9 Características principales de una buena estructura organizativa
Este artículo arroja luz sobre las características de una buena estructura organizativa. Las características son: 1. Simplicidad 2. Flexibilidad y continuidad 3. Línea de autoridad clara 4. Aplicación de la autoridad máxima 5. Delegación de autoridad adecuada 6. Unidad de mando y dirección 7. Niveles gerenciales mínimos posibles 8. Énfasis apropiado en el personal 9 Provisión para alta dirección.
Característica # 1. Sencillez:
Una estructura organizativa debe ser básicamente simple. Implica que la estructura debe tener el marco más simple posible que cumpla con los propósitos previstos, con el debido énfasis en los medios económicos y efectivos para lograr el objetivo de la empresa.
Esto asegurará una economía de esfuerzo, minimizará los gastos generales y reducirá todas las posibles dificultades que puedan surgir de una comunicación deficiente debido a la complejidad de la estructura intrincada.
Cada persona en la organización debe tener claro con quién debe consultar en un asunto en particular. Demasiados niveles, canales de comunicación y comités a menudo causan más problemas que resolverlos. Idealmente hablando, sus números y lugares en la organización deben basarse en las necesidades de la organización.
Característica # 2. Flexibilidad y continuidad:
El organizador debe construir la estructura no para hoy o mañana, sino para un futuro lejano. Como tal, la continuidad debe mantenerse en la estructura de la organización durante el período de tiempo. Sin embargo, dado que la estructura de la organización se basa en las circunstancias y estas no son fijas sino que cambian a lo largo del tiempo, también es necesario incorporar los cambios en la estructura de la organización.
Por lo tanto, la estructura debe ser lo suficientemente adaptable para que brinde la oportunidad de acomodar los cambios donde sean necesarios.
Característica # 3. Línea clara de autoridad:
Cualquiera que sea la forma de estructura que se adopte, debe haber líneas claras de autoridad que vayan de arriba hacia abajo o en direcciones horizontales. Implica que uno debe ser muy claro acerca de lo que se espera que logre o contribuya y qué relaciones debe mantener él en su nivel oficial.
El hecho de no aclarar las líneas de autoridad resulta en fricciones e ineficiencias. A menudo, en la estructura burocrática seguida por las organizaciones gubernamentales, surge el problema de la jurisdicción de un departamento o división y el trabajo se resiente.
Característica # 4. Aplicación de la autoridad máxima:
Sugiere que, aunque un gerente superior asigna parte del trabajo a sus subordinados, él es el responsable final de la realización del trabajo total. Por lo tanto, él es responsable de su propio trabajo, así como del trabajo realizado por sus subordinados.
Si se aplica este concepto, se asegura que cada persona tenga doble responsabilidad; responsabilidad por su propio trabajo y por el trabajo de sus subordinados. En general, un gerente es responsable del trabajo total que le asigna su superior.
Característica # 5. Delegación apropiada de autoridad:
El concepto de autoridad última solo será efectivo cuando exista una delegación de autoridad adecuada en los distintos niveles de la organización. La delegación de autoridad se refiere a la autorización de un gerente para tomar ciertas decisiones. Un problema común en la vida organizacional es que los gerentes a menudo no delegan la autoridad adecuada y sufren varios problemas.
Tales problemas pueden ser en forma de cuellos de botella en las decisiones, demoras en la implementación de las decisiones, más presión sobre los gerentes de niveles superiores para tomar decisiones, etc. Todos estos factores afectan adversamente la eficiencia de la organización. Estos problemas pueden resolverse mediante una adecuada delegación de autoridad.
Característica # 6. Unidad de mando y dirección:
Deben seguirse los principios de unidad de mando y dirección. La unidad de mando sugiere que una persona debe recibir órdenes e instrucciones de un superior solamente. La unidad de dirección se refiere al concepto de "un plan, un hombre".
Cada trabajo en una organización que tenga el mismo objetivo debe asignarse a una sola persona. Así, las actividades y funciones del mismo tipo se pueden agrupar. Esto proporciona claridad en la realización de las actividades.
Característica # 7. Niveles gerenciales mínimos posibles:
En la medida de lo posible, debe haber niveles gerenciales mínimos. Cuanto mayor sea el número de niveles gerenciales, más larga es la línea de comunicación en la cadena de mando, lo que crea problemas de demora y distorsión. Además, más niveles gerenciales aumentan los costos en la organización.
Aunque puede no ser posible sugerir cuántos niveles gerenciales deben existir en una organización, se puede seguir el principio de niveles mínimos.
Característica # 8. Énfasis apropiado en el personal:
Las funciones de línea deben separarse de las funciones del personal y debe ponerse el énfasis adecuado en las actividades importantes del personal. Esto es importante particularmente en grandes organizaciones. Una actividad de línea es aquella que sirve directamente a los objetivos de la organización; por ejemplo, actividades de producción en una empresa manufacturera.
Por otro lado, la contribución de las actividades del personal es indirecta, es decir, ayudan a llevar a cabo las actividades de la línea para alcanzar los objetivos de la organización. Las actividades del personal pueden ser personal, contabilidad, etc. Estas dos actividades deben explicarse claramente para que la organización funcione sin problemas.
Característica # 9. Provisión para la alta dirección:
En la forma de organización de la empresa, los accionistas son generalmente indiferentes a los asuntos cotidianos de la empresa. Del mismo modo, los miembros de la junta directiva tampoco se reúnen regularmente.
Por lo tanto, se debe proporcionar un enlace entre el equipo de administración regular y los miembros de la junta y los accionistas. La estructura de la organización debe especificar claramente cómo estos grupos de alta gerencia participarán en la administración de la compañía y ejercerán el control sobre su funcionamiento.
