Departamento: Necesidad, Importancia y Proceso.

Aquí detallamos la necesidad y la importancia de los departamentos, el proceso involucrado y los peligros de la división y los factores que influyen en la asignación de actividades.

La organización implica dividir y agrupar las actividades a realizar en una empresa. División de trabajo significa la identificación de las actividades que deben realizarse para lograr los objetivos de la organización. Después de identificar varias actividades, éstas se agrupan sobre una base lógica.

La departamento es el proceso de agrupar varias actividades en unidades separadas de departamentos. Un departamento es una sección distinta del establecimiento comercial que se ocupa de un grupo particular de actividades comerciales de naturaleza similar. El número real de departamentos en los que se puede dividir una casa de negocios depende del tamaño del establecimiento y su naturaleza.

Una gran empresa comercial, por lo general, tendrá más departamentos en comparación con una pequeña. En palabras de Allen, “la departamental es un medio para dividir una organización funcional grande y monolítica en unidades administrativas más pequeñas y flexibles”.

Necesidad y significado de los departamentos:

Es un hecho establecido que existe una limitación en la cantidad de personal que una empresa o un supervisor puede controlar directamente. Esta limitación de control restringe el tamaño de la empresa a menos que divida y agrupe sus actividades en departamentos. Los departamentos comprenden un marco para una organización y le permiten expandirse indefinidamente.

El departamento tiene como objetivo:

(i) Especialización de actividades para el desempeño eficiente;

(ii) Simplificar la tarea de gestión dentro de un lapso viable; y

(iii) Mantener la coordinación y el control de las distintas actividades.

Las ventajas del departamento pueden resumirse como:

1. Aumenta la eficiencia de la empresa ya que varias actividades se agrupan en unidades viables.

2. Facilita la tarea de fijación de la responsabilidad por los resultados, ya que las actividades están bien definidas y las responsabilidades claramente establecidas.

3. Proporciona la fijación de estándares para la evaluación del desempeño y, por lo tanto, garantiza un control efectivo.

4. Crea oportunidades para que los jefes de departamento tomen la iniciativa y, por lo tanto, desarrollen instalaciones de gestión.

Proceso involucrado en la departamentalidad:

Los diversos pasos involucrados en la división son:

1. Identificar tareas o deberes;

2. Analizar los detalles de cada tarea;

3. Describir las funciones o agrupar actividades similares.

4. Encomendar las actividades agrupadas a jefes de departamento y

5. Definir la autoridad y responsabilidad de los jefes de departamento.

Peligros de la departamentalidad:

Aunque el departamento es muy esencial para el funcionamiento eficiente y el control de un negocio.

Hay algunos peligros de departamento que deben ser atendidos mientras se asignan y agrupan actividades:

1. La división de la casa de negocios en varios departamentos hace que la coordinación de varias actividades sea muy difícil. Para lograr la eficiencia individual, un departamento puede actuar en contra del interés de otro departamento, reduciendo así la eficiencia y la rentabilidad general de la empresa en su conjunto.

2. El departamento crea dificultades de comunicación entre los distintos departamentos de la organización y hace que la planificación y el control sean más difíciles.

3. El departamento aumenta los niveles de gestión, lo que es más caro y también aumenta la brecha entre la alta dirección y los trabajadores.

Factores que influyen en la asignación de actividades:

Se deben tener en cuenta los siguientes factores al asignar actividades a los departamentos:

1. Especialización:

Al asignar actividades a los departamentos, se debe tener cuidado para garantizar que se logren los beneficios de la especialización.

2. Control:

Uno de los principales objetivos de la división es facilitar el control. Los departamentos deben crearse para fijar responsabilidades claras a fin de permitir un control efectivo.

3. Coordinación:

Otro factor que influye en la asignación de actividades debe agruparse de tal manera que no resulte muy difícil coordinar las diferentes actividades del negocio. Es necesario obtener la cooperación de todos en la organización para que sea un éxito. Los objetivos del negocio son comunes y todos deben intentar alcanzarlos en sus respectivos campos. Debería haber alguna agencia para coordinar las actividades de varios departamentos. El departamento de ventas debe conocer los planes del departamento de producción y viceversa. Del mismo modo, otros departamentos también deben trabajar en coordinación entre sí. Un cuerpo central debe actuar como un cuerpo coordinador.

4. Actividades clave:

Hay ciertas actividades que son muy importantes. Tales actividades deben ser colocadas en divisiones separadas.

5. Énfasis en las condiciones locales:

Al asignar actividades, se debe dar un énfasis adecuado a las condiciones locales en los lugares en cuestión, a saber, la personalidad de las personas a las que se les puede asignar responsabilidades, la naturaleza de las relaciones informales entre las personas, la actitud de las personas, etc.