La función de compra

Este artículo proporciona una visión general de la función de compras en la gestión de materiales.

Función de compra:

La función de compra solía ser parte de la función de producción y tenía muy poco estatus en la organización.

En las últimas décadas, sin embargo, la actividad de compra ha crecido en estatura a través del reconocimiento de la contribución que hace al éxito de cualquier empresa y ahora se reconoce como una función separada por derecho propio.

1. Es interesante considerar el enorme impacto que tienen las compras eficientes (o las adquisiciones, como suele llamarse) en los costos de una organización. Por compra racional el departamento de compras puede generar ganancias de inmediato.

La gran responsabilidad que recae sobre los interesados ​​en la compra, por lo tanto, es claramente visible. Esto se ha producido debido al creciente tamaño de las organizaciones, la creciente complejidad de los materiales y componentes y la competencia extrema que se encuentra en el mercado moderno.

2. La función de compra difiere de la mayoría de las demás en que quienes realizan este trabajo están en gran medida vinculados a su propia industria. Sin embargo, hay muchas actividades dentro de la función de compras que son comunes a muchas industrias y otros tipos de empresas.

Actividades comunes de compra:

Las actividades comunes a la mayoría de las industrias son:

(a) Todos los compradores deberán tener un amplio conocimiento de los mercados desde los cuales deben realizar sus compras, ya sea en materias primas, componentes manufacturados o en productos terminados de venta al por mayor y al por menor. El conocimiento se extenderá a cómo se desempeñan los proveedores con respecto a la confiabilidad y el desempeño de la entrega.

(b) En la mayoría de las industrias manufactureras, los compradores deberán interactuar estrechamente con el departamento de producción para determinar sus requisitos precisos. En la venta minorista, el comprador tiene un papel clave en el éxito de la empresa en el sentido de que él (o ella) debe observar de cerca el comportamiento del consumidor y la actitud de sus gustos y demandas.

(c) Aunque el control de inventario puede o no ser responsabilidad directa del oficial de compras, él es el principal responsable de garantizar que haya suficientes suministros de materiales o componentes disponibles para mantener la continuidad de la producción o las ventas. El comprador puede hacer esto mediante contratos con proveedores para entregas regulares o acumulando existencias que se utilizarán cuando sea necesario.

El primero mantiene un mínimo de capital atado en la tienda, pero siempre existe el riesgo de que los proveedores no cumplan con los compromisos de entrega. Los proveedores, a su vez, intentan asegurarse de que los materiales o componentes estén fácilmente disponibles.

(d) En la mayoría de las organizaciones, el departamento de compras es responsable de negociar los precios de compra y los términos del crédito.

(e) En general, la compra también es responsable de garantizar que los bienes pedidos y facturados se reciban realmente y que el precio cobrado sea el cotizado. Para minimizar el riesgo, los controles necesarios deben ser realizados por personas que no estén directamente involucradas en la realización de los pedidos.

(f) Las compras supervisarán constantemente las entregas esperadas para garantizar que los proveedores cumplan con sus compromisos con respecto a la calidad y las fechas de entrega.

(g) Las compras investigarán constantemente el mercado.

(i) Buscar mejores productos, precios, plazos o entregas;

(ii) Averiguar proveedores alternativos para garantizar la continuidad de las entregas en caso de que la fuente principal falle repentinamente por algún motivo.

Relaciones de compra con otras funciones:

1. El departamento de compras probablemente tenga relaciones directas con los departamentos más funcionales en toda la organización que cualquier otro departamento único.

2. Su relación principal en la fabricación y empresas industriales similares es con los tres aspectos de la ingeniería de producción, la planificación de la producción y el control de la producción. Sirve ingeniería de producción asesorando sobre la disponibilidad y los costos de equipos y materiales.

El departamento de compras, por sus constantes investigaciones sobre todas las fuentes de suministro apropiadas, tiene un amplio conocimiento y experiencia para asesorar sobre estos importantes asuntos. Se proporciona un servicio similar para la planificación de la producción donde la información sobre la disponibilidad y la continuidad de los suministros es vital para que la producción se planifique de manera efectiva.

Igualmente, el control de producción se beneficia de las actividades del departamento de compras, ya que este departamento se preocupa por monitorear el desempeño de entrega de los proveedores y encontrar fuentes alternativas de suministro si ocurren demoras o averías en las fuentes principales de suministro o es probable que ocurran en un futuro próximo.

3. El departamento de compras también tiene una relación directa con la función de marketing. Es porque los comentarios y quejas de los clientes, especialmente con respecto a la calidad del material, tienen una relación directa con lo que se compra y, a veces, dónde.

4. La compra también tiene mucho que ver con las finanzas: el departamento de compras es un gasto importante en cualquier organización. Su vinculación con el departamento de cuentas es, por tanto, evidente. Los términos de crédito con respecto a los tiempos de pago y los descuentos en efectivo son tan importantes como los precios de compra reales.

Una vez más, el momento adecuado de las compras puede tener un efecto positivo en el capital de trabajo. Si, por ejemplo, los términos de crédito son para remesas al final del mes siguiente a la entrega, entonces los pedidos de entrega en la primera semana de un mes permiten un crédito de dos meses antes de la fecha de vencimiento del pago.

El departamento de compras también utiliza muchos de estos dispositivos para beneficiar el aspecto financiero de la organización, muy a menudo, por ejemplo, el comprador puede lograr un buen negocio para la organización, y un oficial de compras eficiente es uno que siempre está alerta y alerta. Es capaz de hacer uso de tales ofertas favorables.

Por otro lado, la prudencia siempre debe prevalecer a este respecto, ya que los costos de almacenamiento pueden absorber fácilmente los ahorros hechos por precios favorables.

Política de compra:

Al igual que con otras funciones, debe haber una política clara sobre compras establecida. Esto es, por supuesto, en última instancia, la responsabilidad de la alta dirección, pero el oficial de compras tendrá muchos consejos para dar sobre este asunto:

1. Quizás el primer elemento de la política de compras que se considerará será el nivel de las existencias que se llevarán. El patrón normal de entregas por proveedores puede determinar esto. Si los suministros son generalmente constantes, entonces se puede confiar en un recibo continuo de los productos pedidos, pero si son erráticos, puede ser más prudente establecer un stock para garantizar la entrada regular a la producción.

Los costos de mantener las tiendas, los descuentos por cantidad, las posibles implicaciones financieras de los paros de producción y la vulnerabilidad al deterioro y al robo jugarán un papel importante en la toma de esta decisión.

2. En segundo lugar, ciertas materias primas están sujetas a grandes fluctuaciones de precios. Por lo tanto, puede ser racional y rentable comprar grandes cantidades cuando estén disponibles a precios bajos. Hay dos ventajas en hacer esto. Primero, el departamento de producción obtiene el beneficio de los insumos de bajo precio, lo que llevará a precios de venta más bajos.

Esto le dará a los productos finales una ventaja competitiva de precios. Alternativamente, el menor costo puede dar la oportunidad de obtener mayores ganancias si existe un mercado para el producto de la compañía. En segundo lugar, cuando los precios de las materias primas aumentan, la organización puede disponer de sus existencias excedentes con una ganancia y, por lo tanto, obtener una ganancia con solo mantener las existencias.

3. En tercer lugar, ¿la celebración de contratos a corto o largo plazo para la compra de materiales formará parte de la política de compras o será la política de ir al mercado cada vez que se requieran materiales? Cuando los precios generalmente están aumentando, o cuando los suministros son difíciles o inciertos, tal práctica es atractiva.

Por otro lado, estar comprometido con un proveedor a precios fijos puede ser perjudicial si los precios caen repentinamente o los suministros del contratista fallan por alguna razón.

Objetivos de la compra eficiente:

Los objetivos de la compra eficiente se pueden establecer en los "siete derechos" que se pueden expresar para comprar:

a. los bienes DERECHOS

segundo. al precio correcto

do. en la cantidad correcta

re. de la calidad correcta

mi. en el momento adecuado

F. entregado en el lugar correcto

sol. en los términos correctos

Estos siete aspectos de la compra eficiente se explican por sí mismos y entran en todas las operaciones de compra.

Control de stock:

1. La cuestión de si las existencias de materiales y componentes deben ser responsabilidad de la función de compra no tiene una respuesta universal. Algunas empresas tienen estas existencias bajo el control de la producción sobre la base de que la disponibilidad física de estos artículos es parte de la función de fabricación.

Otros dicen que como el departamento de compras es responsable de las adquisiciones, es responsabilidad de este departamento controlar y contabilizar las existencias. Muchos otros creen que el almacenamiento y el control de stock deben ser un departamento separado de cualquiera de los dos, en particular porque el valor financiero de las acciones que se tienen es generalmente muy considerable.

2. Estos tres puntos de vista son realmente relevantes solo cuando las operaciones se llevan a cabo en un sitio o en un número muy pequeño de sitios cercanos, y se relacionan en gran medida con las actividades de fabricación. Otras industrias y actividades, como la construcción de edificios donde se realizan operaciones en sitios, tienen la pregunta respondida. Cada sitio de construcción y cada sitio de ingeniería civil, por ejemplo, debe tener necesariamente materiales y componentes a la mano bajo el control directo del administrador del sitio (por el nombre que se conozca).

3. Los principales objetivos de la constitución y el control de existencias son garantizar un flujo adecuado de materiales y componentes necesarios para las operaciones de la organización, mantener las existencias mínimas acordes con los requisitos operacionales para garantizar la buena condición física y la seguridad de las existencias y reducir la Posibilidades de fraude y robo en la medida de lo posible.

Los procedimientos requeridos para llevar a cabo estos objetivos variarán según los tipos de tiendas mantenidas) su disposición física y las tasas de uso.

4. Finalmente, parece que no hay un uso común de las palabras stock (s) y tiendas y se utilizan en el mismo sentido la mayor parte del tiempo.