Importancia y elementos de delegación de autoridad.

¡Lee este artículo para aprender sobre la importancia y los elementos de la delegación de autoridad!

En cada organización, a los gerentes se les asigna mucho trabajo y el gerente solo no puede realizar todo el trabajo. Divide el trabajo entre los diferentes individuos que trabajan debajo de él según su calificación y realiza el trabajo de ellos. El gerente comienza compartiendo sus responsabilidades con sus subordinados. Él deliberadamente pasa algunas de sus responsabilidades a sus subordinados.

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Después de pasar las responsabilidades, el gerente también comparte parte de su autoridad, es decir, el poder de tomar decisiones con sus subordinados para que las responsabilidades se puedan llevar a cabo correctamente. Para asegurarse de que sus subordinados realicen todo el trabajo de manera efectiva y eficiente de la manera esperada, el gerente crea la responsabilidad y todo este proceso se conoce como delegación. Así que la delegación puede definirse como:

Principio de Absoluto de la Responsabilidad:

La delegación es un proceso muy importante para llevar a cabo el trabajo sistemáticamente en la organización. Pero la delegación no es un proceso de abdicación, lo que significa que la rendición de cuentas es absoluta. Nunca puede ser aprobado o delegado. Después de crear la responsabilidad en los subordinados, los superiores también siguen siendo responsables. Por ejemplo, si al gerente de ventas se le asigna un objetivo de vender 1, 000 unidades en un mes, dividió este objetivo entre los cinco vendedores que trabajan debajo de él. Uno de los vendedores cayó enfermo.

Entonces, al final de un mes solo se podrían vender 800 unidades. En tal situación, la responsabilidad recae en el gerente, aunque él ha delegado o pasado este objetivo a sus subordinados. Pero al pasar o delegar las responsabilidades no puede deshacerse de la responsabilidad. Debería haber revisado y supervisado de vez en cuando si el trabajo va en la dirección correcta o no y ha tomado medidas oportunas.

Importancia de la delegación:

1. Gestión eficaz:

En el proceso de delegación los gerentes pasan el trabajo rutinario a los subordinados. Así que son libres de concentrarse en otros asuntos importantes. El trabajo principal de los gerentes es lograr que el trabajo se realice de manera efectiva y al delegar a las autoridades y responsabilidades, los gerentes pueden realizar el trabajo de los subordinados de manera efectiva y eficiente.

2. Desarrollo de los empleados:

Como resultado de la delegación, los empleados tienen más oportunidades de utilizar sus talentos. Les permite desarrollar aquellas habilidades que les ayudan a realizar tareas complejas. La delegación ayuda a mejorar los futuros gerentes al darles la oportunidad de usar sus habilidades y adquirir experiencia en el trabajo relacionado con un puesto de trabajo más alto.

3. Motivación de los empleados:

En la delegación, cuando el gerente comparte sus responsabilidades y autoridad con los subordinados, motiva a los subordinados a medida que desarrollan el sentimiento de pertenencia y confianza que les muestran sus superiores. Algunos empleados pueden estar motivados por este tipo de incentivos no financieros.

4. Facilita el crecimiento organizacional:

En el proceso de delegación, cuando los gerentes pasan su responsabilidad y autoridad a los subordinados, tienen en cuenta la calificación y la capacidad de todos los subordinados. Esto conduce a la división del trabajo y la especialización, que es muy importante para el crecimiento organizacional.

5. Bases de la jerarquía de gestión:

La delegación establece una relación superior-subordinada que es la base para la jerarquía de los gerentes. El alcance del poder delegado a los subordinados decide quién informará a quién, y el poder en cada puesto de trabajo forma la Jerarquía de la Administración.

6. Mejor coordinación:

En la delegación, la responsabilidad y la autoridad se dividen sistemáticamente y los empleados son responsables de no completar la tarea. Esta división sistemática del trabajo brinda imágenes claras del trabajo a todos y no hay duplicación de la claridad del trabajo en los deberes asignados y la relación de información trae una coordinación efectiva en la organización.

7. Reduce la carga de trabajo de los gerentes:

En el proceso de delegación, los gerentes pueden compartir sus responsabilidades y trabajar con los subordinados que ayudan a los gerentes a reducir su carga de trabajo. Con el proceso de delegación, los gerentes pueden pasar todo su trabajo rutinario a los subordinados y concentrarse en el trabajo importante. Sin delegación los gerentes se verán sobrecargados con el trabajo.

8. Bases de la relación superior-subordinada:

En el proceso de delegación solo participan dos partes que es superior y subordinada. Si los superiores comparten o pasan sus responsabilidades y autoridades a los subordinados, esto indica una buena relación entre el superior y el subordinado porque los superiores transferirán su responsabilidad y autoridad a sus subordinados solo cuando tengan confianza en ellos. Así, la delegación mejora las relaciones entre los superiores y los subordinados.

Elementos de Delegación / Proceso de Delegación:

Hay tres elementos de delegación:

yo. Responsabilidad

ii. Autoridad

iii. Responsabilidad

1. Responsabilidad:

Responsabilidad significa el trabajo asignado a un individuo. Incluye todas las actividades físicas y mentales que deben realizar los empleados en un puesto de trabajo en particular. El proceso de delegación comienza cuando el gerente transfiere algunas de sus responsabilidades a sus subordinados, lo que significa que la responsabilidad puede ser delegada.

Características de la responsabilidad:

1. La responsabilidad es la obligación de un subordinado de realizar correctamente el deber asignado.

2. Surge de una relación subordinada superior porque el subordinado está obligado a realizar el deber asignado por su superior.

3. La responsabilidad fluye hacia arriba porque el subordinado siempre será responsable ante su superior.

2. Autoridad:

Autoridad significa poder para tomar decisiones. Para llevar a cabo las responsabilidades, todos los empleados necesitan tener alguna autoridad. Entonces, cuando los gerentes pasan sus responsabilidades a los subordinados, también pasan algo de la autoridad a los subordinados. La autoridad delegante es el segundo paso del proceso de organización. Al compartir la autoridad, los gerentes tienen en cuenta que la autoridad que corresponda a la responsabilidad solo debe delegarse. No pasarán toda su autoridad a sus subordinados.

Características de la autoridad:

(1) Autoridad se refiere al derecho a tomar una decisión debido a su posición gerencial.

(2) La autoridad determina una relación subordinada superior. Como subordinado comunica sus decisiones al subordinado, esperando el cumplimiento de su parte según sus instrucciones.

(3) La autoridad está restringida por la ley y las reglas y regulaciones de la organización.

(4) La autoridad surge de la cadena escalar que une varios puestos de trabajo.

(5) La autoridad fluye hacia arriba a medida que avanzamos hacia arriba en la jerarquía de administración, el alcance de la autoridad aumenta.

(6) La autoridad debe ser igual a la responsabilidad, es decir,

Autoridad = Responsabilidad

3. Responsabilidad:

Para asegurarse de que los empleados o subordinados cumplan con sus responsabilidades de la manera esperada, se crea la responsabilidad. La responsabilidad significa que los subordinados serán responsables de la no finalización de la tarea; Crear responsabilidad es el tercer y último paso del proceso de delegación.

La responsabilidad no puede ser pasada o delegada. Solo se puede compartir con los subordinados, lo que significa que incluso después de delegar la responsabilidad y la autoridad, los gerentes serán responsables de la no finalización de la tarea.

Si al gerente de producción se le da el objetivo de producir 20 máquinas en un mes y lo dividió entre cuatro capataces que trabajan debajo de él, es decir, 5 máquinas serán producidas por cada capataz pero un capataz no podría alcanzar el objetivo y al final del mes solo se fabrican 17 máquinas, luego el gerente de producción será responsable de no completar el objetivo ya que la responsabilidad no se puede transferir o compartir: es un término absoluto.

Características de la rendición de cuentas:

(1) La rendición de cuentas se refiere a los responsables de la salida final.

(2) No puede ser delegado o aprobado.

(3) Se aplicó mediante retroalimentación regular sobre el alcance del trabajo realizado.

(4) Si fluye hacia arriba, es decir, el subordinado será responsable ante su superior.