Actividades involucradas en el proceso de gestión de una empresa comercial
Algunas de las actividades importantes que participan en el proceso de gestión de una empresa comercial son las siguientes:
Se concluyó que todas las funciones y políticas comerciales deben orientarse para lograr la satisfacción del cliente. Como Peter F. Drucker lo ha dicho acertadamente, la única definición válida del propósito de cualquier negocio es crear un cliente.
Por lo tanto, el objetivo principal de cualquier gerente comercial debería ser generar un flujo constante de clientes satisfechos para el negocio. Este objetivo debe ser la fuerza motriz de todas las actividades de un gerente de negocios.
El usuario más frecuente de los sistemas de información empresarial es el gerente comercial. Por lo tanto, el empuje de los sistemas de información empresarial debe estar en las necesidades de información de un gerente.
Por lo tanto, es necesario entender la gestión y el proceso de gestión. La gestión es lo que hace un gerente. Lo que hace un gerente nos da una idea del proceso de gestión.
Es una opinión universalmente aceptada de que la administración es el arte de hacer las cosas a través de otros para lograr ciertos objetivos. Esta visión de la administración se centra en el proceso de gestión (es decir, el arte) involucrado en el logro de los resultados deseados.
El proceso gerencial involucra las siguientes actividades:
yo. Planificación,
ii. Organizando,
iii. Dotación de personal,
iv. Dirigente,
v. Controlling.
Con el fin de comprender a qué deben apuntar los sistemas de información empresarial, es esencial comprender las actividades involucradas en el proceso de gestión.
1. Planificación:
La planificación se refiere a la determinación del curso de acción futuro para lograr los objetivos deseados. Significa decidir por adelantado qué hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo y quién debe hacerlo. Es una "acción ejecutiva que encarna las habilidades de anticipar, influir y controlar la naturaleza y la dirección del cambio". La planificación precede a todas las demás funciones de un gerente.
Compensa la incertidumbre y el impacto de los cambios en el medio ambiente. Una planificación adecuada puede ayudar a un gerente a enfrentar los desafíos de los cambios ambientales de manera efectiva. Se dibujan planes enfocados a objetivos. Por lo tanto, la planificación guía las acciones en la empresa para el logro de los objetivos deseados.
Llena la brecha entre cuál es el estado de cosas hoy y cuál es el estado de cosas deseado en el negocio para el futuro. Los planes se utilizan para evaluar el desempeño y ejercer el control en la empresa. La planificación es generalizada y casi todos los planes de una organización.
El carácter del plan puede ser diferente en diferentes niveles de gestión. Los planes en los niveles más bajos de la jerarquía gerencial deben estar dentro de los límites de los planes generales de los gerentes en la parte superior de la organización. Los planes pueden ser de diferentes tipos, como misión, objetivos, estrategias, políticas, reglas y procedimientos, programas y proyectos y presupuestos.
Se dibujan diferentes tipos de planes en diferentes niveles de gestión. Por ejemplo, la misión, los objetivos y las estrategias de la organización son propiedad exclusiva de la administración de alto nivel.
Los planes actúan como fundamentos de la gestión. Otras actividades de gestión están determinadas por los planes. La planificación precede lógicamente a la ejecución de todas las demás actividades de gestión, como la organización, la dotación de personal, la dirección y el control.
Una de las razones más importantes para el aumento de la actividad de planificación entre los gerentes es que se dan cuenta de los beneficios de ser proactivos en lugar de ser reactivos. Las enormes inversiones y el alto grado de riesgo en los nuevos proyectos hacen imperativo que un gerente planifique por adelantado e intente eliminar la mayor incertidumbre posible.
La complejidad de los procesos de negocios también hace que la planificación de negocios sea una actividad gratificante. La disponibilidad de modelos mejores y más confiables para anticipar el futuro y reducir la incertidumbre también se ha agregado a una mayor actividad de planificación.
Un proceso de planificación implica los siguientes pasos:
(1) Ser consciente de las oportunidades o desarrollos marca el inicio del proceso de planificación. Esto implica la evaluación de las fortalezas y debilidades del entorno dentro y fuera de la organización empresarial.
(2) Determinación de objetivos para la organización y las unidades organizativas individuales a la luz de nuevos desarrollos de oportunidades.
(3) Establecimiento de instalaciones de planificación crítica con respecto a los entornos internos y externos en los que operarán los planes. Esto implica la identificación de fortalezas y debilidades de la empresa comercial en términos de productos, mercados, procesos, tecnologías, personal, etc.
(4) Identificación de los cursos alternativos de acción para alcanzar los objetivos.
(5) Evaluación de los cursos alternativos de acción a la luz de su impacto en el logro de los objetivos.
(6) Selección del mejor curso de acción alternativo.
(7) Formulación de los planes derivados para apoyar el plan.
Cabe señalar que cada uno de los pasos anteriores en el proceso de planificación requiere mucha información sobre el entorno interno y externo en el que deben operar los planes. La información sobre el entorno externo incluye tendencias económicas, cambios tecnológicos, disponibilidad y costo de varios recursos, etc.
La información sobre el entorno interno incluye pronósticos de ventas, recursos y planes financieros, estado de disponibilidad de recursos en la empresa, etc. Un gerente también necesita varias herramientas para el análisis de la información relacionada con el entorno.
El proceso de planificación implica la anticipación y el pronóstico. Esto requiere información con respecto a los factores internos y externos que pueden influir en el estado futuro de las cosas.
La información sobre la relevancia y el impacto relativo de estos factores es un aporte crítico en el proceso de anticipación y pronóstico de eventos futuros. El uso de la simulación, las técnicas de inteligencia artificial, las redes neuronales, la lógica difusa, etc., con la ayuda de las computadoras modernas, ha mejorado el valor predictivo de los planes, así como la adición de valor a la información de planificación.
2. Organizar:
La organización implica el análisis de las actividades a realizar para cumplir con los requisitos del plan, agrupándolas para que puedan ser asignadas a personas o grupos de personas en unidades organizativas y delegación de autoridad para utilizar los recursos de la organización para cumplir con las responsabilidades asignadas.
La organización se relaciona con las personas, tareas y tecnología. Dado que estos factores difieren de una organización a otra, no hay un diseño organizativo típico que sea adecuado para todas las organizaciones.
La estructura de la organización debe diseñarse de acuerdo con los requisitos y condiciones específicos de la organización. Como las personas, las tareas y la tecnología están sujetas a la dinámica del entorno, las organizaciones se reestructuran a la luz de los cambios en el entorno empresarial.
Las estructuras organizativas y los sistemas de información están estrechamente relacionados entre sí. Si la estructura de la organización es el cuerpo de la empresa comercial, el sistema de información es su sistema nervioso.
La estructura de la organización debe diseñarse teniendo en cuenta el flujo natural de información en la empresa comercial. Los esquemas de medición del desempeño deben coincidir con el flujo de información y la estructura de la organización.
Idealmente, cualquier cambio en los sistemas de información debería causar un cambio correspondiente en la estructura de la organización; De lo contrario, los sistemas de información no podrían reflejar los planes del negocio. Por ejemplo, los avances en las tecnologías de base de datos y el uso de sistemas de información distribuidos tienen su propio impacto en la forma en que se diseñan las estructuras de la organización en la actualidad.
A la inversa, si la estructura de la organización cambia, el sistema de información también debe cambiar para poder hacer frente a las nuevas realidades de los procesos de negocios. Por ejemplo, en una organización, los cambios en las estructuras de la organización justificados por el aumento de la competencia exigieron el rediseño de los sistemas de información para ofrecer no solo información a los gerentes con respecto a los eventos en la empresa, sino también la experiencia en el proceso de negocios. Las herramientas de análisis de información y otras herramientas de inteligencia artificial debían incorporarse a los sistemas de información para fortalecer el proceso de toma de decisiones.
La reestructuración de las organizaciones empresariales podría ser dolorosa y costosa si los sistemas de información no están bien desarrollados. Los sistemas de información eficientes pueden ayudar a suavizar el proceso de reestructuración y ayudar a los gerentes a enfrentar los cambios en sus funciones y actividades específicas.
El sistema de información que contiene una parte de la base de conocimientos de la empresa puede ser de gran ayuda para manejar situaciones que son nuevas para un gerente en particular.
3. Dotación de personal:
La dotación de personal es el proceso de gestión de la estructura de la organización. Un gerente debe asegurarse de que el tipo correcto de personas ocupe los puestos en la estructura de la organización. El personal implica la selección, evaluación y desarrollo del personal de la organización.
El error común que comete un gerente es ignorar la actividad del personal, dejándolo en el departamento de personal. La actividad de personal es demasiado importante para ser rutinaria en el departamento de personal. Como el desempeño del gerente depende, en gran medida, del desempeño de sus subordinadas, cualquier negligencia en la función del personal podría afectar negativamente la efectividad gerencial.
Con la creciente interdependencia de las diversas funciones, la evaluación del personal es cada vez más compleja. Existe la necesidad de utilizar técnicas más avanzadas de evaluación del rendimiento. Estas técnicas se pueden aplicar con la ayuda de la infraestructura de TI.
Los sistemas de información bien diseñados pueden recopilar información sobre varios factores críticos de éxito para cada posición gerencial y monitorear el desempeño de manera regular. El avance en las tecnologías multimedia puede ayudar en la automatización de los sistemas de capacitación y desarrollo.
4. Dirigiendo:
Dirigir consiste en instruir, guiar e inspirar a las personas de la organización para que hagan todo lo posible para lograr los objetivos comunes de la organización. Por lo tanto, la dirección se relaciona con el proceso de motivación, liderazgo y comunicación con las personas de la organización para alcanzar los objetivos de la empresa.
La difusión de información juega un papel crucial en la dirección de los esfuerzos de las personas en la empresa. En una empresa comercial con operaciones en una amplia área geográfica, el personal debe ser móvil y es probable que esté ubicado lejos de otros miembros del equipo y del superior inmediato en la jerarquía administrativa.
Dirigir a los subordinados, por lo tanto, se vuelve difícil porque la comunicación puede ser bastante costosa y puede que no llegue al destino a tiempo. Hoy en día, los sistemas de información son los vehículos de la comunicación formal.
La facilidad del correo electrónico y el uso de la Intranet ha transformado la manera en que la comunicación formal tiene lugar en las empresas comerciales. El flujo continuo de información a través de varios departamentos con la ayuda de los sistemas de información también puede ayudar a reducir las brechas de comunicación que son muchas veces la causa principal de la insatisfacción de los empleados.
5. Controlando:
El control es un proceso que analiza si las acciones se toman según los planes y toma medidas correctivas para que se ajusten a los planes. Así, la planificación es la base del control.
Se centra en las actividades que se están realizando y los resultados de estas actividades en términos de su impacto en el logro de los objetivos del plan.
El aumento en el tamaño de las empresas comerciales ha hecho que la actividad sea más difícil. El aumento de la competencia en el mercado requiere una mayor delegación de trabajo y la descentralización de la toma de decisiones para asegurar una respuesta más rápida en las operaciones de la empresa comercial. Por lo tanto, el control juega un papel importante para garantizar la eficiencia y la eficacia de la empresa.
Los sistemas de información juegan un papel importante en el proceso de control. Estos sistemas no solo ayudan a medir el desempeño de las operaciones, sino que también ayudan a identificar desviaciones del desempeño de los planes.
La comparación entre el desempeño planificado y el real se analiza luego con la ayuda de los sistemas de información para identificar las razones de las desviaciones. La información ambiental se utiliza para identificar dichos motivos.
La información sobre qué acciones se están tomando o qué está sucediendo en los entornos internos y externos de las empresas es esencial para ejercer el control.
Anteriormente, la mayor parte de dicha información solía provenir de la observación personal del gerente. El aumento del tamaño de la empresa comercial ha hecho de la observación personal una forma muy difícil de control.
Hay una mayor confianza en los informes escritos. A medida que el negocio se vuelve más intensivo en conocimiento, la actividad y la composición del personal de la empresa dominada por los trabajadores del conocimiento, la medición del desempeño es cada vez más compleja. Los informes tabulares simples con respecto al logro de objetivos cuantificados no son adecuados para el control.
La función de control utiliza información relacionada con el rendimiento planificado y el rendimiento real para llegar a las desviaciones. Los sistemas de información eficientes no solo identifican estas desviaciones sino que también ayudan a analizar las desviaciones para identificar las razones de la desviación. También ayudan a modificar los planes rápidamente a la luz de los comentarios.
El concepto de presupuesto flexible se ha vuelto popular debido a la disponibilidad de mejores instalaciones de procesamiento de información. Con la disponibilidad de sistemas de información en tiempo real, la información sobre el rendimiento fluye rápidamente. Esto ayuda a ejercer el control rápidamente, lo que resulta en un menor costo de errores de planificación.
Los sistemas de información empresarial modernos están ayudando a los gerentes a aprender de las experiencias pasadas con el costo mínimo de los errores. La información de control detallada puede almacenarse ahora por más tiempo y analizarse a medida que se observan circunstancias similares para anticipar los cambios en el entorno. Los sistemas de información modernos pueden ayudar en el manejo de mecanismos de control complejos casi automáticamente.
El informe de excepciones es otro aspecto del control que ha ganado popularidad debido a los avances en la tecnología de la información. Los sistemas de información modernos permiten que los gerentes obtengan un acceso más rápido a la información sobre las excepciones y los ayudan a tomar decisiones más rápidas para mitigar el impacto negativo de las situaciones excepcionales al revisar los planes de inmediato. Un sistema de información eficiente puede ayudar a convertir un desastre en una pérdida menor, ya que emitiría una advertencia en las primeras etapas de una situación excepcional.
Cada una de estas funciones de gestión debe llevarse a cabo en todos los niveles de gestión. La efectividad de un gerente depende de la eficacia con la que realice estas actividades gerenciales. Es posible que no sea posible determinar qué actividad está llevando a cabo un gerente en un momento dado, ya que permanece absorto en múltiples actividades de gestión.
