Modernas formas de comunicación - Fax, correo electrónico y videoconferencia.
Formas modernas de comunicación - Fax, correo electrónico y videoconferencia!
Los avances tecnológicos de las últimas décadas han permitido transmitir mensajes impresos, imágenes e incluso presentaciones en vivo a todo el mundo con rapidez.
Con un solo toque, puede enviar comunicaciones a varios destinos. No solo las grandes empresas comerciales, sino también las medianas y pequeñas las utilizan en su trabajo diario. Entre tales medios se encuentran fax, internet / correo electrónico y videoconferencia.
Fax:
Al igual que el teléfono convencional transporta voz, una máquina de fax o fax lleva mensajes impresos (palabras e imágenes en forma de fotocopia) desde el instrumento emisor hasta el instrumento receptor.
El remitente de un mensaje de fax prepara la copia en una hoja (generalmente no más grande que el tamaño A4) que se puede enviar a la máquina de fax. Marca el número de destino, recibe el tono de fax y envía el mensaje a la máquina.
El mensaje impreso se convierte en señales electrónicas a medida que el papel pasa por la máquina de fax. Este mensaje se recibe de la misma forma en el otro extremo del rollo de papel que se adjunta a la máquina.
Las máquinas de fax pueden tener estas características adicionales:
(A) Activación remota:
El propietario puede usar un dispositivo de control remoto para operar la máquina.
A pesar del fallo de alimentación:
(B) Se puede hacer que la máquina de fax funcione incluso durante un corte de energía.
(C) Memoria:
El mensaje enviado puede conservarse en la memoria de la máquina. En el extremo de recepción, en ausencia de papel, el mensaje puede grabarse en la máquina para desarrollar posteriormente una impresión.
(D) Contestador automático:
En el extremo receptor, no es necesario que haya un operador para recibir los mensajes entrantes. Se reciben automáticamente.
Ventajas:
(A) El fax permite una transmisión precisa de un documento, incluidas las imágenes y la escritura a mano. Los faxes en color también son una posibilidad.
(B) El fax puede enviarse a través de una computadora, en cuyo caso está restringido a los mensajes creados en la computadora.
(C) Un mensaje de fax puede confirmarse por teléfono para garantizar su autenticidad.
(D) Los faxes son admisibles como prueba en el tribunal. En este sentido son superiores al correo electrónico.
(E) Con la función de marcación repetida, puede comunicarse con un número ocupado tan pronto como quede libre.
Desventajas:
(a) Es caro en comparación con el correo electrónico y la publicación.
(b) A veces la recepción es borrosa debido a defectos del canal o falla mecánica en cualquiera de los extremos.
(c) Al final del remitente o del destinatario, el documento a personas equivocadas puede estar expuesto. Por lo tanto, a menudo es difícil mantener el secreto al enviar y recibir un mensaje de fax.
(d) En el extremo receptor, el mensaje se imprime al costo del receptor. En caso de que lleguen mensajes no deseados, el receptor debe pagar el costo.
Muestras de mensajes de fax:
Hay nuevas convenciones sobre la redacción y el diseño de un mensaje de fax. Existe una tendencia a minimizar el espacio vertical de la letra.
Si se va a enviar una carta comercial por fax, se formatea de una de las siguientes maneras:
Ejemplar de fax no. 1:
ABC Corporation:
1, MG Road, Nagpur
Mensaje de fax:
A LMN Inc., Mumbai
De Joseph De Cunha
Asunto Déficit en su envío
Fecha 4 de julio de 2011.
Página / s 1
Nos gustaría que tomara nota inmediata del déficit en su envío con fecha del 1 de julio de 2011 para nosotros, que se suponía debía contener 40 depósitos de acero inoxidable, pero solo contiene 30. Confiamos en que verificará su sección de despacho y compensará el déficit como pronto. Por favor confirme por fax.
Joseph de cunha
Jefe de compras
Ejemplar de fax no. 2
Importadores-Exportadores de Apex:
1244 Dock Yard Street, Mumbai.
Mensaje de fax:
A Kiran Jhaver Inc. de Raj Desai
Número de fax AIE / 233 Asunto Extensión de L / C
Fecha 30 de junio de 2011 Páginas 2, incluida esta.
Como lo solicitó usted, hemos acordado prorrogar la L / C con fecha del 1 de enero de 2011, que debía expirar el 30 de junio, hasta el 31 de julio de 2011. Se enviará una copia adjunta. Esperamos que aproveche esto y envíe las prendas dentro de esta fecha. En caso de que no pueda hacerlo, nos veremos obligados a cancelar el pedido. Por favor, manténgase en contacto y notifique el progreso en el envío del pedido.
Raj Desai
Dy. Director general
Internet y correo electrónico:
Internet es una red informática internacional que conecta computadoras de sectores tales como agencias gubernamentales, empresas comerciales, instituciones educativas e individuos. Recibe información, la almacena y le permite leerla cumpliendo ciertas condiciones.
Los proveedores de servicios de Internet (ISP) permiten crear una ID de correo electrónico de forma gratuita, con la esperanza de recuperar el costo a través de los anuncios a los que el usuario está expuesto durante el uso del correo electrónico. Una dirección de correo electrónico típica lee [correo electrónico protegido]. Algunos otros ISP son bsnl, yahoo, hotmail y Gmail.
Tenga en cuenta el uso de solo alfabetos en minúsculas (pequeños) de correo electrónico en ID.
Cada vez que el usuario desea enviar mensajes o revisar el correo entrante, puede acceder a su ID escribiendo una contraseña que hace que la cuenta de correo sea privada. Sin embargo, una vez que se haya enviado al mecanismo de correo electrónico, no sabe quién puede leer esta información "privada" muy lejos. Como tal, el correo electrónico no garantiza el 100% de secreto.
Ventajas:
(a) El correo electrónico es, con mucho, el medio más barato y rápido de enviar información impresa (tanto verbal como no verbal). Con un solo clic en el botón, se pueden enviar cientos de páginas de información a cientos de direcciones de correo electrónico en todo el mundo (para que los receptores noten el correo electrónico entrante o la bandeja de entrada).
(b) No se requiere papel. Los mensajes se pueden crear directamente en la computadora y agregarse desde diferentes archivos de computadora, CD, disquetes, etc.
(c) Esta instalación ahora está disponible en muchos idiomas regionales de la India.
(d) Es informal y permite que el remitente permanezca en el anonimato (ya que puede usar cualquier nombre como su ID de correo electrónico. Por ejemplo, JK Singh puede usar udankhatola como su nombre de correo electrónico).
(e) Las organizaciones y las casas editoriales reconocen los mensajes que llegan por correo electrónico. Los periódicos y revistas imprimen cartas que llegan por correo electrónico.
(f) Mientras lleve su contraseña con usted, puede abrir su cuenta de correo electrónico en cualquier computadora del mundo que tenga esta facilidad. Usted permanece sin compromiso incluso con un teléfono móvil. Simplemente puede ingresar a un cibercafé, pagar el alquiler y usar el correo electrónico. El correo electrónico es extraordinariamente portátil.
(g) Puede tener una libreta de direcciones en su cuenta de correo electrónico, registrar los correos entrantes y editarlos, etc.
(h) Cuando responde a un mensaje de correo electrónico, el mensaje del remitente se envía automáticamente a él para una referencia rápida.
(i) Como guía de la necesidad y la imaginación humanas, son posibles más innovaciones.
(j) El correo electrónico puede habilitar una conferencia electrónica en curso. Las personas de todo el mundo pueden "reunirse" en Internet y hablar sobre un tema de interés común.
(k) El receptor no necesita responder de inmediato como en el teléfono, pero puede tomarse su tiempo. El correo electrónico ayuda a evitar una interfaz directa.
(l) En una organización, un subordinado puede llegar rápida y directamente a un superior por correo electrónico. El correo electrónico hace que una organización sea más democrática (ya que los individuos tienen más posibilidades de ser escuchados por la persona adecuada, incluso si son varios niveles superiores).
Desventaja:
(i) El correo electrónico, debido al posible anonimato, sigue siendo un canal informal de comunicación.
(ii) El uso excesivo y la inundación de mensajes no deseados (especialmente de los anunciantes) es un inconveniente importante de este sistema. A menos que uno tenga cuidado de bloquear los anuncios no deseados, encontrará que su bandeja de entrada está llena de ofertas que pueden ser dudosas y poco sinceras. Vadear a través de trozos de correo electrónico es uno de los mayores problemas para aquellos que dependen del correo electrónico para sus necesidades de comunicación.
(iii) Uno no puede ser privado mientras usa la computadora para enviar correos electrónicos. En esa medida se pierde el secreto.
(iv) En caso de que el receptor no pueda abrir su cuenta de correo electrónico tan pronto como se reciba un mensaje, el mensaje no funcionará para él.
Pautas para el uso del correo electrónico:
El correo electrónico es un nuevo y peculiar medio de comunicación, que incorpora sus propias convenciones:
(1) Su mensaje de correo electrónico puede ser leído por más personas de las que se pretende. Así que tienes que tener cuidado.
(2) En el mensaje de correo electrónico debe tener todos los elementos de una buena composición, como brevedad, claridad, cortesía.
(3) Puede usar el mecanismo de revisión ortográfica de la computadora para asegurar la ortografía correcta.
(4) El formato de correo electrónico en la computadora proporciona el envío y la mención de cc (copia carbón) y la línea de asunto. Estos pueden ser escritos para la conveniencia del receptor.
(5) Si un solo correo electrónico contiene mensajes para varias secciones de una organización, pueden separarse en la etapa de composición.
(6) No debe usar todas las mayúsculas para escribir un mensaje ya que se ve incómodo y grosero.
(7) Al responder a un mensaje, solo se puede citar la parte esencial del mismo y el resto se eliminó.
(8) Puede crear el mensaje en un programa diferente (como WordPad o bloc de notas) y transferirlo a su correo electrónico.
(9) Si revisa en la pantalla de la computadora, tenga mucho cuidado.
Cabe señalar que la fecha y la hora de transmisión del mensaje y la identificación del correo electrónico del remitente se transmiten automáticamente por correo electrónico. Aún así, es habitual escribir su dirección de correo electrónico en el cuerpo del mensaje de correo electrónico.
La ID de correo electrónico se encuentra en el cuerpo del mensaje, especialmente cuando invita una respuesta a una ID diferente. Si hay un lapso de tiempo entre redactar un mensaje y enviarlo, por la razón que sea, se puede escribir la fecha de composición.
Videoconferencia y teleconferencia:
Este modo de comunicación comienza en la teleconferencia. Varios teléfonos se conectan simultáneamente entre sí. La teleconferencia es una instalación que permite a las personas en diferentes partes del mundo tener una reunión de audio (a diferencia del diálogo), ahorrando tiempo de tránsito y estadía en el hotel. Ayuda a analizar una variedad de opiniones sobre un tema para llegar a una conclusión más rápida.
Un avance más en esta tecnología es la teleconferencia por computadora. Los participantes pueden reaccionar a los mensajes e insumos para el conocimiento de los demás. Es posible que ni siquiera estén presentes simultáneamente en la teleconferencia por computadora, pero agreguen su contribución a su conveniencia.
Sin embargo, la videoconferencia es lo más cerca que se puede ver y escucharse unos a otros sin estar presentes juntos. Las tecnologías utilizadas en una videoconferencia son: pantalla del monitor, cámara, micrófono, códec (compresor-descompresión o), panel de control del equipo en cada ubicación y conectividad a Internet. Con el paso del tiempo, esto se está volviendo más popular y más fácil de usar. A menudo lo ves en entrevistas de televisión.
A menudo lo ves en entrevistas de televisión. Para una videoconferencia, los participantes ingresan a una sala especial en sus ubicaciones respectivas, equipadas con los artilugios. Pueden ver, escuchar, hablar con otros y mostrar exhibiciones sin presencia física juntos.
Todo el proceso puede ser grabado en cintas de video. Como alguien lo ha expresado de forma jocular, a excepción de los bocadillos y el café, todo lo demás es transmisible en una videoconferencia. En la actualidad, el privilegio de las casas de negocios más ricas, las videoconferencias están destinadas a ganar mayor popularidad.
Las aulas de video son otra posibilidad en este campo, donde un miembro experto de la facultad puede enseñar varias clases en varias ciudades simultáneamente y responder las preguntas de los participantes.
