fuente.

(iii) Contiene la decisión con respecto a las cuentas que se debitarán y acreditarán.

(iv) Ayuda a registrar un registro contable en los libros de cuentas.

(v) Está preparado y firmado por el contador y también firmado por el firmante autorizado de la empresa comercial.

Preparación de los vales:

Las transacciones comerciales en los libros de cuentas están disponibles en los documentos fuente. Estos documentos se analizan más a fondo y se debe sacar una conclusión acerca de qué cuenta se debe cargar y qué cuenta se debe acreditar. Después de decidir que se debitará y acreditará al jefe de cuentas, se prepararán los comprobantes. Por lo general, los formularios en blanco están disponibles en el formulario impreso en el mercado.

Los vales de contabilidad son de dos tipos a saber:

(i) Bono en efectivo y

(ii) Vales no en efectivo.

1. Vales de efectivo:

Los vales de efectivo son vales que se preparan en el momento de la recepción o el pago del efectivo. También incluye recibo y pago mediante cheque.

Los vales de efectivo son de dos tipos:

(i) Vales de crédito y

(ii) Vales de débito.

(i) Vales de crédito:

Los vales de crédito son vales que se preparan en el momento en que se recibe el efectivo.

Se puede recibir efectivo cuando:

(i) Se venden bienes

(ii) Venta de activos o inversiones etc.

Formato del comprobante de crédito:

Contenido de los vales de crédito:

1. Nombre y dirección de la entidad.

2. Fecha de preparación del cupón

3. Número de comprobante contable

4. Título de Contabilidad Acreditada.

5. Importe neto de la transacción.

6. Narración (una breve descripción de la transacción).

7. Firma de la persona que ha preparado el cupón.

8. Firma del firmante autorizado.

9. Número de comprobante de apoyo.

(ii) Vales de débito:

Los vales de débito son vales que se preparan cuando se realiza el pago. El pago puede ser por gastos, compras, sorteo del propietario, pago al acreedor, etc.

Formato del comprobante de débito:

Contenido del comprobante de débito:

1. Nombre y sumadores de la entidad.

2. Fecha de preparación del cupón.

3. Número de comprobante contable.

4. Título de la cuenta debitada.

5. Importe neto de la transacción.

6. Narración (es decir, una breve descripción de la transacción).

7. Firma de la persona que lo preparó.

8. Firma del firmante autorizado de la organización.

9. Número de comprobante de apoyo.

10. Un documento en nuevo de comprobante de apoyo.

2. Vales sin efectivo (vales de transferencia):

Los vales no monetarios son vales preparados para las transiciones que no involucran el flujo o el flujo de efectivo. Por ejemplo, nota de débito, nota de crédito, facturas, etc. Se preparan cuando se registran las transiciones como las ventas a crédito, la compra a crédito, etc.