Política de compra y procedimiento
Política de compra y procedimiento!
Política de compra y procedimiento:
La actividad más importante de la gestión de materiales es la política de compra de una organización. Existen diferentes sistemas disponibles para la compra. El sistema que se adoptará depende de una serie de factores, a saber, demanda, oferta, precio, proveedor, tipo de material, patrón de consumo, configuración organizativa, precedentes, procedimientos, toma de decisiones, repuestos y productos estacionales, etc.
Anteriormente, e incluso ahora en algunas partes del mundo, el sistema de trueque prevalece al hacer compras, es decir, bienes que intercambian bienes. En el mundo moderno, este sistema se está descartando y el dinero juega un papel predominante. Ha sido aceptado como el medio de intercambio más apropiado. Las compras se pueden realizar en efectivo.
Los materiales se pueden comprar a crédito también. Un procedimiento de compra bien establecido puede ser seguido por cualquier organización para realizar compras. Cada sistema y procedimiento de compra tiene sus propios beneficios y límites. El sistema debe ser tal, que se adapte a los requisitos de una organización.
El objetivo de la política de compra debe ser comprar el material requerido en la cantidad correcta de la fuente correcta, en el momento y precio correctos, para obtener la máxima ventaja de la cantidad invertida en las compras.
Las grandes organizaciones tienen una política de compra por escrito bien diseñada y el sistema está sujeto a auditoría.
Compras en efectivo:
Una política de compra ideal tiene como objetivo realizar compras en efectivo. La razón principal para comprar dichos artículos es que estos son requeridos urgentemente por la organización. Se sugiere agrupar los artículos que se comprarán en efectivo en base a las diferentes secciones que se deben comprar en una sola visita al mercado.
Esto reduce considerablemente el costo de pedido. La práctica normal seguida por la mayoría de las organizaciones en la compra de algunos artículos es la invitación a tres citas orales o escritas. La cotización más baja obtiene el pedido.
Los pedidos telefónicos son útiles para reducir considerablemente el costo de compra. El gerente de compras prepara de antemano una lista de los artículos que se compran frecuentemente en el mercado en efectivo.
El sistema de compras de anticipos también es seguido por muchas organizaciones. Bajo este sistema, se otorga una cantidad de interés a diferentes jefes de departamento por la compra de diferentes artículos para sus respectivos departamentos. La cantidad está sujeta a límite por año.
Licitación del sistema de compras:
Se sigue este sistema para obtener materiales a las tarifas más competitivas y razonables. También elimina las posibilidades de dar un favor indebido a ciertos proveedores. Esto da la oportunidad a diferentes proveedores y rompe el monopolio de uno o dos proveedores. Las ofertas selladas son invitadas por diferentes proveedores y uno que ofrece la calidad deseada de materiales al precio más bajo recibe el pedido.
Este método es recurrido por diferentes empresas del sector público y privado para comprar los artículos cuyos valores son muy altos. La principal desventaja de este método es que el tiempo de espera para obtener los materiales es más largo en comparación con otros sistemas.
Por lo general, se utilizan tres tipos de ofertas bajo este método, a saber; Oferta abierta, oferta limitada y oferta única. En el sistema de licitaciones abiertas, se publican anuncios en los periódicos, diferentes revistas especializadas de renombre. Al recibir las solicitudes, se entregan los formularios de licitación a los licitadores.
El formulario de licitación es un documento importante que contiene varias columnas que requieren información de los posibles proveedores. La información se refiere al dinero que se depositará, a los términos y condiciones de suministro, etc.
Se da tiempo suficiente a los licitadores para que ofrezcan sus cotizaciones hasta el tiempo especificado, se reciban las cotizaciones y, en la fecha fijada, se abran las ofertas. El pedido se entrega al proveedor que ofrece el precio más bajo.
El inconveniente importante de la licitación abierta es la cotización del licitador irresponsable. A veces, el precio más bajo se cotiza incluso por debajo del costo del material por dicho licitador. Para rechazar categóricamente una oferta de este tipo, deben asignarse razones técnicas y de otro tipo adecuadas y deben obtenerse las firmas de todos los miembros del comité de licitaciones.
Las ofertas limitadas implican la colocación del pedido a los proveedores de reputación genuina. Se invitan ofertas limitadas de proveedores registrados y otros conocidos. El plazo de entrega se reduce considerablemente bajo el sistema de licitación limitada.
El sistema generalmente se lleva a cabo cuando el valor de la cotización no es muy alto. La licitación de fuente única se adopta en el caso de artículos propietarios, artículos de fuente única y monopolio. Las compras a las empresas hermanas, a la orden educativa oa los colaboradores extranjeros, como una cuestión de política, están excluidas del concepto de licitación única.
Tarifa y contrato de funcionamiento:
Ciertas agencias centralizadas como DGS y D (Dirección General de Suministros y Disposiciones) celebran un contrato con los proveedores sobre las tarifas aplicables a los artículos por un período de tiempo específico. En los contratos de tarifas, solo las tarifas son fijas. En los contratos corrientes, también son posibles las variaciones en la cantidad hasta un 25% de variación.
Las agencias centralizadas recopilan información de sus diversos constituyentes (sucursales) sobre las necesidades de los compradores y firman un contrato con los proveedores probables mediante el sistema de licitaciones.
Este sistema se lleva a cabo, donde las cantidades requeridas son más altas y las tasas ingresadas son competitivas. Otro ejemplo de Central New Agency, Delhi se puede citar aquí. La agencia organiza diferentes tipos de revistas, libros y revistas para los compradores y actúa en este sistema de compras.
Las casas de negocios grandes, con varias sucursales dispersas por todas partes en diferentes áreas pueden aplicar este sistema. Es una práctica común que siguen los diferentes proveedores para anunciar sus contratos de tarifas con la Dirección General de Proveedores y Disposición para aumentar el volumen de sus ventas.
Subcontratos:
En el caso de industrias de tipo intermitente, este sistema de compras generalmente se lleva a cabo. Ciertos componentes y subconjuntos se obtienen de los subcontratistas, que se especializan en la fabricación de estos artículos. La decisión de comprar los componentes de subcontratistas depende de muchos factores, a saber: costo de fabricación, disponibilidad de tecnología y beneficios de la especialización, etc.
La principal ventaja de la subcontratación es que el subcontratista se especializa en la línea y sus gastos generales son menores y el trabajo puede iniciarse con finanzas limitadas y en pequeña escala. Él está en condiciones de suministrar los ensambles y otros componentes o accesorios a una tarifa más barata. Definitivamente es beneficioso para el establecimiento comprar los componentes a los subcontratistas en lugar de fabricarlos.
Al seleccionar el subcontratista, la consideración más importante que se debe tener en cuenta es si el subcontratista puede mantener el calendario de entrega y mantener la calidad requerida de los componentes. Sería en el mejor interés de la organización hacer un seguimiento de los elementos subcontratados para garantizar la entrega oportuna y la adhesión.
