Buen sistema de informes: Principales 13 principios
Los siguientes puntos resaltan los trece principios de un buen sistema de gestión de informes. Estos son: 1. Flujo de información adecuado, 2. Tiempo adecuado, 3. Información precisa, 4. Base de comparación, 5. Los informes deben ser claros y simples, 6. Costo, 7. Evaluación de la responsabilidad, 8. Adecuación, 9 Informes visuales, 10. Principio de consistencia, 11. Factual, 12. Principio de brevedad y 13. Principio de programación.
Buen principio del sistema de informes # 1. Flujo de información adecuado:
Un buen sistema de información debe tener un flujo de información adecuado. La información debe fluir desde el lugar adecuado a los niveles correctos de gestión. La información debe enviarse en la forma correcta y en el momento adecuado para que ayude en la planificación y la coordinación.
La frecuencia de los informes dependerá de la naturaleza del informe, los tipos de datos necesarios para preparar la información y los costos involucrados en la preparación de dichos informes. El flujo de informes debe ser tal que no cause demora en la toma de decisiones. Los informes deben fluir a intervalos regulares para que las necesidades informativas de los diferentes niveles de gestión se satisfagan en el momento adecuado.
El flujo de información es una actividad continua y afecta a todos los niveles de la organización. La información puede fluir hacia arriba, hacia abajo o hacia los lados dentro de una organización. Los pedidos, instrucciones, planes, etc. pueden fluir de arriba a abajo. Informes, quejas, sugerencias, etc. pueden fluir de abajo hacia arriba. Notificaciones, cartas; Los asentamientos, las quejas pueden fluir desde el exterior. La información también fluye lateralmente de un gerente a otro al mismo nivel a través de reuniones, discusiones, etc.
Buen principio del sistema de información # 2. Momento adecuado:
Dado que los informes se utilizan como un dispositivo de control, se deben presentar lo antes posible o inmediatamente después de los acontecimientos de un evento. El tiempo requerido para la preparación de informes debe reducirse al mínimo; para informes de rutina, el período debe ser conocido y estrictamente respetado. Será una pérdida de tiempo y esfuerzo preparar información que sea demasiado tarde para ser de alguna utilidad. La falta de información cuando sea necesaria significará decisiones erróneas o el aplazamiento de decisiones sobre asuntos que pueden ser de naturaleza urgente.
Buen principio del sistema de información # 3. Información precisa:
La información debe ser lo más precisa posible. Si la información suministrada es inexacta, puede resultar en tomar decisiones equivocadas. Sin embargo, el grado de precisión puede diferir en diferentes informes. A veces, la información de la pieza puede suministrarse como una guía para la futura formulación de políticas, por lo que el grado de precisión puede ser menor. El suministro de cifras exactas puede implicar un problema de comprensión.
Las cifras aproximadas son más comprensibles que las cifras exactas dadas hasta paisa. La precisión tampoco debe implicar un costo excesivo de la preparación ni debe lograrse con el sacrificio de la prontitud de la presentación. Será mejor tener cifras aproximadas en un momento adecuado que la información demorada preparada con precisión.
Buen principio del sistema de informes # 4. Bases de comparación:
La información suministrada a través de informes será más útil cuando se suministre en comparación con las cifras anteriores, los estándares establecidos o los objetivos establecidos. La comparación de la información con cifras pasadas o presupuestadas permitirá al lector conocer las tendencias de las variaciones. La autoridad para tomar decisiones podrá hacer uso de la figura comparativa mientras toma una decisión. Las medidas correctivas también se pueden iniciar para mejorar el desempeño anterior. El contador de administración puede hacer que los informes sean más útiles al dar sus propias interpretaciones a la información.
El buen principio del sistema de informes # 5. Los informes deben ser claros y simples:
El propósito de preparar los informes es ayudar a la gerencia en la planificación, coordinación y control. Este propósito se puede lograr solo cuando los lectores entienden fácilmente los informes. La información debe presentarse de manera clara evitando datos extraños. Sólo la información importante relevante debe formar parte de un informe. Si no se puede evitar la información de respaldo, entonces se debe incluir en el apéndice o se debe adjuntar un gráfico separado.
El método de presentación de la información debe ser tal que atraiga la atención y permita al lector formarse una opinión sobre la información. La presentación gráfica de la información permitirá al lector conocer las tendencias y también determinar las desviaciones más rápidamente que en otros métodos. La disposición de la presentación debe ser breve, clara y completa. La simplicidad es una buena guía para la preparación de informes.
Buen Principio del Sistema de Informes # 6. Costo:
Los beneficios derivados del sistema de informes deben ser acordes con el costo que implica. Si bien no es posible evaluar el beneficio de este sistema en términos monetarios, debe haber un esfuerzo por hacer que el sistema sea lo más económico posible.
Buen principio del sistema de informes # 7. Evaluación de la responsabilidad:
El sistema de reporte debe permitir la evaluación de la responsabilidad gerencial. Los objetivos son fijos para varios jefes departamentales funcionales. El registro del desempeño real se monitorea junto con los estándares para permitir que la administración evalúe el desempeño de diferentes individuos. Por lo tanto, los informes de gestión se deben diseñar de manera que ayuden a evaluar el trabajo asignado a varias personas.
Buen principio del sistema de información # 8. Adecuación:
Un buen sistema de informes será el sistema de informes en el que se proporcionen datos adecuados a la administración para sugerir posibles cursos de acción. Los datos adecuados proporcionados en los informes ahorran un tiempo valioso de gestión y garantizan una atención rápida.
Buen principio del sistema de informes # 9. Informes visuales:
Un buen sistema de informes tendrá informes visuales. Se ha observado que los informes visuales con la ayuda de gráficos, tablas y diagramas en comparación con los informes descriptivos atraen el ojo más rápidamente y dejan una impresión duradera en la mente de los usuarios.
Buen principio del sistema de informes # 10. Principio de consistencia:
El principio de consistencia se sigue en un buen sistema de informes. Varios formatos que se utilizan para la preparación de varios informes no deben cambiarse frecuentemente de vez en cuando. Si, en ciertos casos, se modifica cualquier formato para realizar mejoras, se deben justificar los cambios en el contenido o el formato.
Buen Principio del Sistema de Reporte # 11. De hecho:
Un buen sistema de informes debe basarse en informes que contengan información objetiva. La gerencia tiene que tomar una decisión en el futuro sobre la base de la información contenida en varios informes. Cualquier información falsa contenida en los informes no será útil para tomar decisiones correctas.
Buen principio del sistema de informes # 12. Principio de brevedad:
Se deben seguir los principios de brevedad mientras se informa, ya que los informes largos son muy difíciles de analizar y los informes largos generalmente dependen en gran medida de resaltar detalles menores irrelevantes y los principales problemas involucrados no se tratan adecuadamente.
Buen principio del sistema de informes # 13. Principio de programación:
El principio de programación también debe seguirse de manera que los informes puedan prepararse sin una carga excesiva para el personal. Los empleados deben tener tiempo suficiente para hacer bien el trabajo en la preparación del informe. El intervalo de tiempo entre la recopilación de datos y el informe finalizado no debe ser mucho más largo
