Proceso de compra y manejo de mercancías (6 etapas)
La compra y tenencia de mercancías es una parte vital de la implementación de planes de mercancías.
Este es un proceso paso a paso e involucra las siguientes etapas:
(i) Recopilación de información,
(ii) Selección de proveedores,
(iii) evaluación de mercadería,
(iv) Negociación con vendedores,
(v) comprar mercadería,
(vi) Recepción y almacenamiento de mercancías.
(vii) Reordenar, y
(viii) Reevaluación, como se menciona en la figura 11.1
Estos pasos se explican en detalle a continuación:
1. Recopilación de información:
Este es un primer paso en el proceso de compra y manejo de mercancías. Una vez que se definen los planes generales de mercaderías de la empresa, se requiere información exacta sobre las necesidades actuales del mercado y los posibles proveedores.
Esto es esencial como comerciante minorista antes de comprar mercadería:
(i) Lo que los consumidores están buscando,
(ii) dónde están ubicados los vendedores y cuál es su buena voluntad en el mercado, y
(iii) Lo que sus competidores están ofreciendo. Después de comprender estos aspectos, el minorista podrá decidir qué quiere comprar y de quién.
Para recopilar información, un minorista / comprador tiene varias fuentes posibles definidas como fuentes internas y externas.
Depende del minorista (comprador) de la fuente que le gustaría elegir. Normalmente, los minoristas globales dependen de fuentes internas y externas para tener una mejor imagen de los requisitos de los consumidores. Sin lugar a dudas, la fuente más valiosa es el 'estudio de los consumidores'. Los minoristas globales como Wall Mart, Spencer y Noodle Ki Doodle tienen divisiones de estudio de consumidores adecuadas que monitorean continuamente los estilos de vida, los hábitos de vida y los cambios demográficos de los consumidores para estudiar directamente la demanda de los consumidores.
Los vendedores (fabricantes y mayoristas), por otro lado, hacen sus propias proyecciones sobre las ventas futuras y la demanda del mercado, mientras finalizan el 'acuerdo de compra' con los minoristas. Los proveedores presentan estas proyecciones a través de gráficos circulares, diagramas de barras y varios gráficos de dos y / o tres dimensiones.
También informan a los minoristas cuánto apoyo promocional les proporcionará, lo que puede tener un gran impacto en la decisión de compra de los minoristas. Pero los minoristas deben entender que ellos son los que tienen que interactuar con los clientes y son responsables de satisfacer las necesidades del mercado objetivo. Por lo tanto, no deben depender solo de las proyecciones de los proveedores, sino que pueden usarlas como referencia.
Como los minoristas son totalmente responsables de las proyecciones de ventas completas y los planes de mercadería en su propia categoría, deben dirigir a los empleados de sus ventas para obtener una visión de la demanda potencial de los clientes visitando a los proveedores, hablando con expertos en ventas y observando el comportamiento del consumidor. Además de estos datos proporcionados por asociaciones comerciales, se pueden consultar proyectos de organismos gubernamentales como ASSOCHAM y boletines de FICCI. Internet también se ha convertido en una fuente vital para recopilar información y también ahorra tiempo.
Los minoristas pueden usar la información recopilada para tomar decisiones sobre mercancías (i) mercancías básicas y (ii) mercancías de moda. Las fuentes mencionadas anteriormente son suficientes para tener una imagen de la mercancía básica, pero para una mercancía de moda que cambia con frecuencia, se puede utilizar una combinación de fuentes internas y externas.
2. Selección de proveedores:
Después de recopilar la información sobre las demandas de los consumidores, el siguiente paso es seleccionar las fuentes de mercadería e interactuar con ellas para seleccionar a los posibles proveedores.
Para seleccionar proveedores, los minoristas suelen tener tres alternativas:
(i) Proveedores propiedad de la empresa:
Como su propio nombre lo indica, estos proveedores son propiedad de la propia empresa. Los grandes minoristas tienen sus propias operaciones de fabricación o venta al por mayor. Trabajan solo para minoristas particulares y proporcionan según sus requisitos.
(ii) Proveedor externo, ampliamente utilizado:
Este tipo de proveedor no es propiedad del minorista, pero es usado frecuentemente por él. El minorista está comprando mercadería por mucho tiempo y es consciente de la calidad y los servicios que ofrece.
(iii) Proveedor externo, no utilizado:
Este tipo de minorista no ha sido utilizado por el minorista, ya que es un nuevo participante o el minorista no le ha comprado nada hasta el momento. Por lo tanto, la calidad que ofrece no puede ser conocida de antemano. Los minoristas pueden usar cualquier tipo de proveedor según sus requisitos, presupuesto y área de operaciones o pueden usar una combinación de ellos. Los grandes minoristas a menudo tratan con todo tipo de proveedores. Por lo tanto, después de seleccionar la categoría de proveedor, un minorista debe interactuar con ellos sobre los términos y condiciones de compra.
Los siguientes puntos deben ser considerados al seleccionar los proveedores:
(i) Fondo de comercio del vendedor.
(ii) Garantías y / o ofertas de garantía.
(iii) ¿Qué proveedor ofrece mercadería al costo total más bajo?
(iv) Calidad ofrecida por el vendedor.
(v) ¿El proveedor proporcionará almacenamiento de transporte y otras instalaciones?
(vi) ¿La línea de mercadería del vendedor es conservadora o innovadora?
(vii) ¿El vendedor ofrece compra de crédito?
(viii) ¿Qué soporte promocional proporciona el proveedor?
(ix) ¿El marcado será suficiente?
(x) ¿Está interesado el proveedor o estará disponible para relaciones a largo plazo?
(xi) ¿Cumplirá el vendedor con lo que ha acordado?
(xii) ¿El proveedor otorgará derechos de venta condicionales / exclusivos?
(xiii) ¿Qué tan rápido serán entregados los pedidos?
3. Evaluar la mercancía:
Después de decidir la fuente de la mercancía, el siguiente paso es evaluar la calidad de la mercancía del proveedor.
Aquí, un minorista se encuentra con las siguientes situaciones:
(i) Si se examina todo el lote, o
(ii) Las compras se realizarán únicamente según la descripción del vendedor.
El minorista después de interactuar con los proveedores debe evaluar la mercancía bajo consideración de compra. ¿Debería examinarse cada unidad de mercancía? O los artículos deben ser comprados
Solo sobre la base de descripciones y demostraciones presentadas por los proveedores.
Para evaluar artículos de mercadería, el minorista tiene tres opciones disponibles:
1. Inspección
2. Muestreo y
3. Descripción
El método que se debe seguir depende de las características, el costo y la frecuencia de compra de los artículos. La inspección es un proceso de examen de cada artículo de la mercancía a fondo antes de la adquisición de la mercancía y también después de la entrega. La joyería (diamante, oro, platino y otras piedras preciosas) es uno de los ejemplos en los que el minorista inspecciona todos los artículos de compra.
La técnica de muestreo se usa cuando el minorista está comprando artículos de forma regular en grandes cantidades que son perecederos, rompibles o costosos. Por lo tanto, el minorista utiliza el método de muestreo de aceptación. Es el enfoque "en el medio de la carretera" el que ejerce el control sobre el inventario entrante sin pasar por la inspección al 100%. Simplemente significa aceptar o rechazar el surtido de mercancías del proveedor.
Aquí la decisión se toma sin pasar por la inspección del 100% de todo el lote. Es un compromiso entre la no inspección y la inspección al 100%. Tiene dos clasificaciones clave de planes de aceptación: en primer lugar, por atributos ("go, no-go") y en segundo lugar, por variables.
La compra de descripción es un proceso de compra de mercadería en el que un minorista solicita los artículos de mercadería después de revisar el catálogo ilustrado del proveedor, mencionando las características del producto, el precio, el tamaño y otros detalles relevantes. Por ejemplo, un minorista puede pedir alimentos y prendas de vestir de un catálogo o del sitio web de una empresa en cuestión. Al recibir los artículos, solo se cuentan para el tamaño del pedido correspondiente.
4. Negociación:
Una vez que el minorista ha evaluado la calidad de la mercancía y otras características, negocia con el vendedor el precio y los términos y condiciones correspondientes. Ambas partes se escuchan atentamente y hacen preguntas cuando surgen dudas. Luego se deciden los términos y condiciones y se establece un contrato que involucra el monto total a pagar por el minorista, la fecha de entrega, las condiciones de entrega y otros aspectos legales. Un comerciante minorista mientras negocia también habla sobre las condiciones para la reordenación.
En la etapa de negociación, el comerciante negocia con el proveedor los descuentos disponibles y las condiciones de compra. Un minorista desea saber cuál será el descuento adicional si va a comprar a granel. ¿Qué es el descuento en efectivo? ¿Qué es el descuento comercial, etc? ¿Hay algún descuento fuera de temporada? Una vez que la mercancía se negocia por su calidad, cantidad y precio, el minorista realiza el pedido y concluye el ejercicio de compra mediante el pago de la cantidad adeudada. El minorista toma el título de los artículos inmediatamente después de la compra.
5. Compra de mercancía:
Después de negociar los términos y condiciones y el precio acordado, un minorista después de realizar el pedido (cantidad y calidad de cada categoría de mercancía) paga el dinero inicial según el acuerdo. Los minoristas grandes generalmente realizan el pedido y pagan las facturas en línea a través del intercambio de datos electrónicos (EDI) y la planificación de inventario de respuesta rápida (QR), los minoristas pequeños debido a fuentes limitadas, concluyen la compra manualmente.
Rellenan el formulario de pedido y lo depositan personalmente o mediante envío. Con el avance tecnológico y el fácil acceso a las instalaciones de Internet, los minoristas hacen sus pedidos en línea. Los minoristas pequeños que están asociados con grandes proveedores también pagan sus facturas y procesan pedidos a través de los sistemas EDI y QR según las políticas.
6. Adquirir mercancía:
Significa que después de pagar las facturas, el minorista debe recibir la mercancía y almacenarla adecuadamente. Al adquirir la mercancía, el minorista recibe físicamente los artículos, cuenta los suministros, paga las facturas, marca los artículos, muestra los artículos y las existencias en los almacenes para evitar daños y hurtos. En el caso de compras centralizadas, los bienes son recibidos por la oficina regional / almacén central y luego transferidos a las cadenas de tiendas según sus requisitos y el pedido recibido de ellos.
Después de pagar las facturas de los proveedores, el minorista dispone cómo y dónde deben recibirse y almacenarse los artículos. Los artículos que se suministran directamente a la tienda o al almacén, se mencionan en el momento de la negociación y el pago de mercancías.
Una vez que se reciben los artículos, el siguiente paso del minorista es asegurarse de que los artículos estén almacenados correctamente. A veces puede llevar mucho tiempo llegar de un almacén a otro, por lo tanto, cuando se reciben los pedidos, se debe verificar su cantidad y calidad. Las facturas deben revisarse cuidadosamente para ver su descripción y la cantidad impresa para evitar confusiones con el proveedor más adelante.
Cuando la mercadería haya sido adquirida y almacenada, se emitirá a las tiendas cuando corresponda la demanda. Por lo tanto, el minorista debe tener un ojo en la mercancía emitida y los artículos que quedan en el stock. Cuando el nivel de inventario se acerca al nivel de pedido, los productos se ordenan para suministros nuevos.
Una vez que se implementa un plan de mercadería, se debe volver a evaluar en intervalos regulares de tiempo mediante un monitoreo cercano del plan de implementación con el objetivo de satisfacer a los consumidores.
En el caso de compras centrales, la gestión de la distribución es la clave para almacenar el rendimiento. Los compradores / empleados interesados deben cuidarse al cambiar la mercadería a cadenas de tiendas o almacenes.
Deben tomarse las siguientes precauciones en esta etapa:
(i) Inspeccione las facturas físicamente para verificar su exactitud. Una vez firmadas y pagadas las facturas, el proveedor no será responsable de ninguna pérdida en tránsito o en caso de que falten artículos. Por lo tanto, cuando se reciben los pedidos, deben verificarse minuciosamente el tamaño del pedido realizado y cualquier rotura / robo durante el tránsito.
(ii) Al descargar la mercancía, tome precauciones para no estropear su embalaje. Además, mantenga los artículos a distancia y en el lugar adecuado, ya que la descarga generalmente causa la rotura y la mezcla de los elementos entre sí.
