Diseño de la oficina: Elección, Factores, Importancia y Principios
Lea este artículo para conocer la elección, los factores, la importancia, los principios, los tipos y las ventajas del diseño de la oficina.
Elección del diseño de la oficina:
La administración de cada oficina tiene que tomar una decisión importante en cuanto a si la ubicación de la oficina es estar en el área urbana o en un área suburbana, situada a una distancia de la ciudad. Al considerar este factor, al tener una oficina situada a cierta distancia de la ciudad, uno también debe tener en cuenta si está conectado por transporte o no.
En los países occidentales, hoy en día, ha habido una tendencia creciente a ubicar la oficina fuera de la ciudad, por ejemplo, en las áreas suburbanas.
Las razones de tal tendencia son:
1. Alto costo:
En la ciudad, el costo por pie cuadrado de un alojamiento es muy alto, mientras que en el área suburbana es bajo.
2. Hacinamiento y congestión:
La ciudad está abarrotada y bulliciosa con actividades todo el tiempo. Este no es el caso del suburbio. A veces, el espacio requerido para administrar la oficina tampoco está disponible en la ciudad.
3. Crecientes instalaciones de transporte:
El crecimiento del modo y el medio de transporte a lo largo de los años ha ayudado a muchas empresas a tener la oficina lejos del lugar de la ciudad.
4. Medios de comunicación:
Ahora, las instalaciones de comunicación como los móviles, Internet, las máquinas de fax, etc., además del bajo costo de mantenimiento de la oficina en los suburbios, han obligado a muchas buenas oficinas a cambiar la base del área de la ciudad al área suburbana.
Hoy en día, las oficinas de los bancos y las compañías de seguros funcionan más efectivamente en la ubicación urbana debido a la densidad de la población, los buenos ingresos individuales, un mejor flujo de tráfico y una mayor prominencia de un sitio. Sin embargo, en el análisis final, es el factor de costo que influye en la elección.
Por el contrario, las industrias y sus oficinas están situadas en los suburbios y, en algunos casos, se están trasladando a áreas suburbanas. Esto también significa que una parte de la oficina debe ir a los suburbios junto con las unidades de fabricación.
Factores que afectan el diseño de la oficina:
Una vez que se haya tomado una decisión sobre dónde ubicar la oficina, sería conveniente considerar los siguientes factores para elegir el edificio de oficinas:
1. Obteniendo el espacio requerido:
Antes de decidir finalmente la ubicación, sería esencial averiguar si el espacio mínimo requerido está disponible en una ubicación determinada.
2. El Factor de Impuestos:
Los impuestos juegan un papel crucial en la determinación del negocio de la oficina. El impuesto a las corporaciones y el impuesto al agua para la oficina, y el Impuesto Central a las Ventas, el Impuesto Estatal a las Ventas y el Impuesto al Consumo Especial tienen relación con el producto fabricado y, por consiguiente, tiene relación con el negocio de la oficina.
3. Efectos de la localización:
Si la oficina está ubicada en un lugar donde se ubican las otras unidades de la oficina que realizan negocios similares, se aseguraría un mejor servicio al cliente y una reputación. Pero esto no puede ser un factor guía. De hecho, durante la última década, ha habido una tendencia en contra de este tipo de concentración en nuestro país debido a mejores medios de comunicación y mejores instalaciones de transporte.
4. El status quo de los alrededores:
Sería ideal ubicar un edificio de oficinas en un lugar donde el entorno sea más saludable. El ruido, los humos y la congestión en un área tienen un efecto negativo en la salud y el ambiente del trabajo de oficina.
5. Disponibilidad de diversas instalaciones de servicios:
Estas instalaciones, tales como un banco, compañías de seguros, oficina de correos, oficina de la compañía de transporte por carretera, tiendas minoristas y restaurantes aseguran una mayor eficiencia del negocio, ya que deben ser utilizados por el personal y el negocio.
6. Disponibilidad de transporte:
La oficina debe estar ubicada de manera tal que el personal y los clientes dispongan de medios de transporte eficientes. Esto aseguraría el buen funcionamiento de la oficina. La ubicación cerca de la estación de tren, la terminal de autobuses interestatal o el aeropuerto es una gran ventaja para ciertos tipos de negocios.
Planificación de espacio de oficina o diseño de oficina:
Después de haber discutido sobre los factores que deben tomarse en consideración, el siguiente paso a tomar es la planificación del espacio o el diseño de la oficina. El diseño de la oficina se define como "La disposición de todos los componentes físicos dentro del espacio disponible para proporcionar la máxima eficacia y la coordinación de estos componentes en una unidad efectiva o atractiva".
En otras palabras, se puede describir como la disposición de diferentes departamentos, equipos y personal dentro de un espacio de piso disponible dado con el fin de aprovechar al máximo el espacio y garantizar la máxima eficiencia de la oficina.
Importancia del diseño de espacio en una oficina:
La importancia del diseño del espacio se puede medir por el hecho de que:
1. Asegura la utilización adecuada del espacio de piso:
Para asegurarse de que el espacio en el piso sea adecuado para colocar los muebles, etc., es necesario un uso adecuado del espacio en el piso.
2. Para asegurar un buen flujo de trabajo:
Para asegurarse de que el trabajo de la oficina avanza sin demora y la interrupción manual es importante un diseño adecuado para garantizar un flujo de trabajo sin problemas, de modo que se reduzcan los costos de administración administrativa.
3. Para facilitar la supervisión:
Una supervisión adecuada del trabajo de oficina es esencial para el correcto funcionamiento de la oficina. El diseño facilita la tarea de supervisión y reduce su costo.
4. Para crear un impacto en el visitante y el cliente:
El bienestar de una organización empresarial moderna depende en gran medida de la buena voluntad de sus visitantes y de sus clientes. La oficina es uno de esos medios para proyectar la imagen de la organización. Por lo tanto, la importancia de la disposición de la oficina es lograr este objetivo.
5. Para facilitar la comunicación:
Para ejecutar una oficina sin problemas y estar bien informado de los acontecimientos de la oficina, se requiere una comunicación adecuada. Esto se ve facilitado por un buen diseño de oficina.
6. Asegurar las comodidades y promover la moral de los trabajadores:
La importancia de un diseño adecuado de la oficina también se debe al hecho de que los trabajadores deben sentirse cómodos en el trabajo para que su moral sea buena. Un buen diseño de oficina tiene como objetivo proporcionar las mejores condiciones de trabajo.
7. Para asegurar un mejor uso del equipo de oficina:
Para reducir el costo per cápita de funcionamiento de la oficina, es necesario que las máquinas de oficina y el equipo de oficina se pongan al máximo. Esto es posible si el diseño de la oficina es adecuado. Ayuda a centralizar ciertas máquinas de oficina, como las máquinas de Xerox, mientras que otras como los escritores de tipos son móviles y descentralizados.
Principios de diseño de la oficina:
No existe una regla firme y rápida sobre cuál podría ser la forma de distribución de la oficina y cómo debería ser. Sin embargo, será mejor tener una distribución adecuada de la oficina siguiendo ciertos principios.
Aquí se hace un intento y se enumera:
1. Buena ventilación:
Permite el flujo de luz solar desde la parte superior al lado del flujo de aire contaminado y malo.
2. Trabajo:
El flujo del trabajo debe ser muy suave. Cualquiera que sea la forma del departamento, el movimiento de los papeles y la gente debe ser mínimo.
3. Iluminación:
El espacio y el trabajo máximos y la esquina del piso deben recibir luces brillantes, ya sea de la luz solar que pasa a través de los ventiladores, o de las lámparas, bombillas y luces de tubos.
4. Movimiento y observación:
Al colocar una oficina y elegir el espacio, debe tenerse en cuenta el concepto de movimiento de personas. Facilita el movimiento de archivos etc.
5. Arreglo de muebles:
Los muebles deben estar dispuestos de manera que se vean de la misma manera de acuerdo con un plan estándar. De esta manera, no solo la oficina se ve más eficiente sino que la supervisión también se vuelve más fácil.
6. Supervisión:
El diseño debe ser tal que ayude y facilite la supervisión adecuada.
7. Colocación del equipo:
Ciertos equipos como bastidores, archivadores, etc. ocupan mucho espacio y el personal de la oficina suele utilizar estos equipos. Por lo tanto, la planificación del diseño de la oficina debe ser tal que se acomode a estos.
8. Flexibilidad:
El diseño debe ser tal que permita ciertos cambios en el futuro porque la oficina no es estática. Cambia con el cambio de tiempo y se expande, si es necesario.
9. Costo:
El espacio de oficina debe utilizarse a su máxima capacidad para que el costo de la alfombra, es decir, el costo del espacio utilizado, sea siempre mínimo; sin embargo, al hacerlo, debe tenerse en cuenta que el principio debe tenerse en cuenta que la máxima libertad para permitir que todos y cada uno de los trabajadores se muevan debe ser la razón por la cual la eficiencia del trabajo se mantiene constante.
10. Principio de equilibrio:
Esto es necesario ya que el equilibrio da un sentido de responsabilidad y la apariencia agradable de la oficina atrae a más y más clientes y, por lo tanto, mejora la imagen de la empresa.
Tipos de diseño de oficina:
Hay dos tipos de diseño basados en las actividades realizadas en una oficina:
1. Disposición del grupo:
En este tipo de diseño de oficina, los trabajadores y las personas que realizan actividades similares están involucrados juntos. Por ejemplo, todos los mecanógrafos se colocan en el grupo de mecanografía y todos los contadores se colocan en una habitación.
2. Diseño del proceso:
En este proceso, un diseño se coloca de tal manera que los hombres y las máquinas se organizan en base a secuencias de operación, por ejemplo, la sección de archivo se puede colocar al lado de la sección de despacho, y así sucesivamente.
En la práctica, ninguno de estos dos tipos de diseño puede ser utilizado exclusivamente. Pero estos dos tipos de diseño deben combinarse para lograr el flujo de trabajo y la eficiencia deseados. Por ejemplo, el mecanógrafo puede ubicarse en el grupo de mecanografía centralizado, aunque algunos de ellos pueden ubicarse junto a los ejecutivos importantes.
Ventajas de un buen diseño de oficina:
1. Mejor Buena Voluntad:
Un diseño mejor planificado proyecta una imagen de eficiencia para el visitante. Esto da como resultado una mayor buena voluntad en la mente de quienes se ocupan de la oficina.
2. Estabilización económica:
Se relaciona con la reducción del costo de la oficina. Un buen diseño de oficina tiene como objetivo hacer el uso más económico y efectivo del espacio disponible.
3. Mejor moral:
Un diseño de oficina bien planificado aumenta la moral y la comodidad de los trabajadores. Es propicio para una mejor productividad; por el contrario, una oficina mal planificada tiene un efecto en la mente del trabajador.
4. Promueve la eficiencia:
La eficiencia mejora automáticamente si una oficina se presenta correctamente. La ruta de los documentos se mueve de la manera que a uno le gustaría que se moviera efectivamente para tomar acciones bien constructivas.
5. Reducción de costos en mantenimiento de oficinas:
Los gastos de iluminación, refrigeración, calefacción y aire acondicionado aumentan día a día. Una oficina bien diseñada reduce el costo de los accesorios y equipos permanentes. Además, se reducen el mantenimiento y el coste de funcionamiento de estos sistemas.
6. Mejora la calidad de la supervisión:
Una buena distribución de la oficina hace que la supervisión sea más efectiva. De hecho, la cantidad de supervisión necesaria se reduciría al mínimo, la carga de supervisión se reducirá y habrá un ahorro en el costo de la supervisión.
7. Aceleración de la comunicación interdepartamental:
En una oficina, que se presenta adecuadamente, teniendo en cuenta la interacción que tendría que hacer con sus distintos departamentos, el sistema de comunicación se acelera. Es porque las distintas unidades de la oficina y los departamentos se colocan en una secuencia. La intercomunicación sigue la ruta más corta.
8. Usos óptimos de máquinas y equipos:
Cada oficina utiliza varias máquinas y equipos y, en consecuencia, el diseño proporciona los usos conjuntos de equipos y máquinas. Esto, por cierto, reduce la cantidad de inversión en ellos.
