Las 10 mejores formas de utilizar el tiempo de manera más eficiente: ¡se explica!

Lea este artículo para conocer las catorce formas de utilización adecuada del tiempo.

(1) Planificación del trabajo:

Este es el primer paso en la gestión del tiempo y su correcta utilización. Un ejecutivo debe planificar el trabajo con eficacia. Para el trabajo de planificación él debe usar planificador de día. Antes de acostarse por la noche, debe anotar el programa del día siguiente. También puede planificar una semana, un mes o un trimestre de un año o también un año. Sin planificar el tiempo no se puede lograr nada concreto. Debería fijar tiempo para tomar el té, el almuerzo, las reuniones formales y la conversación con su hijo, hija, esposa, padres y subordinados en la oficina. También deben planificar el viaje desde su casa a la oficina. Él debe mantener el trabajo planeado en la memoria lista.

(2) Asignación de prioridades al trabajo a realizar:

Para completar el trabajo a tiempo, se deben asignar prioridades a los diferentes trabajos que se completarán en un día. Hay algunos trabajos que pueden hacerse hablando con las personas involucradas por teléfono. Por lo tanto, en el momento adecuado, se puede contactar con ellos por teléfono e informarles sobre la tarea. Las prioridades pueden ser fijadas de la siguiente manera.

Las prioridades pueden ser fijadas y categorizadas como se muestra arriba. Ayuda en la correcta utilización del tiempo y su gestión eficaz.

(3) Delegación de Autoridad:

Ningún gerente puede realizar todas las obras por sí mismo aunque sea muy eficiente. Tiene que delegar la autoridad adecuada a sus subordinados para que realicen los trabajos con menos urgencia o importancia. Debería entrenar a sus subordinados en consecuencia para asumir algunas de las responsabilidades.

Al delegar parte de la autoridad a sus subordinados para asistir a los trabajos, puede concentrarse en trabajos más urgentes. De este modo, puede utilizar su tiempo para obras más importantes. La no delegación implica atender a todos y cada uno de los trabajos de todo tipo. Es una pérdida de tiempo. La delegación ayuda a un ejecutivo a utilizar el tiempo de manera efectiva y hacer el trabajo al máximo.

(4) Configuración del objetivo:

Ejecutivo debe saber lo que tiene que lograr. Debería establecer un objetivo primero lo que quería lograr en un día, luego puede distribuir las actividades distribuyéndose entre sus subordinados y él mismo y asignarle tiempo para que lo completen. En ausencia de un objetivo, uno se confunde.

(5) Simplificar los procedimientos:

El procedimiento para lograr un trabajo debe ser muy simple y comprensible para todas las personas que trabajan con usted y bajo usted. Minimiza los pasos en el procedimiento para que se ahorre tiempo. Adoptar la metodología de trabajo ideal que ahorra tiempo. Trate de evitar procedimientos complejos que consumen tiempo extra.

(6) ser cómodo:

Uno debe estar cómodo y cómodo en casa y en la oficina. Debe sentarse cómodamente en la postura correcta evitando cualquier dolor de cuerpo. Aumentará las pausas para que el resto pierda mucho tiempo. Al sentirse cómodo, puede deshacerse del estrés innecesario y, por lo tanto, ahorra tiempo que puede usarse para obtener un trabajo más importante.

(7) No pierdas el tiempo:

Hay varios asuntos triviales donde se pierde mucho tiempo. Dichas actividades deben reducirse al mínimo para que no se gaste mucho tiempo. El tiempo así ahorrado puede ser utilizado efectivamente para actividades más importantes. Las llamadas telefónicas entrantes también pueden causar pérdida de tiempo. Se le puede indicar al Asistente personal que le transmita solo las llamadas importantes que él mismo puede contestar. Los visitantes también perturban el trabajo y consumen mucho tiempo. El ejecutivo puede fijar una hora para los visitantes para que se pueda ahorrar y utilizar tiempo importante para trabajos más urgentes.

(8) Clubbing de Trabajo Idéntico:

El trabajo de naturaleza similar se puede agrupar y completar al mismo tiempo en lugar de asignar tiempos separados para tal trabajo. Por lo tanto, se ahorra mucho tiempo que puede ser utilizado para otros trabajos de naturaleza importante.

(9) Tomar una decisión rápida:

Tomar decisiones rápidas ahorra mucho tiempo. Evita la indecisión. La indecisión lleva a más desperdicio de tiempo. La indecisión es el síntoma de ineficiencia por parte del gerente. Nunca dejes el trabajo de hoy para mañana porque el mañana nunca llega.

(10) Sea sistemático:

A una persona de naturaleza sistemática le gusta colocar todo, por ejemplo, archivos, papeles y otros materiales en sus lugares apropiados para que puedan rastrearse fácilmente cuando sea necesario sin buscarlos. La búsqueda de documentos y archivos, etc., consume mucho tiempo, por lo tanto, desperdicio de un valioso tiempo de recursos. La colocación sistemática de archivos, papeles y materiales ahorra tiempo que puede ser fructíferamente utilizado para el trabajo de naturaleza importante. Uno debe inculcar el hábito de colocar las cosas en sus lugares apropiados para ahorrar tiempo. También aumenta la eficiencia del recurso humano.

(11) Tomar suficiente descanso:

Trabajar continuamente conduce al esfuerzo. Uno debe hacer una pausa y descansar un rato. Se revitalizará a una persona. Él puede trabajar entonces con interés. Tomar tal descanso no es una pérdida de tiempo sino una inversión de tiempo en un trabajo posterior. El tiempo puede ser utilizado al máximo de esta manera.

(12) Use cada momento a su disposición:

Hacer uso de cada segundo debe ser la práctica. Uno debe aprender a utilizar cada fracción de segundo mientras trabaja. Si no utilizamos ese momento, se va para siempre. Estos pequeños segundos juntos hacen un día, semana, mes, año y una era. Así que no lo desperdicies, utilízalo.

(13) Uso del planificador diario:

El uso de un planificador diario permitirá al administrador mantener un seguimiento de sus actividades que se realizarán en un día. Debe referirse al planificador por la mañana y comenzar su rutina diaria.

(14) Dale suficiente tiempo a la familia:

Si el gerente está ocupado en su trabajo de oficina y no dedica suficiente tiempo a su familia, a menudo se encuentra bajo un estrés que tendrá efectos negativos en su salud. Por lo tanto, debe sacar suficiente tiempo de su apretada agenda para los miembros de su familia y disfrutar con ellos. Esto lo mantendrá alegre, feliz y libre de preocupaciones domésticas.

Él puede aliviar el estrés en el lugar de trabajo con su familia. Al día siguiente, de un humor alegre, terminará su trabajo a tiempo. La utilización adecuada del tiempo es muy esencial para un ejecutivo ocupado. Hay varias pérdidas de tiempo y hay muchas razones de naturaleza trivial que desperdician el tiempo. Un ejecutivo debe mantenerse alejado de los perdedores de tiempo.