¿Cuáles son los pasos que debe tomar cualquier organización empresarial durante el proceso de planificación?
Cuando nos fijamos en la planificación en el contexto del proceso de gestión, se llama actividad, es parte de la gestión. Pero, por otro lado, cuando se estudia por separado, se denomina proceso porque para completar éste se deben despejar muchos pasos uno tras otro.
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En lo que respecta al número de pasos incluidos en el proceso de planificación, depende del tamaño de la organización. Diferentes organizaciones pueden tener diferentes procesos de planificación.
La planificación es necesaria para resolver un problema o aprovechar alguna situación rentable. En este contexto, un gerente hace un análisis de las fortalezas y debilidades de las empresas. Este análisis tiene en cuenta el entorno interno y externo de la empresa.
Por ejemplo, si el gobierno está pensando en establecer una fábrica para el desarrollo de alguna zona rural, a un administrador inteligente le gustaría aprovechar esta situación. La planificación comienza desde este mismo punto. Los siguientes pasos se toman generalmente en las organizaciones empresariales durante el proceso de planificación.
(1) Establecer objetivos:
Los objetivos son aquellos puntos finales para los cuales se realizan todas las actividades. En el proceso de planificación, los objetivos se determinan y definen en primer lugar para que todos los empleados interesados puedan ser informados sobre ellos para obtener su completa cooperación.
Los objetivos tienen una jerarquía propia, por ejemplo, objetivos organizacionales, objetivos departamentales y objetivos individuales. Se determinan y definen en el mismo orden jerárquico.
Por ejemplo, una empresa quiere elevar sus ventas a 2, 000 millones de rupias. (Este es el objetivo de la organización). Este objetivo se puede definir de esta manera. Supongamos que la compañía tiene cuatro productos principales y sus ventas esperadas son 1, 000 millones de rupias, 500 millones de calificaciones, 300 millones de calificaciones y 200 millones de calificaciones, respectivamente. En este contexto se determinarán los objetivos de los diferentes departamentos.
Por ejemplo, el Departamento de Producción llegará a conocer la cantidad de producción de cada producto. Al final, se informará a todos los empleados de los diferentes departamentos sobre lo que se espera de ellos.
(2) Premisas en desarrollo:
Las bases de la planificación son aquellos factores / suposiciones que influyen en los posibles resultados de diferentes alternativas. Antes de tomar una decisión final sobre cualquier alternativa, se hace un pronóstico de estos supuestos. La tasa de éxito de la planificación será directamente proporcional a la tasa de éxito de la previsión. Los supuestos / premisas de planificación son de dos tipos:
(i) Premisas internas:
Capital, mano de obra, materia prima, maquinaria, etc.
(ii) Premisas externas:
Políticas gubernamentales, competencia comercial, gusto de los clientes, tasa de interés, tasa de impuestos, etc. Por ejemplo, una empresa quiere expandir su negocio. Cuenta con una alternativa para establecer una fábrica en zona rural. En este caso, sus premisas internas pueden ser capital, materia prima y disponibilidad de mano de obra y las premisas externas pueden ser la política industrial del gobierno.
El gerente deberá hacer un pronóstico de todas estas suposiciones. En otras palabras, deberá considerarse que el capital, la materia prima y la mano de obra necesarios estarán disponibles. También será necesario averiguar si la política del gobierno no se opondrá al establecimiento de tal fábrica.
(3) Identificación de cursos alternativos de acción:
En general, no hay trabajo que no tenga un método alternativo para hacerlo. Sobre la base de los objetivos de la organización y las limitaciones de la planificación, se pueden descubrir cursos alternativos para realizar un trabajo en particular.
Por ejemplo, si una organización tiene el objetivo de expandir su negocio, se puede hacer de muchas maneras como: (i) expandiendo el negocio existente, por ejemplo, si una empresa se dedica a producir un tamaño particular de televisores, puede empezar a producir televisores de diferentes tamaños; (ii) al ingresar a otra área de producción, por ejemplo, una compañía de televisión puede comenzar a producir refrigeradores; (iii) mediante la colaboración con alguna otra organización y comenzar un nuevo negocio; (iv) haciéndose cargo de alguna otra empresa comercial, etc.
(4) Evaluación de cursos alternativos:
Todos aquellos cursos alternativos que cumplen con las expectativas de los criterios preliminares mínimos se seleccionan para un estudio intensivo. Se verá en qué medida un curso alternativo en particular puede ayudar en el logro de los objetivos de la organización.
Sin embargo, hay un problema que nos enfrenta al analizar estos cursos alternativos. Cada curso alternativo tiene sus méritos y desventajas. Por ejemplo, un curso alternativo en particular puede ser altamente rentable pero requiere una inversión de más capital y tiene un largo período de gestación para obtener ganancias.
De manera similar, otro curso alternativo necesita menos inversión de capital, tiene un corto período de gestación para generar ganancias, pero las ganancias no son suficientes. En tal situación, los planificadores deben desarrollar un nuevo curso alternativo mediante una combinación de diferentes cursos alternativos.
(5) Seleccionando una alternativa:
Luego de un cuidadoso análisis de las diferentes alternativas se selecciona la mejor. A veces, el análisis produce más de un curso alternativo con méritos similares. Teniendo en cuenta las incertidumbres del futuro, es justificable seleccionar más de un buen curso alternativo.
Se adopta una de estas alternativas y la otra se mantiene en reserva. En caso de que el pronóstico futuro resulte incorrecto y falle el primer curso alternativo, la reserva se puede poner en funcionamiento inmediatamente y se puede evitar el fracaso.
(6) Implementando el Plan:
Después de haber decidido el plan principal y los planes subsidiarios, estos deben ser implementados. Después de implementar los planes se debe decidir la secuencia de las diferentes actividades. En otras palabras, se decide quién hará un trabajo en particular y en qué momento.
(7) Acción de seguimiento:
El proceso de planificación no termina con la implementación de los planes. Los planes están formulados para el futuro que es incierto. Es de gran importancia que haya una revisión constante de los planes para garantizar el éxito en el futuro incierto.
En el momento en que parece haber cambios en los supuestos en los que se basan los planes; Debería haber cambios correspondientes en los planes también. De esta manera podemos decir que la planificación es un proceso en continuo movimiento.
