Medición del trabajo de oficina: importancia y proceso

Lea este artículo para conocer la importancia y el proceso de medición del trabajo de oficina.

Importancia de la medición del trabajo de oficina:

En palabras simples 'medir' es determinar la calidad. La medición del trabajo se ocupa así de la calidad '.

La medición del trabajo se puede describir como el programa de medición del volumen de trabajo completado y la cantidad de tiempo necesario para completar este trabajo.

Hay dos conceptos básicos que permiten que los estándares establecidos sean útiles en las siguientes condiciones:

1. Determinación de la necesidad de mano de obra:

Los requisitos de mano de obra para cada función en la oficina se determinan con la ayuda del estándar de tiempo. Por ejemplo, si en una oficina el número de facturas escritas en un día es de ciento y un mecanógrafo que participa en la oficina escribe 50 facturas, entonces se requerirán dos mecanógrafos para la misma.

2. Programación y distribución de la carga de trabajo:

Esta norma ayuda a distribuir el trabajo sobre los trabajadores y el trabajo de manera uniforme. Así, la medición del trabajo ayuda a evitar en las igualdades.

3. Comparando el rendimiento:

El estándar ayuda a comparar el rendimiento. Esto se hace con la ayuda del índice de utilización que se calcula dividiendo la cantidad de horas estándar producidas en un centro de trabajo por la cantidad de horas reales gastadas.

Determinaciones del costo:

El estándar de tiempo proporciona lo básico para la determinación del costo de las diferentes unidades de trabajo. Esto es posible porque el estándar de tiempo para cada función o parte de la función se puede convertir en estándares de costo. Esto es particularmente útil en una organización donde una función se compone de muchas partes.

Proporcionar salarios básicos de incentivos:

Dado que el estándar de tiempo ayuda a medir la eficiencia, cada trabajador o un grupo de trabajadores puede ser recompensado por su eficiencia sobre la base del desempeño y la mejora de la moral. Por lo tanto, la moral de los empleados es mejor, ya que saben lo que se les exige en términos de calidad y cantidad de producción. Así se reconoce un mejor trabajador.

Ayuda en la instalación de sistema y procedimientos de Office:

Como el administrador de la oficina conoce el volumen de producción y su costo, puede reducir el costo del sistema de la oficina. Si se cambiara algún método, diseño o técnica o se emprendiera una mayor mecanización, se compararía el costo en el que se incurre actualmente y en el que se incurrirá en el futuro debido a los cambios. Cualquier cambio sería permitido solo si la reducción de costos es posible.

Ayuda en la auditoría de la oficina:

La medición del trabajo ayuda a establecer el estándar de rendimiento. Estas normas ayudan en la auditoría de la oficina, ya que ayudan a evaluar el desempeño del empleado y del grupo de trabajo.

Proceso de Medición del Trabajo de Oficina:

El proceso de medición del trabajo puede ilustrarse mediante un simple diagrama:

A. Estandarización:

1. Métodos de Mejora y Normalización del Trabajo:

El tiempo estándar debe establecerse solo después de que el método de trabajo haya sido mejorado y estandarizado. Esta acción garantiza que las tareas a medir se realicen de la manera más eficiente posible. Además, garantiza que todos los empleados estén realizando el trabajo de la misma manera.

2. Determinación de las tareas a ser medidas:

Las tareas a medir están determinadas y clasificadas. Antes de que se inicie el proceso de medición, todos los elementos o partes también se clasifican. Corresponde a los supervisores aprobar las descripciones de las tareas y sus clasificaciones.

3. Definición de unidades de medida:

La unidad en términos de la cual se debe medir un trabajo debe definirse adecuadamente. La unidad de trabajo sería diferente para diferentes tipos de trabajo. Sin embargo, sería esencial contar con una unidad que sea fácil de identificar, contar y entender.

4. Establecimiento de procedimientos para la presentación de informes:

Es necesario establecer un procedimiento para informar que los recuentos de producción necesarios en horas de unidad, las horas trabajadas y otras fechas se recopilan y reportan periódicamente. En general, esta responsabilidad se confía al supervisor del centro de trabajo.

B. Por registros pasados ​​y rendimiento:

En el caso de medir el trabajo de oficina, se toma en cuenta el desempeño anterior de los empleados de la oficina y su desempeño ahora. A medida que más y más mecanización ha tenido lugar en nuestro país, el estándar sería más necesario.

Cambiando los métodos erráticos de estimación o conjeturas, el trabajo se puede medir y el estándar se puede establecer con la ayuda de los siguientes métodos:

1. Método de desempeño pasado:

Bajo este método se analizan los registros para establecer el estándar. El estándar establecido sobre la base del rendimiento anterior puede basarse en la base del mejor rendimiento, o se toma en cuenta el peor rendimiento. Es un método simple que se puede instalar sin costo en gran medida.

2. Método de análisis de tiempo:

También se conoce como el método de registro de tiempo. Los siguientes pasos están involucrados en este método:

(a) Se identifican todas las actividades realizadas durante el día.

(b) Cada actividad identificada recibe un código simple.

(c) Cada trabajador prepara una hoja de análisis de tiempo especial cada semana en la que registra su desempeño por un período de una semana o un mes.

(d) Los datos del desempeño así grabado se analizan, editan y revisan, y se prepara una hoja de análisis de tiempo para cada departamento, en la que cada actividad se resume con un número de código. El informe así preparado proporciona el tiempo total dedicado a cada actividad en un departamento en particular.

(e) Ahora, la cantidad total producida se divide por el número de horas dedicadas que proporciona los elementos básicos para los estándares de tiempo, y se puede hacer una comparación entre varios departamentos sobre la base de estos estándares de tiempo.

Este método es simple y se puede instalar sin mucho costo adicional. El principal inconveniente del método es que los datos recopilados son subjetivos y que dichos datos no son confiables, ya que los empleados individuales no registran las asignaciones de tiempo personales.

3. Método de muestreo de trabajo:

Bajo este método, un analista capacitado en primer lugar analiza todos los factores involucrados en el estudio. Se registran observaciones aleatorias del trabajo realizado por los distintos individuos. Se registra cómo pasan su tiempo y lo que producen.

Luego se prepara un informe para el trabajo de todo el departamento involucrado y se realiza una observación sobre el tiempo empleado en cada trabajo. El método de muestreo del trabajo es científico y los datos obtenidos bajo este método son mucho más confiables que bajo el método de análisis de tiempo.

Este método tiene dos inconvenientes importantes:

Se necesitan analistas capacitados, y el método puede no ser económico si el tamaño de muestra necesario para producir resultados correctos es demasiado grande.