Organigramas: tipos, principios, ventajas y limitaciones
Organigramas: tipos, principios, ventajas y limitaciones
El organigrama es una presentación esquemática de las relaciones en una empresa. Las funciones y sus relaciones, los canales de autoridad y la autoridad relativa de diferentes gerentes, etc., se representan en un organigrama. George Terry define un organigrama como "una forma esquemática que muestra aspectos importantes de una organización, incluidas las funciones principales y sus respectivas relaciones, el canal de supervisión y la autoridad relativa de cada empleador a cargo de cada función respectiva". Por lo tanto, un gráfico es una función pictórica y de indicación y su relación, líneas claras de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y rango de control y supervisión.
Los organigramas se pueden dividir en:
(i) Cartas maestras y
(ii) Cartas suplementarias.
El cuadro maestro muestra toda la estructura organizativa formal, mientras que el cuadro complementario muestra los detalles de las relaciones, la autoridad y los deberes dentro del área prescrita de un departamento.
Tipos de organigramas:
Hay tres formas en que se pueden mostrar los organigramas:
(i) Vertical
(ii) Horizontal
(iii) Circular
(i) Vertical o de arriba a abajo:
En este gráfico, las funciones principales se muestran en las funciones superior y subordinada en posiciones inferiores sucesivas. En este gráfico, los niveles escalares se ejecutan horizontalmente y las funciones se ejecutan verticalmente. La autoridad suprema se muestra en la parte superior, mientras que la autoridad más baja en la parte inferior.
El gráfico vertical se muestra en el siguiente diagrama. En este diagrama, la Junta de Directores está en la parte superior de la organización. El director ejecutivo controla varios gerentes funcionales, que a su vez tienen personal a la baja como requisito de los departamentos respectivos.
(ii) Horizontal o de izquierda a derecha:
En esta tabla, las posiciones más altas se colocan en el lado izquierdo y las que tienen autoridad decreciente se mueven hacia la derecha. Los niveles organizacionales están representados por columnas verticales, el flujo de autoridad de niveles superiores a inferiores se representa por movimiento de izquierda a derecha. En otras palabras, presenta niveles escalares en una posición vertical y funciona horizontalmente.
Los mismos niveles de autoridad que se muestran en el gráfico vertical se pueden representar en un gráfico de izquierda a derecha de la siguiente manera:
En gráfico horizontal la autoridad suprema le. La Junta Directiva se muestra a la izquierda y el director ejecutivo y los gerentes funcionales y otros niveles avanzan hacia la derecha.
(iii) Circular:
En el gráfico circular, el centro del círculo representa la posición de autoridad suprema y las funciones se irradian en todas las direcciones desde el centro. Cuanto más altas son las posiciones de autoridad, más cerca están del centro y cuanto menores son las posiciones de autoridad, más distantes están del centro. Las posiciones de importancia relativa relativa se ubican a la misma distancia del centro. Las líneas que forman diferentes bloques de funciones o posiciones indican los canales de autoridad formal, al igual que en otros arreglos. El gráfico circular representa la condición real del flujo hacia afuera de la autoridad formal del Director Ejecutivo en muchas direcciones.
Principios de los organigramas:
Los siguientes principios deben tenerse en cuenta al enmarcar los organigramas:
(i) La alta dirección debe seguir fielmente la línea de autoridad al tratar con los subordinados. Cualquier intento de comprar pase el organigrama lo hará sin sentido.
(ii) El cuadro debe definir líneas de posición. Las líneas de los diferentes individuos deben definirse de modo que no haya superposición y no se debe dar a dos personas la misma posición.
(iii) Debe evitarse la concentración indebida de derechos en cualquier punto.
(iii) El organigrama no debe estar influenciado por personalidades. Al equilibrio de organización se le debe dar más importancia que a los individuos.
(v) El organigrama debe ser simple y flexible.
Ventajas de los organigramas:
1. Un organigrama es una herramienta de gestión. Ayuda a especificar la autoridad y la responsabilidad de cada posición.
Las relaciones entre diferentes personas también se establecen para el buen funcionamiento de la organización.
2. Como el organigrama define específicamente la autoridad y la responsabilidad de las personas en la empresa, no habrá duplicación y superposición de tareas, etc. Incluso si esto sucede en un caso particular, se puede corregir de inmediato.
3. El organigrama ayudará a señalar las fallas, deficiencias, comando dual, etc. en la organización. La gerencia podrá tomar medidas correctivas inmediatas en caso de cierta laguna.
4. El organigrama actúa como un centro de información para los nuevos participantes y pueden comprender fácilmente los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad.
5. Los cuadros también son útiles en el proceso de toma de decisiones. Actúan como una guía para los tomadores de decisiones.
Limitaciones de los organigramas:
Los organigramas adolecen de los siguientes inconvenientes:
1. Los organigramas muestran la relación de las diferentes posiciones y no el grado de autoridad y responsabilidad. El tamaño de las cajas o círculos en la tabla no puede mostrar el nivel de autoridad, etc.
2. Un gráfico solo representa la relación organizativa formal, mientras que la organización informal se ignora. La organización prácticamente informal es tan útil como la organización formal. La organización informal ayuda enormemente a la gerencia a conocer las reacciones de las personas y es un importante canal de comunicación.
3. Un gráfico muestra la posición organizacional y el estado en diferentes niveles. Da lugar a un sentimiento superior-inferior entre las personas y retrasa la sensación de trabajo en equipo.
