Elementos esenciales de un sistema de control eficaz y eficiente
Este artículo arroja luz sobre los doce elementos esenciales de un sistema de control efectivo y eficiente. Algunos de los elementos esenciales son: 1. Simplicidad 2. Objetividad 3. Rapidez 4. Economía 5. Flexibilidad 6. Precisión 7. Adecuación 8. Naturaleza de futuro 9. Enfoque en puntos estratégicos 10. Motivar y otros.
1. Simplicidad:
Un buen sistema de control debe ser simple y fácil de entender para que todos los gerentes puedan aplicarlo de manera efectiva.
Las técnicas de control complicadas no comunican el significado de los datos de control a los gerentes.
2. Objetividad:
Los estándares de desempeño deben ser objetivos y específicos, cuantificados y verificables. Deben basarse en los hechos para que el control sea aceptable y viable.
3. La puntualidad:
El sistema de control debe proporcionar información lo suficientemente pronto para que los gerentes puedan detectar e informar las desviaciones con prontitud y se puedan tomar las medidas correctivas necesarias en el momento adecuado. Las medidas correctivas no tienen ningún valor si se toman demasiado tarde.
4. Economía:
El sistema de control debe justificar los gastos involucrados. En otras palabras, las ganancias anticipadas de la misma deberían ser mayores que los costos esperados en su funcionamiento. Una organización pequeña no puede usar la costosa técnica de control aplicada en grandes empresas.
5. Flexibilidad:
Las metas y estrategias internas deben responder a los cambios en el entorno y el sistema de control debe ser lo suficientemente flexible como para adaptar las condiciones cambiantes o las situaciones imprevistas. Debe ser adaptable a los nuevos desarrollos. Se puede introducir flexibilidad en el sistema de control al hacer planes alternativos.
6. Exactitud:
El sistema de control debe fomentar información precisa para detectar desviaciones. La técnica de control utilizada debe ser apropiada para el trabajo a controlar.
7. Idoneidad:
El control debe reflejar las necesidades y la naturaleza de las actividades de la organización. El sistema de control debe centrarse en alcanzar los objetivos de la organización.
8. Naturaleza de futuro:
El sistema de control debe estar orientado hacia el futuro. Se debe prestar atención a cómo se pueden conformar las acciones futuras con los planes adoptados.
9. Centrarse en los puntos estratégicos:
El sistema de control debe centrar la atención en desviaciones estratégicas o críticas. Solo desviaciones excepcionales requieren la atención de los gerentes.
10. Motivar:
Un buen sistema de control debe prestar la debida atención al factor humano. Debe estar diseñado para asegurar una acción positiva de los trabajadores. El autocontrol suele estar motivado. El contacto directo entre el controlador y el controlado también ayuda a motivar el sistema de control.
11. Reflexión del patrón de organización:
El control debe reflejar el patrón de organización. Dado que los eventos se controlan a través de las personas, es esencial que los controles se ajusten al patrón de la organización. El proceso de control debe ser aceptable en el frente psicológico.
12. Acción correctiva:
El sistema de control debe garantizar acciones correctivas. Una técnica de control adecuada no solo debe detectar las desviaciones y fallas, sino que también debe revelar dónde están ocurriendo; quién es responsable de ellos; y qué se debe hacer para corregirlos.
