Mantenimiento de la tienda: significado, tipos, funciones de los objetivos y funcionamiento de las tiendas

Mantenimiento de tienda: significado, tipos, funciones de los objetivos y funcionamiento de las tiendas.

Sentido:

Después de completar el procedimiento de compra, el siguiente aspecto importante de la administración de materiales es el mantenimiento de la tienda.

Un almacén es un edificio destinado a conservar materiales, tiendas y productos terminados. El encargado de la tienda se llama almacenista o administrador de tiendas. La organización del departamento de tiendas depende del tamaño y el diseño de la fábrica, la naturaleza de los materiales almacenados y la frecuencia de las compras y la emisión de materiales.

De acuerdo con Alford y Beatty, "el almacenamiento es el aspecto del control de materiales relacionado con el almacenamiento físico de bienes". En otras palabras, el mantenimiento de almacenes se relaciona con el arte de conservar las materias primas, el trabajo en progreso y los productos terminados en las tiendas.

Tipos de

Las tiendas pueden estar centralizadas o descentralizadas. El almacenamiento centralizado significa una sola tienda para toda la organización, mientras que el almacenamiento descentralizado significa pequeñas tiendas independientes conectadas a varios departamentos. El almacenamiento centralizado garantiza un mejor diseño y control de las tiendas, un uso económico del espacio de almacenamiento, menos personal, ahorro en los costos de almacenamiento y nombramiento de expertos para manejar los problemas de almacenamiento. Además, garantiza el control continuo de las existencias.

Sufre también de ciertos inconvenientes. Esto conlleva a un mayor costo de manejo de materiales, demoras en la emisión de materiales a los respectivos departamentos, exposición de materiales a riesgos de incendio y pérdidas por accidentes son dificultades prácticas en el manejo de grandes tiendas.

Por otro lado, las tiendas descentralizadas implican costos y tiempo menores para trasladar materiales voluminosos a departamentos distantes y son útiles para evitar el hacinamiento en la tienda central. Sin embargo, también tiene ciertos inconvenientes, es decir, la uniformidad en la política de almacenamiento de los productos no se puede lograr bajo el mantenimiento descentralizado, se necesita más personal y es posible que no se designen expertos.

Objetivos del almacenaje:

Los siguientes son los principales objetivos de un sistema eficiente de almacenamiento:

1. Para garantizar el suministro ininterrumpido de materiales y tiendas sin demora a varios departamentos de producción y servicio de la organización.

2. Para evitar el exceso de existencias y la escasez de materiales,

3. Proteger los materiales contra hurtos, robos y otros riesgos.

4. Minimizar los costes de almacenamiento.

5. Asegurar un control adecuado y continuo de los materiales.

6. Para garantizar la utilización más efectiva del espacio de almacenamiento disponible y los trabajadores involucrados en el proceso de almacenamiento.

Funciones de mantenimiento de la tienda:

A la luz de los objetos anteriores, las funciones realizadas por el departamento de tiendas se describen a continuación:

1. Emitir solicitudes de compra al Departamento de Compras cuando surja la necesidad de materiales en las tiendas.

2. Recibir los materiales comprados del departamento de compras y confirmar su calidad y cantidad con la orden de compra.

3. Almacenar y conservar los materiales en lugares apropiados y convenientes para que los artículos puedan ubicarse fácilmente.

4. Almacenar los materiales de tal manera que minimice la aparición de riesgos y para evitar pérdidas debidas a una manipulación defectuosa del almacenamiento.

5. La emisión de materiales a varios departamentos contra los resguardos de solicitud de materiales debidamente autorizados por los respectivos jefes de departamento.

6. Llevar a cabo un sistema adecuado de control de inventario, realizar un inventario físico de todas las tiendas a intervalos periódicos y también para mantener registros adecuados del inventario.

7. Proporcionar información completa sobre la disponibilidad de materiales y bienes, etc., siempre que sea necesario, manteniendo los registros adecuados de las tiendas con la ayuda de las tarjetas de basura y el libro mayor de las tiendas, etc.

Funcionamiento de las tiendas:

Hay cuatro secciones en el proceso de almacenamiento a saber.

(a) Sección de recepción,

(b) Sección de almacenamiento,

(d) Sección de emisión.

Estos se explican como en:

(a) Sección de Recepción:

Hay cuatro tipos de inventarios recibidos por las tiendas, a saber: (i) materias primas, (ii) tiendas y suministros, (iii) herramientas y equipos, (iv) productos en proceso o productos semiacabados.

Se sigue el siguiente procedimiento para recibir estos inventarios:

(i) Recepción de estos materiales entrantes en las tiendas.

(ii) Comprobación e inspección de estos materiales entrantes y tiendas, etc.

(iii) Registro de los materiales entrantes en el libro de mercancías recibidas.

(iv) Preparación y envío de mercancías hacia el interior, nota a la sección de compras.

(v) Informar al departamento de compras sobre bienes dañados y defectuosos, suministros excedentes o deficitarios, etc. junto con formularios y notas de rechazo.

(vi) Devolver productos dañados o defectuosos a los proveedores de acuerdo con las instrucciones del departamento de compras.

(vii) Reenviar los materiales a las tiendas y ubicaciones respectivas donde se almacenarán o conservarán.

(b) Sección de almacenamiento:

El almacén debe estar ubicado en un lugar conveniente y apropiado. Debe tener amplias instalaciones para almacenar los materiales correctamente a saber. contenedores, estantes y estantes, etc. Puede haber un solo almacén en el caso de una organización pequeña, pero una empresa a gran escala puede tener salas de stock diferentes o múltiples, además de la tienda principal o general.

Los almacenes separados se pueden utilizar para diferentes clases de inventarios. El material debe almacenarse de manera que lo proteja contra los riesgos de daños, destrucción y cualquier tipo de pérdida. Cada artículo debe tener marcas de identificación, es decir, estampado, estampado, color, codificación y pintura, etc. Estos riesgos son muy útiles para localizar o identificar un artículo en las tiendas.

(c) Sección de contabilidad:

Esta sección se ocupa de mantener los registros adecuados con respecto a la recepción y emisión de materiales. La tarea principal de esta sección es llevar a cabo el proceso de control de inventario.

(d) Sección de emisión:

Los materiales deben enviarse a los departamentos respectivos al recibir los formularios de solicitud debidamente autorizados. Se debe hacer una entrada inmediatamente en la tarjeta del contenedor adjunta con el contenedor desde donde se emitió el material.

Las tarjetas de depósito contienen información valiosa con respecto al recibo y la emisión de materiales, lo cual es muy útil para ejercer un sistema de control de inventario. Estas tarjetas son más útiles para determinar varios niveles de materiales, a saber, máximo, mínimo y nivel de pedido.