Organización y evaluación de la información en una oficina
Lea este artículo para obtener información sobre cómo organizar y evaluar información en una oficina.
Organizar la información en una oficina:
Una vez que los datos se recopilan, se reúnen, se organizan en una serie, se deben colocar en el papel de manera que los hechos y las cifras surjan de ellos.
Estos datos deben organizarse de manera que se entiendan fácilmente.
La presentación gráfica o la presentación de los datos en filas y columnas depende de los datos recopilados y del propósito para el cual se deben formular el sistema o los procedimientos. La representación gráfica de los datos incluirá un diagrama de flujo, un gráfico de proceso, un gráfico de operación y un gráfico de distribución de trabajo.
Los hechos se pueden organizar de varias maneras:
1. Sobre la base de los problemas:
Durante el proceso de recopilación de datos, se descubren ciertos problemas importantes o quejas. Sin embargo, es necesario incluir solo las quejas y problemas genuinos y aquellos que son de mayor importancia.
2. Sobre la base de los objetivos:
Los hechos pueden organizarse en función de los objetivos con los que se relacionan. Sin embargo, no es fácil definir los objetivos y, además, no siempre es posible dar una división clara y clara a la información.
3. Sobre la base de la media del proceso:
Este método revela el estado actual de los datos procesados y seguidos. También revela el uso de las máquinas y el tipo de información obtenida.
4. En lo básico de la organización:
Los hechos pueden organizarse sobre la base de las unidades de la organización y su personal respectivo. Al hacerlo se revela el flujo de datos. Además, al consolidar diferentes tipos de información en una sola imagen para toda la empresa, se proporciona un sistema efectivo e inclusivo.
5. Sobre la base de entradas y salidas:
Este enfoque es simple y es muy útil para mejorar los sistemas existentes. Esta base es difícil de usar cuando se debe introducir un sistema por primera vez.
Evaluando la información en una oficina:
Para evaluar los datos, sería bueno expresar las declaraciones generales en términos cuantitativos.
Para la evaluación se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
1. Se debe realizar un análisis de costo-beneficio porque el sistema diseñado debería ser conveniente y también ahorrar costos.
2. Es posible obtener datos precisos sobre el costo y la productividad de los empleados en términos cuantitativos. Los datos ya obtenidos sobre estos aspectos deben verificarse mediante muestreo para determinar la precisión de los documentos fuente y la confiabilidad de los informes y registros.
3. Los sistemas diseñados para administrar una organización sin problemas también están muy influenciados por factores que operan fuera de la organización, por ejemplo, los sistemas en las oficinas de importación y exportación de la organización.
4. Algunas evaluaciones dependen en cierta medida del juicio y la creencia de un individuo. Esto es así porque alguna información siempre está formada por un elemento medible por el hombre.
