Verificación de stock: propósito, métodos y su reconciliación

Lea este artículo para obtener información sobre la verificación de stock: - 1. Propósito de la verificación de stock 2. Métodos de verificación de stock 3. Reconciliación.

Propósito de la verificación de stock:

La verificación física del stock, que implica el conteo real, la medición y el pesaje de todos los artículos en stock, es necesaria por los siguientes cuatro motivos:

(a) Para respaldar el valor del stock que se muestra en el balance general a través de la verificación física;

(b) Verificar la exactitud de los registros de stock;

(d) Para revelar la debilidad del sistema, si existe (es decir, si el stock está en custodia segura).

Métodos de verificación de stock:

Hay tres métodos de verificación de stock.

Estos son:

(i) Verificación periódica de stock.

(ii) Verificación perpetua de stock.

(iii) Inventario ciego.

(i) Verificación periódica:

Bajo este método, la totalidad de las acciones se cubre al mismo tiempo al final de un año financiero. Esto se puede hacer sólo en una organización pequeña. Pero este método no es adecuado para las grandes organizaciones industriales, ya que la interrupción completa del trabajo durante varios días no es posible solo para el inventario.

(ii) Verificación perpetua:

Bajo este método, la verificación de stock físico se distribuye a lo largo del año según un programa predeterminado. Y cada artículo se examina físicamente al menos una vez al año.

Ventajas:

Cuatro ventajas principales de la verificación perpetua son:

(i) Durante la verificación física, ni las tiendas ni las obras deben cerrarse.

(ii) La transacción y publicación normal en las tiendas puede continuar sin interrupciones.

(iii) Los excedentes y la escasez que surgen de vez en cuando se pueden cancelar después de una investigación adecuada.

(iv) El trabajo de verificación de stock se puede hacer a tiempo.

(iii) Verificación ciega:

Bajo este sistema, los verificadores de stock reciben la ubicación, pero no detalles sobre los números de código, la descripción y los saldos de los registros de stock. La lógica subyacente aquí es que el verificador no tendrá su propia idea sobre la posición del stock y puede que simplemente mencione las mismas cifras en el registro sin una verificación real del stock.

Este método no es muy popular. Prácticamente no sirve para nada cuando toda la operación de las tiendas debe estar bien planificada. La tendencia moderna es hacia la aplicación de la técnica ABC para la verificación de stock.

¿Quién debe hacer la toma de existencias:

En algunas de las organizaciones, se requiere que los encargados de las tiendas hagan un balance de sus propias tiendas. Este no es un procedimiento correcto. No solo los induce a ocultar discrepancias genuinas para evitar el castigo, sino que conduce a un robo o fraude deliberado donde se encuentran excedentes.

Está en la estrechez de las cosas emplear un verificador de stock a tiempo completo o auditores internos para hacer este trabajo. Sin embargo, pueden tomar la ayuda de los encargados de las tiendas e incluso del personal de ingeniería para una identificación adecuada.

Tratamiento de las discrepancias (Reconciliación):

A menudo, las cantidades de stock encontradas por examen físico no concuerdan con los registros de stock. Así que existen ciertas discrepancias. Donde el stock físico es más, hay un excedente y donde es menor que los registros de stock, hay escasez.

Excedentes:

Los excedentes surgen por las siguientes tres razones:

(a) Cuando los materiales no se emiten desde los contenedores, pero la entrada de los problemas se publica.

(b) Cuando la cantidad de materiales emitidos sea menor que la cantidad para la cual se realiza la entrada (emisión).

Escasez

La escasez puede ocurrir por las siguientes seis razones:

(a) Exceso de problema físico que las entradas de emisión reales publicadas.

(b) Emisiones realizadas pero entradas correspondientes no realizadas en la columna de emisión.

(d) Emisión de materiales sin requisición.

(e) Apropiación indebida.

(f) Instrumentos defectuosos.