Sistema de Oficina: Necesidad, Importancia, Planificación y Ventajas.
Lea este artículo para conocer la necesidad, características, importancia, planificación, ventajas y desventajas del sistema de oficina.
Necesidad del sistema en una oficina:
Cada oficina está preparada para lograr algún objetivo. Para lograrlo, se debe realizar una serie de tareas en cada paso.
Esto genera una gran demanda en la administración porque a medida que la empresa se expande se enfrenta a una dura competencia.
En caso de que haya un error cometido al realizar una tarea, debido a la falta de un sistema, se convierte en un asunto costoso para rectificar la tarea, ponerla en orden y, de nuevo, seguir adelante con ella.
En palabras simples, cuando hay un sistema establecido y durante el período de tiempo si todos en la oficina siguen el sistema, se convierte en un procedimiento de la oficina. “Los procedimientos de la oficina son, por lo tanto, una serie de pasos que se deben tomar para realizar un trabajo particular en la oficina según los sistemas de la oficina”. Por ejemplo, la contratación del personal de la oficina debe realizarse sobre la base de un sistema planificado.
Características del sistema de oficina:
Estas son las siguientes características de un buen sistema de oficina:
1. Los sistemas de oficina son partes interrelacionadas que operan en una secuencia y no son acciones aisladas.
2. Los sistemas de oficina se ocupan del método de trabajo en la oficina.
3. Su objetivo es lograr el objetivo de una empresa.
4. Se preocupan por el lugar y el momento de la ejecución del trabajo en la oficina o en cualquier parte de la empresa.
Importancia del sistema de oficina:
1. Si el personal de la oficina tiene que ser recortado adecuadamente, es imperativo tener un buen sistema de oficina.
2. El error común causado por un empleado puede reducirse en gran medida si el sistema es adecuado y se establece en la oficina.
3. La frustración, los retrasos y el bloqueo del trabajo de oficina se reducen si hay un buen sistema de oficina.
4. Para asegurarse de que haya una adecuada coordinación, control y supervisión en una oficina, es necesario tener un sistema de oficina muy bueno.
5. Dado que hay un método involucrado en el sistema, ayuda a un trabajo a moverse más rápido, ya que el personal de la oficina conoce y sigue el sistema.
6. Se genera un ahorro en mano de obra y gastos generales si se establece un sistema adecuado.
Planificación o Diseño de Sistema de Oficina:
Es el trabajo de la alta dirección involucrarse y compartir la responsabilidad, mostrar entusiasmo y entusiasmo por diseñar un sistema de oficina. Como cualquier otra actividad, un sistema debe planearse adecuadamente y diseñarse cuidadosamente. Un sistema, planificado, diseñado y aprobado por la gerencia e instituido en una organización está destinado a dar como resultado el buen funcionamiento de una oficina y lograr un buen resultado.
Organización para el diseño del sistema:
Un sistema puede ser establecido, establecido o formulado de una de las siguientes maneras:
1. Consultores externos: estos consultores pueden ser llamados para hacer una encuesta especial de la oficina para hacer el sistema y los procedimientos para que se instituyan los consejos.
2. La alta dirección nombra un comité del sistema para considerar cada aspecto del sistema y hacer sugerencias adecuadas.
3. Se crea un departamento o sección independiente que consiste en un análisis del sistema para desarrollar un sistema y sugerir ciertos métodos y procedimientos.
4. Si una oficina es muy pequeña, al administrador de la oficina se le asigna la tarea de análisis del sistema y sugerencias para su institución.
Pasos para la planificación de sistemas:
El trabajo de planificación del sistema se puede dividir en:
1. Estableciendo objetivos y políticas:
Es una necesidad básica de cualquier sistema. Es la tarea de la alta dirección.
Algunos de los aspectos importantes del establecimiento de objetivos son:
(i) ¿Cuál es la información que se debe suministrar y a quién?
(ii) ¿Existe un caso para reducir el costo actual?
(iii) ¿Cuál es el alcance de la competencia para que el sistema se establezca?
(iv) ¿Cuál debería ser el alcance de la mecanización?
(v) Si el sistema está establecido, ¿cuál sería el porcentaje para seguirlo y cuál sería la tasa de crecimiento del sistema?
2. Definiendo la Limitación de los Sistemas:
Esto también se conoce como "sabe cuál es el marco del sistema". Una vez que se conocen los límites, es fácil operar el sistema. Una vez que se establecen los objetivos, los límites o el marco son fáciles de diseñar y luego se puede establecer un conjunto de principios y políticas en el marco para que el sistema tome una forma concreta.
3. Recopilación de datos:
Se debe seguir un método para recopilar los datos. Los datos irrelevantes, insuficientes o inútiles recopilados no servirán para formar o formular un sistema. Aquí solo deben recopilarse o recopilarse aquellos datos que son útiles para el sistema.
Al momento de recolectar los datos, se deben atender los siguientes puntos:
(i) El tipo de los datos recogidos.
(ii) La fuente de la cual se recopilan los datos.
(iii) La hora en que se recopilan los datos.
(iv) El enfoque a ser adoptado en la recopilación de datos.
Fuentes de recopilación de datos:
1. Manuales y tablas de organización:
Los organigramas y manuales de organización también dan algunos detalles incompletos. Pero cuando se utilizan con manuales de organización, indican cómo se agrupan las actividades y cuál es la acción que se debe tomar en cada paso para que se realicen las tareas. Sería muy necesario preparar una lista de tareas realizadas porque identifica el trabajo realizado, desde dónde se realiza y si existe duplicación, etc.
2. Flujo de información y sistema:
Todos los archivos relevantes deben usarse para extraer datos sobre el sistema de información. Indican la forma de desempeño del trabajo, tanto pasado como actual. Además, indican preferencia de los diferentes directivos.
3. Fabricante de máquinas de negocios:
Algunos de los fabricantes de máquinas comerciales pueden ayudar en el diseño del sistema. Aunque esta es una práctica común en los países industrialmente avanzados, sin embargo, es bastante poco común en nuestro país, quizás con la excepción de las computadoras, la duplicación y las máquinas Xerox. Hablar con los superiores, supervisores y empleados operativos ayuda.
Las personas involucradas en un proceso pueden proporcionar los mejores datos para el diseño del sistema. Son capaces de dar las respuestas a muchas preguntas sin respuesta. Por lo tanto, sería recomendable entrevistar a los supervisores y empleados solo hacia el final del proceso de recopilación de datos, porque para entonces las preguntas sobre las cuales se buscan las respuestas son bien conocidas.
4. Observando el trabajo:
La observación del trabajo es confiable y siempre debe ser utilizada. La confiabilidad de los datos ya recolectados a través de otras fuentes se puede verificar con su ayuda. Sin embargo, una observación adecuada requiere una capacitación adecuada por parte del observador.
5. Estudio de datos contables:
Los datos contables revelan el costo y el control contable financiero y los sistemas y métodos de cómo funcionan. Es probable que, en algunos casos, funcione un sistema de contabilidad incompleto, parcial o rechazado que incluso pueda ayudar a resolver algunos de los problemas en el diseño del sistema.
Establecimiento de las premisas del sistema:
Los pasos ya descritos para el diseño del sistema forman la base sobre la cual se establecerán las premisas del sistema. La información recopilada sobre los procedimientos y el sistema actuales proporciona información sobre la calidad y la cantidad del trabajo ya realizado. Ahora, se debe diseñar un sistema que tenga en cuenta los hechos, por lo que sería esencial tener en cuenta las posibilidades futuras para construir el sistema.
En otras palabras, el sistema debe tener flexibilidad incorporada. Aunque ninguna parte de un sistema puede permanecer igual durante un período de tiempo, sin embargo, para fines prácticos, tenemos que asumir algún concepto estático para diseñar un sistema. Y, a medida que la condición cambia durante un período de tiempo, el sistema puede modificarse.
Implementando el sistema:
Una vez que se planifican los sistemas, es necesario comunicarlos a los empleados en todos los niveles. Muchos sistemas de tiempo sugieren cambios en el método de trabajo existente y aumentan la mecanización. Por lo tanto, podría ser necesario educar o capacitar a los empleados sobre nuevos métodos de trabajo, o comprar nuevas máquinas y organizar la capacitación o el reclutamiento de empleados para que funcionen estas máquinas. Un sistema no puede ser diseñado o implementado adecuadamente a menos que haya integración del sistema.
Ventajas del sistema de oficina:
1. Liberación de la gestión:
La única ventaja es de suma importancia. Un buen sistema deja al jefe libre de hacer lo que solo él tiene que hacer, puede planificar, instituir acciones deseables, examinar el resultado de esa acción, evaluar el desempeño, instituir mejoras, delegar con confianza siempre que use el sistema para hacer todo lo posible. El trabajo que no requiere su atención.
2. Evitar el retraso y el cuello de botella:
Un buen sistema garantiza el buen funcionamiento de la oficina y, por lo tanto, se evitan todo tipo de demoras y cuellos de botella. El trabajo avanza sin problemas.
3. Eliminación del error:
Dado que un sistema se basa en todos los análisis adecuados, las posibilidades de error se eliminan o al menos se minimizan. Esto se suma aún más a la eficiencia de la máquina.
4. Mejor velocidad:
El envío rápido de trabajo es posible ya que un sistema se basa en el método de trabajo empleado y no en meros caprichos y fantasías de un trabajador individual o un gerente.
5. Capacitación al personal:
El sistema de oficina mejora la capacitación del personal y, por lo tanto, mejora la eficiencia del trabajador en la oficina. Algunos trabajadores bien entrenados son mejores que un ejército de trabajadores no entrenados.
6. Mejor control:
El sistema garantiza un mejor control del trabajo y, a su vez, ayuda a eliminar los fraudes.
7. Mejor Coordinación:
La coordinación adecuada es un objetivo importante del sistema. Una mejor coordinación es posible a través de la introducción de un sistema. Esto se traduce en una mayor cohesión y eficiencia. Se retira el cuello de la botella.
8. Economía:
Un buen sistema también ahorra en gastos generales y mano de obra directa porque el método de trabajo se basa en un análisis adecuado y se modifica de vez en cuando para satisfacer el entorno cambiante de las empresas.
9. Mejor diseño de la forma y control de la forma:
Como un buen sistema apunta a un mejor diseño y control de formas, la eficiencia de trabajo de la oficina aumenta y se eliminan los retrasos innecesarios. Esto conduce a una mayor eficiencia en todos los departamentos de la empresa.
Limitaciones del sistema de oficina:
Nuestra discusión sobre y sobre el sistema de oficina permanecerá incompleta a menos que tomemos en cuenta las limitaciones bajo las cuales operan. Para obtener el máximo beneficio del sistema, podría ser esencial estudiar sus limitaciones.
Son veraneados como:
1. Limitación de la integración:
El sistema debe estar integrado para lograr el sistema de objetivos. La integración del sistema es una tarea formidable y, por lo tanto, impone una limitación en el sistema que opera en varios departamentos. Ciertos sistemas deben modificarse teniendo en cuenta la demanda de otros sistemas que operan en la organización.
2. Limitación de la planificación:
La planificación del sistema impone una gran limitación. Un sistema no producirá resultados a menos que la planificación adecuada entre en su instalación.
3. Limitación de costo:
El factor costo es uno de los factores importantes al decidir sobre la formulación y adopción del sistema. Un sistema debe ser evaluado en la etapa de planificación para juzgar su eficiencia de modo que pueda generar economía en la oficina en lugar de aumentar los gastos generales y el costo laboral directo.
4. Limitación del uso repetitivo:
Si un sistema se usa repetitiva y repetidamente, pierde su eficiencia en gran medida. Se convierte en una gran moderación en la oficina. El cambio en el sistema se debe hacer de vez en cuando sobre la base de las necesidades actuales, lo que supone un gran gasto para la organización.
5. Limitación de la adherencia estricta:
La estricta adherencia al sistema todo el tiempo hace que un sistema sea inflexible e inviable. Por lo tanto, es esencial que un sistema deje algo a criterio y criterio del gerente, el supervisor y los subordinados.
