Control sobre la emisión de materiales: hoja de análisis de facturas, tratamientos y problemas

Control sobre la emisión de materiales: hoja de análisis de facturas, tratamientos y problemas.

Emisión de materiales:

Los materiales se guardan en las tiendas para que el comerciante pueda emitirlos cuando así lo requieran los departamentos de producción. Pero un comerciante no debe emitir materiales a menos que se le presente una solicitud de materiales debidamente autorizada.

Petición de material:

El almacenista siempre debe emitir el material con la autoridad adecuada para evitar la apropiación indebida del material. Esta autoridad generalmente la otorga el capataz del departamento de producción en un formulario conocido como solicitud de material.

El fallo de la forma es el siguiente:

La solicitud recibida está numerada en serie por el almacenista para que no se pueda omitir ninguna solicitud en la contabilidad. Además del número de serie escrito por el almacenista, el departamento que realiza la solicitud puede poner su propio número de serie.

Los detalles relacionados con la cantidad emitida y el número de solicitudes de los almacenes se ingresan en la columna de emisión de la tarjeta de basura, de modo que la tarjeta de la bandeja pueda mostrar el balance correcto del material. Después de esto, estas solicitudes se envían a la oficina de costos donde se llenan las columnas de tasas y montos para que se pueda otorgar crédito a los materiales emitidos en el libro de contabilidad de las tiendas y se puede entregar el débito al trabajo que recibe el material en el libro de tareas.

Una solicitud de materiales tiene el propósito de una autoridad para que el almacenista emita los materiales, por lo que solo está firmado por la persona autorizada para hacerlo, de modo que no haya una extracción incorrecta de los materiales. Para evitar el uso indebido y la extracción excesiva de materiales, el comerciante mantiene una lista de los nombres de las personas autorizadas para dibujar los materiales junto con las firmas de sus muestras.

Lista de materiales :

Una lista de materiales proporciona una lista completa de todos los materiales requeridos con cantidades para un trabajo, orden o proceso en particular. Por lo tanto, todos los materiales requeridos para un trabajo, orden o proceso en particular están listados por el departamento de producción en un solo documento. Este proyecto de ley sirve para la solicitud de material y todos los materiales que figuran en la factura se envían al departamento de producción.

Se debe preparar una lista de materiales si el trabajo es de naturaleza no estandarizada para que el departamento de producción pueda realizar una estimación razonable de todos los materiales requeridos antes de comenzar el trabajo.

Una forma de muestra de una lista de materiales es la siguiente:

Ventajas de la lista de materiales:

(1) Una lista de materiales sirve al propósito de una autoridad para que el departamento de producción realice solicitudes de materiales tal como se indica en el mismo.

(2) Sirve para el propósito de una sangría o solicitud de compra para el oficial de compras para la compra de los materiales necesarios para un trabajo en particular.

(3) Sirve para el propósito de la solicitud de material para la emisión de materiales por parte del almacenista.

(4) El costo de los trabajos se vuelve más fácil porque el departamento de costos puede usar una lista de materiales para calcular el costo de los materiales emitidos para cada trabajo

(5) El control sobre el uso de materiales en caso de trabajos no estándar se facilita si los materiales se emiten de acuerdo con la lista de materiales. Se prepara una lista de materiales teniendo en cuenta la estimación científica de todos los materiales necesarios para un trabajo en particular. Por lo tanto, el desperdicio se puede descubrir si la cantidad real de materiales emitidos es mayor que la cantidad que se muestra en la lista de materiales.

(6) La adquisición de materiales puede planificarse por adelantado para evitar retrasos en la producción.

(7) El uso de una lista de materiales ahorra tiempo que de otra manera se habría desperdiciado para preparar solicitudes separadas para diferentes materiales.

Diferencia entre la solicitud de materiales y la lista de materiales :

La solicitud de material es un documento que autoriza al comerciante a emitir los materiales indicados en el mismo al departamento consumidor. Por otro lado, la lista de materiales es un documento que proporciona una lista de todos los materiales necesarios con especificaciones y cantidades para un trabajo, pedido o proceso en particular.

La lista de materiales a menudo sirve para el propósito de una solicitud de material porque muestra una lista de todos los materiales necesarios para un trabajo, orden o proceso en particular, pero una solicitud de material proporciona una lista de materiales requeridos por un departamento en particular en un momento determinado.

Por lo tanto, una lista de materiales puede reemplazar una solicitud de material, pero una solicitud de tienda no puede reemplazar una lista de materiales. La lista de materiales ayuda a mantener un control cuantitativo sobre los materiales extraídos a través de la solicitud de las tiendas, ya que el desperdicio puede ubicarse si la cantidad real de materiales extraídos es mayor que la cantidad que se muestra en la lista de materiales.

Una lista de materiales puede ser muy útil en el caso de trabajos no estandarizados, mientras que una solicitud de material no servirá para este propósito.

Una lista de materiales es útil para enviar cotizaciones competitivas porque se prepara una lista de materiales teniendo en cuenta la estimación científica de todos los materiales necesarios para un trabajo, orden o proceso en particular. Esto no es posible en el caso de una solicitud de tienda que se prepara solo al momento de obtener los materiales emitidos en las tiendas.

Hemos visto que una lista de materiales puede servir al propósito de una solicitud de tienda, pero una solicitud de tienda no puede servir al propósito de una lista de materiales.

Sin embargo, la coexistencia de ambos documentos es deseable en los siguientes casos:

1. Cuando los materiales mostrados en la lista de materiales que se van a dibujar durante un largo período no se deben dibujar a la vez;

2. Cuando se adopta el sistema de costos estándar; y

3. Cuando se realiza un seguimiento de los costos de los trabajos o lotes, la solicitud de las tiendas se puede utilizar para cualquier emisión de materiales que exceda las cantidades indicadas en las listas de materiales para los lotes o trabajos respectivos que se realizarán.

Tratamiento de materiales excedentes:

Las solicitudes recibidas están numeradas en serie por el almacenista y los detalles relacionados con la cantidad emitida y la cantidad de solicitudes de tienda se ingresan en la columna de emisión de la tarjeta bin. Después de esto, estas solicitudes se envían a la oficina de costos donde se llenan las columnas de tarifas y montos y se realizan las entradas en el libro de contabilidad de la tienda y en el libro de trabajo.

A veces, los materiales pueden ser emitidos en exceso de los requisitos de un trabajo u orden de trabajo particular para facilitar el manejo conveniente. Por ejemplo, las barras de hierro o acero no pueden cortarse en las tiendas al tamaño exacto requerido y al mismo tiempo pueden operarse convenientemente en las obras cuando están en tamaño completo. En tal caso, la cantidad total emitida se carga al trabajo u orden de trabajo y los materiales excedentes de ese trabajo pueden devolverse a las tiendas o transferirse a otro trabajo.

Devolución de materiales excedentes:

Cuando los materiales en exceso se devuelven a las tiendas, se prepara una Nota de Devolución de Material o una Nota de Débito de Tiendas o una Nota de Crédito de la Tienda en el departamento donde el material está en exceso. El tendero firma las tres copias como una ficha de recibo del material excedente y guarda una copia del mismo con él para hacer anotaciones en el lado del recibo de las tarjetas de basura. La segunda copia se envía a la oficina de costos para realizar entradas en el libro de contabilidad de las tiendas y para dar crédito al trabajo en particular donde el material está en exceso y se devuelve.

La tercera copia se envía al departamento que devuelve el material excedente. El fallo de la nota se da a continuación:

Transferencia de materiales excedentes:

La transferencia del exceso de materiales de un trabajo a otro debe evitarse en la medida de lo posible. La principal objeción es que el registro de la transferencia no se puede realizar y el costo real del material para el trabajo puede ser inexacto.

Una excepción a la devolución de los materiales excedentes a las tiendas es que cuando la devolución de materiales a las tiendas puede ser costosa debido a la distancia o el monto excesivo de los cargos por manejo, el material puede transferirse a otro trabajo que esté cerca del trabajo de transferencia.

Esto ahorrará el costo de transporte desde el trabajo de transferencia a la tienda y nuevamente desde la tienda al otro trabajo. Se ahorrará una gran cantidad de gastos de transporte si los materiales a transferir son pesados. Sin embargo, la transferencia de materiales de un trabajo a otro debe permitirse con la preparación de la Nota de transferencia de materiales.

El fallo de esta nota se da a continuación:

La nota de transferencia de material se prepara en el departamento donde el material está en exceso y una copia de la nota se envía a la oficina de costos para hacer los registros necesarios. El trabajo que recibe el material se carga y el trabajo que transfiere el material se acredita.

Resumen del material o hoja de análisis de la cuestión del material :

Periódicamente se debe realizar un análisis de diversas solicitudes, notas devueltas de material y notas de transferencia de material y se debe preparar una declaración que muestre de un vistazo el valor del material consumido en cada trabajo. Esta declaración se conoce como Resumen del material o Hoja de análisis de problemas del material.

El fallo del resumen se da como en:

El resumen del material tiene un propósito muy útil, ya que muestra la cantidad de materiales que se deben cargar a los diversos trabajos y gastos generales. La cantidad total de tiendas cargadas a los diversos trabajos y gastos generales debe ser la misma que el valor total de las tiendas emitidas en cualquier período.