7 funciones principales de la gestión de oficina

Este artículo arroja luz sobre las siete funciones principales de la administración de oficinas. Estos son: 1. Planificación 2. Dotación de personal 3. Dirección 4. Comunicación 5. Control 6. Coordinación 7. Motivación.

Función de gestión de oficina # 1. Planificación:

La planificación es la primera y más importante función de la administración de la oficina. Se describe mejor como el primer paso hacia otras funciones de la oficina.

Es un curso bien definido de acción futura.

Fayol había señalado:

“El plan de acción a la vez, el resultado contemplaba la línea de acción que se seguiría, las etapas a seguir y el método a utilizar. Es un tipo de imagen futura en la que los eventos próximos se describen con cierta distinción, mientras que los eventos remotos aparecen progresivamente menos distintos. La planificación es un proceso mental basado en los medios disponibles de hechos y posibilidades futuras ”.

Objetivos de la planificación:

La planificación se realiza para:

1. Compensar los cambios y la incertidumbre.

2. Ganar en operaciones económicas, y

3. Para facilitar el control.

En el caso de la administración de la oficina, estos objetivos de planificación se coordinarán con referencia a los objetivos de las empresas comerciales según lo establecido por su gerente.

Beneficios de la planificación:

La planificación tiene ciertos beneficios que se enumeran:

1. La planificación da una dirección a las actividades en la oficina y, por lo tanto, todo se vuelve útil.

2. La planificación enfoca la alteración en los objetivos.

3. La planificación ayuda a contrarrestar las incertidumbres y los cambios.

4. La planificación facilita el control en la oficina.

5. La planificación también se encarga del crecimiento de las operaciones comerciales. Así, la oficina no se encuentra con ganas cuando crece.

6. La planificación ayuda en las operaciones económicas en una oficina, ya que el personal de la oficina conoce el objetivo y los objetivos, y sobre cómo moverse en esa dirección.

7. La planificación facilita un control completo en la oficina. El segundo elemento de la oficina es la organización.

Se refiere a la creación de una estructura de deberes y responsabilidades para lograr los objetivos de una empresa. Urvick describe a la organización como “determinar qué actividades son necesarias para cualquier propósito o plan y organizarlas en grupos que pueden asignarse a los individuos. Se ocupa de la relación actividad-autoridad. "La oficina debe organizarse y los deberes y funciones deben definirse para determinar la relación de autoridad para que la oficina funcione sin problemas".

Función de gestión de oficina # 2. Dotación de personal:

Es una función de la gerencia, más aún es una función ejecutiva de selección, reclutamiento, compensación, promoción, capacitación y retiro de gerentes subordinados. La administración de la oficina también tiene este proceso de dotación de personal porque la oficina tiene que ser administrada y administrada de manera similar.

Función de gestión de oficina # 3. Dirección:

La dirección se define y describe como el funcionamiento del comando. “La dirección exitosa de los subordinados da como resultado personas bien capacitadas y bien informadas que trabajan de manera eficiente para alcanzar los objetivos de las empresas. La dirección se puede describir como el proceso de guiar y supervisar a los subordinados. La idea de guiar y supervisar es dar una dirección específica a las diversas actividades en la oficina con miras a su correcto funcionamiento ".

Función de gestión de oficina # 4. Comunicación:

Se explica como los intercambios de pensamientos o información para lograr una comprensión y confianza mutuas o una buena relación humana. La comunicación efectiva está en línea donde una cosa se entiende en el mismo sentido en que se ha comunicado.

Para establecer una buena comunicación es esencial seguir estos tres principios:

(a) Los principios de claridad.

(b) Los principios de integridad.

Función de administración de la oficina nº 5. Control:

El control es una función de verificar el desempeño actual contra los estándares predeterminados contenidos en los planes, con el fin de asegurar un progreso adecuado y un desempeño satisfactorio, ya sea físico o financiero. El control es base para la gestión de la oficina.

El desempeño del personal de la oficina debe medirse y deben tomarse medidas correctivas para garantizar que se cumplan los objetivos de la oficina a través de los de las empresas.

El control debe tener estos principios:

1. El principio de economía.

2. El principio de flexibilidad.

3. El principio de objetividad.

4. El principio de la visión.

5. El principio de necesidad y la naturaleza de la oficina.

Función de gestión de oficina nº 6. Coordinación:

La coordinación es un proceso de equilibrar y mantener unido al equipo al garantizar una asignación adecuada de las actividades de trabajo a los distintos miembros, y velar por que se realicen con la debida armonía entre los propios miembros.

Para tener una coordinación efectiva en la oficina, es necesario que la coordinación tenga los siguientes requisitos previos:

(a) El objetivo del departamento de subordenadas debe estar diseñado para contribuir a la empresa.

(b) Los objetivos de la empresa deben ser conocidos por todos y cada uno de los miembros del grupo.

Principios de coordinación:

Se enumeran los principios de coordinación:

(a) Principios de contacto directo:

La coordinación debe lograrse a través del contacto directo entre las partes involucradas. Esto evitaría la burocracia y garantizaría la rapidez.

(b) Principios de continuidad:

La coordinación tiene que ser un proceso continuo porque varias condiciones siguen intercambiando y cambiando constantemente.

(c) Principios del principio temprano:

Es necesario lograr la coordinación con las etapas iniciales de planificación y formulación de políticas.

(d) Principios de relación recíproca :

Todos los factores como ventas, producción, administración, finanzas en una situación deben estar relacionados recíprocamente.

Función de gestión de oficina # 7. Motivación:

Uno de los procesos más complejos y difíciles de una forma de gestión es el proceso de motivación.

La motivación es de dos tipos:

(i) auto-motivación y

(ii) la motivación externa.

Motivación significa incluir un subordinado para trabajar con entusiasmo y entusiasmo con entusiasmo y cooperar para lograr los objetivos de la organización. El sistema de motivación debe satisfacer las necesidades de vanguardia del grupo, además de ser flexible, competitivo, productivo e integral.

Si un sistema motivacional tiene estas características, deberá lograr lo siguiente en la oficina:

(a) Ayuda para establecer ejemplos de subordenadas

(b) Mantener la moral alta

(d) Proporciona crecimiento en estatura y responsabilidades.

(e) Brinda oportunidades financieras a los ejecutivos.