Gestión de sistemas de oficina (6 formas)

Algunas de las formas de administrar los sistemas de oficina son las siguientes: 1. Gestión por asistencia 2. Gestión por control del libro de caja 3. Gestión por control de caja / caja chica 4. Gestión por control de máquina, Pones, etc. 5. Gestión por Control de papelería de oficina 6. Gestión por control a través de registros de movimiento de oficinas.

Administración de un sistema de oficina # 1. Administración por asistencia:

Es el primer principio de cualquier oficina que debe ser seguido por cualquier Gerente. Es muy esencial que cualquier administrador de oficina controle la oficina manteniendo un estricto horario de asistencia.

Se supone que todos los empleados deben ingresar a la oficina al menos 15 minutos antes de que comience la oficina. Deben firmar el registro de la oficina.

Una vez finalizado el horario programado, el administrador de la oficina debe quitarlo. Esta es una regla fundamental. Entonces, a lo sumo, solo debe permitir una gracia de 15 minutos más para que sus recién llegados firmen el registro.

Si algún empleado llega tarde incluso después del período de gracia de 15 minutos, entonces el Gerente de la Oficina debe marcarlo como ausente y ajustar este ausentismo contra su licencia informal, si está en su cuenta, o pedirle al empleado que regrese a su casa Como está siendo marcado ausente por el día. Una vez más, hay una regla de 3, es decir, tres ausentismo en un mes por llegar tarde a la oficina se convierte en una licencia sin sueldo [LWP] al final del mes, el gerente de la oficina debe informar al HO al respecto.

Administración de un sistema de oficina # 2. Administración por control del libro de caja:

En cada oficina, el gerente de la oficina recibe un libro de caja y algo de efectivo para ejecutar y controlar la oficina. El libro de caja debe ser mantenido por el contador que trabaja bajo el gerente de la oficina y el efectivo por el cajero. En algunas oficinas, el cajero mantiene el dinero en efectivo y el contador las mantiene las cuentas.

Se convierte en el deber del Gerente de la Oficina verificar la salida de efectivo y la entrada de efectivo, cheques y giros de la demanda. El administrador de la oficina debe revisar los comprobantes diariamente y con precisión sobre todas las transacciones que se realizan en la oficina todos los días.

Debe refrendar el comprobante solo si las entradas son correctas y cada comprobante está atestiguado por las facturas, comprobantes, etc. Las partes se mantienen junto con el bono.

Debe asegurarse de que el libro de caja se actualice todos los días, día a día de la transacción, y debe asegurarse de que el saldo en el libro de caja coincida con el dinero en la caja. Una vez hecho esto, debe pedirle al contador que ponga su firma en el libro de caja primero, y luego debe firmarla bajo el sello de la oficina.

Administración de un sistema de oficina # 3. Administración por control de efectivo / caja chica:

Todos los días, para comenzar, el gerente de la oficina debe primero llamar al contador y al empleado de mantenimiento de caja chica, conocido como el cajero. El modo de verificar el libro de caja y verificarlo se ilustra como se muestra arriba. Una vez más, debe averiguar cuál es la cantidad restante en el libro de caja en términos de efectivo. Una vez que lo sepa, debe comprobarse contando el efectivo.

Debería pedirle a su cajero que escriba en un trozo de papel sobre la denominación del efectivo, en términos de rupia y paisa, y que lo certifique, ponga su firma debajo del sello y sello de la oficina. Esto lo debe hacer por todos los días del año. Esto evitará el mal funcionamiento del sistema en la oficina.

Administración de un sistema de oficina # 4. Administración por control para máquina, tonos, etc .:

Hoy en día, se ha observado en muchas oficinas que el personal pierde mucho tiempo y dinero al gastar innecesariamente el tiempo en los teléfonos y gastar una gran cantidad de dinero de la oficina en las llamadas de los teléfonos de ETS. De manera similar, se ha observado que una gran cantidad de dinero se gasta innecesariamente y se desperdicia enviando mensajes a través de una máquina de fax y, en algunos casos, se gasta mucho dinero en copias de Xerox / foto, etc.

También se observa que ciertas personas usan estos instrumentos de oficina para su propio uso y los cargan a la oficina. Un administrador de Office inteligente debe mantener un registro de dichos mensajes enviados por fax o las llamadas telefónicas realizadas especialmente por el STD. Un ejemplo del registro mantenido se ilustra:

Declaración del mensaje de fax enviado a través de la oficina:

De manera similar, se puede mantener un registro en la forma de usar el teléfono para STD. Se muestra una ilustración:

Ahora, en este método, cuando las facturas de pago son enviadas por el departamento respectivo para el pago de las facturas de teléfono, para las facturas de máquinas para el envío del masaje, se puede realizar una contra-verificación antes de liquidar las facturas, etc.

Administración de un sistema de oficina # 5. Administración por control de material de oficina:

Este es uno de los problemas perennes que enfrenta cualquier oficina en el país. Se vuelve crucial y muy importante mantener un control sobre el uso de papelería, así como el desperdicio de artículos de papelería. En la India, el personal de la oficina tiene el hábito sucio y sucio de llevarse a la casa papel de oficina, como papeles, papeles de escribir, reglas de pie, lápices, alfileres, clips, etc. para dárselos a sus hijos por usarlos.

Este sistema es más frecuente en las oficinas gubernamentales. No se mantiene un registro adecuado y, al final del año, se nota que se gasta una gran cantidad de dinero en la papelería.

El Gerente de la Oficina debe pedirle a un empleado de la oficina que mantenga estrictamente un registro de los artículos de papelería que llegan a la oficina, y cargar los artículos de papelería a quienes los usan en la oficina. Se debe mantener un registro para el mismo, y un registro que actúe como un libro de contabilidad se debe mantener, para cargar el papelero a quienes los usan.

Lo mismo se debe verificar al final de cada mes y se debe contar con los artículos de papelería que se encuentran en la oficina después de la expiración del mes.

Gestión de un sistema de oficina # 6. Gestión por control a través de registros de movimiento de oficina:

En cada oficina, el personal de la oficina debe salir de la oficina para completar ciertos trabajos oficiales y luego regresar a la oficina. Un administrador de oficina inteligente siempre debe mantener un registro en el que se debe mantener un registro del movimiento del personal de la oficina.

La hora en que abandona la oficina y la hora en que regresa se deben registrar correctamente. Al final del mes, el gerente de la oficina debe verificar esto porque cuando el personal de la oficina presenta su gasto en el transporte local para ser reembolsado por la oficina, esto es útil para la administración para liquidar la asignación del transporte local.