Información: Adquisición de datos, transformación de datos y gestión de la información.
El proceso de generación de información involucra una serie de actividades. En términos generales, hay tres actividades básicas:
1. adquisición de datos,
2. Transformación de datos,
3. Gestión de la información.
1. Adquisición de datos:
Los datos (plural de datos) son hechos expresados con la ayuda de símbolos como alfabetos, dígitos, gráficos, diagramas, imágenes, etc. o en cualquier otra forma. Los datos pueden describir un evento o pueden representar el estado de un elemento del entorno.
Cualquiera que sea la fuente de datos; se puede registrar inicialmente y luego verificar su exactitud y autenticidad. Esta actividad se llama captura de datos.
Los datos se pueden capturar pinchando con el teclado o escaneando con dispositivos de escaneo, hechos de documentos en los que fueron grabados. En caso de que los datos ya estén grabados en medios informáticos, como discos y cintas, la captura de datos puede realizarse seleccionando la parte relevante de esa grabación para satisfacer las necesidades de datos para el propósito en cuestión. Los datos también se pueden capturar con respecto a la situación de los procesos industriales con la ayuda de varios dispositivos de detección.
Por ejemplo, la presión en el oleoducto o la temperatura en el horno pueden capturarse utilizando dispositivos de detección adecuados para este propósito. Como la captura y el almacenamiento de datos tienen un costo, es necesario ser selectivo en la captura de datos. Se sugiere que las necesidades de datos deben definirse cuidadosamente a la luz de las necesidades de información de todos los usuarios.
La mayoría de los datos capturados para los sistemas de información empresarial se organizan en archivos de datos. Cada archivo contiene registros relacionados con diversos elementos de datos (campos) expresados con la ayuda de diferentes símbolos (caracteres). Estos archivos están vinculados a bases de datos; la jerarquía de datos en los sistemas de información empresarial se puede describir con la ayuda de la Fig. 1.4
2. Transformación de datos :
La transformación de datos se puede realizar realizando cualquiera de las siguientes operaciones en los datos:
(i) Reorganización:
Reorganizar los datos en un orden específico es una actividad de procesamiento de datos muy común, por ejemplo; los datos relativos a las tiendas se pueden reorganizar por orden de fecha de compra o por orden de valor de cada unidad o por orden alfabético de los nombres de estos artículos. Tal reordenación también se conoce como clasificación de datos. La clasificación puede aumentar la utilidad de los datos.
(ii) Clasificación:
Los datos pueden clasificarse en función de las variables / factores seleccionados. Por ejemplo, los datos de ventas pueden clasificarse según las variables como el código del cliente, la ciudad y el producto o vendedor que participa en la obtención del pedido.
La clasificación es también una operación de procesamiento de datos comúnmente utilizada, particularmente en sistemas de información contable. De hecho, todo el concepto de libro mayor se basa en la clasificación como una actividad de valor agregado en el proceso de generación de información. La clasificación agrega valor a los datos y lo hace más valioso para el usuario en la mayoría de las situaciones de decisión.
(iii) Cálculo:
Para un lego, los datos se procesan solo mediante el cálculo. Una serie de cálculos realizados en valores numéricos se llama cálculo. Esto es, quizás, cómo las computadoras obtuvieron su nombre, como generaciones anteriores de computadoras destinadas a proporcionar instalaciones informáticas.
Incluso, como las diversas formas de datos ahora pueden procesarse con la ayuda de las computadoras, el proceso de generación es predominantemente informático. El cálculo implica realizar operaciones aritméticas (como operaciones de suma, resta, multiplicación, división y lógica).
Por ejemplo, los ratios financieros pueden calcularse realizando operaciones aritméticas en varios valores en los estados financieros. Incluso un conjunto complejo de cálculos puede tener lugar mientras se usan varias técnicas cuantitativas para el análisis de datos. Estos modelos cuantitativos ayudan a clasificar la información de un gran volumen de datos. Este tipo de operación de procesamiento de datos es ampliamente utilizada por los administradores para predecir el comportamiento de diversos elementos del entorno empresarial.
(iv) Resumiendo:
Resumir es un proceso de agregar varios elementos de datos, reduciendo la mayor parte de los datos a una forma más significativa. Por ejemplo, un gerente de finanzas puede estar interesado en saber el número total de acciones solicitadas en una emisión pública. Los datos a este respecto se pueden resumir y dicho informe resumido puede ser más útil para él que la declaración completa que proporciona detalles de cada solicitud de participación recibida.
El resumen también puede implicar la agregación en cada categoría o clase de valor. Al extender el ejemplo anterior, un informe de resumen puede contener subtotales para cada clase de solicitudes de acciones recibidas, es decir, individuos, corporaciones, fideicomisos, etc. o el número de acciones solicitadas en cada ciudad.
3. Gestión de la información:
Después de la adquisición y / o transformación, los datos procesados pueden comunicarse al usuario final o pueden almacenarse para futuras referencias. Si la información se va a comunicar al usuario, se debe seleccionar el formato para los informes. El formato para la presentación de informes puede incluir un formato simple en forma de columnas / tablas o formatos visuales, como cuadros, diagramas, gráficos, etc.
Con la disponibilidad de computadoras más rápidas y mejores dispositivos de visualización, las técnicas de mapeo y visualización de información se están volviendo populares. Una vez que se decide el formato del informe, se debe seleccionar y utilizar el canal de comunicación apropiado.
En caso de que la información generada se utilice en el futuro, se puede almacenar en algún medio de almacenamiento masivo. Tales actividades de comunicación y / o almacenamiento de información pueden denominarse administración de información.
Un ejemplo de generación de información
Para entender el proceso de generación de información, tomemos un requisito hipotético de información. Una empresa comercial de gran tamaño está contemplando la introducción de un esquema de incentivos para sus clientes de productos perecederos. Inicialmente se propone que el esquema sea aplicable solo a aquellos clientes que hayan realizado pedidos de venta que excedan Rs. 15 lac en valor en un mes.
Se estima que los clientes que han realizado pedidos para los valores que oscilan entre Rs 12 y 15 lac encontrarán el incentivo bastante atractivo y, por lo tanto, a estos clientes se les llamó "clientes objetivo". Es probable que el incentivo aumente el valor de las órdenes de venta de estos clientes objetivo en el mes actual.
Como el producto es perecedero, el aumento de las ventas en el mes actual no reduciría los requisitos de compra de los clientes en el próximo mes. Para poder evaluar el posible aumento en las ventas para el mes en curso como consecuencia del esquema de incentivos, el gerente de mercadeo requiere información sobre el valor por el cual el total de pedidos de ventas de cada cliente objetivo no llegó a Rs 15 lac y el total de se espera que estas deficiencias aumenten los ingresos por ventas en el mes actual.
Los detalles del pedido de ventas del mes anterior ya están marcados en una cinta magnética. Para obtener información sobre las ventas totales de cada cliente, todas las transacciones de ventas deben clasificarse según el nombre del cliente. Luego, se puede preparar una lista de aquellos clientes en los que el valor total del pedido de venta se encuentra entre Rs 12 y 15 lac, los déficits se calculan y se resumen. La información puede ser comunicada como valores fríos al gerente.
Una forma alternativa puede ser representar la información en forma de una distribución de frecuencia para que el gerente pueda evaluar la posible contribución de cada clase de clientes al aumento esperado y, en consecuencia, revisar el rango de elegibilidad de los clientes para el esquema de incentivos. . Un gráfico circular que muestre esta contribución de cada categoría puede ayudar al gerente a comprender la información rápidamente.
El caso anterior solo ilustra la naturaleza de las actividades involucradas en la generación de información y es un ejemplo hipotético simplificado del rol de cada actividad en el proceso. La generación de información puede ser un proceso bastante complejo e involucrar múltiples actividades.
El proceso de generación de información continúa ya que hay una multiplicidad de propósitos para los cuales se necesita información en una empresa comercial. Como resultado, la empresa generalmente está involucrada en un ciclo interminable de generación de información.
