Técnicas de Control de Costos de Materiales (11 Técnicas)

Algunas de las técnicas más importantes de control de costos de materiales son las siguientes:

El control de materiales apunta a eliminar y minimizar todo tipo de desechos y pérdidas mientras los materiales se compran, almacenan, manejan, emiten o consumen. Se utilizan varias técnicas en la planificación, obtención y mantenimiento de la etapa del material que ayuda a ejercitar y efectuar el control del costo del material.

Tales técnicas se han discutido a continuación:

I. Ajuste de nivel:

Para tener un control adecuado sobre los materiales, se establecen los siguientes niveles:

(a) Nivel de reorden

(b) Nivel mínimo

(c) Nivel máximo

(d) Nivel de peligro

(e) Nivel de existencias promedio

Estos se discuten uno por uno.

(A) Nivel de reorden

Es el punto en el que, si se aproxima el stock de un material en particular en la tienda, el almacenista debe iniciar la solicitud de compra para nuevos suministros de ese material. Este nivel se fija en algún lugar entre los niveles máximo y mínimo de tal manera que la diferencia de cantidad de material entre el nivel de pedido y el nivel mínimo sea suficiente para cumplir con los requisitos de producción hasta el momento en que el suministro fresco del Se recibe material.

El nivel de pedido se puede calcular aplicando la siguiente fórmula.

Nivel de pedido = Nivel mínimo + Consumo durante el tiempo requerido para obtener la entrega nueva.

Otra fórmula dada por Wheldon en su libro 'Contabilidad de costos' es la siguiente:

Nivel de pedido = Consumo máximo x Período máximo de pedido. Aquí, el período máximo de reordenamiento significa el período máximo tomado para obtener el material una vez que se inicia. Wheldon ha tomado el período máximo y el consumo máximo durante ese período para que la fábrica no se detenga en ningún caso debido a la escasez de materiales.

Ilustración 1:

Calcule el nivel de pedido del material A a partir de los siguientes datos:

(i) Límite mínimo de 500 unidades.

(ii) Límites máximos 2.500 unidades.

(iii) Requerimiento diario de material 100 unidades.

(iv) Tiempo requerido para entrega en fresco 10 días. SOLUCIÓN

Nivel de pedido = Límite mínimo + Consumo durante el tiempo requerido para la entrega nueva

= 500 unidades + 100 x 10 unidades = 1, 500 unidades.

El pedido para la compra de material se debe colocar cuando el material en stock alcance 1, 500 unidades.

Ilustración 2:

Calcule el nivel de pedido a partir de la siguiente información:

Consumo máximo = 300 unidades por día Consumo mínimo = 200 unidades por día Periodo de pedido = 8 a 10 días.

Solución:

Nivel de pedido = Consumo máximo x Periodo de pedido máximo = 300 unidades x 10 = 3, 000 unidades.

(b) Nivel Mínimo (Cr Safety Stock):

Esto representa la cantidad mínima de material que debe mantenerse en la mano en todo momento. La cantidad se fija para que la producción no se pueda detener debido a la escasez del material.

Al fijar este nivel, se tienen en cuenta los siguientes factores:

1. Tiempo de entrega, es decir, el tiempo de espera entre la sangría y la recepción del material. Es el tiempo requerido para reponer el suministro.

2. Tasa de consumo del material durante el plazo de entrega.

3. Naturaleza del material. No se requiere un nivel mínimo en caso de un material especial que se requiere contra el pedido específico del cliente.

La fórmula para el cálculo del nivel mínimo dado por Wheldon es la siguiente:

Nivel mínimo de stock = Nivel de pedido - (Consumo normal x Período de pedido normal),

(c) Nivel máximo:

Representa la cantidad máxima de un artículo de material que puede mantenerse en stock en cualquier momento. La acción no debe exceder esta cantidad. La cantidad se fija para que no haya exceso de existencias.

Debe evitarse el exceso de existencias en la medida de lo posible debido a las siguientes desventajas:

1. El exceso de existencias bloquea innecesariamente el capital de trabajo que podría utilizarse de manera rentable en otro lugar.

2. El exceso de existencias necesitará más espacio, por lo que se deberá pagar más renta.

3. Puede haber pérdidas debido a la obsolescencia debido a un exceso de existencias.

4. Hay posibilidades de reducción de la calidad porque las existencias grandes requerirán más tiempo antes de ser consumidas.

5. Puede haber temor a la reducción en los valores de mercado de los materiales con exceso de existencias.

El nivel máximo de stock se fija teniendo en cuenta los siguientes factores:

1. Cantidad de capital disponible para el mantenimiento de tiendas.

2. Espacio disponible.

3. Requisito máximo de las tiendas para fines de producción en cualquier momento.

4. Tasa de consumo del material durante el tiempo de entrega.

5. El tiempo transcurrido entre la sangría y la recepción del material.

6. Posibilidad de pérdida en las tiendas por deterioro, evaporación, etc. Hay ciertas tiendas que se deterioran en cantidad si se almacenan durante un largo período.

7. Costo de mantenimiento de tiendas.

8. Probable fluctuación en los precios. Por ejemplo, si existe la posibilidad de un aumento sustancial de los precios en el próximo período, se fijará un nivel de stock máximo comparativamente grande. Por otro lado, si existe la posibilidad de una disminución de los precios en un futuro próximo, las existencias se mantienen a un nivel muy reducido

9. La naturaleza estacional del suministro de material. Ciertos materiales están disponibles solo durante períodos específicos del año, por lo que estos deben almacenarse en gran medida durante estos períodos.

10. Restricciones impuestas por el gobierno o la autoridad local con respecto al material en el que existen riesgos inherentes, por ejemplo, incendios y explosiones.

11. Posibilidad de cambio en la moda y el hábito que requerirá un cambio en los requisitos de los materiales.

La fórmula para el cálculo del nivel de stock máximo dada por Wheldon es la siguiente:

Nivel de stock máximo = Nivel de pedido + Cantidad de pedido - (Consumo mínimo x Período de pedido mínimo)

(d) Nivel de peligro:

Esto significa un nivel en el cual los problemas normales del material se detienen y los problemas se hacen solo bajo instrucciones específicas. El oficial de compras hará arreglos especiales para obtener los materiales que alcancen sus niveles de peligro para que la producción no se detenga debido a la escasez de materiales.

Nivel de peligro = Consumo medio x Max. periodo de reorden para compras de emergencia

(e) Nivel de existencias promedio:

Este nivel se calcula mediante la siguiente fórmula:

Nivel de existencias promedio = Nivel de existencias mínimo + 1/2 de la cantidad de pedido o 1/2 (Nivel de existencias mínimo + Nivel de existencias máximo)

Ilustración 3:

Si el nivel de stock mínimo y el nivel de stock promedio de la materia prima A son 20, 000 y 40, 000 unidades respectivamente, averigüe su cantidad de pedido.

Solución:

Nivel de existencias promedio = Nivel de existencias mínimo + ½ Cantidad de pedido

o ½ Cantidad de pedido = Nivel de existencias promedio - Nivel de existencias mínimo

o ½ cantidad de pedido = 40, 000 unidades - 20, 000 unidades.

Cantidad de pedido = 20, 000 unidades x 2 = 40, 000 unidades.

Ilustración 4:

En una empresa, el consumo mínimo y máximo semanal de material A es de 25 y 75 unidades respectivamente. La cantidad de re-orden fijada por la compañía es de 300 unidades. El material se recibe dentro de las 4 a 6 semanas posteriores a la emisión del pedido de suministro. Calcular nivel mínimo y nivel máximo de material A.

Solución:

Nivel mínimo = Nivel de pedido - (Consumo normal x Periodo de pedido normal)

= 450 unidades - (50 unidades x 5 semanas)

= 450 unidades - 250 unidades = 200 unidades

(Nivel de pedido = Consumo máximo x Período máximo de pedido)

= 75 unidades x 6 semanas = 450 unidades

Normal, es decir, consumo promedio = 25 unidades + 75units / 2 = 50 unidades

Normal, es decir, período medio = 4 semanas + 6 semanas / 2 = 5 semanas

Nivel máximo = Nivel de pedido + Cantidad de pedido - (Consumo mínimo x Período de pedido mínimo)

= 450 unidades + 300 unidades - (25 unidades x 4 semanas) = ​​650 unidades

Ilustración 5:

'ZEE' es un producto fabricado de tres materias primas 'M', 'N' y 'Q'. Cada unidad de ZEE requiere 10 Kgs., 8 Kgs. y 6 Kgs., de M, N y Q respectivamente. Los niveles de reorden de 'M' y 'N' son 15, 000 Kgs. y 10, 000 Kgs. respectivamente, mientras que el nivel mínimo de 'Q' es de 2.500 Kgs. La producción semanal de ZEE varía de 300 a 500 unidades, mientras que la producción semanal promedio es de 400 unidades.

Usted está obligado a calcular:

Ilustración 6:

En la fabricación de sus productos, una empresa utiliza tres materias primas, A, B y C, respecto de las cuales se aplican las siguientes:

Ilustración 7:

(a) La disponibilidad de un componente de maquinaria importada es irregular, y en consecuencia, el patrón de consumo también varía durante el año. Muestre cómo se debe determinar el “nivel de reordenación” para este componente.

(b) A partir de los siguientes datos de los últimos doce meses, calcule el nivel de stock promedio para dicho componente:

II. Cantidad de orden económica :

Los costos totales de un material consisten generalmente en:

Costo total de adquisición + Costo total de pedido + Costo de transporte total.

Costo Total de Adquisición:

El costo total de adquisición a través de la compra generalmente no se ve afectado, independientemente de la cantidad de material solicitado al mismo tiempo, a menos que haya descuentos por cantidad disponibles. Por ejemplo, si los requisitos anuales totales de un material de 10, 000 unidades se compran a Rs 10 por unidad en cincuenta pedidos de 200 unidades cada uno o en 10 pedidos de 1, 000 unidades cada uno, el costo total de adquisición será de Rs 1, 00, 000 (es decir, 10, 000 unidades a Rs 10) en cada alternativa si no hay descuentos por cantidad disponibles.

Por lo tanto, cuando los costos de adquisición de un material siguen siendo los mismos, son irrelevantes y, a menudo, se excluyen al decidir la cantidad de un material que se va a pedir al mismo tiempo. Los únicos costos que deben cubrirse son los costos de pedido y los costos de mantenimiento.

La cantidad de material que debe pedirse al mismo tiempo se conoce como cantidad económica de pedido. Esta cantidad se fija de tal manera que se minimice el costo de llevar y ordenar el stock.

Costo de transporte:

Es el costo de mantener los materiales en la tienda e incluye:

1. El costo del espacio de almacenamiento que podría haber sido utilizado para algún otro propósito.

2. El costo de los contenedores y bastidores que deben proporcionarse para el almacenamiento de materiales.

3. Coste de mantenimiento de los materiales para evitar su deterioro.

4. Cantidad de intereses pagaderos sobre el dinero encerrado en los materiales.

5. Costo de deterioro en almacenes y manejo.

6. Costes de transporte en relación al stock.

7. El costo de la obsolescencia debido a que algunos de los materiales se vuelven obsoletos luego de un tiempo de almacenamiento debido a un cambio en el proceso o el producto.

8. El costo del seguro.

9. Costo administrativo, etc.

Todos estos costos tomados en conjunto, en la India, representan alrededor del 20 al 25 por ciento del costo de los materiales por año. Por lo tanto, se deben hacer esfuerzos para reducir una tasa tan alarmante de costo de transporte.

Costo de pedido:

Es el costo de hacer pedidos para la compra de materiales e incluye:

1. Costo del personal publicado en el departamento de compras, sección de inspección y departamento de pagos.

2. Gastos de papelería, franqueo y gastos telefónicos.

Por lo tanto, este tipo de costo incluye el costo de las ofertas flotantes, el costo de la evaluación comparativa de las cotizaciones, el costo del papeleo y el envío involucrado en la colocación del pedido, el costo de la inspección y el costo de la contabilidad y la realización de pagos. En otras palabras, el costo varía con el número de pedidos.

La cantidad a solicitar debe ser tal que minimice los costos de transporte y pedido. La orden de compra del material debe ser lo suficientemente grande como para obtener un mayor descuento comercial y para aprovechar el transporte a granel, pero al mismo tiempo no debe ser demasiado grande como para incurrir en un pago demasiado alto por intereses, almacenamiento y seguro. los costos

Si el precio a pagar es estable, la cantidad a pedir cada vez se puede determinar mediante la siguiente fórmula:

dónde

Q = Cantidad a ordenar.

C = Consumo del material en cuestión en unidades durante un año.

O = Costo de realizar un pedido, incluido el costo de recibir los bienes, es decir, los costos de obtener un artículo en el inventario de la empresa.

I = Pago de intereses, incluido el costo variable de almacenamiento por unidad por año, es decir, los costos de mantenimiento del inventario.

Por ejemplo, una unidad de material X cuesta Rs 50 y el consumo anual es de 20, 000 unidades. El costo de realizar un pedido, incluido el costo de recibir el material, es de Rs 20 y el interés que incluye el costo de almacenamiento variable es del 10% anual. La cantidad óptima para la cual se colocará el pedido es

En resumen, la cantidad de orden económica se determina teniendo en cuenta los costos de pedido y los costos de transporte. Con la interacción de estos dos costos, los costos económicos de pedido durante un período particular son iguales a los costos de mantenimiento durante ese período y el costo total de pedido y transporte es el más bajo como se indica claramente en la fig. 4.1:

Del diagrama anterior, queda claro que los costos de transporte y los costos de pedido se comportan de manera opuesta. Si se pide una gran cantidad al mismo tiempo, los costos de pedido serán bajos y los costos de transporte serán altos y viceversa si se solicita una cantidad baja al mismo tiempo.

Supuestos en el cálculo de EOQ:

1. Existen condiciones dinámicas del suministro que permiten a una empresa realizar tantos pedidos como sea necesario.

2. Los precios del artículo permanecen estables, lo que mantiene constante el costo de transporte.

3. La cantidad del artículo a consumir durante un período particular es totalmente conocida, es decir, la cantidad a consumir es cierta.

Diferencia entre EOQ y cantidad de pedido :

La cantidad de orden económica es diferente de la cantidad de re-orden. La cantidad de pedido es la cantidad por la cual se da realmente la orden de compra. Puede ser más o menos que la cantidad de orden económica, si la empresa no realiza pedidos de acuerdo con la cantidad de orden económica. En ausencia de información sobre la cantidad de orden económica, la cantidad de re-orden dada puede tomarse como cantidad de orden económica.

Ilustración 8:

Averigüe la cantidad de orden económica (EOQ) en los siguientes datos y también muestre un gráfico que identifica la cantidad de orden económica.

Uso anual: 6, 000 unidades.

Costo del material por unidad: Rs 20

Costo de hacer y recibir un pedido: Rs 60

Costo anual de una unidad: 10% del valor del inventario.

Solución:

La fórmula para el cálculo de la cantidad económica de pedido es:

Ilustración 9:

Averigüe la cantidad de orden económica (EOQ) a partir de los siguientes datos:

Ilustración 10:

Cerca de 50 artículos se requieren todos los días para una máquina. Un costo fijo de Rs. Se incurre 50 por pedido para realizar un pedido. El costo de inventario por artículo asciende a Rs. 0.02 por día. El período de plomo es de 32 días. Calcular:

(i) Cantidad de orden económica

(ii) Reordenar el nivel.

Ilustración 11:

The Complete Gardener está decidiendo la cantidad de orden económica para dos marcas de fertilizantes para césped: Super Grown y Nature's Own.

Se recopila la siguiente información:

Ilustración 12:

La siguiente información relacionada con un tipo de material está disponible:

Ilustración 13:

La demanda anual de un artículo en particular del inventario es de 10, 000 unidades. El costo de inventario por unidad por año es del 20% y el costo de pedido es de Rs. 40 por pedido. El precio cotizado por el proveedor es Rs. 4 por unidad. Sin embargo, el proveedor está dispuesto a dar un descuento del 5% para pedidos de 1, 500 unidades o más. ¿Vale la pena aprovechar la oferta de descuento?

Ilustración 14:

PQR Limited produce un producto que tiene una demanda mensual de 52, 000 unidades. El producto requiere un componente X que se compra en Rs. 15 por unidad. Para cada producto terminado, se requieren 2 unidades del componente X. El costo de pedido es Rs. 350 por pedido y el costo de transporte es de 12% anual.

Ilustración 15:

Un mayorista suministra 30 muñecos de peluche cada día de la semana a varias tiendas. Las muñecas se compran al fabricante en lotes de 12 Rs. 1, 200 por lote. Cada orden incurre en un cargo de manejo de Rs. 60 más un cargo de flete de Rs. 250 por pedido. También se pueden ordenar lotes múltiples y fraccionados y todas las órdenes se llenan al día siguiente. El costo incremental es Rs. 0.60 por año para almacenar una muñeca en el inventario. El mayorista financia la inversión en inventario pagando a su holding un 2% mensual por los fondos prestados.

(i) ¿Cuántas muñecas deben pedirse a la vez para minimizar el costo total del inventario anual? ¿Supongamos que hay 250 días de semana en un año?

(ii) ¿Con qué frecuencia debe ordenar?

Ilustración 16:

(a) EXE Limited ha recibido una oferta de descuentos por cantidad en su orden de materiales, como en:

El requerimiento anual para el material es de 5, 000 toneladas. El costo de pedido por pedido es de Rs 1.200 y el costo de mantenimiento de existencias se estima en un 20% del costo de material por año. Debes calcular el nivel de compra más económico.

(b) ¿Cuál será su respuesta a la pregunta anterior si no se ofrecen descuentos y el precio por tonelada es de Rs 1.500?

Gestión del inventario científico para la reposición :

Los siguientes son los tres modelos de inventario que se utilizan principalmente para reponer los artículos de las tiendas:

(a) Sistema de cantidad de orden fija

(b) Sistema de reposición

(c) Sistema de Reposición Opcional o Modificado.

Cada uno de los sistemas anteriores tiene en cuenta el costo de mantenimiento del inventario, el costo de pedido del inventario y el costo de desabastecimiento. En estos modelos, la determinación de cuánto comprar al mismo tiempo y con qué frecuencia comprar son las dos consideraciones básicas.

En otras palabras, estos modelos se basan en la determinación de la cantidad de pedido y la frecuencia de pedido. Los factores de orden que se tienen en cuenta son el tiempo de entrega y el stock de seguridad o de reserva.

(a) Sistema de cantidad de orden fija:

En este sistema, la cantidad de reorden de material es fija y se realiza un pedido de esta cantidad cada vez que el stock disponible alcanza el punto de pedido. La cantidad de pedido fija es la cantidad de pedido económica, por lo que el costo de pedido y transporte puede ser el más bajo.

(b) Sistema de reposición:

En este sistema, la cantidad de pedido no es fija, pero continúa cambiando en cada momento del pedido. Hay un tiempo de orden fijo cuando se revisan las existencias y se colocan órdenes de nivel para una cantidad variable que es igual al nivel máximo menos las existencias en la fecha fija de revisión.

En este sistema, el nivel máximo de stock se fija más allá del cual no se espera que el stock supere. Este sistema es útil cuando hay fluctuaciones en el patrón de consumo, mientras que el sistema de cantidad de orden fija es útil cuando hay estabilidad en el patrón de consumo.

(c) Sistema de Reposición Opcional o Modificado:

Este sistema es la modificación del sistema de reposición. En este sistema, al igual que el sistema de reposición, la cantidad de pedido es variable, pero se asigna un límite inferior a su tamaño, es decir, la cantidad de pedido no debe estar por debajo del límite inferior fijo cuando el pedido se realiza en un período de tiempo fijo.

Por lo tanto, este método combina las características principales del sistema de cantidad de orden fija y el sistema de reposición porque toma en consideración un nivel máximo, una cantidad de orden variable sujeta a un cierto límite inferior, un nivel de reordenación y un sistema para revisar en un tiempo fijo de pedido .

III. Sistema de inventario justo a tiempo :

Teniendo en cuenta el enorme costo de inventario en las tiendas y propietarios de dioses, los fabricantes y los comerciantes están solicitando entregas más frecuentes con plazos de compra más cortos de sus proveedores. Las organizaciones de hoy en día están cada vez más interesadas en obtener ganancias potenciales al hacer pedidos de compra más pequeños y más frecuentes.

En otras palabras, se están interesando en el sistema de compra justo a tiempo. La compra justo a tiempo (JIT) es la compra de material o bienes de manera tal que la entrega de los artículos comprados se asegura antes de su uso o demanda.

Las compras justo a tiempo reconocen demasiados costos de mantenimiento asociados con mantener altos niveles de inventario. Por lo tanto, aboga por desarrollar buenas relaciones con los proveedores y realizar compras oportunas a proveedores probados que puedan hacer que la entrega de bienes esté disponible cuando sea necesario.

El modelo EOQ (es decir, Cantidad de orden económica) asume una cantidad de orden constante, mientras que la política de compras JIT aboga por una cantidad diferente para cada orden si la demanda fluctúa. La cantidad de pedidos económicos pone énfasis en los pedidos y los costos de transporte, pero la administración del inventario va más allá de los costos de llevar y ordenar para incluir los costos de compra, los costos de calidad y el costo de desabastecimiento. La compra justo a tiempo toma en consideración todos estos costos y se mueve fuera de los supuestos del modelo EOQ.

Los supuestos del modelo EOQ son los siguientes:

1. Se conoce la cantidad del artículo que se va a consumir durante un período en particular, es decir, la cantidad a consumir es cierta.

2. Los precios de los materiales o bienes que se comprarán se mantendrán estables, lo que mantendrá el costo de mantenimiento constante.

3. Hay condiciones dinámicas del suministro que permiten a una empresa realizar tantos pedidos como sea necesario.

Las suposiciones anteriores no son ciertas. Como tal, la compra justo a tiempo no se basa en estas suposiciones. Los costos de calidad y las entregas oportunas tienen una importancia especial en las compras de JIT y las compañías que siguen esta política hacen una elección correcta de los proveedores para obtener una entrega rápida y los productos suministrados son de buena calidad. El precio es solo una consideración en la elección de los proveedores.

Ventajas de comprar JIT :

1. La inversión en inventario se reduce porque se realizan pedidos de compra más frecuentes de pequeñas cantidades.

2. El costo de transporte se reduce como resultado de la baja inversión en inventario.

3. Es posible una reducción en el número de proveedores a tratar. Solo los proveedores comprobados que pueden dar una entrega rápida de productos de calidad reciben órdenes de compra. Como resultado de esto, es posible la reducción del tiempo negociado. El uso de contratos a largo plazo con algunos proveedores con el mínimo papeleo involucrado es posible.

4. Los costos de calidad, como el costo de inspección de los materiales o bienes entrantes, los desperdicios y los costos de retrabajo, se reducen porque las compras de JIT aseguran entregas rápidas y frecuentes de pedidos de pequeño tamaño, lo que resulta en un bajo nivel de inventarios que causa el mínimo desperdicio posible. Por lo tanto, las compras de JIT se aplican con frecuencia por las organizaciones que se ocupan de productos perecederos.

5. JIT ayuda a reducir la pérdida de tiempo de la fuerza laboral y todo el proceso de producción se concentra en el tiempo empleado en producir productos.

IV. Control de stock mediante análisis ABC:

Las organizaciones de manufactura encuentran útil dividir los materiales en tres categorías con el propósito de ejercer un control selectivo sobre los materiales. Un análisis de los costos de materiales mostrará que un porcentaje menor de artículos en las tiendas puede contribuir a un gran porcentaje del valor de consumo y, por otro lado, un porcentaje grande de artículos puede representar un porcentaje menor del valor de artículos consumidos. Entre estos dos extremos caerán aquellos artículos cuyo número de porcentaje sea más o menos igual a su valor de consumo.

Es un sistema de control de inventario. Ejerce un control discriminatorio sobre diferentes artículos de las tiendas clasificadas en función de la inversión involucrada. Por lo general, se dividen en tres categorías según su importancia, a saber, su valor y la frecuencia de reposición durante un período.

La categoría 'A' de artículos consta de solo un pequeño porcentaje, es decir, aproximadamente el 10% del total de artículos que manejan las tiendas, pero requiere una gran inversión de alrededor del 70% del valor del inventario, debido a su alto precio o exigencia o ambos.

La categoría de artículos 'B' es relativamente menos importante: el 20% del total de artículos de material manejado por las tiendas y el% de la inversión requerida es aproximadamente el 20% de la inversión total en inventarios.

Categoría 'C': 70% del total de artículos manejados y 10% del valor.

Tal análisis de material se conoce como análisis ABC. Esta técnica de control de stock también se conoce como control de stock según el método de valor o el método de Control de Mejor Siempre o el método de Análisis de Valor de Partes Proporcional. Por lo tanto, bajo esta técnica de control de materiales, los materiales se enumeran en las categorías 'A', 'B' y 'C' en orden descendente en función del valor monetario del consumo.

El análisis ABC mide la importancia del costo de cada elemento del material. Se concentra en elementos importantes, por lo que también se conoce como 'Control por Importancia y Excepción' (CIE). Es un método científico de control de materiales porque pone énfasis en el control discriminatorio sobre diferentes artículos de las tiendas, clasificado sobre la base de la inversión involucrada. Por lo tanto, es un sistema de control de inventario selectivo.

El informe del Equipo de Productividad de la India sobre "Almacenes y control de inventario en Estados Unidos, Japón y Alemania Occidental" ofrece el siguiente ejemplo de Análisis ABC:

Por ejemplo, una tienda tiene 2, 000 artículos de consumo y un consumo mensual de Rs 10, 00, 000. En este ejemplo, según el informe anterior, 160 artículos tendrán un consumo de Rs 7, 50, 000. 500 artículos representarán Rs 2, 00, 000 y 1, 340 artículos consumen material por un valor de Rs 50, 000 solamente.

La importancia de este análisis es que se ejerce un control muy estrecho sobre los ítems del grupo A 'que representan un alto porcentaje de costos, mientras que un control menos estricto es adecuado para la categoría' B 'y muy poco control sería suficiente para la categoría' C ' artículos.

Todos los tipos de control de material, es decir, la compra, las tiendas y la emisión deben aplicarse estrictamente en el caso de los artículos del grupo A '. En el caso de los ítems 'C', no se ejerce un control de material elaborado porque estos ítems representan una porción muy pequeña de los costos del material.

Estos artículos se pueden comprar una vez al año y es posible que no se cumplan varios niveles de stock, es decir, nivel mínimo, nivel máximo, nivel de pedido, etc. Todo el tiempo, esfuerzos y costos ahorrados en los elementos del grupo C al no tener un control elaborado se pueden utilizar de manera útil en los elementos del grupo A y B.

Ventajas:

1. Se ejerce un control estricto sobre los artículos que representan un alto porcentaje de los costos de material. El tiempo administrativo se gasta en artículos 'A' mientras que los artículos 'C' y, a veces, los artículos 'B' pueden ser manejados por personal administrativo con la menor supervisión gerencial. La atención igual a todos los artículos de las tiendas no es deseable porque es costosa.

Es probable que concentrarse en todos los artículos de las tiendas tenga un efecto desactivado en todos los artículos th3, independientemente del valor del consumo. Por lo tanto, se debe seguir el análisis ABC para prestar la atención debida a los elementos que merecen tener en cuenta su valor de consumo.

2. La inversión en inventario se reduce al nivel mínimo posible porque se compra una cantidad razonable de artículos "A" que representan una parte significativa de los costos de materiales. Para reducir la inversión en materiales, el control cercano de los artículos 'A' contribuye mucho más que el control cercano de los artículos 'C'.

3. El costo de almacenamiento se reduce porque una cantidad razonable de materiales, que representan un alto porcentaje del valor del consumo, se mantendrá en las tiendas.

4. Con la introducción del análisis ABC, se ahorra tiempo de administración porque se requiere que se preste atención solo a algunos de los artículos en lugar de a todos los artículos.

Para resumir, a continuación se presenta una tabla que muestra las características más destacadas del análisis ABC:

Ilustración 17:

Una fábrica utiliza 4, 000 variedades de inventario y uso de inventario y se cumple la siguiente información.

(1) 15 grupos de variedades deben clasificarse en la categoría "A", siendo el grupo más importante debido a las siguientes razones:

(i) Constituyen el 0.375% del número total de variedades de artículos de inventario en la tienda, que es el mínimo según la clasificación dada en el problema.

(ii) Constituyen el 50% del valor de la tenencia de inventario que es el máximo como se indica en el problema.

(iii) Constituyen el 85% del uso total del inventario.

(2) 110 número de variedades de artículos de inventario deben clasificarse como artículos de categoría 'B' debido a las siguientes razones:

(i) Comprenden el 2.75% del número total de variedades de artículos de inventario manejados por la tienda.

(ii) Requieren una inversión moderada del 30% del valor total de la tenencia de inventario.

(iii) Su consumo es consumo moderado del 10% del uso del inventario.

(3) 3.875 número de variedades de artículos de inventario deben clasificarse como artículos de la categoría 'C' porque constituyen el 96.875% del total de variedades de artículos de inventario y requieren una inversión del 20% del valor total de las existencias de inventario. Su consumo es también el 5% del uso total del inventario. Es apropiado clasificar estos artículos como artículos de categoría 'C' porque son los menos importantes de los tres grupos de 'A', 'B' y 'C'

V. Análisis VED :

El análisis VED, vital, esencial y deseable, se utiliza principalmente para el control de piezas de repuesto. Los repuestos se pueden dividir en tres categorías: vitales, esenciales o deseables, teniendo en cuenta la importancia crítica de la producción. Los repuestos, cuyo agotamiento, incluso durante un breve período de tiempo, detendrá la producción durante bastante tiempo y donde el costo del desabastecimiento es muy alto, se conocen como repuestos vitales.

Los repuestos, cuya ausencia no se puede tolerar durante más de unas pocas horas o un día y el costo de la producción perdida es alto y que son esenciales para que la producción continúe, se conocen como repuestos esenciales. Los repuestos deseables son aquellos que se necesitan, pero su ausencia incluso durante una semana o más no conducirá a la interrupción de la producción. Algunos repuestos, aunque insignificantes en valor monetario, pueden ser vitales para que la producción continúe y requieren atención constante.

Es posible que dichos repuestos no reciban la atención que merecen si se mantienen de acuerdo con el análisis ABC porque su valor de consumo es pequeño. Entonces, en sus casos, el análisis VED se realiza para obtener los resultados efectivos. Como el análisis de VED analiza los elementos en función de su criticidad para la producción, también puede utilizarse para aquellos elementos de materiales que son difíciles de adquirir.

VI. Sistema de inventario perpetuo :

El Chartered Institute of Management Accountants, Londres, define el inventario perpetuo como "un sistema de registros mantenido por el departamento de control, que refleja los movimientos físicos de las acciones y su saldo actual". Las tarjetas de depósito y el libro de contabilidad de las tiendas ayudan a la administración a mantener este sistema, ya que realizan un registro de los movimientos físicos de las existencias en los recibos y los problemas de los materiales y también reflejan el saldo en las tiendas.

Por lo tanto, es un sistema para determinar el saldo después de cada recibo y emisión de materiales a través de registros de existencias para facilitar la verificación periódica y evitar el cierre de la empresa para el inventario.

Para garantizar la precisión de los registros de inventario perpetuos (es decir, la tarjeta bin y el libro mayor de tiendas), la verificación física de las tiendas se realiza mediante un programa de inventario continuo. Es posible que el saldo de stock que se muestra en las tarjetas bin o en el libro mayor de tiendas pueda diferir del saldo real de stock según lo verificado por la verificación física. Puede deberse a las siguientes causas evitables e inevitables.

Causas evitables :

1. Errores administrativos, es decir, publicación incorrecta, no publicación de entradas, conversión incorrecta, etc. Estos errores pueden corregirse y el saldo real puede concordar con el saldo del libro haciendo la corrección requerida en tarjetas de depósito o en el libro mayor de tiendas.

2. Hurto y hurtos.

3. Descuido en el manejo de materiales.

4. Corto o sobre-emisión de materiales.

Causas inevitables :

1. El balance real puede ser menor debido a la contracción y la evaporación.

2. El balance real puede ser más debido a la absorción de humedad.

3. El saldo real puede ser menor debido a la avería del fuego, disturbios, etc.

4. El material puede perderse debido a la división del material a granel en partes más pequeñas para su emisión. Por ejemplo, algo de hierro se pierde debido a la división de barras de hierro grandes en partes más pequeñas.

Ajuste de las discrepancias:

Los resúmenes de recibos y las emisiones de materiales se preparan periódicamente desde el libro de contabilidad de las tiendas y se publican en una Cuenta de Control de Material (o Libro de Tiendas) mediante un débito y un crédito, respectivamente. Se abre una Cuenta de ajuste de acciones para ajustar las discrepancias entre el balance físico o de base y el saldo contable.

Si la verificación física revela que el saldo real de las existencias es mayor que el saldo que se muestra con la tarjeta bin o el libro mayor de tiendas, se prepara una nota de débito y los registros de las existencias se ajustan en consecuencia; La cuenta de ajuste de stock se acredita y la cuenta de control de materiales se carga. El ingreso también debe hacerse en la columna de recibos de la Cuenta de materiales en el libro mayor de Tiendas, que se encuentra en exceso, y la columna de saldo también debe incrementarse por la cantidad encontrada en exceso.

De manera similar, si hay una escasez de existencias, se prepara una nota de crédito y los registros de existencias se ajustan en consecuencia pasando las entradas registradas en exceso de materiales para que el saldo contable pueda conciliarse con el saldo real. Al final del período contable, se analiza el saldo en la Cuenta de ajuste de stock para determinar los motivos de una discrepancia.

Si se descubre que la discrepancia se debe a causas inevitables, el saldo se transfiere a la Cuenta de Pérdidas y Ganancias del Costeo y si la discrepancia se debe a causas evitables, el saldo se transfiere a la Cuenta de Gastos Generales de Tiendas o a la Cuenta de Gastos Generales de Fábrica si no hay una Cuenta de Gastos Generales de Tiendas. mantenido

El inventario continuo es una característica esencial del sistema de inventario perpetuo. Pero los dos términos, inventario perpetuo y inventario continuo no deben tomarse como uno solo; inventario perpetuo significa el sistema de registros de stock y el inventario continuo, mientras que el inventario continuo significa solo la verificación física de los registros de stock con los stocks reales.

Después de todo, ¿qué se hace en balance continuo? En la verificación continua, la verificación física se extiende a lo largo del año. Todos los días se toman de 10 a 15 artículos al azar por rotación y se verifican para que se pueda mantener el elemento sorpresa en la verificación de existencias y se pueda revisar cada artículo varias veces durante el año.

Por otro lado, falta el elemento sorpresa en el caso de la verificación periódica, ya que la verificación generalmente se realiza al final del año. Además, las razones de las discrepancias no se pueden localizar debido al largo intervalo entre dos verificaciones periódicas.

El funcionamiento del sistema de inventario perpetuo se puede resumir de la siguiente manera:

1. Se mantienen los registros de stock y se realiza una contabilización actualizada de las transacciones, de modo que se pueda conocer el saldo actual en cualquier momento.

2. Las diferentes secciones de las tiendas están ocupadas por rotación para la verificación física. Todos los días se verifican algunos artículos para que se puedan revisar todos los artículos durante un año.

3. Las tiendas recibidas pero en espera de la inspección no se mezclan con las tiendas regulares en el momento de la verificación física porque las entradas relacionadas con dichas tiendas aún no se han realizado en los registros de stock.

4. La notificación de los artículos particulares que deben verificarse cada día se entrega al almacenista solo en la fecha de la verificación real para que se pueda mantener el elemento sorpresa en la verificación de existencias.

5. El stock físico disponible en la tienda, después de contar, pesar, medir o listar, según sea el caso, se registra correctamente en tarjetas de contenedores o etiquetas de inventario o en hojas de verificación de stock.

De la discusión anterior sobre el sistema de inventario perpetuo, podemos llegar a la conclusión de que este sistema se compone de los siguientes tres:

1. Cartas de basura (es decir, inventario perpetuo cuantitativo).

2. Almacena el libro mayor (es decir, el inventario perpetuo cuantitativo cum valorado)

3. Inventario continuo (es decir, inventario físico perpetuo).

Ventajas del Sistema de Inventario Perpetuo:

Las siguientes son las ventajas del sistema de inventario perpetuo:

1. Evita la necesidad del control físico de todos los artículos de las tiendas al final del año y, por lo tanto, evita la dislocación de la producción.

2. Es posible preparar la Cuenta de pérdidas y ganancias periódica y el Balance general sin realizar un inventario físico, ya que la cifra del stock de cierre se puede obtener de las tarjetas de depósito o del libro mayor de tiendas.

3. Se obtiene un control detallado y más confiable en la tienda.

4. Dado que el trabajo de registro y inventario continuo se lleva a cabo de manera sistemática y sin apresuramiento, las cifras son más confiables.

5. El inventario continuo hará que el tendero y el contable de las tiendas estén más atentos en su trabajo y tratarán de mantener sus registros precisos y actualizados. El tendero intentará ver que no haya fugas en las tiendas.

6. La planificación de la producción se puede realizar de acuerdo con la disponibilidad del material en las tiendas, ya que la administración se mantiene constantemente informada de la posición de las tiendas.

7. Un sistema de verificación interna permanece en funcionamiento todo el tiempo porque las tarjetas de basura y el libro de contabilidad de las tiendas actúan como una verificación cruzada entre sí.

8. Los errores y la escasez de existencias se descubren fácilmente y se hacen esfuerzos para evitar la escasez de existencias en el futuro.

9. La inversión de capital en las tiendas se puede mantener bajo control porque las existencias reales se pueden comparar con los niveles máximo y mínimo.

10. Pone a su disposición las cifras de stock correctas para reclamar que se presentarán ante la compañía de seguros por pérdida a causa de las existencias destruidas por el fuego.

El sistema de inventario perpetuo se ha convertido en una parte integral del control de materiales debido a los siguientes hechos:

(i) Los registros de stock se mantienen adecuadamente y se redactan diariamente para que los saldos actuales se puedan conocer en cualquier momento.

(ii) A number of items are systematically and by rotation are physically checked every day hence it serves as a moral check and acts as a deterrent to dishonesty.

(iii) Suitable adjustments or rectification can be made if any discrepancies have been found, (iv) Remedial action can be taken for removing the causes of discrepancies, if any.

Ilustración 18:

After the annual stock taking you came to know of some significant discrepancies between book stock and physical stock, you gather the following information:

(I) What action should be taken to record the information shown above?

(II) Recommend a possible course of action by management to prevent future losses.

(Your answer should be in points and you need not elaborate).

Solución:

(I) Following action should be taken for recording the information shown in the problem:

(i) Stock card and stores ledger should be checked and the correct physical entry should be recorded.

(ii) An investigation into reasons for stock losses and gains should be made.

(iii) After ascertaining the reasons for stock losses and gains the following treatment may be followed:

For Stock Losses:

Following is a summary of result in physical verification of stores:

VII. Double Bin System :

This system is followed in small organisations which cannot afford expensive techniques of stores control. The method is also suitable for materials of comparatively less value. The materials are stored in bins which are divided into two compartments, (there can be two racks, two shelves or same shelf can be divided into two).

Materials are issued for production from the first compartment and the materials from the second compartment are not touched in regular course. When the materials in the first compartment are fully consumed, an order is placed.

The second compartment of materials takes care of the consumption requirement during the time required to get fresh delivery. The store-keeper has to divide the materials in the two bins in such a manner that production does not hamper for the want of material. This system has practical usage and is simple to understand and operate.

VIII. Input-Output Ratio:

This ratio is used to judge the efficiency in the usage of material. The ratio indicates the relation between the units of material put in for production and the units of finished product.

IX. Material (or Inventory) Turnover Ratio:

Average stock is the average of the opening stock and closing stock.

The stock turnover ratio can also be determined in days as follows:

Inventory Turnover in Days = Days during the period/Inventory Turnover Ratio

It is essential to compare the turnover of different kinds of material to find out the items which are slow moving thus helping management to avoid keeping capital locked up in such items. A low ratio is an indicator of slow moving stock, accumulation of obsolete stock and carrying of too much stock. On the other hand, a high turnover ratio is an indication of fast moving stock and less investment in stock.

A low turnover ratio will lead to the disadvantages arising out of overstocking. If the stock turnover ratio for a particular item is zero, it means that the item had not been used at all during the period and should be immediately disposed of otherwise the quality of the item will be deteriorated.

An exception to this is spare parts for machinery in use which can be required at any time when the machinery goes out of order. Thus, spare parts should be kept in stock for the period machinery is in use.

In this connection, it will be worthwhile to have a discussion on slow moving, dormant and obsolete stocks of stores items.

Slow Moving Stocks. Slow moving stocks are those items of stores which are not issued at frequent intervals. The issues of such items are irregular and are not made at normal intervals.

Dormant Stocks:

Dormant stocks are those items of stores which are rarely issued from the store. Consumption of such items is almost nil. These items are stored in case of need, such as spare parts may be needed when the machinery goes out of order.

Obsolete Stocks:

Obsolete stocks are those items of stores which have become out molded and have no further use for the purpose they were purchased. Stocks may become obsolete because of changes in product design or methods of production, use of substitute materials, discontinuation of a product etc.

Slow moving and obsolete items stock can be detected by scanning the stores records (ledger) and by inventory turnover ratio.

Following steps may be taken to reduce slow moving and obsolete items stock:

(i) Diversify production to use up such materials.

(ii) Use as substitute in place of other materials.

(iii) Dispose them off before it further deteriorates in value.

All these stocks are a cause of anxiety because they increase the cost of materials by increasing the carrying cost and losses of materials. Losses and costs arising from slow moving stocks can be reduced by reducing their quantity in the store.

Smaller quantity of such materials should be purchased keeping in view their consumption rate and lead period. To reduce the quantity of such stocks, efforts should be made to increase their consumption by finding out their alternative uses and increasing the production by creating m re demand in the market.

Losses and costs arising from dormant stocks can be reduced by purchasing only those items which are absolutely necessary for the production. Surplus dormant items, if any, should be disposed of as early as possible so that their value may not deteriorate further.

Obsolete items are not to be further used, so they should be disposed of immediately to reduce the carrying cost and losses due to deterioration in quality.

A systematic purchasing procedure should be followed to reduce losses on account of such stocks. Purchases should be made according to the material purchase budget so that no unauthorised purchases may be made. A periodical review of stores items should be made by the management to reduce the quantum of such stocks.

Ilustración 20:

Calculate the material turnover ratio for the year 2011 from the following information and determine which of the two materials is most fast moving.

Following transactions are extracted from stores bin card relating to a component during the year 2011-12:

X. FNSD Analysis:

FNSD analysis divides the items of stores into four categories in the descending order of importance of their usage rate. T stands for fast moving items that are consumed in a short span of time. 'N' stands for normal moving items which are exhausted over a period of a year or so. 'S' indicates slow moving items which are not issued at frequent intervals and are expected to be exhausted over a period of two years or more.

'D' means dead items and the consumption of such items is almost nil. D items can also be taken as obsolete items which have become outmoded and have no further use for the purpose they were purchased. Stocks of fast moving items should be taken care of continuously and replenishment orders should be placed in time to avoid stock-out of such items.

Normal moving items should be reviewed at a regular span of time and orders for their replenishment should be given at a regular period of time. Stock of slow moving items of stores should be reviewed very carefully before any replenishment orders are placed to avoid over stocking of such items. Alternative uses should be found for dead stock items. Otherwise, they should be disposed of as early as possible so that their value may not deteriorate further.

XI. Material (Inventory) Cost Reports:

The objective of material cost reporting is to help the management in exercising effective material control and taking appropriate decisions. Material cost reports serve as means of communications usually in the written form of facts relating to materials which should be brought to the attrition of the various levels of management who can use them to take suitable action for the purpose of material control. 'Material control' is divided into three aspects, viz. purchase control, stores control and consumption control.

Purchase control is to ensure the efficiency of the purchasing department; stores control, the efficiency of the stores department and consumption control, the efficiency of the departmental foremen.

Proper design of material cost reports is essential to achieve these purposes of material control. It is difficult to give the design of materials reports which will be suitable for all organisations. The design should be according to the individual requirements of the organisation. However, a few types of reports that should be prepared are given below.