Buena gestión de la oficina: Principios y consejos para la gestión de archivos

La buena gestión de la oficina depende de que las personas sepan quién es responsable de qué: son las personas responsables las que hacen las cosas. ¿Qué pasaría, por ejemplo, si la compra para su pequeña empresa fuera realizada por cualquier persona? ¿Podrías encontrar un clip de papel cuando quisieras uno?

¿O imprimir un informe cuando lo necesite? Poner a una persona a cargo de ordenar todo el equipo y los suministros resuelve el problema y mantiene las cosas funcionando sin problemas. Es lo mismo con la administración de sistemas (computadora). Debe tener una persona responsable de la seguridad de su sistema informático y realizar un seguimiento de cosas como cuentas, contraseñas y software. De lo contrario, el caos proliferará.

Mantener registros parece la parte más fácil de una buena gestión de la oficina, hasta que considere la necesidad de mantener esos registros accesibles y actualizados. Cuando obtiene un nuevo cliente o cliente, por ejemplo, solo toma un momento ingresarlo en su base de datos de contactos. Luego solo tomará un momento o dos para actualizar el registro después de haber hablado con él por teléfono.

¿Es su oficina un ejemplo de gestión del espacio o mal manejo del espacio? Cuando caminas por la oficina, ¿tienes que desviarte de los obstáculos o correr el riesgo de tropezar con algo? Cuando te sientas en un escritorio, ¿podrías trabajar cómodamente allí? ¿Se organizan las cosas de manera lógica para que las cosas que más usarías en el escritorio estén cerca de ti? En la actualidad, hay muchas cosas atestadas en oficinas, desde puestos de impresoras hasta archivadores. Para una buena administración de la oficina, debe asegurarse de que todas las cosas en la oficina estén organizadas para lograr la máxima eficiencia y la máxima seguridad.

7 Principios de la buena gestión de la oficina:

La desorganización y la confusión son irritantes, pero también son simplemente malas para los negocios. Piénselo como una fórmula, si lo desea: el aumento del caos equivale a la disminución de las ganancias. ¿Qué hacer?

Controle el caos aplicando estos principios básicos de administración de oficina:

1. Establezca rutinas de gestión de oficina y respételas:

Las tareas de rutina requieren procedimientos de rutina si desea mantenerse organizado y hacer que todo funcione sin problemas. Establecer rutinas para el manejo de papeleo y sistemas de oficina. Por ejemplo, cada pedazo de papel que llega a su oficina debe manejarse una vez, actuar y archivarse, no apilarse al azar sobre un escritorio.

Los sistemas de oficina, como las computadoras, necesitarán procedimientos de administración y modo. Cuando el sistema falla o un equipo relacionado con la computadora falla, todos en su oficina necesitan saber a quién llamar y qué no hacer (como intentar solucionar el problema ellos mismos). Estos artículos de administración de datos brindan consejos útiles para todo, desde los sistemas de archivo de la oficina hasta los procedimientos de respaldo de computadora.

2. Establecer responsabilidades claramente delineadas:

¿O imprimir un informe cuando lo necesite? Poner a una persona a cargo de ordenar todos los equipos y suministros resuelve el problema y mantiene las cosas funcionando sin problemas. Es lo mismo con la administración de sistemas (computadora). Debe tener una persona responsable de la seguridad de su sistema informático y realizar un seguimiento de cosas como cuentas, contraseñas y software. De lo contrario, el caos proliferará.

3. Mantenga registros y mantenga sus registros comerciales actualizados:

4. Da un paseo por tu oficina y siéntate :

5. Programar el trabajo Scut:

Desafortunadamente, una oficina, como una cocina, no funcionará bien sin una cierta cantidad de trabajo que se está realizando. Si usted es el propietario de una pequeña empresa que está en la posición de no poder asignar a otra persona lo que ve como un buen trabajo, obligue a hacerlo regularmente programando un tiempo cada semana para ello. Tome una mañana o una tarde, por ejemplo, y pásesela haciendo las llamadas en frío o recuperándose de la contabilidad (o actualizando los registros).

6. Delegar y Subcontratar:

En un mundo perfecto, todos solo harían lo que él o ella tuvieron tiempo de hacer y de hacer bien. Como el mundo no es perfecto, muchas personas están haciendo cosas que no tienen el tiempo o el talento para hacer bien. Delegar y subcontratar no solo puede mejorar la administración de la oficina de su pequeña empresa, sino que también lo libera para centrarse en sus talentos, mejorando así sus resultados. Los asistentes virtuales pueden manejar muchas de sus tareas administrativas o de oficina.

7. Haga de la planificación de negocios una prioridad:

Muchos propietarios de pequeñas empresas pasan sus días actuando y reaccionando, y luego se preguntan por qué parecen estar haciendo girar sus ruedas. La planificación comercial es un componente importante de la buena gestión de la oficina y debe formar parte de su rutina habitual de gestión de la oficina. Los propietarios exitosos de pequeñas empresas dedican tiempo cada semana a la planificación empresarial, y muchos utilizan las sesiones diarias de planificación empresarial como una herramienta para establecer metas y crecer. Si tiene personal, hágalo participar en la planificación de negocios, ya sea formal o informalmente.

Consejos para la presentación rápida de la oficina:

Como propietario de una pequeña empresa, debe poder operar en su escritorio de manera rápida y sencilla. Aunque configurar un sistema de archivo suena difícil, es una tarea relativamente fácil que se puede hacer más fácil con unos cuantos consejos y trucos.

(1) Tómese unos minutos para sentarse en su área de trabajo principal y buscar equipos, suministros y archivos. Eso te ayudará a establecer el lugar ideal para archivar esos elementos para ti personalmente.

(2) Ahora que sabe dónde buscará información de forma natural, debe determinar si un sistema de archivo por orden alfabético, numérico o por materia funcionará mejor para usted. ¿Buscas cosas según el nombre del cliente? La categoría (es decir, gastos, finanzas, marketing)? ¿Por número de referencia? Este es un paso crítico, ya que determinará cómo diseñará su sistema de archivo. Haga esto antes de comprar cualquier cosa para su sistema de archivo.

(3) A continuación, determine aproximadamente sus necesidades de almacenamiento. ¿Tiene una gran cantidad de archivos a los que accede diariamente? ¿Solo accedes a tus archivos semanalmente? Las respuestas determinarán si necesita un soporte de archivo de escritorio, un archivador de dos cajones cerca de su escritorio o un archivador lateral de cuatro cajones en toda la habitación. Hoy existen tantas opciones, que debes elegir cuidadosamente. Permita que crezca al mirar archivadores: compre algo para acomodar el doble de los archivos que cree que tendrá ahora. Esto limitará el número de veces que tendrá que recurrir y reorganizar su sistema de archivo.

(4) Invierta en un buen sistema de etiquetado para mayor claridad y fácil acceso. Ser capaz de leer las etiquetas de los archivos parece obvio, pero la claridad en el etiquetado le ahorrará más tiempo de presentación de lo que puede imaginar. La mayoría de las compañías que hacen etiquetas proporcionan plantillas que se integran con el software de procesamiento de textos más popular. Es posible que desee considerar uno de los sistemas de creación de etiquetas pequeñas que ahora también puede imprimir etiquetas de correo individuales. Los artículos que realizan el doble deber son generalmente una inversión sabia.

(5) Ahora ya está listo para comprar carpetas de archivos.

Consejos de gestión de archivos electrónicos:

¿Pensé que la gestión de archivos era solo para archivos en papel? Piensa otra vez. Es igual de importante mantener los archivos en su computadora organizados y actualizados. Al igual que con los archivos en papel, el objetivo de la administración de archivos por computadora es garantizar que pueda encontrar lo que está buscando, incluso si lo está buscando años después de su creación.

Estos consejos de administración de archivos te ayudarán a mantener tus archivos accesibles:

1. Organizar por tipos de archivo:

Haga que las aplicaciones sean más fáciles de encontrar creando una carpeta llamada Archivos de programa en su unidad y manteniendo todas sus aplicaciones allí. Por ejemplo, el ejecutable de Word, PowerPoint, Simply Accounting y WinZip residiría en la carpeta Archivos de programa.

2. Un lugar para todos:

Coloque todos los documentos en la carpeta Mis documentos y en ningún otro lugar. Entonces, ya sea una hoja de cálculo, una carta o una presentación de PowerPoint, aquí va. Esto hará que sea más fácil encontrar cosas y ejecutar copias de seguridad.

3. Crear carpetas en Mis documentos:

Estos son los cajones del archivador de su computadora, por así decirlo. Use un lenguaje sencillo para nombrar sus carpetas; no querrá ver esta lista de carpetas en el futuro y preguntarse qué significa "TFK" o cualquier otra abreviación interesante que haya inventado.

4. Anidar carpetas dentro de las carpetas:

Cree otras carpetas dentro de estas carpetas principales cuando surja la necesidad. Por ejemplo, una carpeta llamada "Facturas" puede contener carpetas llamadas "2004", "2005" y "2006". Una carpeta nombrada para un cliente puede incluir las carpetas "datos del cliente" y "correspondencia". El objetivo es tener todos los archivos en una carpeta en lugar de tener un montón de archivos huérfanos en la lista.

5. Siga las convenciones de nomenclatura de archivos :

No utilice espacios en los nombres de archivos, mantenga los nombres de los archivos con menos de 27 caracteres y utilice todas las minúsculas. Por lo tanto, un archivo nombrado para un cliente debe ser jackdawson en lugar de Jack Dawson. Si rompe alguna de estas reglas, sea consistente al respecto.

6. Sea específico:

Dé a los archivos nombres lógicos, específicos e incluya fechas en los nombres de archivos si es posible. El objetivo al nombrar archivos es poder decir de qué se trata el archivo sin tener que abrirlo y mirar.

7. Archivo a medida que avanza:

El mejor momento para presentar un documento es cuando lo crea por primera vez. Por lo tanto, adopte el hábito de usar el cuadro de diálogo "Guardar como" para archivar su documento y nombrarlo, colocándolo en el lugar correcto en primer lugar.

8. Ordene sus archivos para su conveniencia:

Si hay muchas carpetas o archivos que usa mucho, obligarlos a la parte superior de la lista de archivos al cambiarles el nombre con AA o al principio del nombre del archivo.

9. Cull sus archivos regularmente:

A veces, lo que es antiguo es obvio, como en el ejemplo de la carpeta llamada "Facturas" arriba. Si no es así, mantenga las carpetas ordenadas borrando los archivos antiguos. NO elimine los archivos relacionados con la empresa a menos que esté absolutamente seguro de que nunca volverá a necesitar el archivo. En su lugar, en su colección principal de carpetas en Mis documentos, cree una carpeta llamada "Antigua" o "Inactiva" y mueva los archivos antiguos a ella cuando se encuentre con ellas.

10. Copia de seguridad de sus archivos regularmente:

Ya sea que esté copiando sus archivos en otra unidad o en una cinta, es importante configurar y seguir un régimen de respaldo regular.