Gestión de oficinas: procedimientos y métodos

Un procedimiento se interpone entre un sistema y una operación. Un sistema para completar una venta está compuesto por una red de procedimientos, uno de los cuales es probable que sea el cobro para ventas a crédito; Es probable que una de las operaciones en el procedimiento de cobranza sea la de cuentas por cobrar de "vencimiento" para indicar una posición de manejo apropiada por períodos de tiempo variables. Los procedimientos reducen los sistemas al nivel de las operaciones de trabajo reales y las responsabilidades individuales.

Un procedimiento establece la secuencia de pasos que generalmente se siguen al realizar un tipo de trabajo recurrente, y la mayor parte del trabajo de una empresa típica es recurrente o repetitivo. Si está bien diseñado, un procedimiento indica quién hace qué y, en general, cómo y cuándo. Por lo tanto, especifica los pasos de trabajo necesarios, asigna: responsabilidad y relaciona lo que una persona hace con lo que otros hacen.

Un sistema, como tal, se ocupa de relaciones amplias y, a menudo, se expresará en uno o más diagramas de flujo, acompañado por el grupo o el conjunto de procedimientos que lo conforman. Un procedimiento es el nivel de trabajo del sistema; es una guía real para los empleados sobre cómo proceder cada vez que se realice un tipo particular de trabajo recurrente.

El diseño cuidadoso de un procedimiento y su expresión por escrito son pasos esenciales para el uso efectivo de esta herramienta básica. Poner los procedimientos en forma escrita obliga a aclarar el pensamiento acerca de ellos y facilita la comunicación con las personas que los aplican. Sin embargo, el hecho de que haya procedimientos escritos no es una indicación absoluta de operaciones efectivas.

Un procedimiento escrito puede ser simplemente un registro de cómo se ha realizado el trabajo en el pasado, las necesidades cambiantes de una empresa y la aparición de nuevos métodos para satisfacer estas necesidades harán que la mayoría de los procedimientos queden obsoletos a tiempo. A diferencia de un procedimiento, un método es una especificación detallada de cómo realizar un solo paso de procedimiento. Se refiere a la secuencia de, los movimientos utilizados en la realización de una operación y el equipo igual específico utilizado.

Existe una gran necesidad de un programa continuo de mejora de procedimientos y métodos. Los objetivos incluyen cualquier ineficiencia, como la duplicación de esfuerzos, la insuficiencia de un procedimiento o método para cumplir con los nuevos requisitos, y los registros e informes insatisfactorios.

Objetivos de Mejora:

Los objetivos generales de los esfuerzos de mejora en estos campos son una mayor eficacia y una mayor economía. Eficacia mejorada significa, sobre todo, un servicio mejorado para el cliente: un servicio rápido, tan libre de errores como sea posible, suficientemente completo y satisfactorio en otros aspectos, dependiendo de las necesidades del cliente. La efectividad también se muestra en la moral de los empleados, la eficiencia ejecutiva, la coordinación de las unidades operativas y el personal, y los efectos externos, como los de la buena voluntad de la comunidad y la opinión pública.

Una economía mejorada significa mayor productividad a menores costos, buena utilización del personal y equipo, inventarios mantenidos a niveles óptimos y muchos otros aspectos de la operación. El éxito de una empresa en el entorno competitivo de hoy dependerá en gran medida de las mejoras continuas. Un buen producto y un buen personal no son suficientes. El negocio generalmente va a la empresa que proporciona la mejor combinación de calidad, servicio y precio; Y estos no solo suceden.

Están influenciados por muchas filosofías y prácticas de gestión; Uno de los más importantes es el sistema general de operaciones que permite obtener un producto o servicio confiable más rápidamente que otras empresas y a precios competitivos. Las responsabilidades sociales también están muy involucradas, aunque a menudo no asociamos la eficiencia de los procedimientos con éstas.

Un nivel de vida en aumento y una economía sana dependen en gran medida de la eficiencia de las empresas individuales. Estamos viendo que las mejoras tecnológicas en el campo de la oficina están creando más empleos en lugar de menos, al igual que las mejoras tecnológicas han hecho en todos los otros campos. Al mismo tiempo, existen problemas de cambio de requisitos de habilidades, reciclaje, movilidad de los empleados, etc., que cualquier gerencia responsable debe resolver en la medida de su capacidad.

Barreras a la mejora:

Es importante, al considerar enfoques de procedimientos y mejoras de métodos, estar al tanto de los obstáculos comunes, algunos son psicológicos, otros económicos y otros. En un sentido real, un programa de mejora en estos campos es una guerra contra el hábito. A medida que se forman las organizaciones, muchas prácticas se establecen no a través de un análisis cuidadoso sino para satisfacer las necesidades del momento.

A menudo hay muchos patrones después de las prácticas seguidas en otras empresas, que, por supuesto, pueden operar en condiciones bastante diferentes. Una vez que se establecen las prácticas, los empleados se acostumbran a ellos y se sienten seguros en su capacidad para seguirlos; es probable que haya alguna resistencia al cambio, como consecuencia. Sin embargo, hay un lado positivo en el problema del hábito.

Hay otras barreras. Los individuos, especialmente si son especialistas funcionales, como la mayoría de los empleados, pueden no entender el papel de los procedimientos y los sistemas más amplios para lograr objetivos como los mencionados en la sección anterior. En algunas empresas, las fricciones organizativas pueden dar lugar a esfuerzos duplicados y una coordinación deficiente. Los "sistemas de alibi", como un procedimiento de control costoso para evitar que se produzca un error, se configuran con frecuencia donde el control de arriba hacia abajo genera fuertes demandas.

Incluso los analistas de procedimientos y métodos a menudo tienen una perspectiva limitada y pueden sobrepasarse con el equipo más eficiente, la economía del sistema de registros, los estándares de trabajo estrictos y otras áreas de mejora sin la debida consideración de estos, pueden influir en la eficacia y la economía en general.

Cada una de estas barreras es un problema a tener en cuenta, pero el estudio de cada una de ellas indica fácilmente que se puede superar o se puede hacer un ajuste para permitir que se realicen esfuerzos de mejora. En realidad no hay más remedio que hacerlo. La innovación es un requisito para la supervivencia en las empresas comerciales y probablemente en todas las demás. Hay un viejo dicho que dice que manejar un negocio es como andar en bicicleta; Si te detienes, te caes.

Organización para la Mejora:

Es posible que muchas personas deban desempeñar una variedad de roles para que los esfuerzos de mejora sean efectivos. La alta dirección debe estar convencida del mérito del programa de mejora, debe iniciarlo y debe prestar un apoyo activo y continuo. El entusiasmo por parte de la administración superior, cuando se acompaña de una buena comunicación y comprensión con respecto a los propósitos, se abrirá paso rápidamente a través de los niveles más bajos, la indiferencia funcionará de la misma manera, como lo han hecho los especialistas en sistemas que han tratado de llevar los programas a través de la puerta trasera. aprendido.

Los consultores externos pueden desempeñar un papel importante pero, normalmente, limitado en el esfuerzo total para mejorar. Si están bien calificados, pueden brindar a una empresa el beneficio de un conocimiento especializado, una amplia experiencia y un punto de vista objetivo. Pueden proporcionar tanto talento como tiempo cuando no están disponibles internamente.

Las consideraciones de costos pueden dictar que se usen principalmente para proyectos especiales, como lanzar un nuevo programa de control de formularios o estándares de trabajo, analizar un problema de costos particularmente difícil o capacitar al personal de la compañía en técnicas de simplificación de trabajo. Una confianza demasiado grande en los consultores puede retrasar el desarrollo de un verdadero sentido de responsabilidad por parte del personal de la empresa. Los representantes de proveedores en campos tales como equipos, formularios y suministros ahora compiten cada vez más en términos de servicio que pueden brindar junto con el suministro de productos adecuados.

A menudo están capacitados para llevar a cabo estudios exhaustivos de las necesidades de una empresa en sus áreas particulares, y aportan un fondo de experiencia acumulada en otras empresas. Probablemente no sea prudente confiar completamente en las recomendaciones de un único representante de ventas o servicio; la empresa debe llevar su propio análisis hasta un grado factible, y puede solicitar a más de un proveedor que analice el área problemática.

Pero esta fuente de ayuda es cada vez más valiosa, y ninguna gerencia debe ignorarla. Los analistas de procedimientos (quienes pueden llamarse analistas de sistemas, analistas de métodos o especialistas en formas, diseño, equipos, estándares o alguna otra área) generalmente constituirán la columna vertebral del programa de mejora. Esto no significa que puedan conducirlo por sí mismos; Traen la especialización y el tiempo requerido para tales mejoras, y pueden promover un programa de mejora permanente y continuo.

Las calificaciones necesarias incluyen una mente inquisitiva; Habilidad analítica; familiaridad con las técnicas básicas en las áreas en las que estarán familiarizados con la organización y la filosofía de su gestión; una comprensión de la naturaleza humana, ya que se requerirá una gran cantidad de esfuerzo conjunto y comunicación con otros.

Una persona que ingrese al campo necesitará tiempo para familiarizarse con los requisitos organizativos y operativos de la empresa en particular, y la mentira se beneficiará enormemente si puede trabajar, durante algún tiempo con los analistas principales para desarrollar y mejorar sus habilidades técnicas. Puede obtener ayuda de analistas en otras firmas, asociaciones profesionales y escuelas y talleres realizados por grupos externos e instituciones educativas.

En una organización demasiado pequeña para justificar a un analista a tiempo completo, a una persona que posee habilidades como las descritas anteriormente se le puede asignar a tiempo parcial la responsabilidad de mejorar los métodos. La importancia, la consideración aquí es que no importa cuán pequeña sea la organización, alguien debería prestar atención continua a la mejora de los métodos; quienquiera que sea, debe permitirse tiempo para el trabajo si se va a llevar a cabo de manera efectiva. Los supervisores y los empleados se incorporan cada vez más a los esfuerzos de mejora de procedimientos y métodos, con valores potenciales tan grandes que una sección posterior se dedicará a su contribución.

Para que esto sea exitoso, debe haber una receptividad demostrada a las ideas de mejora por parte de la alta gerencia y un enfoque organizado que proporcione estimulación constante, seguimiento y reconocimiento. Las limitaciones del conocimiento especializado y del tiempo por parte de los trabajadores y supervisores son obvias, pero la familiaridad con los problemas y necesidades de operación, junto con los beneficios motivacionales debido a la participación personal, hacen que esta participación sea extremadamente fructífera en la mayoría de las empresas.

Un Enfoque General de Procedimientos y Mejora de Métodos:

Ahora se presentará un breve enfoque general que se aplicará a casi cualquier tipo de problema de mejora de sistemas relacionado estrechamente con el método científico de resolución de problemas aplicado en cualquier lugar.

Luego, consideraremos cómo este enfoque general se puede adaptar a los procedimientos y métodos de mejora de problemas de diferentes tipos:

1. Decidir sobre el proyecto de estudio:

Se puede pensar en este paso como una búsqueda en el entorno para una posible mejora, y generalmente no son difíciles de encontrar. Servicio insatisfactorio para los clientes, altos costos, uso insatisfactorio del personal o equipo, interrupciones en el flujo de trabajo, formularios e informes inadecuados, esfuerzo duplicado y alguna parte particular del trabajo que es repetitiva, alta en volumen, cuello de botella o monótono: estos Hay algunas pistas que indican la necesidad de análisis de sistemas.

La conversión a un sistema actual de procesamiento de datos, la reorganización u otros desarrollos nuevos también pueden indicar la necesidad de cambios en los sistemas. Se puede observar una necesidad e iniciar un estudio a partir de varias fuentes, como se señaló anteriormente: departamentos que necesitan ayuda, administración superior, y el propio personal de sistemas, personal de línea que desea emprender proyectos de estudio u otros.

2. Describe el sistema actual :

La descripción puede ser una narrativa, un gráfico, datos de medición u otra forma o una combinación. La cartografía es especialmente útil, y será estudiada más a fondo; un gráfico bien adaptado puede ayudar al analista a visualizar las relaciones y oportunidades de mejora, y también a aquellos que se verían afectados por cualquier cambio propuesto.

Se puede emplear una variedad de métodos para recopilar información: un estudio de la información en resúmenes de desempeño u otros documentos ya disponibles, entrevistas, observación, muestreo de trabajo y otros medios apropiados para el problema.

3. Analizar y mejorar el sistema actual:

Este paso importante primero requerirá la determinación de los criterios para evaluar el sistema anterior y cualquier volumen máximo de mejora propuesto, la calidad del tiempo requerido, los costos, las características cruciales del servicio para satisfacer la demanda del cliente, etc. Luego, los datos reales obtenidos de la descripción del sistema actual. debe ser estudiado cuidadosamente

Además de las medidas directas de los factores de rendimiento, como los que se acaban de indicar, las listas de verificación de los principios sobre los factores que influyen en resultados poco satisfactorios son muy útiles a menudo. Una persona o grupo pequeño puede hacer gran parte del trabajo preparatorio durante esta etapa, pero antes de que se complete, es casi seguro que el pensamiento conjunto de las personas representativas involucradas o afectadas sea útil.

4. Vender e instalar sistema mejorado:

No importa cuán brillantemente concebido sea un sistema, la aceptación por parte de las personas afectadas irá muy lejos para que funcione correctamente. Las mejores herramientas para ganar la aceptación son la comunicación y la participación, en la mayoría de los casos. Particularmente valioso en métodos y mejoras de sistemas de nivel superior será la participación y la participación personal de los afectados por cualquier cambio propuesto. La comunicación completa y en dos direcciones también es esencial para comprender las necesidades, los propósitos, los efectos sobre las personas, las garantías de que los intereses personales estarán protegidos y el conocimiento de cómo funcionará el nuevo plan.

Aquí hay un área donde el reconocimiento del rol del personal que desempeñan los analistas es particularmente importante; deben ganar en lugar de exigir aceptación, y deben estar dispuestos a moderar sus propios juicios y recomendaciones en términos de las reacciones del personal operativo afectado. La instalación de un procedimiento o método ahora a menudo requerirá mucho cuidado en la capacitación del personal en el nuevo enfoque, haciendo los cambios físicos necesarios y un seguimiento para ver si los planes están funcionando.

5. Mantener y auditar el sistema:

Las fallas o fallas en los procedimientos y métodos a menudo saldrán a la luz en el proceso de llevar a cabo las operaciones, pero esto no puede darse por sentado. Los análisis periódicos del sistema y su adecuación continua son generalmente deseables. Algunas administraciones programan tales verificaciones a intervalos definidos, que varían según la naturaleza del sistema y los resultados obtenidos.

Procedimientos para Estudios de Mejora:

Para desarrollar mejoras específicas, cada paso de trabajo debe examinarse críticamente a la luz de los diferentes principios de movimiento que pueden aplicarse a él. El mejor tipo de mejora puede consistir en combinar, reorganizar o simplificar los pasos que deben mantenerse.

Los estudios de mejora de procedimientos, ya que a menudo abarcan departamentos, a menudo son iniciados por la administración superior o por el personal de procedimientos, aunque el personal de operación involucrado en un procedimiento que no funciona de manera efectiva sugiere la necesidad. Cualquiera de las deficiencias sugeridas en el enfoque general puede sugerir la necesidad de tal estudio. Los pasos principales en el procedimiento estudiado se deben desglosar y registrar de varias formas, desde una lista simple hasta un gráfico detallado. Probablemente, la herramienta más utilizada para el análisis de procedimientos es un gráfico de procesos de flujo.

Al usar la tabla de procesos, primero, todos los pasos involucrados en el presente procedimiento se enumeran en secuencia; cada paso se clasifica como una operación, transporte, etc. utilizando el símbolo apropiado que se muestra a continuación. Los símbolos para cada uno de los pasos están impresos con líneas dibujadas por el analista; esto se traduce en una representación gráfica del procedimiento.

(i) Operación:

Un círculo grande denota que se está cambiando, agregando o creando.

(ii) Transporte:

Una flecha indica movimiento de un lugar a otro.

(iii) Inspección:

Un cuadrado denota una inspección, como cuando algo se verifica o verifica pero no se cambia.

(iv) Retraso:

Una gran D indica una interrupción o retraso en el flujo del sujeto que se está estudiando,

(v) Almacenamiento:

Un triángulo invertido denota el almacenamiento de un objeto, como cuando está protegido contra la eliminación no autorizada. El diagrama de proceso de flujo muestra el tiempo requerido para realizar cada paso; en algunos casos, solo se sincronizan los pasos de retardo, para señalar oportunidades para reducir las interrupciones en el flujo de trabajo; También muestra la distancia en pies cuando se trata de transporte. Las características de tiempo y distancia de la tabla son particularmente útiles para evaluar el diseño del equipo y donde los arreglos pueden reducir los movimientos y los retrasos necesarios, pero también sirven para otros fines.

Una parte importante del diagrama del proceso de flujo es el bloque de resumen en la esquina superior izquierda. Esto sirve más o menos como un "cuadro de puntuación" y tiene dos propósitos principales. Primero, proporciona pistas sobre dónde comenzar el análisis del sistema actual; en segundo lugar, hace posible una comparación fácil y efectiva entre los sistemas actuales y propuestos. Otra herramienta básica de gráficos del analista de procedimientos es el diagrama de flujo bidimensional. El valor especial de este gráfico es su capacidad para mostrar varios flujos al mismo tiempo, como cuando un procedimiento comienza con una sola acción pero luego se divide en varios flujos de trabajo.

Las columnas verticales pueden mostrar departamentos que manejan cada parte del procedimiento. El diagrama de flujo representa otra herramienta de análisis básica del analista de procedimientos. Este diagrama no es más que la aplicación de un diagrama de flujo a un plano de planta de la parte de la oficina involucrada en el procedimiento que se está estudiando. Su propósito principal es revelar deficiencias en el diseño actual o propuesto o en el arreglo de la oficina.

La evaluación de los pasos y el desarrollo de un enfoque mejorado pueden llevarse a cabo estudiando las tablas y otros medios para registrar el procedimiento actual. Una fórmula general aplicable a cualquier forma de mejora de sistemas es: Eliminar, combinar, reorganizar, simplificar. Cada paso se puede estudiar con estos propósitos en mente, considerados en la secuencia sugerida. Dado que eliminar un paso inútil es el mejor tipo de mejora, y los otros pasos siguen una prioridad general de conveniencia.

La formulación de una versión mejorada del procedimiento en estudio surgirá gradualmente del cuestionamiento realizado por los analistas y de la limpieza cuidadosa con todos los que usarán el procedimiento. Por lo general, los usuarios directos y sus supervisores detectarán lagunas y verán oportunidades de mejora. del procedimiento propuesto provisionalmente. En cualquier caso, serán mucho más receptivos a la modificación si han sido consultados al respecto y han tenido el beneficio de una explicación detallada de las ventajas.

Seleccionando el Proyecto de Estudio:

Incluso una operación de una sola vez puede justificar algún uso del sentido común organizado, como a veces se llama análisis de métodos. Los beneficios esperados deben sopesarse contra el esfuerzo y los costos que probablemente se requerirán. Se pueden obtener retornos particularmente altos por el estudio de operaciones repetitivas de gran volumen porque los pequeños ahorros multiplicados sumarán cantidades sustanciales. Las operaciones de cuellos de botella pueden mejorarse hasta el punto donde el trabajo fluye sin problemas y con menos retrasos. Las operaciones monótonas o fatigantes pueden requerir atención especial; Algunos métodos de los programas hacen de la reducción de la fatiga su objetivo primordial.

Desglosando y grabando el presente método:

A nivel de análisis de métodos, una operación se divide en elementos y en el tipo de análisis más detallado, incluso en movimientos corporales. El método por el cual se realiza la operación generalmente se determina a través de la observación, aunque una operación inusualmente alta o problemática puede justificar la filmación y un estudio detallado de la película. El tipo de formulario para registrar el desglose de la operación puede abarcar desde una simple lista de movimientos hasta un gráfico detallado que registra y clasifica los movimientos e invita a hacer preguntas de manera sistemática. El más utilizado entre los gráficos de movimientos es el gráfico de la mano derecha e izquierda.

Este es el caballo de batalla de los gráficos de estudio de movimiento; al igual que el diagrama de proceso de How es el dispositivo más utilizado en el análisis de procedimientos. Como sugiere el título, el gráfico de la mano derecha e izquierda muestra los movimientos realizados por cada mano. También clasifica estos movimientos según ciertos tipos básicos, utilizando símbolos para la identificación y el énfasis listos. Los símbolos exactos utilizados varían, pero la siguiente combinación ha sido ampliamente utilizada.

(i) Operación:

Se usa siempre que un miembro del cuerpo hace algo en una ubicación, como escribir, operar una máquina de oficina o agarrar un objeto.

(ii) Transporte:

Se utiliza siempre que un miembro del cuerpo se aleja de un objeto.

(iii) Sostener:

Se usa cuando un objeto se mantiene en posición para poder hacerle algo. Ejemplo; sosteniendo una pluma en una mano para atornillar la parte superior.

(iv) Retraso:

Se utiliza cuando un miembro del cuerpo está inactivo o esperando a otros miembros del cuerpo. Una mirada al boceto del lugar de trabajo, o diseño, muestra un escritorio de tipo secretarial con máquina de escribir en el pedestal izquierdo, una calculadora y bandejas para formularios bancarios; requisiciones escritas, y trabajos terminados, todos colocados como se indica.

La mano derecha va a la bandeja que contiene formularios de solicitud en blanco y agarra uno; La mano izquierda espera durante este tiempo. Ambas manos se mueven hacia la máquina de escribir y ambas insertan el formulario en blanco. La mano derecha luego se mueve a la bandeja de solicitudes escritas, agarra la siguiente solicitud que se debe escribir, la mueve hacia el lado de la máquina de escribir, libera la solicitud y se coloca en la posición de la máquina de escribir; La mano izquierda de nuevo simplemente ha esperado durante estos pasos. Ambas manos escriben la solicitud.

Luego, la mano derecha se mueve a la calculadora, registra las cifras, determina el total y vuelve a su posición en la máquina de escribir; la mano izquierda ha vuelto a esperar, ambas manos escriben el total en la solicitud y ambas participan en la eliminación de la solicitud de la máquina de escribir.

Cada uno de los pasos que se acaban de describir se identifica en la tabla con el símbolo correspondiente. El resumen en la parte superior izquierda muestra que, la mano izquierda estuvo involucrada en cuatro operaciones y la mano derecha en nueve. La mano izquierda tenía una parte en un movimiento, o transporte, mientras que la mano derecha estaba involucrada en ocho. La mano izquierda tenía doce retrasos, o espera; La mano derecha no tenía ninguno. Ninguna de las dos manos tuvo ninguna retención en la operación.

Una segunda herramienta básica que se usa a menudo en el análisis de métodos es el cuadro de actividad múltiple, diseñado para trazar la actividad detallada de una persona y una máquina, una persona y varias máquinas, o varias personas y varias máquinas. El propósito principal de este dispositivo es reducir el tiempo de inactividad de la máquina. A medida que el equipo de oficina se vuelve más sofisticado y costoso, es cada vez más importante asegurarse de que el equipo se utilice de manera efectiva.

Debido a que las máquinas y los operadores, por ese tiempo perdido en intervalos a lo largo del ciclo de operación, no siempre es fácil detectar el tiempo de inactividad. A menudo se supone erróneamente que la utilización de la máquina es alta, cuando en realidad la máquina se está utilizando de manera muy ineficaz. Los gráficos de actividad múltiple están diseñados para superar este problema mostrando la interacción del hombre y la máquina y revelando períodos de inactividad por parte de cualquiera de ellos.

Analizando el Método Presente:

Una vez que el método actual se ha dividido en pasos y se ha trazado, la operación en su conjunto y cada paso individual se pueden analizar a la luz de los principios establecidos de la economía del movimiento. El esfuerzo pionero en la formulación de tales principios fue el de Frank y Lillian Gilbreth.

Uno de los mayores tributos que se podrían pagar a estos pioneros es el hecho de que la lista original de Gilbreth de los principios y las técnicas de análisis de la noción se ha mantenido en pie durante casi medio siglo con solo algunos cambios menores, a pesar del hecho de que muchas personas capaces han intentado mejorarlo La lista de principios de Gilbreth es bastante larga, y aunque tiene aplicación en todos los tipos de trabajo, algunos de los principios están menos directamente involucrados en las operaciones de oficina que en las operaciones de fábrica.

En consecuencia, aquí se presenta una lista simplificada de principios especialmente aplicables a las operaciones de oficina:

1. Cuestionar la necesidad de cada paso. La forma más fácil de hacer un trabajo es no hacerlo.

2. Coloque todos los materiales y equipos en posiciones definidas dentro del área de trabajo normal.

3. Use ambas bandas simultáneamente siempre que sea posible y trate de mantener la cantidad de trabajo realizado por cada una en equilibrio.

4. Use los movimientos más simples posibles: movimientos con los dedos en lugar de la muñeca en lugar del brazo, el brazo en lugar del cuerpo, etc.

5. Use movimientos suaves, rítmicos y continuos.

6. Asegúrese de que el equipo sea adecuado para el trabajo.

7. Asegúrese de que la persona que realiza el trabajo esté bien ajustada y que reciba suficiente capacitación.

Para cada brazo hay un área de trabajo normal, y es altamente deseable que los materiales y las herramientas se coloquen dentro de esta área para que el estiramiento, la flexión y los movimientos similares puedan minimizarse. También hay un área máxima para el brazo extendido, y hay un área de superposición en la que se deben colocar los artículos si ambas manos deben trabajar sobre ellos al mismo tiempo. Cualquier material y equipo colocado fuera del área de trabajo normal deben ser vistos críticamente, particularmente si deben usarse con frecuencia.

Es rápidamente evidente que se violan varios principios de movimiento. Uno se pregunta inmediatamente si todos los retrasos y movimientos son necesarios. Todos los materiales y equipos excepto. Las máquinas de escribir están ubicadas fuera del área de trabajo normal de la máquina mientras se sienta en la máquina de escribir. Es obvio que la banda derecha está hecha para hacer la mayor parte del trabajo, mientras que la mano izquierda se usa poco, excepto en la escritura real. Los movimientos son complejos y fatigantes; el mecanógrafo debe realizar alcances largos y debe girar completamente para operar la calculadora. Parece que hay pocas oportunidades para introducir el ritmo en el trabajo. Posibilidades para un equipo mejorado pueden venir a la mente.

Desarrollando un Método Mejorado:

yo. Para desarrollar mejoras específicas, cada paso de trabajo debe examinarse críticamente a la luz de los diferentes principios de movimiento que pueden aplicarse a él. El mejor tipo de mejora puede consistir en combinar, reorganizar o simplificar los pasos que deben mantenerse.

Yo El boceto en la parte superior de la tabla sugiere una reorganización de los materiales y equipos en el lugar de trabajo. Se ha agregado un estante detrás del escritor de tipos, con compartimentos para las solicitudes y trabajos terminados ubicados justo a la derecha del mecanógrafo.

iii. Los retrasos se han reducido considerablemente; todos los materiales y equipos están ahora dentro del área de trabajo normal; El trabajo para las manos está más igualado; las distancias recorridas son más cortas; y toda la operación es más rápida y menos fatigosa.

iv. Se debe enfatizar que el método mejorado que se ha sugerido es solo una de las posibilidades del hombre. Quizás el lector pueda sugerir otras soluciones que sean incluso más satisfactorias que la descrita.

Instalando el Método Mejorado:

Después de que se haya planificado el nuevo método, aún se debe realizar la instalación real; El éxito del método propuesto dependerá en gran medida de cuán cuidadosamente se aborde esta fase final. El trabajo de instalar un nuevo método parece dividirse lógicamente en cuatro fases: ganar aceptación, hacer cambios físicos, capacitar al personal y hacer un seguimiento de los resultados.

yo. La solución más satisfactoria al problema de ganar la aceptación es probablemente la sugerida anteriormente: consultar a las personas involucradas en los cambios tan pronto como sea posible en la planificación de la mejora y extraer de ellos muchas de las ideas para el método mejorado.

ii. Tal vez idealmente, todo el plan debe ser concebido y elaborado por el supervisor y el empleado directamente involucrado, ayudado únicamente por la capacitación en la simplificación del trabajo previamente adquirida. Si, por algún motivo, la mayoría del trabajo de análisis debe realizarlo un analista del personal, se requerirá el máximo tacto y la capacidad de ventas; Cuanto más consulte el analista a las personas realmente involucradas en la operación, mejores serán las posibilidades de éxito.

iii. Los cambios físicos en el ejemplo de tipificación de requisiciones eran simples y económicos. Esto es probablemente típico de la mayoría de las mejoras de los métodos; solo esperan el uso de un poco del sentido común organizado en la simplificación del trabajo. En muchos casos, el personal de la empresa puede hacer todos los cambios físicos necesarios. En otros casos, se puede justificar la mecanización de una operación realizada previamente mediante métodos manuales.

iv. El entrenamiento del personal en nuevos métodos generalmente involucrará principalmente un cambio en los hábitos de trabajo, aunque es posible que se deban desarrollar nuevas habilidades en algunos casos. Es probable que el éxito dependa de la actitud del empleado (de ahí la necesidad de ganar aceptación) y del uso de un enfoque sólido para la capacitación.

v. El seguimiento de los resultados con un nuevo método debe ser una parte integral del procedimiento. Lo que parece ser una excelente idea a veces fracasa miserablemente debido a que no se analiza la situación con precisión, no se consigue la aceptación del empleado o supervisor, no se capacita adecuadamente al individuo o algún otro defecto en el enfoque. El seguimiento puede incluir un análisis de los costos y ahorros involucrados en cada cambio de método, con el doble propósito de verificar la solidez de cualquier cambio y justificar el tiempo permitido para el trabajo de métodos y otras formas de simplificación del trabajo.

Aplicaciones Especiales de Análisis de Métodos:

Un enfoque para el análisis de métodos es un tipo general, y puede ser usado o adaptado a una amplia variedad de necesidades. Para tipos particulares de métodos, existen herramientas de análisis más especializadas, como hojas de cálculo de formularios, tablas de utilización de equipos, hojas de datos de estudios de tiempos y listas de verificación de principios o puntos a tener en cuenta cuando se desea un estudio detallado. En algunos casos, el tipo de enfoque general que se acaba de considerar se puede combinar con técnicas personalizadas de análisis en el estudio de un formulario, un diseño, una disposición de escritorio, una máquina o un método específico para realizar el trabajo.

Origen del Concepto de Simplificación del Trabajo:

A principios de la década de 1930, un ingeniero industrial llamado Allen Mogenson, que había estado trabajando principalmente en fábricas, hizo un descubrimiento profundo y simple. Mogenson muy a menudo había tenido la experiencia de ingresar a un departamento de línea e intentar sugerir mejoras, establecer estándares de tiempo o alentar otros cambios que parecían ser necesarios. Quedó impresionado por la frecuencia con la que sus esfuerzos se encontraron con resistencia. Las personas involucradas, tanto los capataces como los empleados, a menudo parecían sentir que había una crítica implícita de ellos, y no estaban seguros de lo que podría ocurrir si los cambios propuestos se pusieran en práctica.

Así que Mogenson decidió seguir el viejo adagio: "Si no puedes vencerlos, únete a ellos". Decidió intentar poner en contacto al personal de la línea de salmuera y hacer que participen directamente en la planificación y las mejoras de los métodos que los afectaron. Después de una considerable cantidad de estudio y experimentación, Mogenson estableció una escuela sobre simplificación de trabajo en Lake Placid.

Nueva York, que todavía está en funcionamiento y ha tenido cientos de graduados: Básicamente, el plan del curso es traer representantes de diferentes compañías a la escuela durante seis semanas de capacitación intensiva, después de lo cual regresan a sus organizaciones para dirigir Capacitación en simplificación de trabajo y programas de seguimiento para sus propios supervisores empleados.

Muchos otros consultores, profesores, directores de capacitación de empresas e ingenieros industriales han llegado a una forma similar de pensar. Ahora hay otras escuelas y conferencias de simplificación de trabajo en varios lugares. Los términos "simplificación del trabajo" y "mejora de los métodos" a menudo se usan indistintamente, pero, en el sentido más estricto, la mejora de los métodos connota los cambios en los métodos desarrollados por un experto, un analista de métodos, y la simplificación del trabajo se refiere a aquellos desarrollados a través de la participación en línea.

Programmes of work simplification involving employees, foremen, and staff are now in operation in thousands of prominent and diversified organisations, including International Business Machines, Eastman Kodak, Marshall Field, areas Roebuck, Prudential Insurance, Maytag, and the US Department of State, and many other firms have introduced similar programmes in recent years.

Elements of Work Simplification Concept:

Essential elements of a work simplification programme, as here defined, are development of a questioning attitude toward the way things are done and provision of an organised approach for thinking out and suggesting improvements.

A training programme, while not absolutely essential, is likely to greatly increase the probability of successful results. Such a programme attempts to bring many, of the same principles and tools of methods improvement long used by staff specialists down to the level of supervisors and employees', and to influence them to actively participate in improvements in their own work.

A typical class in work simplification runs from about six to' ten sessions. First, efforts are made to develop a questioning attitude, making it possible to spot improvement needs such as bottlenecks, high-cost operations, errors, and excessive movement or delay.

A common and very useful suggestion for visualizing possibilities for reducing non-productive activities is to develop the habit of seeing every job in three parts:

(1) Make ready,

(2) Do, and

(3) Put away.

Then, a series of training sessions will be devoted to equipping participants with certain tools of analysis such as simple flow charts, layout charts, work distribution charts, and checklists on forms design. Finally, most such programmes devote the closing portion of the training to the working out— usually in small teams—of actual improvement projects, with the assistance of the training leader and other staff specialists, when necessary. Strong support by higher management before launching such a programme and provision for follow-up and continued interest afterward are vitally important before-and- after steps.