Descripción de la descripción del trabajo (con diagrama)

Descripción de la descripción del trabajo: Especificación del trabajo, transparencia en las descripciones del trabajo y uso de la administración.

La información compilada del trabajo se traduce a las descripciones del trabajo. Las descripciones de trabajo son registros escritos de los deberes y responsabilidades del trabajo y proporcionan la base fáctica para la evaluación del trabajo. Las descripciones de los puestos se registran en un formulario estándar de manera uniforme. Para el requisito obvio de habilidades de redacción en la preparación de descripciones de puestos, muchas organizaciones asignan esta tarea a analistas de trabajo capacitados y profesionales.

Sin embargo, esto, por sí mismo, no puede garantizar descripciones de trabajo sin defectos. Esto se debe a que un analista de trabajo profesional puede no tener un conocimiento específico del trabajo. Por lo tanto, a pesar de involucrar a los analistas, siempre es mejor involucrar a las personas internas para la descripción científica de los trabajos.

En términos de formato, la descripción del trabajo debe nombrar primero el trabajo, usando el título, que resume con precisión los deberes asignados. Al nombrar un trabajo, siempre es mejor considerar la familia de trabajo. Para ilustrar, en lugar de nombrar a un puesto de recursos humanos como gerente de recursos humanos, si se utiliza el término 'gerente de conocimiento', puede otorgar un título de trabajo contemporáneo o actual, pero para otros (incluidos los miembros de la organización) puede ser un nombre inapropiado.

En segundo lugar, la descripción del trabajo debe documentar en una sola forma una lista de tareas asignadas. La lista debe tener oraciones cortas o frases. Lo que se debe incluir al enumerar los deberes del trabajo y cómo deben escribirse dependerá del nivel de la posición y el propósito que debe cumplir la descripción.

Para el nivel de alta gerencia, una descripción del trabajo puede ser la descripción de las metas y objetivos del negocio. Pero, a nivel de operación, las descripciones de los trabajos pueden limitarse a la lista de tareas específicas realizadas, el equipo utilizado y los procedimientos seguidos.

Cuanto más amplio sea el uso de la información de descripción del trabajo y cuanto más alto sea el nivel funcional, más larga será la descripción del trabajo. Para las posiciones operativas, la descripción del trabajo puede ser de aproximadamente una página, mientras que para una administración superior puede recorrer varias páginas.

1. Especificaciones de trabajo:

Además de proporcionar información sobre los deberes asociados con las asignaciones de trabajo, las descripciones de los trabajos también describen las especificaciones básicas de los trabajos. Dichas especificaciones incluyen la educación o experiencia requerida para realizar el trabajo y un conocimiento especial y el conjunto de habilidades necesarias para llevar a cabo el trabajo. Además, las especificaciones también identifican las habilidades sociales tales como habilidades interpersonales, habilidades analíticas, habilidades de resolución de problemas o habilidades de toma de decisiones, etc. que se requieren para realizar las tareas asignadas.

Este ejercicio de procesamiento de la información del trabajo se conoce como el desarrollo de la especificación del trabajo. Ayuda en la evaluación de puestos de trabajo y, al mismo tiempo, define los atributos necesarios para un puesto de trabajo, que se requieren al momento de la contratación. Por lo tanto, las especificaciones de trabajo enumeran todos esos atributos como educación, experiencia, edad y condición física, junto con otras habilidades sociales necesarias para realizar un trabajo.

Esto también requiere que el analista tenga habilidades especiales, ya que cualquier error de juicio, ya sea al seleccionar a una persona incorrecta para un trabajo o al evaluar erróneamente un trabajo, que está directamente asociado con el precio del trabajo, puede anular el propósito.

2. Transparencia en las descripciones de trabajo:

Las organizaciones de hoy son dinámicas y de vez en cuando requieren una reestructuración, lo que también requiere el rediseño de puestos de trabajo. Por lo tanto, se cree ampliamente que mostrar una descripción del trabajo a los empleados puede causar controversia y en el futuro los empleados pueden resistirse a realizar un trabajo que no está específicamente incluido en sus descripciones de trabajo.

Sin embargo, si las descripciones de los trabajos están bien desarrolladas, no hay nada de malo en compartirlas con los empleados, ya que explica la lista de tareas que se espera que los empleados desempeñen. Para eliminar el problema, se puede considerar una declaración con todo incluido como 'además de los deberes y responsabilidades enumerados, su superior puede pedirle que realice otras tareas de vez en cuando'.

Al compartir las descripciones de los trabajos con los empleados, las organizaciones pueden hacer que el proceso de evaluación de su trabajo sea participativo y evitar cualquier disonancia en los resultados de la evaluación del trabajo. Esto también es importante, ya que las organizaciones también se enfrentan a la insatisfacción de los empleados con respecto a los precios laborales.

La comunicación de las descripciones de los puestos de trabajo mejora la aceptación de los mismos, ya que los empleados no tienen dudas sobre sus deberes y responsabilidades. Dicha comunicación con los empleados debe ser un ejercicio continuo, de modo que los empleados también puedan entender sus tareas y responsabilidades de trabajo cambiadas en caso de que se produzcan cambios.

3. Administración de uso de la descripción del trabajo:

Las descripciones de trabajo ayudan a hacer las cosas a través de las personas y ayudan a la administración a lograr los siguientes objetivos:

1. Organización eficiente de puestos de trabajo.

2. Contratación adecuada o dotación de personal de la organización.

3. Asignar trabajos a las personas comunicándoles sus deberes y responsabilidades y estableciendo estándares de trabajo

4. Revisar el desempeño de las personas.

5. Mejora del rendimiento a través de la valoración y formación.

6. Recompensar a los empleados

Por lo tanto, las descripciones de los puestos desempeñan un papel crucial en las actividades clave de gestión. Sin embargo, es muy importante que el gerente se asegure de que las descripciones de los trabajos sean correctas y que cualquier trabajo que se haya asignado sea esencial. Debe asegurarse de que solo las tareas esenciales se hayan agrupado en puestos de trabajo.

Dado que las descripciones de los puestos tienen interconectividad, tiene que alinearse con el reclutamiento, la evaluación del desempeño, las necesidades de capacitación, la transferencia de promociones y las decisiones de reubicación. Desde el punto de vista de los empleados, también debe mostrar a los empleados qué se espera de ellos y cómo realizar el trabajo asignado.

Al enumerar los deberes asignados en una descripción del trabajo, un gerente puede determinar los estándares de desempeño razonables. La identificación de tales estándares de desempeño facilita la evaluación comparativa del desempeño de un empleado contra el mejor desempeño. Las descripciones de trabajo también facilitan la utilización adecuada de la mano de obra.

Al revisar periódicamente los deberes enumerados, un gerente puede identificar qué trabajos requieren mucho tiempo pero requieren menos habilidades. En consecuencia, puede reasignar esos trabajos a empleados con salarios más bajos. Además, el gerente también puede estudiar trabajos en términos de carga de trabajo y determinar las horas de trabajo requeridas.

Para trabajos de baja tecnología y de baja capacitación, puede considerar la decisión de descargar el trabajo a los subcontratistas. Por lo tanto, tiene enormes implicaciones para la planificación efectiva de los recursos humanos (HRP) en una organización. También podemos llamar a esto un instrumento para dimensionar correctamente la fuerza de los empleados en una organización.

Finalmente, las descripciones de los trabajos, como herramienta de gestión básica, también influyen en los procedimientos operativos al identificar la duplicación del trabajo, indicando un flujo de trabajo científico, sugiriendo una mejor asignación de puestos de trabajo y señalando posibles cuellos de botella. La figura 10.1 muestra un modelo relacional periférico central de análisis de trabajo.