Mecanización de oficinas: objetivos y principios
Hagamos un estudio en profundidad de los objetivos y principios de la mecanización de oficinas.
Objetivos de la mecanización en la oficina:
La mecanización en la oficina tiene los siguientes objetivos:
1. Interpretación de los datos:
Las máquinas como las computadoras interpretan y guardan en la memoria los hechos y los datos para la toma de decisiones y el control.
2. Ahorro de trabajo:
La mecanización apunta a ahorrar mano de obra de dos maneras: puede reducir la factura salarial total o el mismo miembro de los empleados realiza un mayor volumen de trabajo.
3. Fraudes menores:
Las máquinas minimizan el fraude en el trabajo de oficina.
4. Ahorro de tiempo:
El ahorro de tiempo es otro objetivo de la mecanización. El trabajo que llevaría horas se puede hacer en poco tiempo con la máquina.
5. Exactitud:
El trabajo realizado por una máquina es mucho más preciso y, por lo tanto, un objetivo importante podría ser mejorar la precisión.
6. Estandarización:
Se puede lograr un trabajo estándar solo cuando las máquinas funcionan con la mejor eficiencia.
7. Eliminación del aburrimiento y la monotonía:
Los procesos repetitivos son monótonos y la máquina de oficina tiene como objetivo eliminar la monotonía de estos procesos repetitivos.
Principios de mecanización y selección de equipos en la oficina:
Supongamos que una oficina, que está funcionando a todo vapor, ha decidido comprar ciertas máquinas de oficina para mejorar no solo el rendimiento del trabajo teniendo en cuenta la calidad, sino que también desea ahorrar tiempo y mantener la economía de la productividad a cierto nivel .
Entonces, ¿cuáles podrían ser los ciertos factores que deben tomarse en consideración para seleccionar y comprar máquinas de oficina? La consideración y los principios de comprar máquinas de oficina difieren de una organización a otra, sin embargo, existen ciertos principios comunes que generalmente son seguidos por todas las organizaciones:
1. Principio del espacio:
Es esencial y necesario que la máquina ocupe el mínimo espacio de piso, puerta o estante. La máquina grande y pesada ocupa más espacio y aumenta el costo del espacio, por lo que se convierte en un gasto indirecto en el costo general de la organización.
2. Estandarización:
La estandarización en términos de equipo de oficina y su compra se refiere a la compra de las mismas máquinas que cumplirían las especificaciones de la máquina que se requiere para llevar el trabajo de una oficina. Por ejemplo, si el trabajo de oficina es para sacar copias de fotos en tamaño de reducción o ampliación, entonces la copiadora que se debe comprar debe tener una lente de zoom ya que esto ayuda a reducir y ampliar las copias.
3. Compra adecuada:
Si cada departamento necesita un tipo particular de máquina, entonces se debe comprar la misma cantidad de máquinas.
4. Utilización:
La utilización de la máquina comprada debe ser del 100%, es decir, debe utilizarse para su máximo o máximo uso. De hecho, en el momento de la compra, se debe determinar la cantidad de uso en relación con el costo. Una máquina que debe usarse rara vez no debe comprarse a la vez gastando mucho dinero.
5. Durabilidad:
Todo lo que se compra debe ser duradero. Puede que no solo tenga una larga vida útil, sino que también debe estar libre de averías frecuentes, etc.
6. Principios de costo:
Se debe mantener un saldo al comprar un equipo de oficina y el dinero gastado en él para comprarlo. Cada máquina tiene tres costos diferentes involucrados en ella. Son el costo de compra, el costo de operación y el costo del tiempo de inactividad.
Si el costo de capital de una máquina es mayor pero su costo de operación es bajo; podría preferirse a una máquina cuyo costo de compra es muy bajo o, de hecho, bajo, y el costo de operación es alto. Sin embargo, siempre se debe tener en cuenta que la calidad no debe sacrificarse por el costo.
7. Adaptabilidad:
La máquina comprada debe ser tal que todos los que la usan no solo se adapten a la máquina, sino que la máquina atraiga a otros para que se adapten a ella. En otras palabras, el funcionamiento de la máquina debe ser simple y fácil para que otros lo entiendan y lo utilicen, en lugar de ser ordenados y engorrosos para adaptarse a él.
8. Principios de calidad:
Las máquinas compradas deben ser de buena calidad para que la calidad del trabajo realizado por ellas sea del estándar deseado.
9. Beneficios:
Uno debe tener en cuenta el concepto y los principios de los beneficios antes de comprar una máquina. Como el costo involucrado en la compra de la máquina, los beneficios deben ser multifacéticos.
10. Idoneidad:
La máquina de oficina debe ser adecuada para el proceso para el cual se va a comprar. No se debe comprar solo como un símbolo de estado.
