¿Cómo seleccionar el software de aplicación para su empresa? - ¡Contestado!
Algunas de las características importantes que deben seguirse antes de seleccionar el software de aplicación para una empresa comercial son las siguientes:
Una gran variedad de paquetes de software de aplicación están disponibles en el mercado. En vista de la feroz competencia entre los proveedores (debido al costo marginal insignificante de la copia adicional), existe la posibilidad de que los ejecutivos de ventas de los proveedores conduzcan el proceso de selección.
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Idealmente, el software de la aplicación debe seleccionarse después de un análisis sistemático de las características de cada paquete en consideración.
No hace falta mencionar que el paquete en cuestión debe cumplir con los requisitos funcionales de la aplicación.
Además de esta característica básica, un comprador de software empaquetado debe buscar y evaluar cada paquete a la luz de las siguientes características:
(a) Requisito del sistema operativo:
El paquete debe ser compatible con el sistema operativo que ya se está utilizando o planea utilizar en la empresa. A veces, el proveedor ofrece el paquete con una utilidad para que funcione en diferentes sistemas operativos o se ofrecen diferentes versiones para diferentes sistemas operativos.
Tal conversión puede influir en la eficiencia del software. Por lo tanto, es aconsejable estar al tanto del posible impacto de tales conversiones. La versión que se ejecuta en el sistema operativo deseado debe evaluarse con cuidado antes de hacer una selección.
(b) Requisitos del equipo:
El software de aplicación, en general, tiene una configuración mínima para el equipo en el que funcionará correctamente. A veces, los paquetes de software diseñados originalmente para hardware de computadora altamente configurado se ofrecen a usuarios de computadoras más pequeñas.
En tal caso, los datos de prueba se ajustan en consecuencia para garantizar que parezcan bastante eficientes también en computadoras más pequeñas. Por lo tanto, el comprador debe desarrollar y utilizar un conjunto de datos de prueba en un volumen adecuado al evaluar un paquete de software.
(c) Método de acceso para entrada / salida de datos:
Es importante evaluar la eficiencia para la entrada y salida de datos por parte del software. Es mejor si los datos ingresados en el paquete de software dado pueden ser accedidos / compartidos por otros paquetes de software. Las instalaciones para los registros y controles de auditoría de validación de datos para garantizar que solo ingresen datos correctos al sistema son extremadamente importantes, en particular en aplicaciones que involucran grandes volúmenes de ingreso de datos.
Muchos paquetes de software de aplicaciones ofrecen facilidades para reconstruir archivos de datos destruidos por un mal funcionamiento del hardware. Dichas instalaciones son muy útiles para minimizar la pérdida de datos debido a fallas de hardware.
(d) Amabilidad del usuario:
Los paquetes de software deben ser fáciles de usar y requieren una capacitación mínima por parte del usuario. La facilidad para cambiar el formato del informe o el sistema de seguridad en el extremo del usuario es otra característica de la facilidad de uso. Los menús bien organizados, la capacidad de manejar los errores de los usuarios y la ayuda sensible al contexto en línea para los usuarios son algunas de las características importantes que mejoran la facilidad de uso del software de la aplicación.
(e) Flexibilidad:
Otra consideración importante para la selección de un paquete de software de aplicación es su idoneidad para la aplicación. La mayoría del software empaquetado se hace general para mejorar la base de clientes potenciales. Es probable que dichos paquetes tengan muchas facilidades que un usuario determinado puede no necesitar.
Estas instalaciones afectan negativamente la velocidad de procesamiento y consumen espacio de almacenamiento para datos y programas en medios de almacenamiento masivo. Por lo tanto, es importante evaluar cuán eficientemente se han incorporado dichas características en el software.
(f) Modificabilidad:
Incluso el paquete de software de aplicación más general carecerá de una u otra instalación deseada por el usuario. Por lo tanto, es necesario que el comprador entienda la modificabilidad del software. La mayor parte de la modificabilidad disponible se relaciona con las opciones relacionadas con los diseños de informes.
Algunos diseñadores de software también han introducido la flexibilidad incorporada en el formato de pantalla de entrada.
Sus paquetes de software también permiten al usuario cambiar los formatos de entrada para que coincidan con los formatos de documento de entrada utilizados en la empresa del usuario. Dicha instalación ayuda a reducir los errores en la entrada de datos y también a reducir el tiempo de capacitación requerido para el paquete.
(g) Organización de datos:
Otro criterio para la selección del paquete de software de aplicación es la forma en que los datos están organizados en el paquete de software. La organización de datos es un determinante importante de la calidad de la información que un sistema puede generar.
Muchos paquetes de software ofrecen facilidades para agregar campos de datos personalizados que no están incluidos en el paquete de software y eliminar los campos de datos que son redundantes.
La organización de datos también es un factor relevante en el diseño y la eficacia del sistema de seguridad de datos. Por ejemplo, si se puede acceder a los archivos de datos y cambiarlos o manipularlos con otros paquetes de aplicaciones estándar, como FoxPro o Excel, el sistema de seguridad de datos del paquete bajo revisión se vería afectado negativamente.
(h) Experiencia comercial:
Es vital reconocer que una de las ventajas básicas de los paquetes de software preparados es que está bien probado. Como los errores en el software no pueden ser eliminados por el usuario, el comprador debe asegurarse de que el paquete tenga suficiente experiencia comercial.
La experiencia comercial debe medirse tanto en términos de número de instalaciones como de tiempo desde que se usó su última versión en estas instalaciones. Por lo general, un período de seis meses se considera adecuado para la prueba adecuada de un paquete de software recientemente desarrollado / modificado en una empresa de tamaño razonablemente bueno.
(i) Costo del paquete:
El precio del paquete de software de aplicación se expresa de diferentes maneras. Por lo tanto, las implicaciones de costo de la estructura de precios deben ser cuidadosamente estudiadas y comprendidas. Los paquetes de software de la aplicación, a menudo, constan de muchos módulos y cada uno tiene un precio por separado. A veces, el proveedor ofrece servicios de instalación, implementación, capacitación y mantenimiento a un costo adicional.
Otro elemento importante de la estrategia de precios es el cargo adicional por cada sitio de instalación en la misma empresa. Tal estructura de precios puede requerir que el comprador compre varias copias del software para usar en diferentes computadoras, incluso bajo el mismo techo. A veces, el paquete de software se ofrece en régimen de arrendamiento y, una vez finalizado el período de arrendamiento, el vendedor le quita el derecho de uso del software. Estos aspectos del precio deben tenerse en cuenta al evaluar un paquete de software de aplicación.
(j) Atención al cliente:
Aunque, la mayoría de los paquetes de software listos para usar están diseñados para ser del tipo 'plug-n-play', sin embargo, al usuario le resulta difícil usar el paquete correctamente sin el soporte del proveedor. Es importante verificar no solo la calidad del manual del software, sino también las facilidades de solución de problemas que ofrece el fabricante del software a sus usuarios.
La calidad de los manuales de software y la facilidad de soporte de software se complementan entre sí. Si la documentación no es lúcida, o es vaga y ambigua, el cliente necesitará un mayor soporte de software del fabricante.
(k) Mantenimiento:
A menudo, el costo de mantenimiento del software supera con creces el costo original durante su ciclo de vida. Estos costos también incluyen el costo de extensiones menores al software y el cambio debido a la actualización del hardware de la computadora y el montaje del software en equipos nuevos.
Si el proveedor acepta proporcionar estos servicios, es bastante útil y vale la pena el pago. Además, a veces los proveedores aceptan proporcionar nuevas versiones del software gratis o por un precio nominal. Tales ofertas merecen una seria consideración al momento de la adquisición. Estas ofertas también ayudan en la extensión del ciclo de vida del software.
En general, se prepara una lista de verificación con los datos recopilados con respecto a cada paquete sobre la base de la consideración mencionada anteriormente. Dicha lista de verificación se utiliza para clasificar los paquetes de la aplicación. La decisión final se puede tomar sobre la base de estas clasificaciones a la luz de los requisitos específicos y la importancia de estas consideraciones en la situación dada.
A pesar del hecho de que los paquetes de aplicaciones listos para usar tienen una puntuación sobre el software hecho a medida, muchas organizaciones prefieren software hecho a medida para diferentes consideraciones.
Los factores importantes que favorecen las opciones de 'make' son:
(a) La no disponibilidad de un paquete de software que cumpla con los requisitos específicos del proceso de negocios,
(b) Necesidad de mantener la privacidad de los procedimientos en el proceso,
(c) Grado de dinamismo del proceso de negocios: en caso de que los procedimientos, sistemas y requisitos puedan cambiar con bastante frecuencia, el software hecho a medida sería una alternativa más económica y viable.
El software hecho a la medida es una propuesta costosa. Por lo tanto, muchas empresas pequeñas siguen usando paquetes de software ya hechos, incluso si no cumplen con todos los objetivos de la política de TI o requieren compromisos en los procesos de negocios. Sin embargo, las empresas medianas y grandes encuentran muchas aplicaciones en las que el costo del software personalizado puede justificarse fácilmente. El gasto es justificable debido a un mayor nivel de actividad que está influenciado por la aplicación.
