Reglas de la reunión: Reglas sobre las reuniones de una empresa

Este artículo arroja luz sobre los dos tipos de reglas con respecto a la reunión de una empresa. Los tipos son: 1. Con respecto a las reuniones de los miembros 2. Con respecto a las reuniones de los directores.

Regla 1. Con respecto a las reuniones de los miembros:

(1) Se debe enviar a cada miembro (o su representante legal) de la compañía un aviso que contenga todos los detalles y que esté firmado por una persona que tenga la autoridad para firmar, como el Presidente de la Junta Directiva, un director o el secretario. Su dirección recodificada.

Por lo general, es firmado por el secretario, en su caso. Además, las grandes empresas públicas publican un aviso en los periódicos en la columna de anuncios clasificados con el encabezado — Avisos de la compañía. También se debe enviar una copia del aviso al auditor de la empresa.

(2) El aviso se enviará al menos veintiún días antes de la fecha de la reunión. Mientras se cuentan las fechas, se excluyen la fecha del aviso y la fecha de la reunión. La Ley establece que cualquier aviso o documento enviado a un miembro entra en vigencia después de cuarenta y ocho horas.

Este factor también debe tenerse en cuenta. Por lo tanto, si el primer día de un mes se emite un aviso, entonces la fecha más temprana para la reunión será el veinticuatro de ese mes.

La Ley prevé un aviso más breve de la siguiente manera:

(a) En caso de una reunión general anual, si todos los miembros están de acuerdo y

(b) En caso de cualquier otra reunión, si los miembros poseen el 95% de las acciones, en caso de que una empresa tenga capital social o posea el 95% de los derechos de voto, en caso de que una empresa no tenga capital social, acuerde.

(3) El aviso debe contener la fecha, la hora, el lugar y la agenda de la reunión. El aviso debe ser enviado por correo ordinario. El registro de envío se hará preferiblemente en el Registro de Despacho. Si algún miembro desea que la notificación se le envíe por correo certificado, entonces tiene que depositar por adelantado el dinero del franqueo en exceso a la compañía. Si accidentalmente no se envía un aviso a ningún miembro que no invalide la reunión.

(4) Junto con el aviso, también se enviarán otros materiales. Por ejemplo: (a) En el caso de una reunión general anual, una copia del Informe de los Directores (o Informe Anual), una copia de las Cuentas Finales auditadas, el Formulario de Poder, si corresponde, etc. (b) En el caso de una reunión estatutaria, una copia del informe legal, una copia de las cuentas actualizadas auditadas, etc.

(5) El lugar de la reunión será el domicilio social de la empresa o en cualquier otro lugar de la ciudad o pueblo o aldea donde se encuentre el domicilio social de la empresa. (La Ley establece exenciones por parte del Gobierno Central a algunas empresas especiales).

(6) La reunión no puede celebrarse en un día festivo. Según la sec. 2 (38) de la Ley de Compañías, para días festivos, Sec. 25 de la Ley de Instrumentos Negociables de 1881 se aplicará. Pero, si una fecha que ya se ha fijado y notificado ya ha sido declarada por el Gobierno como día festivo (según la Sección 25 de la Ley de Instrumentos Negociables), la reunión puede celebrarse en esa fecha.

(7) La reunión se llevará a cabo dentro del horario de oficina. (No hay una barra específica para celebrar una reunión general extraordinaria en un día festivo y fuera del horario de oficina).

(8) El quórum para una reunión de miembros será: (a) Como se menciona en los Estatutos de la empresa en cuestión, (b) Si no se menciona nada en los Artículos, entonces (i) en el caso de una empresa privada cualquiera de los dos miembros y (ii) en el caso de una empresa pública cualquiera de los cinco miembros presentes en persona, deberá hacer el quórum.

(9) La Ley especifica los puntos que se incluirán en la agenda de una reunión general anual. Cualquier otro elemento se puede ingresar bajo el encabezado 'Negocios especiales' y las Notas explicativas, que justifiquen la inclusión, deben agregarse.

(10) La reunión será conducida por el Presidente (generalmente el Presidente de la Junta de Directores) de acuerdo con las disposiciones de los Estatutos de la compañía y sujeto a las disposiciones de la Ley, con respecto a las reuniones.

(11) La votación en la reunión se realizará generalmente a mano alzada a menos que se solicite una encuesta.

(12) Una vez finalizada la reunión, el secretario debe preparar las actas y firmarlas con el Presidente. Las copias de algunas resoluciones deben ser archivadas con el Registro de Compañías.

El secretario de una empresa tiene la responsabilidad de asegurarse de que todas las reglas anteriores se cumplan estrictamente. Cualquier incumplimiento puede dar lugar a la nulidad de la reunión. Secs. 53 y 165 a 197 son para las reglas de las reuniones de los miembros. Una compañía privada puede modificar las reglas con la excepción del número de quórum.

Regla # 2. Respecto a las reuniones de los consejeros:

(1) Un aviso en forma adecuada para cada reunión de la Junta Directiva se entregará por escrito a cada director en su domicilio habitual. Si hay algún director extranjero, entonces también se le debe avisar cuando esté en la India. El aviso puede ser firmado por cualquier director. El secretario está muy a menudo autorizado para firmar el aviso.

(2) El aviso puede ser enviado por correo postal o por mensajero. A veces se envía un aviso por teléfono si todos los directores están de acuerdo. No es necesario notificar cuando se pasa una resolución por circulación. En una reunión, los directores pueden decidir cuál será la fecha de la próxima reunión y, en ese caso, no se debe enviar ningún aviso.

(3) La notificación debe ir acompañada de todos los documentos y documentos relevantes que deben considerarse en la reunión.

(4) La Ley no proporciona ningún número específico de días antes de la fecha de la reunión por la cual se debe enviar un aviso. Por lo general, el aviso se envía al menos siete días antes de la fecha de la reunión. Los Estatutos de una empresa pueden proporcionar el período o los propios directores pueden decidirlo en la primera reunión.

(5) La Ley no establece ninguna regla con respecto a los puntos que se incluirán en el orden del día de una reunión de la Junta. Se puede incluir cualquier asunto relacionado con los asuntos de la compañía y dentro de los poderes de la Junta para manejar.

(6) El quórum para una reunión de la Junta Directiva será, de acuerdo con la Ley, un tercio o dos, el que sea mayor. Cuando se discute un asunto en el que está interesado un director, ese director no puede participar. Si por su exclusión cae el quórum, no hay falta. Pero si solo queda un director, no puede haber ninguna reunión y ese asunto se remite a la reunión general de miembros.

Los Artículos de Asociación de una compañía pueden proporcionar lo que será el quórum de las reuniones de la Junta o los directores mismos pueden decidir el quórum en la primera reunión de la Junta, pero en ningún caso el quórum puede ser inferior a lo que establece la Ley.

(7) Un presidente de los directores es elegido en la primera reunión del Consejo de Administración, que lleva a cabo las reuniones del Consejo de acuerdo con las disposiciones de los Estatutos de la sociedad sujetas a las disposiciones de la Ley, en relación con las reuniones del Consejo. .

(8) Las actas de cada reunión de la Junta deben prepararse y confirmarse en la próxima reunión de la Junta.

(9) La votación se realizará a mano alzada, cada director tendrá un voto, independientemente del número de acciones que tenga.

(10) La Ley no establece ninguna disposición con respecto al lugar y las horas de las reuniones de la Junta. Tampoco menciona que las reuniones de la Junta no puedan celebrarse en días festivos. Pero una reunión suspendida automáticamente por falta de quórum no se puede celebrar en un día festivo.

(11) Las reglas anteriores son igualmente aplicables a las reuniones de un Comité o Subcomité constituido con algunos directores para propósitos específicos.