Funciones de Gestión: Top 6 Funciones
Este artículo arroja luz sobre las seis funciones importantes de la administración. Las funciones son: 1. Planificación 2. Dotación de personal 3. Coordinación 4. Organización 5. Dirección 6. Control.
Funciones de gestión:
Función # 1. Planificación:
La planificación ayuda a determinar el curso de acción que se adoptará para lograr diversos objetivos organizacionales. Es una decisión por adelantado, es decir, qué hacer, cuándo hacer, cómo hacerlo y quién hará un trabajo en particular. La planificación es un proceso que implica "pensar antes de hacer".
La planificación está relacionada con el estado mental de un gerente. Piensa antes de emprender un trabajo. Otras funciones de gestión, tales como la organización, la dirección de personal, la coordinación y el control también se llevan a cabo una vez que se completa la función de planificación.
Según Terry, "la planificación es la selección de los hechos, la creación y el uso de suposiciones con respecto al futuro en la visualización y formulaciones de las actividades propuestas que se consideran necesarias para lograr los resultados deseados".
La planificación es un proceso de mirar hacia adelante. El objetivo principal de la planificación es lograr mejores resultados. Implica la decisión sobre los objetivos de la organización y el desarrollo de políticas, procedimientos, programas, presupuestos y estrategias. La planificación es un proceso continuo que funciona en todos los niveles de gestión.
Se realiza una planificación detallada al principio, pero se revisa el rendimiento real y se incorporan los cambios adecuados en los planes cuando se realiza la ejecución real. Los planes pueden ser de muchos tipos, como planes a corto plazo, planes a mediano plazo, planes permanentes, planes de un solo uso, planes estratégicos, planes administrativos y operativos.
El proceso de planificación implica una serie de pasos:
(i) Recopilación de información
(ii) la fijación de objetivos,
(iii) Desarrollo de locales.
(iv) Examinar cursos de acción alternativos.
(v) Evaluación del trabajo.
(vi) Revisar las imitaciones del sistema y
(vii) Implementación de planes para alcanzar los objetivos.
Función # 2. Organizando:
Cada empresa comercial requiere los servicios de varias personas para cuidar sus diferentes aspectos. La dirección decide los objetivos a alcanzar por su personal.
La energía de cada individuo se canaliza para alcanzar los objetivos de la empresa. La función de la organización es organizar, coordinar, dirigir y controlar las actividades de todos los factores de producción, es decir, hombres, materiales, máquinas y dinero para lograr los objetivos de la empresa / unidad.
Según Louis A. Allen, “el proceso de identificar y agrupar el trabajo a realizar, definir y delegar la responsabilidad y la autoridad, y establecer relaciones con el fin de permitir que las personas trabajen de manera más efectiva para lograr los objetivos”.
El proceso de organización implica los siguientes pasos:
(i) Identificación del trabajo a realizar.
(ii) Agrupar el trabajo de naturaleza similar.
(iii) Asignar estos grupos de actividades o trabajos a particulares.
(iv) Delegar autoridad y fijar responsabilidades en varios niveles.
(v) Coordinar estas relaciones autoridad-responsabilidad de diversas actividades.
El carácter y el tipo de organización dependen del tamaño y la naturaleza de la empresa. Aunque hay muchos tipos de organizaciones, en general se usan tres tipos de organizaciones discutidas anteriormente en el subtítulo 8.2.
En la línea de organización, los flujos de autoridad forman verticalmente la parte superior de la jerarquía hacia la parte inferior. Bajo organización funcional el trabajo se divide en diferentes departamentos. Cada departamento se ocupa de un tipo de trabajo y se especializa en un solo trabajo.
Un trabajador tiene que trabajar bajo muchos superiores que tienen especialización en diferentes funciones. La organización de línea y personal proporciona especialistas con ejecutivos de línea. Es una combinación de línea y forma funcional de organización.
Función # 3. Dotación de personal:
La función implica el reclutamiento en los puestos creados por el proceso de organización. Está relacionado con los recursos humanos de una organización. De acuerdo con Koontz y O 'Donnel, la dotación de personal está llenando y manteniendo los puestos ocupados en la estructura de la organización mediante la definición de la fuerza laboral, los requisitos, la evaluación, la selección, la compensación y la capacitación.
Por lo tanto, la dotación de personal consiste en lo siguiente:
yo. Planificación de la mano de obra,
ii. Reclutamiento, selección y capacitación de personal;
iii. Colocación de la mano de obra en la posición requerida,
iv. Desarrollo, promoción, transferencia y valoración de la mano de obra y
v. Determinación de la remuneración e incentivos de los empleados.
Cada gerente de una organización tiene que realizar la función de dotación de personal de una forma u otra, para poder hacer las cosas a través de otros. Pero definitivamente es una función gerencial difícil ya que se relaciona con seres humanos cuyo comportamiento y acciones no se pueden predecir, y es por eso que se ha convertido en una rama de la gestión distinta y especializada.
Función # 4. Dirección:
La dirección se ocupa de llevar a cabo los planes deseados relacionados con los objetivos de la organización. Inicia la acción organizada y planificada y asegura el desempeño efectivo de los subordinados hacia la realización de actividades grupales. La dirección se llama gestión en acción.
Después de planificar, organizar y contratar personal, el gerente tiene que mostrar su camino y supervisar a sus juniors. Según Massie, la Dirección se refiere a la forma total en que un gerente influye en las acciones de los subordinados ". Es la acción final de un gerente para que otros actúen después de que se hayan completado todos los preparativos.
La dirección es una función continua y se realiza en todos los niveles de gestión. Las principales actividades involucradas en la dirección pueden ser:
(i) Liderazgo :
Un gerente tiene que emitir órdenes e instrucciones y una guía, además de brindar asesoramiento profesional a sus subordinados en su trabajo, con miras a mejorar su desempeño y lograr los objetivos de la empresa.
El liderazgo es el proceso mediante el cual un gerente dirige imaginativamente e influye en el trabajo de otros para elegir y alcanzar objetivos específicos al mediar entre el individuo y la organización de tal manera que ambos obtengan la máxima satisfacción.
El liderazgo es la capacidad de generar confianza y celo entre los trabajadores y de crear un impulso en ellos, para ser dirigido. Para ser un líder exitoso, un gerente debe poseer las cualidades de previsión, motivación, iniciativa y confianza en sí mismo. Diferentes situaciones pueden requerir diferentes tipos de liderazgo, es decir, liderazgo autocrático y liderazgo democrático.
(ii) Comunicación:
La comunicación constituye una función muy importante de la gestión. Es considerado como el problema número uno de la gestión, en la actualidad. Es un hecho establecido que los gerentes gastan del 85 al 95 por ciento de su tiempo de trabajo para comunicarse con otros. El proceso de comunicación es la acción por la cual se juzga, modifica el comportamiento del subordinado y se efectúa el cambio en sus acciones si es necesario.
La palabra comunicación se deriva de la palabra latina "comunis" que significa "común". Por lo tanto, comunicación significa compartir ideas en común.
La esencia de la comunicación está relacionada con el receptor y el remitente para permitirles entender un mensaje en particular. Se refiere al intercambio de ideas, sentimientos, emociones y conocimientos e información entre dos o más personas. No pasa nada en la administración hasta que se permite la comunicación.
La comunicación es un proceso bidireccional, ya que implica información y comprensión. Se dice que la comunicación es formal cuando sigue los canales formales proporcionados en la estructura de la organización, es una comunicación informal, cuando no sigue los canales formales. La comunicación se desplaza hacia abajo desde un superior a sus subordinados y hacia arriba desde los subordinados a sus superiores.
La comunicación es esencial en todos los niveles de gestión para tomar decisiones y planificar. Aumenta la capacidad de gestión y facilita el control.
(iii) Motivación:
El término motivación se deriva de la palabra "motivo", que significa un requisito o emoción que alienta a un individuo a actuar. La motivación es el proceso psicológico de crear un impulso entre los subordinados para trabajar o comportarse de la manera deseada.
Es una función muy importante de la gestión. La importancia de la motivación se puede ver en el hecho de que el desempeño de un trabajador depende de su capacidad para trabajar y la motivación creada en él.
Hay muchas estrategias adoptadas por los gerentes para aumentar la motivación de sus subordinados. Por lo tanto, un gerente debe proporcionar algún incentivo personal a los subordinados para motivarlos, persuadirlos e inspirarlos para que contribuyan con su mejor esfuerzo hacia el logro de los objetivos de la empresa.
Los incentivos que se otorgarán pueden ser financieros, como aumento de salarios o no financieros, como mejores condiciones de trabajo, seguridad laboral, reconocimiento, etc.
(iv) Supervisión:
La supervisión es otro elemento importante de la función de dirección de la gestión. Después de emitir las instrucciones, el gerente tiene que ver que las instrucciones dadas se llevan a cabo. Supervisión se refiere a garantizar la máxima utilización de los recursos de entrada, para realizar el trabajo requerido y dirigido y para corregir a los subordinados cuando proceden mal.
Aunque la supervisión se lleva a cabo en todos los niveles de gestión, la responsabilidad principal de la supervisión reside en la primera línea de gestión. La sólida organización organizativa, la delegación efectiva, el enfoque humano, las técnicas de comunicación y la gestión efectivas hacen que la supervisión sea efectiva.
Función # 5. Coordinación:
La coordinación es considerada como las funciones más importantes de la gerencia. Es esencial canalizar las actividades de varios individuos en la organización para el logro de objetivos comunes. Queda a cargo de la administración ver que el trabajo de los diferentes segmentos avanza de acuerdo con objetivos predeterminados y se deben tomar medidas correctivas si hay alguna desviación.
Desde el conjunto de objetivos, la coordinación crea un espíritu de equipo y ayuda a alcanzar los objetivos a través de esfuerzos colectivos. Puede denominarse como la disposición ordenada del esfuerzo grupal para proporcionar unidad de acción en función de los objetivos comunes.
La coordinación se puede clasificar en las dos categorías:
(i) Coordinación vertical y horizontal, y
(ii) Coordinación interna y externa.
Mientras que la coordinación vertical es la coordinación entre diferentes niveles de gestión, mientras que el término coordinación horizontal se utiliza cuando se debe lograr una coordinación entre departamentos del mismo nivel de autoridad y poder. La coordinación es interna cuando se encuentra entre diferentes secciones de la misma empresa o unidad industrial y externa cuando se requiere con personas o expertos externos a la empresa.
La coordinación se considera como la esencia misma de la administración, ya que un gerente debe realizar todas las demás funciones de la administración, es decir, planificar la organización, la dotación de personal, dirigir y controlar.
Función # 6. Control:
El control se puede considerar como "determinar lo que se está logrando, es decir, evaluar el desempeño si es necesario, aplicar medidas correctivas para que el desempeño se realice de acuerdo con lo planificado.
El control es esencial para lograr los objetivos de una empresa. La planificación de diversas actividades no garantiza la implementación automática de políticas. El control es el proceso que permite a la administración implementar sus políticas y tomar medidas correctivas si el desempeño está en contra de los objetivos y estándares predeterminados.
La planificación es el comienzo del proceso de gestión, el control puede considerarse la etapa final de la técnica. Si planear es mirar hacia adelante, controlar es mirar hacia atrás. El control no es posible sin la planificación y la planificación no tiene sentido sin el control, por lo que los dos están estrechamente relacionados entre sí.
El control es una función en vivo y los ejecutivos en varios niveles de administración evalúan continuamente el desempeño de sus subordinados. La función principal del control es ver que el rendimiento sea capaz de alcanzar los resultados deseados. Un sistema de control, para ser efectivo, debe ajustarse a la naturaleza de las desviaciones del informe de actividad, si las hubiere, reflejar la estructura de la organización, asegurar una acción correctiva y ser económico.
El proceso de control implica los siguientes pasos:
(i) Establecer o establecer estándares de desempeño.
(ii) Medir el desempeño real de la empresa.
(iii) Comparando el rendimiento real con el conjunto estándar.
(iv) Encontrar desviaciones, si las hay, y
(v) Tomar acciones correctivas si es necesario.
