Sistema de contabilidad computarizado: características, ventajas y otros detalles
Lea este artículo para conocer las necesidades, características, requisitos, ventajas, desventajas y problemas que enfrenta el sistema de contabilidad computarizado.
Necesidad de contabilidad computarizada:
La necesidad de contabilidad computarizada surge de las ventajas de velocidad, precisión y menor costo de manejo de las transacciones comerciales.
Numerosas transacciones:
El sistema de contabilidad computarizado es capaz de realizar un gran número de transacciones con rapidez y precisión.
Informes instantáneos:
Es capaz de ofrecer informes rápidos y de calidad debido a su velocidad y precisión.
Reducción en papeleo:
El sistema de contabilidad manual requiere un gran espacio de almacenamiento para mantener registros / libros contables, y comprobantes / documentos. El requisito de libros y artículos de papelería y libros de cuentas junto con los comprobantes y documentos depende directamente del volumen de transacciones más allá de cierto punto.
Existe una gran necesidad de reducir el papeleo y prescindir de un gran volumen de libros contables. Esto se puede lograr con la ayuda de un sistema de contabilidad computarizado.
Informes flexibles:
La presentación de informes es flexible en el sistema contable informatizado. Es capaz de generar informes de cualquier saldo cuando sea necesario y por cualquier duración dentro del período contable.
Consultas contables:
Hay consultas contables, que se basan en algunos parámetros externos. Por ejemplo, una consulta relacionada con las cuentas de clientes vencidos se puede responder fácilmente utilizando el soporte de lenguaje de consulta estructurado [SQL] de la tecnología de base de datos en el sistema de contabilidad computarizado. Tal ejercicio sería bastante difícil y costoso en el sistema de contabilidad manual.
Instalación en línea:
El sistema de contabilidad computarizado ofrece facilidad en línea para almacenar y procesar datos de transacciones a fin de recuperar información para generar y ver informes financieros.
Exactitud:
La información y los informes generados son precisos y bastante confiables para la toma de decisiones. En el sistema de contabilidad manual, como muchas personas hacen el trabajo y el volumen de transacciones es bastante grande, es probable que dicha información e informes estén distorsionados y sean poco fiables e inexactos.
Seguridad:
Este sistema está altamente protegido y los datos y la información pueden mantenerse confidenciales, en comparación con el sistema de contabilidad manual.
Escalabilidad
El sistema puede hacer frente fácilmente al aumento en el volumen de negocios. Solo se requieren operadores de datos adicionales para almacenar vales adicionales.
Características especiales del sistema de contabilidad computarizado:
1. Conduce a la preparación rápida de cuentas y pone a disposición los estados contables y registros a tiempo.
2. Asegura el control sobre el trabajo contable y los registros.
3. Los errores y los errores serían, como mínimo, en contabilidad computarizada.
4. El mantenimiento de estados contables uniformes y registros es posible.
5. Fácil acceso y referencia de la información contable es posible.
6. La flexibilidad en el mantenimiento de las cuentas es posible.
7. Implica menos trabajo de oficina y es muy ordenado y más preciso.
8. Se adapta a las necesidades actuales y futuras del negocio.
9. Genera informes MIS exhaustivos en tiempo real y garantiza el acceso a información completa y crítica al instante.
Requisitos del sistema contable computarizado:
Marco contable:
Un buen marco contable en términos de principios contables, codificación y estructura de agrupación es una condición previa. Es el entorno de aplicación del sistema contable informatizado.
Procedimiento de operación:
Es necesario un procedimiento operativo bien concebido y diseñado combinado con un entorno operativo adecuado para trabajar con el sistema de contabilidad computarizado. La contabilidad de la computadora es una de las aplicaciones orientadas a la base de datos, donde los datos de transacción se almacenan en una base de datos bien organizada.
El usuario opera en dicha base de datos utilizando la interfaz requerida. Y toma los informes requeridos por transformaciones adecuadas de datos almacenados en información. Por lo tanto, incluye todos los requisitos básicos de cualquier aplicación orientada a bases de datos en computadoras.
Ventajas de la contabilidad computarizada:
1. Mejor trabajo de calidad:
Las cuentas preparadas con el uso de computadoras suelen ser uniformes, ordenadas, precisas y más legibles que el trabajo manual.
2. Menores costos de operación:
La computadora es un dispositivo que ahorra trabajo y tiempo. Por lo tanto, el volumen de trabajo manejado con la ayuda de las computadoras resulta en economía y menores costos operativos.
3. Mejora de la eficiencia:
La computadora aporta velocidad y precisión en la preparación de registros y cuentas y, por lo tanto, aumenta la eficiencia de los empleados.
4. Facilita un mejor control:
Desde el punto de vista de la administración, es posible un mayor control y puede haber más información disponible con el uso de la computadora en la contabilidad. Asegura un desempeño eficiente en el trabajo contable.
5. Mayor precisión:
La contabilidad computarizada asegura la exactitud en los registros contables y declaraciones. Previene errores de oficina y omisiones.
6. Aliviar la monotonía:
La contabilidad computarizada reduce la monotonía de hacer trabajos contables repetitivos, que son agotadores y consumen mucho tiempo.
7. Facilita la estandarización:
La contabilidad computarizada facilita la estandarización de las rutinas y procedimientos contables. Por lo tanto, se garantiza la normalización en la contabilidad.
8. Minimizando los errores matemáticos:
Al hacer matemáticas con computadoras, los errores se eliminan virtualmente a menos que los datos se ingresen de manera incorrecta en la primera instancia.
Desventajas de la contabilidad computarizada:
1. Reducción de la mano de obra:
La introducción de computadoras en el trabajo contable reduce el número de empleados en una organización. Por lo tanto, conduce a una mayor cantidad de desempleo.
2. Alto costo:
Una pequeña empresa no puede instalar un sistema de contabilidad de computadora debido a su alto costo de instalación y mantenimiento. Para ser más económico debería haber un gran volumen de trabajo. Si el sistema no se utiliza a su capacidad total, entonces sería altamente antieconómico.
3. Requerir habilidades especiales:
El sistema informático requiere operadores altamente especializados. La disponibilidad de dicho personal calificado es muy escasa y muy costosa.
4. Otros problemas:
La reparación frecuente y el fallo de alimentación pueden afectar mucho el trabajo contable. Las computadoras son propensas a los virus. A menudo, la gente del tiempo asumirá que la computadora está haciendo las cosas correctamente y los problemas no se revisarán durante un largo período de tiempo.
Problemas enfrentados en el sistema de contabilidad computarizado:
1. Formación del usuario:
El usuario, para usar software de contabilidad de computadora, necesita entender los conceptos del software. Por lo tanto, debe someterse a una formación adecuada. Un operador de computadora debe aprender los conceptos básicos de computadora, conceptos de software, trabajar con el software del sistema operativo [como Windows / DOS] y el software de contabilidad.
2. Dependencia del sistema:
El uso de una solución informática hace que el usuario dependa completamente del sistema informático y necesita la disponibilidad de la computadora en todo momento. Si el sistema no está disponible [debido a una falla del hardware o un corte de energía], sería difícil verificar las cuentas.
3. Requisitos de hardware:
Se requiere un sistema informático completo con una impresora para operar el sistema de contabilidad computarizado. La mayoría de las organizaciones pequeñas no pueden permitirse tener tal facilidad con el software necesario.
4. Fallo del sistema:
Cuando se produce un bloqueo del sistema [bloqueo del disco duro], existe un alto riesgo de perder los datos disponibles en el disco duro en cualquier momento. Sería muy doloroso, si el problema se presenta al final del año financiero, cuando los estados financieros deberían estar listos.
5. Copias de seguridad e impresiones:
Las copias de seguridad de los datos se deben hacer regularmente para que, cuando se pierdan, se puedan restaurar desde disquetes [copias de seguridad]. Las impresiones regulares de la información del sistema serían útiles como registros manuales.
6. Gestión de vales:
El software de contabilidad permite una fácil alteración de los datos. Si un cupón se coloca erróneamente en una cabeza equivocada, sería muy difícil ordenar y devolver el cupón. Una buena gestión de vales es muy esencial.
7. Seguridad:
Se debe proporcionar seguridad adicional porque el manejo inadecuado del sistema [hardware / software] podría ser peligroso. Las contraseñas, los bloqueos, etc., deben configurarse para que ninguna persona no autorizada pueda manejar el sistema.
