Papelería de oficina: significado, tipos, compra y almacenamiento | Gestión de oficina

Lea este artículo para obtener información sobre el significado, los tipos, la compra, el almacenamiento y el problema de los artículos de oficina.

Significado de papelería de oficina:

Una papelería, precisamente la papelería de oficina, es un grupo de productos que se utiliza para, o que se necesita para, hacer el trabajo de oficina para completar el trabajo de oficina, según el requisito y la especificación.

Cada oficina debe mantener ciertos registros, tanto en forma de presentaciones, como en la forma y el método de la tecnología de la información.

Estos registros, que deben archivarse durante un período de tiempo más prolongado, deben escribirse y conservarse durante un período de tiempo más prolongado. Esto da a luz, o por lo tanto surge la necesidad de material de oficina.

Los efectos de escritorio de oficina, en términos generales, se pueden dividir en tres categorías:

Como se desprende de la tabla, los artículos, ciertos ejemplos de los cuales se indican, se clasifican en la categoría de consumibles y adhesivos duraderos.

Aquí se necesita un breve estudio e introducción para distinguir entre los bienes duraderos y los consumibles. Los elementos como pin, clips son consumibles y en ningún momento se consumen, sin embargo, no es seguro ni se sabe cuándo se consumirá todo el paquete de clip comprado y en qué momento se consumirá.

Por lo tanto, hasta el momento en que no se consume permanece como está: cae en la categoría de consumibles. La definición haría muy clara la comprensión del tema.

Los consumibles son aquellos artículos que la oficina utiliza muy rápidamente, en un período de tiempo muy corto y que no se pueden reutilizar.

Los objetos duraderos son aquellos artículos que encuentran un uso constante y que permanecen en su forma, forma y tamaño durante un período de tiempo muy largo. Estos artículos pueden ser reutilizados o se utilizan a menudo.

Los adhesivos son aquellos elementos que se utilizan para pegar, pegar o arreglar algo. Estos artículos generalmente son químicos o están hechos de químicos utilizados en una superficie particular para fijar, fijar o pegar un producto.

Por lo tanto, las definiciones y explicaciones dejan en claro los tipos de papelería de oficina que se utilizan en la oficina diariamente.

Tipos y formas de papelería de oficina:

Habiendo discutido las tres categorías de papelería mencionadas anteriormente, veamos el tipo de papelería y las diversas formas de papelería.

Por ejemplo, tomemos papel. Los papeles son de los siguientes tipos:

1. A4

2. A3

3. B4

4. B3

Estos son los siguientes cuatro tipos de papeles que se usan ocasionalmente y principalmente en cualquier oficina. A4 es más pequeño que A3 y A3 es más pequeño que el tamaño de papel A2; B4 es más pequeño que B3 y B3 es más pequeño que B2.

Los papeles A4 y A3 son utilizados principalmente por todas las oficinas ubicadas y ubicadas en la India. Estos papeles son fabricados y suministrados por Gesteter (I) Ltd, JK Papers, Birla Papers, etc.

Estos papeles son utilizados especialmente por los departamentos gubernamentales para escribir, etc. Los papeles A3 se utilizan para escribir los documentos grandes que pueden ser una tabla de declaración, etc.

Los papeles B3 y B4 son ligeramente más largos en longitud y anchura en comparación con los papeles A4 y A3. Estos son más gruesos y un poco más densos en comparación con los papeles A3 y A4. Básicamente se utilizan para Xerox y para duplicar, etc.

Plantillas:

Las plantillas son de dos tipos:

(a) Las plantillas de la contraportada.

(b) Sin tapa frontal plantillas de papel.

La plantilla de la contraportada tiene una tapa en la parte posterior. Tiene el papel principal, en el que ciertas dimensiones están inscritas en la primera página, y está respaldado por un papel carbón en el medio. Si hay que duplicar algún asunto, la plantilla se inserta en la máquina de escribir para escribir. Al escribir, si hay algún error de palabras que haya ocurrido, se puede corregir con un corrector líquido y la ortografía o las palabras se pueden corregir fácilmente.

Una vez que se escribe todo el material, se quita la cubierta posterior y se coloca o se inserta la plantilla en el duplicador para obtener las copias duplicadas. La otra forma de plantilla es la plantilla sin cubierta frontal. En este caso, la cubierta frontal no se encuentra en absoluto y se coloca un papel carbón en la cubierta posterior.

Esto se inserta en una máquina de escaneo para escanear la cuestión de la duplicación, de modo que la materia a duplicar se vea en el papel. Después de escanear la materia, el papel carbón se inserta en la máquina duplicadora, de modo que las materias duplicadas están en nuestras manos. La tapa posterior aquí se arranca antes de insertar el papel en las máquinas duplicadoras.

Carbones:

Estos son básicamente un papel que es negro en color o azul en color en un lado y una capa plateada que forma la pantalla en el otro lado. El lado de la pantalla plateada del papel se inserta en la máquina de escribir, frente a los caracteres de la máquina de escribir, junto con el papel en el que se obtiene la impresión del tipo de escritura o la materia a imprimir.

El carácter del escritor de tipo en la pantalla y la impresión formada en el carbón se imprime en el papel. Los carbones en la India son fabricados por GESTETNER, JK PAPERS, CAMLIN (I) LTD, por nombrar algunos.

Borradores:

Los borradores se obtienen en dos formas:

1. Fluidos para corrección.

2. Blanqueadores para cubrir la ortografía o las palabras.

Los fluidos son líquidos, hechos de sustancias químicas, que se rocían sobre las plantillas, mientras se escribe una materia en la duplicación de las plantillas.

El fluido utilizado sobre una ortografía o una palabra escrita por error forma una capa muy delgada de pantalla y la capa es microscópica. Esto no puede ser visto por un ojo ordinario.

Después de que el fluido se seque, la pantalla formada utilizada en la palabra o la ortografía escrita incorrectamente también se seca. Luego se escriben las palabras correctas que están inscritas en la pantalla. Así es como el fluido ayuda a la corrección en un papel de plantilla.

Los blanqueadores se conocen comúnmente como "Erax". Estos vienen junto con un diluyente, que se utiliza para liquidar el blanqueador, si se solidifica cuando está en contacto con el aire.

Los blanqueadores se extienden en los caracteres escritos incorrectamente, o en la ortografía incorrecta, y se deja secar. Una vez seco, el mismo espacio se restablece en la máquina de escribir para volver a escribir las palabras o el carácter correctamente.

Bienes de consumo duradero:

En los bienes duraderos, los productos básicos como grapadora, punzonadoras, pesas de papel, etc. no necesitan ninguna descripción ni introducción.

Estos productos, si se ven una vez, son lo suficientemente buenos para comprender qué son y cuál es el mecanismo.

Estos productos se almacenan, se utilizan y se mantienen durante un período de tiempo muy prolongado, por lo que se conocen como productos duraderos.

Adhesivos:

Los adhesivos son elementos como las cintas, los arreglos rápidos, etc. Estos también están hechos de químicos y se usan en la oficina para arreglar ciertos sobres, paquetes, etc. que deben salir de la oficina.

Compra de papelería de oficina:

Una compra de papelería se realiza generalmente por dos métodos:

(1) Compra centralizada o

(2) Compra descentralizada.

Entendamos lo que es al principio, el sistema centralizado de compra:

Ahora supongamos que la oficina principal de la compañía, dice TOMCO, se encuentra en Mumbai. Adquiere las series de la oficina principal, ubicadas en Mumbai, y las suministra a todas las oficinas, es decir, a la Oficina de zona y a la Oficina de área bajo la Oficina de zona.

Este sistema de compra de artículos de escritorio por la Oficina Principal solo, para toda la oficina debajo de él, y el suministro de los artículos de papelería a las diversas oficinas debajo de él se conoce como compras centralizadas.

Este sistema de compra no se ve favorecido hoy en día, para la compra de artículos como las papelerías, etc. Por lo tanto, la oficina principal, que también se conoce como la Oficina Central, otorga cierto poder a la Oficina de Zonal y la Oficina de Área bajo la Oficina de Zonal, para comprar las series, como y cuando se requiera, bajo cierta cantidad, que llamamos una "cantidad máxima".

Un monto máximo es la cantidad fijada por la Oficina Central, lo que implica que el comprador no compre nada por encima de la cantidad que se fija para gastar en la cabeza particular para ese artículo en particular. Este método de compra, donde la Oficina Central fija ciertos límites para que las oficinas bajo ellos compren ciertos artículos o productos para uso de la oficina, se conoce como el sistema de compra "Descentralizado".

En general, en todo el país, la compra de material de escritorio se realiza mediante las compras del SISTEMA DE DESCENTRALIZADO.

Tipos de compras de papelería de oficina:

La compra de papelería en la oficina o la organización se realiza mediante los siguientes métodos:

2. Compra por el contrato tarifario.

3. Compras por el sistema DGS & D.

4. Compras por licitaciones.

Esto se puede representar:

Vamos a describir cada método en detalle:

1. Compra local:

Este tipo de compras se realiza en el área local, es decir, el área dentro del límite de la corporación municipal en la ciudad, la ciudad o el distrito. Estos se realizan de manera instantánea o inmediata cuando existe un requisito urgente de un producto particular de naturaleza rutinaria.

Se levanta una sangría para el producto que se va a comprar y, después de recibir la aprobación de la autoridad competente de esa oficina, se compra el material. Este tipo de compra es adecuado para los artículos que son de naturaleza rutinaria y donde el costo es menor o mínimo.

2. Contrato de tarifas:

Este tipo o este sistema ha ganado importancia en las Empresas del Sector Público y los Sectores del Gobierno.

Aquí, cualquier organización proporciona en el periódico, o se pone en contacto con los proveedores directamente, mediante las páginas amarillas, etc., sobre los artículos que se deberán comprar.

Se les pide a los proveedores que coticen sus propias tarifas junto con la información sobre los impuestos, etc. para los artículos que pueden suministrar.

En el sistema de contrato de tarifas, el proveedor que obtiene el contrato debe suministrar los materiales a la misma tarifa, durante un período de tiempo, por ejemplo, 12 meses, independientemente de que las tarifas se revisen, cambien, escalen, suban, etc.

Este tipo de compra es útil ya que la organización tiene algunos proveedores para suministrarles las materias primas, en cualquier momento.

3. Las compras realizadas por el sistema DGS y D:

El sistema de la Dirección General de Suministros y Eliminación (DGS y D) fue establecido en 1961 por el Gobierno Central con el fin de fijar el precio de los productos básicos que van desde el pasador hasta los vehículos, para permitir y ayudar a los sectores gubernamentales a comprar material según los precios fijados. Por el Gobierno, desde los proveedores.

En este caso, el comprador, quien compra, debe proporcionar o entregar un Formulario de declaración de impuesto a las ventas (STDF, por sus siglas en inglés) al proveedor que vende. Este sistema permite una reducción de impuestos o una deducción de impuestos de solo el 4% por parte del vendedor cuando presenta una factura o una factura al comprador. Este sistema ahorra mucho dinero en impuestos para el comprador.

En las tarifas DGS y D, las tarifas son vinculantes para los proveedores por un período de un año. Después de un año, si el DGS y D toman los mismos productos bajo su pliegue, se fijará una nueva tarifa, teniendo en cuenta los diversos factores comerciales.

4. Por licitación:

Una licitación es una notificación de un comprador, ya sea en los diarios o por el método de comunicación, sobre el requisito de comprar ciertos productos, por parte del comprador a los proveedores en el mercado abierto bajo ciertos términos, condiciones y el tiempo, por el momento Proveedores para suministrar ciertos productos al comprador.

Quien quiera participar en la licitación debe cumplir con todas las obligaciones exigidas por el comprador. El comprador debe abrir la licitación en una fecha específica, delante de los compradores y tiene que declarar los precios y la otra información según lo citado por los distintos proveedores.

Una vez que se suministra el material, se comprueban los materiales, los inspecciona el comprador antes de aceptarlos y los pagos se liberan según los términos y condiciones establecidos por los compradores.

Almacenamiento de las papelerías de oficina:

Artículos de papelería para cualquier oficina se guardan y almacenan en almirahs. Cada almirah tiene compartimentos, junto con un armario. Los artículos importantes como máquinas punzonadoras, grapadoras, pesas de papel, etc., que son costosos y tienen un uso muy prolongado, pueden almacenarse en el armario de la almirah. Los artículos como la pluma, recambios, etc. deben guardarse en el casillero.

Los artículos de rutina como alfileres, clips, papeles, etc. pueden guardarse en diferentes compartimentos en los almirahs. Las papelerías deben estar bajo el control del Gerente Administrativo Jefe, en el Departamento Administrativo, y deben ser emitidas por dicho departamento. Se debe mantener un registro adecuado del recibo y los problemas de los artículos de la serie en la oficina para fines de auditoría.

Cuestiones de papelería de oficina:

Los elementos de papelería se pueden emitir básicamente por dos métodos diferentes:

En el Departamento de Solicitud, el Jefe del departamento emite una circular a todos los empleados que trabajan en el departamento para proporcionar una lista de las series de artículos, en número o en unidades, que será requerida por cada empleado.

El requisito de la papelería de todos los empleados se envía al departamento de problemas. El jefe del departamento le asigna a un empleado en particular en cada departamento la responsabilidad de hacerse cargo de las series y mantener un registro del problema de la misma.

El segundo método es la Requisición — Individual. En este método, a cada empleado se le pide que proporcione la declaración de los artículos de papelería que utilizarían durante cada mes. La lista es recopilada por quien emite las series de material de escritorio y ellos mantienen un registro de las series de material de escritorio que emiten.