Mecanización de oficinas: ventajas y desventajas

Lea este artículo para conocer las ventajas y desventajas de la mecanización de oficinas.

Ventajas de la mecanización de la oficina:

Las ventajas de la mecanización son:

1. Alivia la monotonía:

Un trabajo de naturaleza repetitiva provoca aburrimiento y un sentimiento de monotonía entre los empleados. Por lo tanto, si el mismo trabajo se repite en la máquina, el trabajador no sentirá el pinchazo de la misma, por lo tanto, una máquina reduce el aburrimiento y la monotonía.

2. Mantiene la estandarización:

Facilita el estándar del trabajo en términos de resultados cualitativos. A su vez, esto mejora un espíritu de trabajo y una mejor coordinación entre los empleados.

3. Exactitud:

Las máquinas aseguran una mejor precisión. Se eliminan las posibilidades de error. Por lo tanto, el trabajo continúa sin problemas y los retrasos y cuellos de botella se eliminan, lo que puede resultar muy costoso.

4. Mejor control:

El uso de un conjunto adecuado de máquinas facilita un mejor control del trabajo, ya que ayuda a los subordinados a usarlas y completar el trabajo, no solo dentro del tiempo estipulado sino también dentro de la economía, con precisión y precisión.

5. Mayor Eficiencia:

La máquina proporciona una velocidad y eficiencia a todos los tipos de trabajo de oficina. El trabajo que puede tomar horas para terminar se puede terminar en movimiento con su ayuda. La eficiencia mejorada conduce a una mayor rentabilidad y, al mismo tiempo, crea una buena imagen en la mente de las personas que tratan con la organización.

6. Menor costo de operación:

El costo operativo por hora de trabajo disminuye con el uso de máquinas. Por supuesto, no hay duda de que requieren una gran cantidad de inversión de capital inicial. Sin embargo, a la larga, resultan beneficiosos.

7. Mejor calidad de trabajo:

La mecanización y la máquina ayudan a mejorar la calidad del trabajo realizado en la oficina. No solo el trabajo estará limpio, sino que será más sistemático.

Desventajas de la mecanización de la oficina:

Aunque el uso de dispositivos mecánicos ofrece muchas ventajas, tiene varios inconvenientes:

1. Excedente de personal:

Se ha observado que hay máquinas para las cuales se necesita una mano experta para la operación. A veces, si esta habilidad no está disponible por mucho tiempo, entonces alguien está entrenado para operarla o, de manera inmediata, se realiza un reclutamiento para que una persona opere la máquina. En ambos casos, implica un costo, y se suma a los gastos adicionales, lo que aumenta la fortaleza del personal.

2. Alto costo de instalación:

La mayoría de las máquinas de oficina, como la máquina de Xerox, la máquina de escaneo electrónico y las computadoras son caras, y una gran cantidad se gasta no solo en su adquisición, sino también en su mantenimiento. Por lo tanto la instalación y el cargador de mantenimiento son muy altos.

3. Subutilización de máquinas:

La máquina adquirida gastando un precio muy alto, si no se utiliza al máximo, o no se usa con mucha frecuencia, no solo bloquea el dinero que se gasta para comprarla, sino que también reduce el interés del banco en el dinero que se bloquea al comprar. eso. Por lo tanto, es esencial hacer un uso adecuado del potencial de utilización total de las máquinas.

4. Costo de Operación:

A veces los costos de operación de ciertas máquinas son muy altos. Por ejemplo, en la máquina Xerox, uno debe averiguar la cantidad de páginas que podría copiar una botella de tóner antes de comprarlo. Del mismo modo, también se debe averiguar si el tambor de selenio de la copiadora necesita una habitación con aire acondicionado para su mantenimiento.

5. Costo de desglose:

A veces, los desgloses, etc. resultan muy costosos. Se debe gastar una gran cantidad de dinero para reparar el mismo. Además, durante el tiempo de descomposición, el trabajo se retrasa. Esto se suma al costo del sistema de trabajo de la oficina.

6. Monotonía:

En algunos casos, cierta instalación de la máquina de oficina libera a un trabajador de su trabajo en la oficina. Este ejemplo es válido en el departamento de producción de cualquier compañía en la que las máquinas reemplacen a los trabajadores y la monotonía se convierta en un problema importante en la oficina. La inducción de la máquina puede reducir el interés del trabajador, así como puede matar el entusiasmo y la creatividad del trabajador.

7. La hostilidad de los trabajadores:

A veces, la actitud del trabajador se vuelve muy hostil cuando se instala una nueva máquina en la oficina. Algunos piensan que debido al advenimiento de la máquina en la oficina, podrían perder su trabajo. Recurren a la indisciplina, las huelgas, etc. y, a veces, la paz industrial de la oficina se ve muy afectada por esto.