Organización: significado, proceso, principio e importancia

Lea este artículo para aprender sobre el significado, proceso, principio e importancia de la función gerencial de la organización.

Significado y proceso de organización:

La organización podría definirse como sigue:

Organizar es el proceso de gestión que busca definir el rol de cada individuo (gerente y operador) hacia el logro de los objetivos de la empresa; con el debido respeto al establecimiento de relaciones de autoridad-responsabilidad entre todos; y proporcionar coordinación en la empresa, como un dispositivo integrado para obtener una acción de grupos armoniosos.

En función de la gestión, la organización es un proceso; En general consta de los siguientes pasos:

(i) Determinación de la carga de trabajo total:

El primer paso en el proceso de organización es hacer una determinación de todas las actividades que deben emprenderse para alcanzar los objetivos de la empresa. De hecho, este paso de organización no es más que una estimación de la carga de trabajo total que se debe realizar para alcanzar los objetivos.

(ii) Agrupación y subgrupo de actividades, es decir, creación de departamentos:

Las actividades totales determinadas para alcanzar los objetivos de las empresas deben clasificarse, es decir, colocar actividades similares o relacionadas en un lugar en forma de grupo o subgrupo. Este paso de organización conduce directamente al proceso de creación de departamentos. Si una empresa se compara con un edificio; la creación de departamentos dentro de ella equivaldría a la construcción de salas dentro del edificio, cada sala destinada a un propósito especial específico.

(iii) Creación de Gestor-Barco a través de la Delegación de Autoridad:

Una vez finalizado el esquema de departamental; El siguiente paso en el proceso de organización sería confiar la responsabilidad del funcionamiento de cada departamento a un gerente distinto. De esta manera, la creación de un administrador-barco requiere una delegación de autoridad necesaria para que cada administrador pueda encargarse del trabajo que se le asigna.

(iv) División de trabajo dentro de la Organización Departamental-Humana:

Dado que ningún individuo puede realizar el desempeño de la totalidad del trabajo asignado a un departamento; se hace necesario recurrir a la división del trabajo, asignando a cada persona solo una parte del trabajo total. Como resultado de la división de trabajo para todos los departamentos; Ahí emerge una organización humana dentro de la empresa.

(v) Disposición de las instalaciones físicas para el personal dentro de la organización departamental de material de instalación:

Cada individuo de la empresa, trabajando en cualquier capacidad, en cualquier departamento, debe necesitar las instalaciones físicas básicas (materias primas, máquinas y herramientas, tecnología y otros insumos) para la ejecución adecuada de la tarea asignada. Cuando las instalaciones físicas se ponen a disposición de todo el personal en todos los departamentos; surge una organización material (o una organización físico-técnica) dentro de la empresa.

(vi) Definición y establecimiento de relaciones autoridad-responsabilidad;

Haber creado una organización de dirección y una organización humana dentro de la empresa; se hace necesario diseñar un sistema que permita definir y establecer relaciones de autoridad-responsabilidad entre todos los gerentes de personal y operadores. De hecho, tales relaciones deben definirse y establecerse en toda la empresa, tanto horizontal como verticalmente.

Puntos de comentario:

Algunos de los comentarios dignos de mención sobre la descripción anterior de la función gerencial de la organización son los siguientes:

(a) Como resultado de emprender el proceso de organización, surge una estructura, llamada estructura organizativa (o simplemente organización). De hecho, la organización es un proceso de gestión; Una organización es el resultado de ello.

(b) Al diseñar la estructura organizativa, la administración debe planificar y proporcionar la coordinación en toda la organización, tanto horizontal como verticalmente. De hecho, la coordinación es un dispositivo incorporado para garantizar un funcionamiento organizativo armonioso, efectivo y económico.

(c) La cuestión de un compromiso legítimo entre la centralización y la descentralización de la autoridad también debe resolverse, al menos inicialmente, en la etapa de procesamiento de la organización. De hecho, al delegar la autoridad a los jefes de departamento y gerentes subordinados en los niveles medio y más bajo de la organización, la alta gerencia debería decidir sobre el tema, en cuanto a si debe equipar a los gerentes pequeños con más poder de decisión o menos.

Las siguientes son algunas definiciones populares de organización:

1. "Organizar es el establecimiento de relaciones de autoridad con disposiciones para la coordinación entre ellas, tanto vertical como horizontalmente en la estructura empresarial".

-Koontz y O 'Donnell

2. “Organizar es el proceso de identificar y agrupar el trabajo a realizar, definir y delegar la responsabilidad y la autoridad y establecer un patrón de relación con el fin de permitir que las personas trabajen de manera más efectiva para lograr el objetivo”.

- Louis A. Allen.

Principios de organización:

Los principios de organización, en aras de la claridad de la discusión y una mejor comprensión de estos, se han clasificado de la siguiente manera:

(I) Principios generales:

(i) Principio de unidad de objetivo.

(ii) Principio de simplicidad.

(iii) Principio de flexibilidad.

(II) Principios estructurales:

(iv) Principio de división del trabajo.

(v) Principio de definición funcional.

(vi) Principio de departamento óptimo.

(vii) Principio de unidad de dirección.

(viii) El lapso de principio de gestión

(III) Principios Operacionales:

(ix) Principio de delegación adecuada.

(x) Principio de la cadena escalar.

(xi) Principio de unidad de comentario.

(xii) Principio de nivel de autoridad

A continuación se incluye un breve comentario sobre cada uno de los principios de organización mencionados anteriormente en las categorías correspondientes:

(I) Principios generales:

Bajo esta clasificación, algunos de los principios fundamentales de la organización están incluidos, es decir, principios que son absolutamente esenciales para un funcionamiento lógico y efectivo de la organización.

Una breve explicación de los principios en esta categoría es la siguiente:

(i) Principio de unidad de objetivo:

Dicho de manera muy simple, este principio requiere que los objetivos individuales y departamentales en toda la empresa deben estar perfectamente armonizados; y que todos los objetivos deben apoyarse mutuamente y contribuir colectivamente a los objetivos comunes en general.

(ii) Principio de simplicidad:

La observancia de este principio requiere que la gerencia debe, en la medida de lo posible, diseñar una estructura organizativa simple. Una estructura simple facilita una mejor comprensión de las relaciones superiores-subordinadas; y proporciona antecedentes para una mejor cooperación entre las personas.

(iii) Principio de flexibilidad:

Al diseñar la estructura organizativa, la administración debe proporcionar dispositivos incorporados dentro de la estructura en sí; lo que facilitaría los cambios en la estructura organizativa que se realizarán a medida que los factores ambientales, internos y / o externos, así lo exijan.

(II) Principios estructurales:

Los principios estructurales de la organización se relacionan con aquellos aspectos de la organización que tienen relación con la estructuración (o el desarrollo) de la organización; Su diseño y forma fundamental.

Algunos de los principios importantes, en este contexto, podrían ser los siguientes:

(iv) Principio de división del trabajo:

Dado que el trabajo total de la empresa no puede ser realizado por una sola persona; es imperativo que dicho trabajo se divida adecuadamente entre varias personas. De hecho, el trabajo gerencial total debe dividirse entre varios gerentes; y el trabajo operacional total se divide entre un número de personal operativo.

(v) Principios de definición funcional:

El principio mencionado anteriormente implica que el rol (o trabajo) de cada individuo y de cada departamento de la empresa debe definirse adecuadamente, en términos del contenido del trabajo, la autoridad y las instalaciones requeridas para el desempeño del trabajo y la relación del trabajo con Los de los demás, en la empresa.

(vi) Principio de departamento óptimo:

Hay muchas formas y bases para crear departamentos dentro de una organización. De acuerdo con el principio de departamento óptimo, los departamentos de una organización deben crearse y mantenerse de tal manera que faciliten el mejor logro de los objetivos comunes de la empresa.

(vii) Principio de unidad de dirección:

El principio implica que cada grupo de actividades que tienen el mismo objetivo debe tener un solo jefe general y un solo plan general o maestro. Como principio de organización, este concepto de unidad de dirección debe estar tan arraigado en el diseño de la estructura organizativa que para cada grupo de actividades similares, hay una disposición para una sola autoridad general sobre todo el personal que desempeña la misma función, en cualquier lugar., en la organización.

(viii) El alcance del principio de gestión:

La extensión del principio de gestión se denomina de varias maneras como la extensión del control o la extensión de la supervisión. Sin embargo, la frase 'intervalo de gestión' es la más amplia; Incluyendo también las nociones de rango de control y período de supervisión. La extensión del principio de gestión implica que hay un límite para el número de subordinados; cuyo trabajo podría ser efectivamente manejado (controlado o supervisado) por un superior.

Puntos de comentario:

Algunas observaciones útiles en el contexto del alcance del principio de gestión se podrían hacer como en:

(a) Hay un límite solo para la gestión efectiva; Para una gestión ineficaz o ineficiente, bueno, no hay límite. Por lo tanto, el alcance del principio de gestión es válido, solo en el contexto de una gestión eficaz. Un ejemplo ilustraría el significado de esta idea.

Por ejemplo, en el aula de la escuela o la universidad, el número de estudiantes debe ser limitado; como ningún profesor, por muy competente que sea, podría impartir efectivamente el aprendizaje a un número indefinido de alumnos.

En contra de esta situación, tome el caso de un orador público que bien podría abordar una reunión gigante de audiencia; por eso, no importa si y hasta qué punto la audiencia es receptiva al discurso del orador o cuán efectiva es el proceso de comunicación entre el hablante y la audiencia. En este último caso, el alcance del principio de gestión no es válido ni aplicable.

(b) Lo que exactamente es o debe ser el número de subordinados menores de un superior no se puede afirmar con precisión o certeza; Como el lapso de principio de gestión es situacional. No hay un número de subalternos fuerte y rápido que pueda determinar un período óptimo de gestión en todas las situaciones de gestión.

Entre otros factores, la competencia del superior y las habilidades, habilidades y requisitos del subordinado son los factores más dominantes, que probablemente determinen el alcance de la administración, en una situación gerencial particular.

(c) El principio del alcance de la gestión explica la razón de ser de la estructura de la organización; en caso contrario, un solo administrador podría estar en posición de manejar y administrar el trabajo de todos los subordinados; y no habría ninguna necesidad de una estructura organizativa estructurada.

(d) El principio del alcance de la gestión tiene que ver con la forma de la estructura organizativa; Es decir, si sería una estructura alta o plana. Esta es la noción implícita detrás de los conceptos de vanos estrechos y amplios de gestión.

Un período estrecho de administración es aquel en el que un superior puede manejar a un número menor de subordinados; mientras que en un amplio rango de administración, el número de subordinados es 'mayor' que manejable bajo un estrecho intervalo de administración.

En consecuencia, un período estrecho de gestión daría lugar a una forma algo más alta de la organización; y un amplio rango de gestión conduciría a una estructura organizativa comparativamente "plana". Tomemos un ejemplo hipotético para ilustrar cómo una estructura de organización 'alta' o 'plana' se configuraría, dependiendo de si se trata de una gestión estrecha o amplia.

Supongamos que en una empresa hay 10 subordinados a administrados por la administración. Además, suponga que el rango de administración también es 10. En esta situación, solo se requeriría que el administrador maneje y administre el trabajo de los diez subordinados.

La estructura organizativa aparecería como sigue:

Ahora, supongamos que el intervalo de gestión es solo de 5. En este caso, dos gerentes auxiliares ayudarían al gerente; y controlar a 10 subordinados a través de dos asistentes, cada uno de los gerentes auxiliares que administra el trabajo de 5 subordinados.

La estructura organizativa en este caso parecería algo más alta que su contraparte en un amplio espacio; y tendrá más capas de la organización. La siguiente tabla ilustra este concepto.

Sin entrar en los detalles de la discusión, sería suficiente decir que la forma de la estructura organizativa, alta o plana, tiene implicaciones para la eficiencia de la organización por los costos de administración, la eficacia de la comunicación y las instalaciones en coordinación.

(III) Principios Operacionales:

Se podría sugerir que los principios operacionales de la organización son aquellos que influyen en el funcionamiento o funcionamiento de la organización.

Algunos principios importantes, bajo esta categoría, son los siguientes:

(ix) Principio de delegación adecuada:

Por el principio de delegación adecuada, queremos decir que cada puesto gerencial debe contar con la autoridad adecuada (o necesaria o requerida) para que el titular del puesto, es decir, el gerente, pueda hacer frente con éxito a los requisitos de su trabajo.

(x) Principio de la cadena escalar:

La cadena escalar implica una cadena de superiores, que van desde el rango más alto hasta el rango más bajo en una organización. La cadena escalar forma la base de las relaciones de autoridad-responsabilidad entre los gerentes y subordinados, en la organización; promoviendo así el entendimiento mutuo entre superiores y subordinados en diferentes niveles de la organización.

Como principio de organización, el principio de la cadena escalar requiere su incorporación en el diseño de la organización, para garantizar un funcionamiento sin problemas de la vida de la empresa.

(xi) Principio de unidad de mando:

El principio antes mencionado implica que un empleado debe recibir órdenes e instrucciones, solo de un superior, a la vez. La observancia de este principio es deseable por razones de eliminar dudas y confusiones de la mente de los empleados; y para facilitar la fijación exacta de la responsabilidad de los individuos por los resultados esperados de ellos.

(xii) Principio de nivel de autoridad:

El principio de nivel de autoridad implica que los gerentes en niveles particulares en la jerarquía de administración deben decidir solo aquellos asuntos que caen dentro del ámbito de la autoridad conferida en sus cargos gerenciales.

Una extensión natural de este principio es que si un gerente en cualquier nivel de la jerarquía de gestión se encuentra con un asunto que no está cubierto por su autoridad; El asunto debe ser referido hacia arriba en la jerarquía o empujado hacia abajo en el nivel apropiado para la decisión.

Importancia (o ventajas) de la organización:

La importancia de la organización podría destacarse por la función que desempeña en la vida empresarial, considerada de la siguiente manera analítica:

(i) Papel básico de la organización.

(ii) Otros aspectos del rol.

Consideremos los roles de la organización como se planificó anteriormente:

(i) Rol básico de la Organización:

El papel básico de la organización podría expresarse comparándolo con un vehículo; el cual está diseñado y diseñado para el logro de los objetivos de la empresa.

Al igual que con la ayuda de un vehículo, una persona está habilitada para llegar hasta su destino; De manera similar, un grupo de personas (compuesto por la empresa) se hace en una posición para alcanzar su destino, es decir, el logro de objetivos comunes a través del vehículo de la organización.

De hecho, para el logro de los objetivos de la empresa, es necesaria la acción por parte de los individuos, comprendida en una actividad de grupo; y la realización de tal acción se facilita en un administrador planificado y sistemático por la estructura organizativa, es decir, la organización.

(II) Otros aspectos del papel:

Algunos aspectos importantes del papel de la organización se pueden expresar de la siguiente manera:

(i) Facilita la especialización:

Básicamente, existe una organización para cuidar e implementar la división del trabajo de varios tipos, entre gerentes, subordinados y operadores. Dicha división de trabajo, que lleva a la especialización en varias esferas, es fundamental para lograr una mayor eficiencia humana en el funcionamiento de la organización.

Punto de comentario:

La división del trabajo, no solo permite a una empresa aprovechar las ventajas de la especialización, en el trabajo gerencial y operativo; También hace por orden y sistema, en el funcionamiento de la organización.

(ii) Evita omisiones, superposiciones y duplicación de esfuerzos:

Mientras se divide el trabajo entre departamentos e individuos, durante el proceso de organización, la gerencia ejerce la atención para ver que:

(a) Ninguna parte del trabajo, necesaria para la consecución de objetivos, se pierde de vista

(b) No hay superposición o duplicación de actividades y esfuerzos, al tiempo que se asigna trabajo a individuos y departamentos.

De esa manera, la organización conduce a un funcionamiento económico, eficaz y eficiente de la empresa.

(iii) Define (o aclara) las relaciones de responsabilidad de autoridad:

Una estructura organizativa define y aclara las relaciones de responsabilidad de autoridad entre los gerentes y subordinados en la empresa, tanto horizontal como verticalmente. Esta aclaración de las relaciones de autoridad y responsabilidad no solo significa un buen funcionamiento de la vida organizativa; pero también promueve las buenas relaciones humanas, en la organización, facilitando el entendimiento mutuo.

(iv) Facilita la dotación de personal:

La estructura organizativa es una gran ayuda para la dotación de personal eficiente. Al definir claramente diversos puestos organizativos, gerenciales y operativos, no solo se señala la necesidad de personal adecuado que debe ocupar estos puestos; pero también especifica los requisitos que deben buscarse en el personal en términos de las habilidades y habilidades necesarias para realizar esos trabajos.

Punto de comentario:

Una estructura organizativa bien definida facilita el desarrollo del personal, especialmente de los gerentes, al permitir el sistema de rotación de trabajos. La alta dirección puede recurrir a la técnica de rotación de trabajos, ya que los requisitos de los trabajos definidos en la estructura indican la posibilidad o no de tomar una decisión adecuada sobre cuestiones de cambio entre diferentes posiciones.

(v) Prevé la coordinación:

Una organización facilita la coordinación; como este último está previsto en la estructura de la organización como un dispositivo incorporado. No hace falta decir que una estructura organizativa bien diseñada y definida proporciona una coordinación completa, horizontal y verticalmente; y permite a la administración saborear la esencia del administrador-barco y llevar a la empresa a la cima del éxito.

(vi) Establece canales de comunicación:

La comunicación entre el personal de la empresa no es solo la base de la vida operativa de la organización; pero también es fundamental para fomentar las buenas relaciones humanas, ya que crea una base para el entendimiento mutuo. Una estructura organizativa ayuda a establecer diversos canales de comunicación; relacionar personas entre sí a través de la cadena escalar y otros enlaces organizativos.

Pero para la organización, la comunicación solo podría ser casual, errática y menos auténtica o podría existir una situación de absoluta falta de comunicación.

(vii) Facilita la 'Gestión por Excepción':

La gestión por excepción es una filosofía en la que la alta dirección se concentraría solo en asuntos excepcionales o críticos (como la formulación de estrategias, la formulación de políticas, el control de desviaciones significativas en el desempeño del personal, etc.); Dejando el resto de los asuntos rutinarios y operativos a los subordinados en toda la empresa.

Dicho sistema de administración, es decir, la administración por excepción no se pudo iniciar e instalar en la empresa, solo de manera casual o repentina; más bien, una estructura organizativa sólida allana el camino y crea un entorno para la introducción de esta filosofía de manera gradual y sistemática.

De hecho, la administración por excepción está notando, pero el estado más alto de descentralización de la autoridad; y esto último podría preverse al diseñar y estructurar la organización.

(viii) Afrontar los cambios ambientales:

Los cambios ambientales que se reflejan en condiciones como la tecnología de cambio súper rápido, la acentuación de la competencia, los valores sociales y culturales más recientes, la ampliación de la regulación estatal del comercio y la industria, etc. están bien atendidos por una organización sólida.

La organización podría, por supuesto, enfrentar tales desafíos recurriendo a cambios en los sistemas de estilos de gestión, reorganización de departamentos, proporcionando instalaciones para la investigación y el desarrollo y efectuando mejoras en la vida operativa y emprendiendo otras medidas similares.

(ix) Conduce al crecimiento y expansión:

Una organización sólida lidera una empresa a lo largo de líneas de crecimiento. El crecimiento y la expansión de la empresa, que es imperativo incluso para la supervivencia en una economía altamente dinámica, se ve facilitada en gran medida por la organización a través de la creación de más departamentos, la ampliación de los departamentos existentes, la ampliación del alcance de la gestión, la coordinación y la comunicación más eficaces Los dispositivos y todo esto tiene lugar dentro del sistema existente, la estructura y el funcionamiento de la empresa.

(x) Produce sinergismo:

Una organización sólida que garantice la integración efectiva del funcionamiento del departamento ayuda a la empresa a aprovechar la función de sinergia del sistema empresarial. Cuanto más compacta y responsable es la estructura organizativa; Cuanto más serían las ventajas del efecto sinergia.