Instalación de un sistema de contabilidad de costos

Lea este artículo para obtener información sobre los factores, dificultades, manuales de costos y requisitos legales necesarios para la instalación de un sistema de contabilidad de costos.

Factores a considerar antes de la instalación:

Cuando se debe instalar un sistema de contabilidad de costos, se deben tener en cuenta los siguientes puntos:

1. Objetos:

¿Cuáles son los objetos que la administración quiere lograr y qué tipo de información necesita para lograr sus objetivos? La información sobre los costos destinados a fijar los precios sería muy diferente de la que se pretende revelar las eficiencias o ineficiencias en las operaciones o la necesaria para tomar decisiones sobre una base racional.

2. Los detalles técnicos:

Las operaciones técnicas de la empresa y si la producción es más importante que la venta o viceversa deben tenerse en cuenta. Obviamente, se debe prestar más atención al factor más significativo.

3. El producto:

Se debe considerar la naturaleza del producto para decidir el tipo de sistema de costos. Por ejemplo, si los materiales utilizados son insignificantes, no será necesario un sistema elaborado de control de materiales.

4. Factores:

Se deben considerar los factores que son o no susceptibles de control. Hay que prestar atención a los factores controlables. Por ejemplo, si la ley prescribe un método particular de empaque, no sirve de nada pensar en una alternativa.

5. Tipo de materiales:

El tipo de materiales disponibles y la sincronización de sus suministros junto con el problema de almacenamiento también se deben tener en cuenta.

6. Tipo de trabajo:

El tipo de trabajo que se requiere y los métodos de su remuneración también deben tenerse en cuenta.

7. Gestión:

El carácter de la propia administración y el proceso de toma de decisiones también deben tenerse en cuenta. Las gerencias modernas usualmente necesitan información detallada. Los flujos de información deberán diseñarse con referencia a las fuentes y usos finales de la información. Por ejemplo, si las decisiones las toma una persona que se niega a divulgar cualquier información, el sistema debe tener esto a la vista.

8. Peculiaridades del negocio:

Cualquier peculiaridad del negocio, que pueda haber, debe ser tenida en cuenta. Por ejemplo, si las compras de un artículo en particular deben hacerse solo de una fuente o empresa en particular, el sistema de cálculo de costos no necesita construir un procedimiento de compra adecuado; debe concentrarse en el uso apropiado del artículo en cuestión.

9. Uso de libros financieros:

También se debe tener en cuenta la posibilidad de utilizar libros y procedimientos financieros. Como se indicó anteriormente, la contabilidad de costos debe tratarse como una inversión y, por lo tanto, deben utilizarse todos los procedimientos, libros y registros útiles existentes. Por ejemplo, las cuentas financieras necesitan un registro adecuado de compras y salarios. Con un pequeño cambio, estos pueden hacerse para satisfacer las necesidades de la Contabilidad de costos también. En la medida de lo posible, los registros de costos y los libros financieros deben estar bien coordinados, incluso completamente integrados.

10. Elección de la unidad:

También se debe considerar la elección de la unidad con respecto a qué costos se deben obtener. Por ejemplo, en el caso del acero, los costos se determinan por tonelada de acero y en el caso de los textiles de algodón, la unidad es kg. De hilo o tela. En el caso del transporte motorizado, el costo se encontrará por autobús-kilómetro o pasajero-kilómetro o, a veces, por tonelada-milla. Estos se conocen como unidades de costo y es necesario elegir una unidad adecuada, ni demasiado grande ni demasiado pequeña.

11. Discusión completa:

Sobre todo, el sistema debe diseñarse después de una discusión franca y completa con todos los que participarán.

Dificultades en la instalación de un sistema de costeo:

Cuando se introduce un sistema de cálculo de costos, es posible que tenga que encontrar varias dificultades. Estos pueden ser los siguientes:

(i) Apatía de la gerencia:

Si la gerencia no está realmente convencida de las ventajas del sistema de cálculo de costos o si se le ha hecho aceptar el sistema en contra de su voluntad, simplemente lo tolerará y no lo alentará adecuadamente. Esto llevará a otros también a retener su cooperación y, por lo tanto, el sistema nunca podrá operar de manera efectiva. Todos los informes pueden ser correctos y rápidos, pero probablemente nadie los verá.

(ii) Hostilidad del personal de la línea:

El personal de la línea a menudo cree que, en primer lugar, saben cómo administrar su negocio y, por lo tanto, no necesitan que nadie les diga qué información necesitan y, en segundo lugar, que no pueden perder el tiempo "llenando formularios". También pueden temer que la información adecuada exponga algunos de sus errores o que el nuevo sistema los haga menos útiles que antes a los ojos de la gerencia. Hay una tendencia a resentir cualquier cosa nueva a menos que sea evidentemente una ventaja para uno.

(iii) Estructura de la Autoridad:

El sistema de contabilidad de costos puede basarse en una estructura de autoridad formal, mientras que en realidad la estructura puede ser bastante diferente. Si, por ejemplo, los líderes sindicales tienen una gran influencia en las diversas decisiones, el sistema puede tener dificultades; no es probable que el organigrama muestre la autoridad de los líderes sindicales.

(iv) Circunstancias cambiadas:

Los negocios a menudo experimentan cambios rápidos: el mercado puede cambiar y el proceso de producción puede cambiar; Las ideas de gestión también cambian. Si el sistema de costos no se adapta a las circunstancias cambiadas, dejará de ser efectivo. Por ejemplo, si una fábrica de textiles de algodón se convierte en una fábrica que produce fibras hechas por el hombre, el sistema de contabilidad de costos también debe cambiarse adecuadamente.

(v) Indiferencia:

A menudo, una parte del sistema se descompone; Si no se ajusta correctamente, afectará a todo el sistema. Por ejemplo, si los problemas de material no se vigilan adecuadamente y no se controlan, todo el sistema de control de materiales se puede descomponer. También puede haber retraso en el flujo de información y el informe puede retrasarse. Si esto no se corrige, todo el sistema de toma de decisiones y control puede estar viciado. Lo mismo será el resultado si hay errores graves en el informe. Por lo tanto, es necesario que alguien vigile el funcionamiento real del sistema de forma continua y cuidadosa.

(vi) Bajo Estado de Contador de Costos:

El contador de costos a menudo tendrá que recopilar y proporcionar información que puede no gustarle a alguien. Si el contador de costos ocupa una posición muy menor, es posible que no pueda hacer su trabajo sin temor o favor y, por lo tanto, la información suministrada por él puede no llevar a la decisión correcta. Es esencial que el contador de costos sea un funcionario de alto rango, que tenga acceso directo a la alta gerencia. También debe ser asistido por un personal debidamente capacitado y adecuado.

(vii) Falta de claridad sobre las prioridades y los objetivos:

Si el personal de Contabilidad de costos no tiene claro los usos finales a los que se asignará la información de costos, es posible que no cumplan con su tarea de la manera correcta; incluso pueden enviar información incorrecta o inadecuada. Debido a todas estas dificultades, es necesario proceder lentamente, llevándolos a todos. Un proceso educativo para todos los involucrados es esencial para ver que el sistema de costos se acepte y se maneje con sinceridad.

Manual de Costos:

Una forma de ver que el sistema de cálculo de costos funciona de la manera que se pretende es anotar en forma de libro todo el sistema en todos sus aspectos. El libro se denomina Manual de costos, que ha sido definido por el Chartered Institute Management Accountants, London, como: "Un documento que establece las responsabilidades de las personas que cuestan en la rutina y los formularios y registros requeridos para el cálculo de costos y la contabilidad de costos".

El manual de costos establecerá todas las partes constitutivas del sistema de contabilidad de costos, tales como: contabilidad de materiales, mano de obra, gastos generales de varios tipos, de qué manera se recopilará, analizará e integrará la información completa, qué informes se prepararán, cuándo se prepararán y en qué forma ya quién serán enviados.

Para cada parte constitutiva se especificará todo el proceso. Por ejemplo, en el caso de materiales, el manual indicará:

(i) Cómo se originarán las solicitudes de compra;

(ii) cómo y por quién serán procesados ​​y se tomarán las decisiones de compra;

(iii) si se invitará a la cotización y cómo se compararán las cotizaciones y quién tomará la decisión de realizar el pedido;

(iv) en cuyo caso no es necesario invitar citas; de ser así, quién decidirá cómo se van a adquirir los artículos;

(v) la forma de la orden de compra;

(vi) el procedimiento de recepción de materiales, para verificar la calidad y cantidad de los materiales recibidos;

(vii) el precio de los materiales recibidos, los artículos que se incluirán en su costo:

(viii) el registro de los materiales recibidos, las formas de tarjetas de basura y el libro mayor de tiendas;

(ix) las personas autorizadas para sacar materiales de las tiendas;

(x) el método a seguir para evaluar los problemas;

(xi) la forma en que se realizará el control físico; y

(xii) el análisis de los materiales emitidos en función del trabajo y su registro; etc.

El manual de costos especificará el deber de cada persona en el departamento de cálculo de costos y establecerá de manera precisa cómo hará el trabajo que se le ha asignado y a quién debe entregar su trabajo una vez finalizado. Además, todas las formas a utilizar se dan en el manual.

La forma en que se deben llenar todos los formularios y la persona que los llenará están enunciados; El manual también indicará a quién se enviará el formulario una vez completado. También se especifica la fecha en que se debe completar y enviar un formulario en particular.

El manual de costos, por lo tanto, contendrá los procedimientos a seguir por la empresa en cuestión. Es una forma de saber qué cabos sueltos hay y luego atarlos; También es una forma de ver que no hay duplicación de trabajo y que todo el trabajo se realiza de manera integrada y sin demora.

Requerimiento legal:

Normalmente, si una empresa instala o no un sistema de contabilidad de costos depende de ello y, por lo tanto, lo hace sobre la base de los beneficios que espera obtener del sistema. La Ley de Compañías de 1956, sin embargo, faculta al gobierno central para ordenar a las compañías involucradas en cualquier industria en particular que guarden libros para registrar detalles específicos.

La Sección 209 requiere que se mantengan libros para dar una visión veraz y justa de tales detalles con respecto a la utilización de materiales o mano de obra u otros elementos de costo según lo prescriba el Gobierno Central en caso de que la compañía pertenezca a la clase específica de compañías involucradas. Fabricación, transformación y minería.

Esto significa que si pertenece a una industria para la cual el gobierno central ha ordenado que se guarden los datos indicados anteriormente, la empresa debe mantener los libros de costos adecuados. El gobierno central ya ha prescrito el mantenimiento de tales libros en el caso de varias industrias, como cemento, textiles de algodón, neumáticos, azúcar, etc. Por lo tanto, en la India, la instalación de un sistema de costos es obligatoria en muchos casos. .